Criar e utilizar modelos de documento financeiro

Um modelo de documento financeiro é mais do que um conjunto de linhas: guarda um orçamento, uma fatura, uma guia de remessa ou uma nota de crédito completos como predefinição – incluindo linhas, responsável, vencimento e layout. Este artigo destina-se a caterers e gestores de eventos que não querem configurar de novo, de cada vez, os tipos de documento recorrentes.

Um modelo de documento financeiro não é um conjunto solto de linhas nem um design de PDF – são conceitos distintos. Só linhas, sem dados de cabeçalho? Ver Criar e inserir modelos de linhas. Só cores e logótipo? Ver Como criar layouts para documentos financeiros?.

Criar um modelo de documento financeiro

1. Abrir Definições na navegação principal e selecionar Modelos na barra lateral.
2. Clicar em Novo modelo, no canto superior direito, e escolher Modelo de documento financeiro no grupo Documentos e finanças.
3. No primeiro passo, «Para que serve o modelo?», indicar o tipo de documento a que se aplica: Orçamento, Fatura, Guia de remessa ou Nota de crédito.
4. Atribuir um Nome do modelo e, opcionalmente, uma Categoria e uma Descrição.
5. Preencher os dados de cabeçalho que serão depois aplicados automaticamente: Nome do documento, Responsável, Válido por (dias) ou, num modelo de fatura, Prazo de pagamento (dias), Enviar lembretes, Modelo de layout, Desconto global (%) e Mostrar só o total.
6. Em linhas, introduzir as linhas e secções pretendidas – ou clicar em Inserir linhas do modelo para aproveitar um modelo de linhas existente.
7. Opcional: ativar, em Automatização, a aplicação automática de um modelo de evento quando o documento for aceite.
8. Clicar em Guardar – o modelo aparece de imediato no hub de modelos.

Aplicar um modelo num documento

Um modelo de documento financeiro aplica-se diretamente no editor de linhas de um documento financeiro:

1. Abrir um orçamento, uma fatura ou outro documento financeiro do mesmo tipo, novo ou já existente.
2. Clicar em Inserir a partir de modelo, por baixo da tabela de linhas.
3. Na caixa de diálogo Selecionar modelo, escolher o modelo de documento financeiro pretendido. Os modelos de documento financeiro têm aí a etiqueta Modelo de orçamento, Modelo de fatura ou Modelo de guia de remessa — as entradas sem esta etiqueta são modelos de linhas, ou seja, conjuntos de linhas sem campos de cabeçalho.
4. As linhas são inseridas no documento. Ao mesmo tempo, o Univents preenche automaticamente todos os campos de cabeçalho ainda vazios – nome do documento, responsável, vencimento, lembretes, layout, desconto global, definições de PDF – com os valores do modelo. Os campos já preenchidos no documento mantêm-se inalterados.

Editar ou eliminar um modelo

1. Abrir Definições > Modelos.
2. Clicar na linha da lista com o selo Modelo de documento financeiro pretendido – abre-se a caixa de diálogo de edição com todos os valores guardados.
3. Alterar o que for necessário e clicar em Guardar.
4. Para eliminar, clicar em Eliminar na caixa de diálogo e confirmar a pergunta «Eliminar mesmo o modelo?» com Eliminar. Os documentos já criados mantêm-se inalterados.

Distinção: tipos de modelo em comparação

O modelo de documento financeiro não deve ser confundido com o Modelo de documento: num modelo de documento financeiro, os dados de cabeçalho e as linhas são criados como predefinição que, ao ser inserida, preenche apenas os campos vazios de um documento. Já um modelo de documento resulta de um orçamento ou de uma fatura já concluídos, através do botão Guardar como modelo, e, ao criar um novo documento com Novo documento > Modelos > Utilizar, gera uma cópia 1:1 completa do cabeçalho e das linhas. Os detalhes sobre modelos de linhas encontram-se em Criar e inserir modelos de linhas; uma visão geral de todos os tipos de modelo está em Trabalhar com modelos no Univents.

Perguntas frequentes

Aplicar um modelo de documento financeiro substitui dados já introduzidos? Não. Ao inserir, só são preenchidos a partir do modelo os campos de cabeçalho vazios. Se, por exemplo, já houver um responsável indicado no documento, este mantém-se.

Um modelo de documento financeiro pode ser usado em qualquer tipo de documento? Não. Um modelo de documento financeiro está associado a um tipo de documento (orçamento, fatura, guia de remessa ou nota de crédito) e só aparece na caixa de diálogo Selecionar modelo em documentos do mesmo tipo.

Qual é a diferença para o «modelo de documento» criado com «Guardar como modelo»? Um modelo de documento resulta de um documento financeiro concluído, através de Guardar como modelo, e clona o documento completo 1:1 na próxima vez que se usar Novo documento. Um modelo de documento financeiro, pelo contrário, é criado de propósito como predefinição e aplica-se com Inserir a partir de modelo – só preenche campos vazios e não gera uma cópia 1:1.

Onde encontrar os modelos de documento financeiro guardados? Em Definições > Modelos. Com o filtro Modelo de documento financeiro, todos os outros tipos de modelo ficam ocultos.

As descrições dos produtos são incluídas no modelo? Sim. Ao selecionar um produto numa linha, o Univents aproveita a descrição dos dados mestre do produto – tal como no editor de linhas normal. É possível substituí-la no modelo; o texto próprio tem sempre prioridade. As linhas de modelos mais antigos, guardadas ainda sem descrição, recebem automaticamente a descrição do produto ao serem inseridas no documento.

Como colocar uma linha numa secção específica? Passar o rato entre duas linhas ou logo por baixo do título da secção e clicar em +. A nova linha é criada exatamente nesse ponto – ou seja, na secção certa. Com Adicionar linha, no fundo, fica na última secção do modelo; se ainda não existir nenhuma secção, fica em «Sem secção». Isto é importante porque, no orçamento final, as linhas sem secção são ordenadas para o fim.