Jak korzystać z Biblioteki szablonów i edytora układu

Zamiast budować własny plik Word i go przesyłać, możesz zaprojektować wygląd swoich ofert, faktur i dowodów dostawy (WZ) bezpośrednio w przeglądarce: zaczynasz od gotowego szablonu z sekcji Biblioteka szablonów i dostosowujesz go w narzędziu Edytor układu do swojego brandingu — czcionka, kolory, logo, strony, obrazy, teksty dowolne i to, które kategorie produktów pojawiają się w którym miejscu.

W filmie zobaczysz, jak zbudować układ oferty na podstawie szablonu, wstawić teksty, obrazy i tabele kategorii z sumami częściowymi oraz sprawdzić wynik w podglądzie wydruku.

Video abspielen4:30

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstu.

Warto wiedzieć: W nowych workspace’ach edytor układu jest jedyną drogą: nie ma już przesyłania plików Word, a standardowe układy używają projektu „Klasyczny” z kolorami z Twojego PDF-a z onboardingu. Katalog zawiera wszystkie sześć projektów (Klasyczny plus pięć projektów cateringowych) dla oferty, faktury, dowodu dostawy i noty kredytowej. Filtrem nad listą wyświetlisz tylko jeden rodzaj dokumentu. Istniejące workspace’y zachowują swoje szablony Word.

Użycie szablonu i otwarcie edytora

1. Otwórz Ustawienia > Układy.
2. W sekcji Biblioteka szablonów zobaczysz wszystkie dostępne szablony z miniaturą — klasyczny list firmowy w orientacji pionowej oraz pięć projektów cateringowych (zobacz następną sekcję).
3. Przy wybranym szablonie kliknij Użyj szablonu.
4. Univents tworzy w Twoim workspace własną kopię tego szablonu — oryginał w bibliotece pozostaje przy tym niezmieniony i w każdej chwili możesz go użyć ponownie — i otwiera kopię od razu w edytorze układu.

Nowa kopia nie jest jeszcze przypisana do żadnego dokumentu i nie staje się automatycznie ustawieniem domyślnym. Jak przypisać układ do dokumentu lub ustawić go jako domyślny, dowiesz się z artykułu Jak tworzyć układy dla dokumentów finansowych?.

Gotowe szablony w katalogu

Każdy szablon zawiera kompletny dokument: adres, dane dokumentu, pismo przewodnie, slot tekstu dowolnego na harmonogram, tabelę pozycji z wierszami kategorii, sumy, warunki płatności, slot tekstu dowolnego na warunki oraz linię podpisu. Logo i dane firmy na pasku nagłówka i stopki są pobierane automatycznie z Twoich ustawień. Sloty na zdjęcia i teksty dowolne są puste, dopóki ich nie uzupełnisz.

Dwie uwagi o ciemnych paskach nagłówka w szablonach Corporate Clean i Bold Street: Twoje logo jest tam wstawiane automatycznie — jeśli jest ciemne, zniknie na pasku. W takim przypadku prześlij w obszarze Logo jasną wersję; zastępuje ona logo z ustawień tylko w tym układzie. A paski nagłówka to kolorowe powierzchnie z sekcji Elementy swobodne — możesz tam zmienić ich kolor lub je usunąć.

Nazwy pozycji w tabeli są we wszystkich szablonach początkowo ustawione podstawową czcionką dokumentu. Własną czcionkę tylko dla tabeli — na przykład szeryfową dla nazwy pozycji i mały szary opis pod nią — ustawiasz dla każdej kolumny w Wygląd > Styl kolumny (zobacz „Projektowanie tabel pozycji”).

Niektóre szablony Univents zawierają własne zdjęcie przykładowe. Jeśli użyjesz takiego szablonu, zdjęcie trafia do Twojej kopii — w ten sposób zamienisz je na własne:

• Zdjęcie na arkuszu (większość szablonów): kliknij zdjęcie, a następnie w małym pasku nad nim wybierz Zamień obraz — albo kliknij zdjęcie dwukrotnie. Ten sam przycisk znajdziesz po prawej stronie w karcie elementu w sekcji Elementy swobodne. Pozycja, rozmiar, efekty i warstwa pozostają przy tym bez zmian. Także zdjęcie na warstwie Pod treścią można kliknąć bezpośrednio.
• Zdjęcie jako tło strony: takie zdjęcie zamienisz w obszarze Obrazy przyciskiem Zamień.

Szablony cateringowe: prawdziwe zdjęcia i efekty

Pięć szablonów cateringowych — Editorial Noir, Warm Craft, Corporate Clean, Bold Street i Swiss Grid — zawiera pasujące zdjęcia zamiast pustych miejsc zastępczych: zdjęcie okładkowe, baner lub slot na motyw są wypełnione już w momencie użycia szablonu. Jeśli zdjęcie Ci się nie podoba, kliknij je i zamień na własne przyciskiem Zamień obraz (jak opisano w sekcji powyżej; zdjęcie jako tło strony zamienisz w obszarze Obrazy) — sam szablon pozostaje przy tym nietknięty.

Wygląd szablonów tworzą te same narzędzia, które są dostępne w całym edytorze układu: gradient nad zdjęciem okładkowym w Editorial Noir, obraz duotone (czarno-biały z żółcią) w Bold Street, czarno-biały motyw w Swiss Grid, obrócone naklejki i ukośna wstęga w Bold Street oraz kolorowe paski kategorii w tabeli pozycji i opisany pasek boczny w Swiss Grid. Wszystko to są zwykłe ustawienia w sekcjach Efekty i Obrót (zobacz „Projektowanie: gradienty, obramowanie, obrót i efekty” powyżej) — po zastosowaniu szablonu możesz je w każdej chwili dalej dostosowywać lub usuwać.

Edycja układu z otwartego dokumentu

Aby zmienić projekt, nie musisz przechodzić do ustawień. Otwórz ofertę lub fakturę, rozwiń wybór układu i kliknij na karcie układu Edytuj układ — ten sam edytor otworzy się w nowej zakładce, a dokument pozostanie otwarty. Dzięki temu porównasz zmianę i wynik obok siebie: dostosuj i zapisz w edytorze, a w dokumencie wygeneruj PDF ponownie.

Przycisk nazywa się Edytuj układ, gdy tylko układ działa na nowym silniku druku (zobacz „Przełączanie na nowy silnik druku” poniżej) — niezależnie od tego, czy zaprojektowano go już w edytorze. Jeśli działa jeszcze na dotychczasowym silniku, przycisk nazywa się Edytuj kolory i obramowania i otwiera dotychczasowe ustawienia kolorów.

Otwieranie układu z przeglądu szablonów

W sekcji Ustawienia > Szablony Twoje układy znajdują się wśród wszystkich pozostałych szablonów. Kliknięcie wiersza prowadzi bezpośrednio tam, gdzie możesz edytować układ: jeśli działa na nowym silniku druku, otwiera się edytor układu. Jeśli działa jeszcze na dotychczasowym, otwiera się zarządzanie układami z formularzem kolorów, obramowań i szablonu Word.

Przejęcie istniejącego układu do edytora

Jeśli przełączysz na nowy silnik druku (zobacz poniżej) układ, który dotychczas był prowadzony za pomocą szablonu Word, edytor zgłosi przy pierwszym otwarciu: „Ten układ nie ma jeszcze nowego projektu.” To prawda — Twój wygląd do tej pory mieści się w kolorach, obramowaniach i szablonie Word, a nie w projekcie, który edytor może edytować. Na tej samej stronie utworzysz go jednym kliknięciem:

Przejmij z szablonu Word (zalecane). Univents odczytuje szablon Word tego układu i na jego podstawie buduje projekt dla edytora: nagłówek i stopkę, adres, dane dokumentu, pismo przewodnie, obszary pozycji i sumy — a także nagłówek kolejnych stron, rysowane kształty i linie, obrazy, które w szablonie stoją obok siebie, oraz osobną tabelę dla usług opcjonalnych. Odbywa się to w dwóch krokach: kliknięcie Sprawdź szablon Word pokazuje najpierw, co zostałoby przejęte — nic nie jest przy tym zapisywane, Twoje dokumenty drukują się dalej bez zmian. Dopiero po kliknięciu Zastosuj projekt zostaje utworzony. Twój szablon Word pozostaje przy tym bez zmian, a w każdej chwili możesz wrócić do dotychczasowego silnika.

Sprawdzenie pokazuje krótkie podsumowanie: ile stron i obszarów pozycji by powstało, co zostanie przejęte jeden do jednego, a co byłoby oszacowane lub pominięte. Typowe uwagi:

• Obrazy są przejmowane przycięte i w rozmiarze do druku: motyw przycięty w Wordzie zostanie przejęty dokładnie jako ten wycinek; zdjęcie, które było zbyt duże do druku, Univents zmniejsza do odpowiedniej rozdzielczości zamiast je pomijać.
• Tabela pozostaje tabelą. Tabele z Twojego szablonu są teraz przejmowane jako siatki — dane dokumentu obok pisma przewodniego, harmonogram, wiersz kontaktowy, pole podpisu. Szerokości kolumn, scalone komórki, obramowania, kolory komórek i marginesy wewnętrzne wyglądają jak w oryginale, symbole zastępcze w komórkach pozostają symbolami zastępczymi, a obraz w komórce trafia do tej samej komórki. Wcześniej Univents pomijał szerokie tabele, a wąskie siatki rozpadały się na pojedyncze wiersze.
• Kilka obrazów w jednym wierszu pozostaje obok siebie. Jeśli w Twoim szablonie pieczęcie, certyfikaty lub znaki dopuszczenia znajdują się w jednym wierszu, Univents przejmuje je jako Rząd obrazów. Wcześniej leżały jeden pod drugim, przez co dochodziło do złamania strony.
• Rysowane kształty i linie są przejmowane. Prostokąty i linie z Twojego szablonu stają się powierzchniami w układzie, w miejscu, w którym znajdują się w oryginale — kolorowych pasków, linii podziału i ramek nie musisz odtwarzać. Ramki tekstowej i ukośnego kształtu nie da się przejąć; oba elementy pojawiają się w raporcie jako utracone.
• Tabela usług opcjonalnych staje się osobną tabelą. Szablony, które przewidują na to drugą tabelę, Univents przejmuje jako Tabela opcjonalna — wiersze opcjonalne nie trafiają już do tabeli głównej.
• Grafiki w formacie EMF lub WMF nadal nie można przejąć — wstaw ją ponownie w Wordzie jako PNG, a następnie prześlij szablon jeszcze raz. TIFF jest podczas przejmowania konwertowany.
• Formaty akapitów, listy i wcięcia tekstu dowolnego zostały utracone — sam tekst znajdziesz w edytorze w sekcji Teksty dowolne.

Symbole zastępcze, które są podstawiane przy druku, nie są już zgłaszane przez sprawdzenie jako nieznane — zgłaszane są tylko nazwy, których naprawdę nikt nie zna, z uwagą o możliwej literówce. Dotyczy to także tekstów dowolnych o zmienionych nazwach: symbol zastępczy, którego używasz w szablonie i który w układzie został odpowiednio nazwany, Univents rozpoznaje. A długi tekst w stopce — pełne dane rachunku bankowego lub tekst prawny — nie przerywa już przejmowania.

Przeczytaj uwagi na spokojnie. Ważne: gdy tylko klikniesz Zastosuj, wszystkie dokumenty tego układu będą drukowane z nowym projektem — także te, które są wysyłane automatycznie. Jeśli podsumowanie Ci nie odpowiada, kliknij Anuluj; wtedy wszystko pozostanie bez zmian. Jeśli szablon Word został zastąpiony między sprawdzeniem a zastosowaniem, Univents przerywa i prosi o ponowne sprawdzenie. Jeśli Twój szablon Word składa się w istocie ze stałego obrazu, Univents informuje o tym i celowo niczego nie tworzy — w edytorze taki układ byłby jednym obrazem, w którym nie da się niczego zmienić. Zacznij wtedy od obecnego projektu.

Rozpoczęcie od obecnego projektu. Univents przejmuje dokładnie to, co Twoje dokumenty drukują dziś: logo, adres, dane dokumentu, pismo przewodnie, pozycje, sumy, warunki płatności z danymi rachunku bankowego, ewentualnie linię podpisu i stopkę — w Twoich kolorach, Twoją czcionką i z Twoimi obramowaniami. Twoje dokumenty będą po tym wyglądać pod względem treści jak wcześniej, a projekt dopasowujesz w edytorze krok po kroku.

Wygenerowanie z pliku PDF nie jest w tym miejscu dostępne: tworzenie przez AI zawsze tworzy nowy układ z własnym szablonem Word i nie zmienia tego układu. Wynik można potem przejąć w ten sam sposób. Ta funkcja nie jest obecnie jeszcze udostępniona.

Droga powrotna pozostaje otwarta. Przez Edytuj kolory i obramowania nadal wejdziesz do klasycznej edycji — dopóki układ nie ma projektu dla edytora, kolory i obramowania stamtąd działają na Twoje dokumenty bez zmian. A za pomocą przełącznika (zobacz poniżej) w każdej chwili przywrócisz układ do dotychczasowego silnika.

Raz utworzony projekt pozostaje. Projektu nie można w edytorze ponownie usunąć — dlatego Univents niczego nie zapisuje, dopóki nie klikniesz Zastosuj lub Przejmij obecny projekt. Samo otwarcie strony i sprawdzenie szablonu Word niczego nie zmieniają.

Co ustawiasz w edytorze układu

Edytor pokazuje Twój dokument jako arkusz pośrodku — pracujesz bezpośrednio na nim: kliknięcie zaznacza element i otwiera po prawej odpowiedni obszar ustawień, dwukliknięcie pozwala pisać nagłówek, tekst wstępny, teksty dowolne i własne elementy tekstowe bezpośrednio w dokumencie, dwukliknięcie wolnego miejsca na arkuszu tworzy tam nowy element tekstowy, a obraz po prostu przeciągasz na wybraną powierzchnię (lub klikasz ją). Pisać możesz tylko w tych miejscach — należy do nich także akapit z warunkami płatności zawierający tekst, na przykład z przejętego szablonu Word: edytujesz go jak każdy inny tekst i przez obszar Tekst po prawej zmieniasz czcionkę, rozmiar i wyrównanie (Zresetuj formatowanie przywraca standardowy wygląd). Tabela pozycji i sumy pochodzą pod względem treści z dokumentu: jakie pozycje się w niej znajdują, jak się nazywają i ile kosztują, ustawiasz w dokumencie, a nie w układzie. Dlatego dwukliknięcie wiersza tabeli nie otwiera niczego do pisania — samą tabelę możesz jednak kliknąć, aby po prawej ustawić jej wygląd (zob. „Projektowanie tabel pozycji”). Każda zmiana jest od razu widoczna na arkuszu. Po prawej znajdziesz dodatkowo przegląd wszystkich ustawień:

• Elementy swobodne — pola tekstowe, obrazy, symbole zastępcze i kolorowe płaszczyzny możesz umieszczać w dowolnym miejscu strony, przeciągać i skalować — według wyboru przed treścią lub za nią. Także sam obszar tekstu (tekst wstępny, pozycje, sumy) możesz przesuwać na stronie oraz zwężać lub poszerzać; jeśli jest zbyt długi, jak zwykle przechodzi na następną stronę. W polach tekstowych działają te same symbole zastępcze co w szablonie Word — także sumy ({total_gross}, {VAT_total_7}), sumy według kategorii ({Bier_subtotal_net}) i według pola „Nazwa na fakturze” ({Drinks_subtotal_net_invoice_display}) oraz harmonogram {Event_Schedule}; pełną listę znajdziesz w artykule Jak tworzyć układy dokumentów finansowych?. Bardzo długie słowo bez spacji jest łamane na krawędzi pola tekstowego zamiast zostać obcięte.
• Szablon/motyw — czcionka, kolory, marginesy strony (do 80 mm) oraz orientacja pionowa lub pozioma dla całego dokumentu. Lista czcionek obejmuje 24 rodziny, m.in. Cormorant Garamond, Fraunces, Caveat, Archivo Black, Inter Tight, JetBrains Mono i IBM Plex Sans.
• Tekst — pojawia się, gdy klikniesz tekst na arkuszu: czcionka, rozmiar, Pogrubienie, Kursywa, Podkreślenie, wersaliki, Kolor, tło, Interlinia i wyrównanie łącznie z opcją Wyjustuj. Dla EB Garamond, Spectral, Gelasio, Tinos, Cormorant Garamond i Fraunces opcja „Kursywa” drukuje prawdziwą kursywę; w przypadku czcionek bez własnej kursywy pod przełącznikiem pojawia się informacja „Kursywa jest symulowana dla tej czcionki” — podgląd i PDF pokazują wtedy tę samą pochyloną czcionkę zwykłą.
• Logo — wgraj własne logo, ustal jego pozycję i maksymalną szerokość.
• Strony — jakie strony zawiera Twój dokument; pojedyncze strony możesz pokazywać lub ukrywać, tworzyć nowe strony lub je duplikować, a kolejność zmieniać przeciąganiem albo przyciskami ze strzałkami. Stronę możesz też ustawić tak, aby znikała automatycznie, gdy nie miałaby żadnej treści. Dla każdego typu strony ustawiasz tu dodatkowo osobno marginesy górny, prawy, dolny i lewy (do 120 mm u góry/na dole, do 200 mm z lewej/z prawej) — główna treść przesuwa się od razu, a edytor pokazuje pozostałą szerokość treści. Szeroki lewy margines z polami tekstowymi ustawionymi na „Wszystkie strony” (obszar Elementy swobodne, grupa Ponów) daje kolumnę na brzegu strony, jak w Swiss Grid.
• Obrazy — wgraj własne obrazy na okładkę, tła stron lub pojedyncze strony, a do każdego tła dodaj Nakładka i Efekty obrazu (zob. „Obrazy i logo”).
• Rząd obrazów — umieść kilka obrazów obok siebie na arkuszu, np. pieczęcie, certyfikaty lub znaki dopuszczenia. Przyciskiem Rząd obrazów na pasku elementów tworzysz rząd; w jego karcie wybierasz dla każdego obrazu plik, zmieniasz kolejność przyciskami W lewo i W prawo, usuwasz pojedyncze obrazy i ustawiasz Odstęp, Wysokość i Wyrównanie (do lewej, do środka, do prawej lub rozłożone na całą szerokość). W jednym rzędzie mieści się do ośmiu obrazów; jeśli rząd jest szerszy niż obszar tekstu, Univents zmniejsza go przy drukowaniu.
• Tabela dowolna — tabela, którą wypełniasz sam i która nie ma nic wspólnego z Twoimi pozycjami: zestawienie najważniejszych danych, harmonogram, pole na podpisy. Przyciskiem Tabela dowolna na pasku elementów tworzysz ją; w siatce klikasz komórkę, którą chcesz edytować. Przy budowie tabeli dodajesz Wiersz powyżej, Wiersz poniżej, Kolumna z lewej lub Kolumna z prawej i usuwasz je ponownie przez Usuń wiersz lub Usuń kolumnę; dwie komórki łączysz przez Połącz z prawą lub Połącz z dolną, a Rozłącz zamienia je z powrotem w dwie. W komórce wpisujesz tekst (podziały wierszy zostają zachowane w druku), przez Symbole zastępcze wstawiasz te same elementy co w szablonie Word i ustawiasz wypełnienie, wyrównanie, czcionkę oraz obraz w komórce. Dla każdej tabeli ustawiasz Szerokości kolumn w milimetrach, Odstęp wewnętrzny komórek oraz w Linie siatki kolor i grubość linii. Jeśli w wierszu lub kolumnie jest już treść, Univents pyta przed usunięciem. Jeśli tabela jest szersza niż obszar tekstu, Univents zmniejsza ją przy drukowaniu.
• Lista pól — lista etykiet i wartości, np. ramka „Twoje wydarzenie” z datą, godziną, liczbą gości i miejscem. Kliknij dwukrotnie etykietę lub wartość, aby pisać bezpośrednio na arkuszu; przy wartości widzisz symbol zastępczy (np. {event_date}), a nie wartość przykładową, a przycisk Symbol zastępczy na pasku wstawia kolejny w miejscu kursora. Enter zatwierdza, Shift+Enter łamie wiersz. Kliknij listę raz, a po prawej pojawi się sekcja Lista pól ze wszystkimi wierszami (etykieta i wartość), osobnym przyciskiem Symbol zastępczy dla każdego wiersza, Wstępem nad listą i Szerokością etykiety. Nowe wiersze dodajesz przyciskiem Dodaj wiersz (lub + Wiersz na ramce, maksymalnie 40); przesuwasz i usuwasz je w sekcji albo małymi przyciskami obok wiersza. Wiersz bez wartości nie jest drukowany; świeżo dodany, jeszcze pusty wiersz pokazuje na arkuszu szarą podpowiedź, aby można go było od razu kliknąć — podpowiedź nigdy nie jest drukowana.
• Podpis — zmień etykiety pod dwiema liniami („Miejscowość, data”, „Podpis zamawiającego”) dwukrotnym kliknięciem na arkuszu lub po prawej w sekcji Podpis. Puste pole znów drukuje standardową etykietę w języku dokumentu.
• Zestawienie według kategorii — zestawienie „Razem jedzenie / Razem napoje” sumuje pozycje według grup. W sekcji Zestawienie według kategorii tworzysz grupy, nadajesz im nazwy (także dwukrotnym kliknięciem na arkuszu), przypisujesz kategorie, zmieniasz kolejność i decydujesz przełącznikiem Pokaż sumy dokumentu poniżej, czy drukować sumę częściową, VAT i kwotę całkowitą. Grupy bez obrotu nie są drukowane. Jeśli grupa z szablonu Word jest przypisana według nazwy, Twój pierwszy wybór przejmuje od razu kategorie o tej nazwie — suma niczego nie traci. Grupę z treścią usuniesz dopiero po potwierdzeniu.
• Blok sum — oprócz linii podziału możesz zmienić etykiety wierszy: sumę częściową, wiersz VAT, kwotę całkowitą i rabat — osobno dla dokumentów z cenami netto i dokumentów z cenami brutto, bo dokument brutto wykazuje VAT inaczej. Przy podatku i rabacie Univents automatycznie dodaje stawkę. Dlatego przy podatku i rabacie nie wpisuj w etykiecie liczb ani znaku % — edytor nie przyjmuje takich wpisów. Jeśli układ obowiązuje dla wszystkich rodzajów dokumentów, Twoja etykieta wygląda tak samo na ofertach, fakturach i fakturach korygujących. Puste pole drukuje standardową etykietę.
• Stopka firmowa — gdy włączona jest Stopka firmowa z kolumnami, sekcja Stopka pokazuje po prawej tytuł i wiersze każdej kolumny jako pola (jedna informacja na wiersz, maksymalnie sześć). Bez zmian kolumny pochodzą automatycznie z danych Twojej firmy; przy pierwszej zmianie Univents tworzy własne kolumny z symbolami zastępczymi, np. {workspace_IBAN}, które czytają te same dane, a numer VAT staje się wierszem pierwszej kolumny. Jeśli symbol pozostaje w dokumencie pusty, nie drukuje się też jego etykieta, a kolumna bez wydrukowanego wiersza znika. Kolumny dodajesz lub usuwasz (maksymalnie trzy; kolumnę z treścią dopiero po potwierdzeniu); Przywróć standard przywraca automatyczne kolumny. Jeśli układ faktury nie drukuje ani numeru VAT, ani numeru podatkowego, sekcja o tym informuje.
• Dalsze ustawienia zaznaczonego elementu — typ dokumentu nad listem przewodnim, dane bankowe i wiersz skonta w warunkach płatności, rozmiar i wyrównanie tytułów stron, kolor, szerokość i grubość linii podziału, wiersz nadawcy, numer klienta i numer VAT klienta w adresie (dopóki adres nie ma własnego szablonu) oraz „Drukuj etykietę także bez tekstu” przy tekstach dowolnych. W sekcji Logo ustawisz ponadto nazwę firmy i dodatkowy wiersz w nagłówku, a w Szablon/motyw znak wodny.
• Teksty dowolne — edytowalne bloki tekstu Twojego układu z nazwą i tekstem domyślnym, tak jak znasz je z dotychczasowych ustawień układu. Aby wstawić istniejący tekst dowolny na arkusz, kliknij na pasku elementów Tekst dowolny: lista pokazuje wszystkie teksty dowolne, których nie ma jeszcze na arkuszu, z nazwą i początkiem tekstu. Jedno kliknięcie wstawia wybrany tekst; poniżej tworzysz, jak dotąd, nowy. Dla zaznaczonego pola tekstu dowolnego wybierasz po prawej w polu Treść z, który tekst dowolny ma ono pokazywać.
• Przypisanie kategorii — które kategorie produktów są drukowane w której części dokumentu.

Edytor wymaga ekranu o szerokości od 1024 px — czyli komputera lub tabletu w orientacji poziomej. Na telefonie pojawia się zamiast tego informacja z drogą powrotną do układów; Twoje układy pozostają przy tym bez zmian.

Umieszczanie tekstu w wybranym miejscu

Chcesz coś wpisać gdziekolwiek na arkuszu, tak aby reszta się nie przesunęła? Zrób dwukliknięcie w wolnym miejscu arkusza. Powstaje tam element tekstowy z lewym górnym rogiem w miejscu kliknięcia i możesz od razu pisać. Element leży Nad treścią i niczego pod sobą nie przesuwa; aby go przesunąć, po prostu przeciągnij go w inne miejsce. Jeśli klikniesz blisko krawędzi arkusza, element przesunie się do środka na tyle, by w całości znajdował się na arkuszu. Jeśli opuścisz element, nic nie wpisawszy, zniknie sam. Jeśli chcesz później usunąć element, kliknij go i naciśnij Del (lub użyj Usuń na pasku przy elemencie). Dwukliknięcie obrazu nie tworzy natomiast elementu tekstowego, lecz otwiera wybór pliku, aby wymienić obraz.

Rozróżniamy przy tym dwa rodzaje tekstu:

• Tekst jest taki sam na każdym dokumencie — na przykład stała uwaga lub wiersz na marginesie strony. Tak tworzy go dwukliknięcie w wolnym miejscu.
• Tekst dowolny jest wypełniany osobno w każdym dokumencie. Tworzysz go przyciskiem Tekst dowolny na pasku elementów.

Aby wstawić tekst do istniejącego tekstu w określonym miejscu: dwukliknięcie najpierw zaznacza cały tekst. Następnie kliknij raz w miejscu, w którym chcesz coś wstawić (lub użyj klawiszy strzałek) i zacznij pisać.

Formatowanie pojedynczych słów

Blok tekstu nie musi wyglądać jednolicie. Jeśli chcesz wyróżnić tylko jedno słowo lub fragment zdania, zrób dwukliknięcie w tekście i zaznacz fragment myszą — nad nim pojawi się mały pasek z dokładnie tymi formatami:

• Pogrubienie, Kursywa, Podkreślenie
• Kolor
• Czcionka — te same osadzone czcionki co w Szablon/motyw
• Rozmiar czcionki w pt

Jedno kliknięcie ustawia formatowanie, ponowne kliknięcie je zdejmuje. Reszta bloku pozostaje bez zmian; ustawienia po prawej w obszarze Tekst obowiązują nadal dla całego bloku — zaznaczone fragmenty nadpisują je tylko tam, gdzie coś ustawisz. Aby cofnąć formatowanie, zaznacz fragment i kliknij format ponownie.

• Symbole zastępcze są niepodzielne. {total_gross}, {Customer_Name} i wszystkie inne symbole zastępcze nie dają się przeciąć w środku: symbol zastępczy przyjmuje formatowanie fragmentu tekstu, w którym stoi, i jest drukowany w całości — „pół pogrubiony” nie istnieje.
• Przejęte z Worda. Jeśli Twój szablon Word zawiera pogrubione słowo w środku zdania, pojawi się ono tak samo w przejętym układzie. Przejmowane są tylko te formaty: Pogrubienie, Kursywa, Podkreślenie, Kolor, Czcionka i Rozmiar czcionki — wyrównanie, interlinia i tło pozostają sprawą całego bloku.
• Pola tekstu dowolnego. Także domyślne teksty Twoich tekstów dowolnych (na przykład warunki płatności) formatujesz w ten sposób — w edytorze przez pole tekstu dowolnego, na pasku bocznym w obszarze Teksty dowolne. Jeśli ktoś wpisze w dokumencie własny tekst w polu tekstu dowolnego, zostanie on wydrukowany czcionką bloku; sformatowane wartości domyślne obowiązują tylko dopóki dokument nie ma własnej wartości.
• Nie dla pojedynczych słów dostępne są kolor tła, linki i wypunktowania — istnieją one nadal tylko dla całego bloku (tło) albo wcale.

Wyrównywanie i precyzyjne ustawianie elementów

Do dopracowania układu — na przykład gdy chcesz ustawić logo, zdjęcie lub pole tekstowe dokładnie pośrodku — znajdziesz w karcie każdego elementu swobodnego (obszar Elementy swobodne) te narzędzia:

• Wyrównaj — sześć przycisków ustawia element do lewej, w poziomie na środku lub do prawej, a także u góry, w pionie na środku lub na dole. Przez Odniesienie wybierasz, czy ma to dotyczyć całej strony (Arkusz), czy tylko obszaru tekstu w obrębie marginesów strony (Obszar tekstu). W polu tekstowym, którego wysokość rośnie wraz z tekstem, możliwa jest tylko opcja „Góra”.
• Klawisze strzałek — zaznaczony na arkuszu element przesuwasz strzałkami o 1 mm, a z wciśniętym klawiszem Shift o 5 mm. Pola X, Y, S i W nadal przyjmują dokładne wartości w milimetrach.
• Dopasuj obraz — przy elemencie obrazu decydujesz, czy motyw ma pozostać w całości widoczny („Dopasuj”), czy całkowicie pokryć powierzchnię i być przy tym przycięty na brzegach („Wypełnij”).
• Duplikuj element — jeśli potrzebujesz tego samego elementu jeszcze raz (drugiej płaszczyzny, kolejnego zdjęcia, identycznie sformatowanego pola tekstowego), kliknij w małym pasku nad zaznaczonym elementem ikonę duplikowania lub naciśnij ⌘D (Mac) albo Ctrl+D (Windows). Kopia leży lekko przesunięta obok oryginału, przejmuje warstwę, formatowanie, obraz i wszystkie ustawienia i jest od razu zaznaczona — możesz ją od razu przeciągnąć na miejsce. Ten sam przycisk znajdziesz też w karcie elementu w obszarze Elementy swobodne. ⌘D działa zawsze na zaznaczony element — nawet jeśli nic nie jest akurat zaznaczone, skrót nie dodaje zakładki w przeglądarce. Bloki takie jak tabela pozycji, tekst wstępny czy sumy nie dają się duplikować: ich liczba i rozmieszczenie wynikają z dokumentu, a drugi egzemplarz nie miałby źródła danych. Edytor informuje o tym krótką wskazówką.
• Kopiowanie elementu i wstawianie na innej stronie — aby uzyskać ten sam wygląd w innym miejscu: kliknij element na arkuszu, następnie w karcie w obszarze Elementy swobodne kliknij Kopiuj lub naciśnij ⌘C (Mac) albo Ctrl+C (Windows). Edytor wyświetli komunikat „Skopiowano”. Teraz przewiń tam, gdzie ma trafić kopia, i kliknij na górze na pasku elementów Wstaw lub naciśnij ⌘V albo Ctrl+V. Kopia ląduje na stronie, którą akurat widzisz — nie musisz więc wcześniej klikać strony docelowej —, jest lekko przesunięta, tak jak przy duplikowaniu, i od razu zaznaczona. W polu tekstu dowolnego kopia pokazuje to samo pole dokumentu co oryginał; w edytorze dokumentu pozostaje polem do wpisywania. Kopiowanie dotyczy elementów Tekst, Obraz i Kształt z paska elementów — bloki z szablonu (tabela pozycji, tekst wstępny, sumy) nie dają się kopiować, a przycisk Wstaw pozostaje wyszarzony, dopóki niczego nie skopiujesz.
• Ponów — określa, na których stronach wydruku znajduje się element: Tylko strona 1 (przypadek standardowy), Wszystkie strony lub Od strony 2. Wybór działa, gdy treść zajmuje kilka stron wydruku. Od strony 2 to nagłówek, którego nie ma pierwsza strona — w Wordzie nagłówek kolejnych stron przy opcji „inna pierwsza strona”; element pojawia się tam od pierwszego podziału strony w dokumencie.

Obrazy, które znajdują się w przepływie tekstu — na przykład zdjęcie na okładce — edytujesz, klikając je na arkuszu: po prawej pojawia się obszar Obraz na stronie z wyrównaniem (do lewej, do środka, do prawej), szerokością i wysokością w milimetrach, opcją „Dopasuj obraz” oraz białą ramką jako passe-partout. Jeśli szerokość jest większa niż obszar tekstu, edytor na to zwraca uwagę — w druku strona zostałaby w przeciwnym razie pomniejszona.

Przyciskiem Sprawdź PDF do druku w każdej chwili generujesz ostateczny PDF z przykładowymi danymi — zobaczysz tam też dokładne podziały stron, które arkusz w edytorze zaznacza tylko linią. Działa to także wtedy, gdy w Twoim workspace nie ma jeszcze żadnej prawdziwej oferty ani faktury.

Wygląd: gradienty, obramowanie, obrót i efekty

Karta elementu swobodnego dzieli się na cztery grupy: Geometria (pozycja, rozmiar, obrót, wyrównanie), Styl, Efekty i Warstwa. Karta nie pokazuje tego, czego dany element nie potrafi. Obraz nie ma wypełnienia, a tekst ma tylko obrót i krycie.

Styl (prostokąt). W sekcji Wypełnienie wybierasz Jednolite lub Historia. Gradient ma od dwóch do czterech punktów koloru. Każdy ma kolor, pozycję w procentach i własną przezroczystość. Efekt „Czarny → przezroczysty” uzyskasz jednym kliknięciem w jeden z trzech szablonów (czarny, biały, kolor akcentu). Kąt określa kierunek (180° biegnie z góry na dół, 0° z dołu do góry). Do tego dochodzą Obramowanie (kolor, grubość w pt, linia ciągła, kreskowana lub kropkowana), Zaokrąglenie rogów w milimetrach oraz Skos u góry lub u dołu (wartości dodatnie obniżają prawą krawędź). Obramowanie i zaokrąglenie są niedostępne, dopóki ustawiony jest skos. Karta informuje o tym w miejscu, którego dotyczy. Prostokąt może mieć wysokość od 0,3 mm, dzięki czemu staje się cienką linią. Myszą rozmiar nadal przeskakuje do pełnych milimetrów. Dokładniejszą wartość wpisz w pole H.

Obrót. Tekst, obraz i prostokąt obracasz okrągłym uchwytem nad ramką zaznaczenia albo w polu Obrót (od −180° do 180°). Przy wciśniętym klawiszu Shift uchwyt zatrzymuje się co 15°, a Alt + strzałka w lewo/w prawo obraca o 1°. Ramka zaznaczenia obraca się razem z elementem. Wyrównaj, linie pomocnicze i przeciąganie uchwytów działają jednak na nieobróconej powierzchni, o czym przypomina karta. Element z ustawieniem Wszystkie strony (grupa Ponów) pojawia się na każdej stronie z takim samym obrotem.

Efekty. Suwak Krycie działa dla obrazu, prostokąta i tekstu. Przy 0 % karta wyświetla komunikat „Element jest niewidoczny”, ale nadal możesz go zaznaczyć. Tryb mieszania (Normalny, Mnożenie, Ekran, Nakładka, Kolor) pozwala połączyć prostokąt z tym, co leży pod nim w tej samej warstwie. Nie miesza się z elementem z innej warstwy ani z tłem strony. Jeśli w tej samej warstwie pod spodem nic nie leży, tryb mieszania jest wyszarzony. Efekty obrazu (skala szarości, jasność, kontrast, sepia) są zwinięte pod efektami obrazu. Przycisk Duotone ustawia obraz w skali szarości i kładzie dokładnie nad nim prostokąt w kolorze akcentu z trybem mieszania „Mnożenie”. Oba elementy nadal można edytować osobno. Obraz może też mieć obramowanie i zaokrąglenie rogów. Zresetuj efekty usuwa jednym kliknięciem wszystkie efekty elementu, nie zmieniając pozycji, tekstu ani obrazu.

Warstwa. Obok Na przód i Na tył są Przesuń do przodu i Przesuń do tyłu (klawisze ] i [). Zmieniają one kolejność w obrębie warstwy, czyli to, która z kilku nakładających się powierzchni leży na wierzchu. Na początku i na końcu kolejności odpowiedni przycisk jest wyszarzony.

Wygląd tabel pozycji

Gdy klikniesz tabelę pozycji na arkuszu, po prawej pojawi się sekcja Tabela pozycji. Wyraźnie oddziela ona dwie sprawy. Które pozycje znajdą się w tabeli, wynika z dokumentu. Tutaj ustawiasz, które kategorie tabela pokazuje, jej nagłówek i jej formatowanie. Niżej, w sekcji Wygląd, ustawiasz wygląd tej jednej tabeli: tła nagłówka kolumn, paska kategorii i wierszy, kolor czcionki, kolor i grubość linii, wielkie litery w nagłówku kolumn, rozmiar czcionki nagłówka kolumn i paska kategorii. W sekcji Kolumny ustawiasz dla każdej kolumny nagłówek i szerokość w milimetrach (kolumna „Pozycja” zajmuje pozostałą szerokość).

Na arkuszu każda tabela jest pokazana z przykładowymi wierszami dla przypisanych jej kategorii. Tabela, której nie przypisano jeszcze żadnej kategorii, pokazuje zamiast tego wiersz „Nazwa tabeli: brak pozycji”. Dzięki temu pozostaje widoczna i klikalna, więc w każdej chwili możesz przypisać jej kategorie. W wydrukowanym dokumencie ten wiersz się nie pojawia. Pusta tabela jest tam po prostu pomijana. To samo dotyczy stron ustawionych na „Ukryj, gdy pusta”. W edytorze pozostają widoczne i mają u góry pasek z informacją, że dokument ukryłby je przy tych przykładowych danych.

Rozmiar tabeli zmienisz w trzech miejscach:

• Rozmiar czcionki wierszy pozycji. Wynika z rozmiaru czcionki dokumentu w Szablon/Motyw > Rozmiar czcionki (pt) i jest zawsze o 1 pt mniejszy. Sekcja Tekst, która pojawia się po kliknięciu nagłówka tabeli, dotyczy tylko tego nagłówka.
• Szerokość tabeli. Tabela zawsze wypełnia ramkę treści strony. Zmienisz ją w sekcji Elementy swobodne na karcie Ramka treści (tekst płynący) (pole B dla szerokości) albo przeciągając ramkę na arkuszu za boczne uchwyty. Dotyczy to wszystkiego, co na tej stronie znajduje się w przepływie tekstu.
• Szerokości kolumn. W Wygląd > Kolumny, osobno dla każdej kolumny, w milimetrach.

Styl kolumny i linia prowadząca. W Wygląd > Styl kolumny wybierasz kolumnę (nazwa, opis, jednostka, cena, VAT lub razem). Dla niej ustawiasz czcionkę, rozmiar, pogrubienie, kursywę, podkreślenie, wersaliki, kolor i wysokość wiersza. „Opis” to wiersz pod nazwą pozycji. W ten sposób uzyskasz wygląd karty menu: nazwa pozycji pismem szeryfowym, opis małą szarą czcionką. Kolumna, której bieżący dokument nie drukuje (np. cena na dowodzie dostawy), pozostaje do wyboru i ma dopisek „Nie drukuje się w tym dokumencie”. Linia prowadząca rysuje kropkowaną lub ciągłą linię od nazwy pozycji do następnej drukowanej kolumny. Jeśli kolumna ceny jest ukryta, linia kończy się przy kolumnie jednostek. Odstęp wierszy w milimetrach daje każdemu wierszowi więcej przestrzeni. Podsumowania częściowe i paski kategorii pozostają bez zmian.

Wysokość tabeli wynika z drukowanych pozycji. Jeśli przez to strona się przepełnia, tabela w druku przechodzi na następny arkusz. Edytor pokazuje to wcześniej w komunikacie „1 arkusz wychodzi poza stronę”.

Cofanie i ponawianie

Skrótem ⌘Z (Mac) lub Ctrl+Z (Windows) albo strzałką Cofnij na górnym pasku cofasz ostatnią zmianę; skrótem ⇧⌘Z lub Ctrl+Y albo przyciskiem Ponów przywracasz ją z powrotem. Edytor zapamiętuje ostatnie 100 kroków; jedno przeciągnięcie myszą, jeden suwak lub jedno wpisane słowo to jeden krok. Gdy kursor stoi w polu tekstowym, ⌘Z dotyczy tylko tego, co w nim wpisałeś. Zapisywanie nie usuwa tych kroków. Logo oraz wartości domyślne Twoich tekstów dowolnych (nazwa i tekst domyślny) zapisują się od razu, dlatego nie da się ich cofnąć.

W ten sam sposób cofniesz też Wróć do oryginału szablonu, stan wczytany z Historii i przywrócony niezapisany stan. Jeśli po zapisaniu coś cofniesz, edytor znów pokaże niezapisane zmiany. Gdy odświeżysz stronę lub otworzysz inny układ, edytor zaczyna bez zapamiętanych kroków.

Zapisywanie i resetowanie

Zmiany w edytorze zostają zastosowane dopiero po kliknięciu Zapisz. Dopóki nie zapiszesz, edytor wyświetla informację o niezapisanych zmianach, a przy opuszczaniu edytora jeszcze raz o to zapyta.

Jeśli chcesz odrzucić wszystkie własne zmiany, kliknij Wróć do oryginału szablonu. Edytor przywróci wtedy układ do stanu z chwili przejęcia go z biblioteki.

Przywracanie starszych stanów. Tego, co zapisałeś w jednej z poprzednich sesji, nie cofniesz już przyciskiem Cofnij. Drogą powrotną jest wtedy Historia (patrz niżej): wczytaj wcześniejszy zapisany stan i zapisz go ponownie.

Czy ktoś inny edytuje ten sam układ? Jeśli w międzyczasie druga osoba zapisze ten sam układ, przy własnym zapisie zobaczysz komunikat „Ktoś inny zmienił w międzyczasie ten układ”. Twoje zmiany nie przepadną, dopóki sam aktywnie nie wczytasz układu ponownie lub nie zapiszesz go jeszcze raz.

Awaria? Niezapisany stan nadal jest dostępny

Podczas pracy Univents co kilka sekund po cichu zapisuje Twój stan w przeglądarce, także gdy jeszcze nie kliknąłeś zapisu. Jeśli karta się zawiesi, zaniknie prąd albo przypadkiem odświeżysz stronę, przy następnym otwarciu edytora na samej górze zobaczysz komunikat: „Przywróć niezapisany stan z 14:32”.

• Przywróć wczytuje Twój stan z powrotem na arkusz. Nie jest on jeszcze zapisany. Oglądasz go, a potem sam klikasz Zapisz.
• Odrzuć usuwa go. Pozostaje ostatni zapisany stan.

Jeśli w międzyczasie ktoś inny zapisał ten sam układ, komunikat o tym informuje. Mimo to możesz przywrócić swój stan. Przy zapisie Univents jeszcze raz o to zapyta.

Warto wiedzieć o dwóch rzeczach. Stan jest przechowywany tylko w tej przeglądarce na tym urządzeniu. Na innym komputerze lub w innej przeglądarce go nie będzie, a okno prywatne lub usunięcie danych przeglądarki go skasuje. Poza tym należy on do Ciebie: jeśli kilka osób korzysta z jednego komputera, każda dostaje do przywrócenia własny stan.

Historia: przywracanie wcześniejszego stanu

Przyciskiem Historia u góry edytora zobaczysz ostatnie dziesięć zapisanych stanów tego układu, z czasem, osobą i rozmiarem.

1. Kliknij Historia.
2. Znajdź na liście wybrany stan.
3. Kliknij Wczytaj do edytora.

Stan trafia na arkusz i możesz go spokojnie obejrzeć. Zapisany zostanie dopiero po kliknięciu „Zapisz”. Do tego czasu możesz w każdej chwili wczytać inny stan albo opuścić stronę.

Nowy wpis powstaje przy każdym zapisie, który naprawdę coś zmienia w projekcie. Dzięki temu pomyłka nie oznacza już straty: kto przez przypadek kliknął Wróć do oryginału szablonu i potem zapisał, odzyska poprzedni stan z historii.

Obrazy i logo

Dla logo i obrazów obsługiwane są formaty PNG, JPG i WebP. Przesłane obrazy są automatycznie odpowiednio zmniejszane. Pliki SVG nie są obsługiwane.

Jak duży może być układ? U góry edytora, obok przycisku Zapisz, widać, ile miejsca łącznie zajmują obrazy w Twoim układzie, na przykład „Obrazy 2,0 MB z 11,4 MB”. Do tego limitu układ się drukuje. Gdy się do niego zbliżasz, wskaźnik zmienia kolor. Zapis działa też w przypadku broszury z wieloma zdjęciami.

Co się liczy: każde zdjęcie zajmuje tyle, ile wynosi rozmiar jego pliku, i to za każde miejsce, w którym leży. To samo zdjęcie na pięciu stronach liczy się pięć razy. Tło, które w sekcji Obrazy przypiszesz do typu strony („Tło typu strony …”), liczy się natomiast tylko raz, niezależnie od tego, na ilu stronach się pojawia. Powierzchnie kolorowe, linie i teksty z elementów swobodnych praktycznie nic nie kosztują. Tło złożone z powierzchni i kształtów jest więc zawsze oszczędniejsze niż ten sam motyw jako obraz.

Nakładka na tle strony. Pod każdym tłem w sekcji Obrazy, zarówno na typie strony, jak i na pojedynczej stronie, przyciskiem Dodaj nakładkę umieszczasz gradient lub kolorową powierzchnię między zdjęciem a treścią. Są to te same trzy szablony (czarny, biały, kolor akcentu → przezroczysty) i ten sam edytor gradientu z kątem i punktami koloru co przy prostokącie, plus własne Krycie. Dzięki temu biały tekst na jasnym zdjęciu pozostaje czytelny bez wcześniejszej edycji obrazu. Usuń nakładkę ją usuwa. Poniżej znajdują się Efekty obrazu dla samego tła: skala szarości, jasność, kontrast, sepia. Zdjęcie pozostaje przy tym zapisane bez zmian. Wszystkie efekty działają dopiero przy drukowaniu i nie zajmują miejsca.

Dlaczego nie mogę wystawić dokumentu?

Dokumentu (oferty, faktury, dowodu dostawy lub noty kredytowej) nie można wystawić ani wysłać, jeśli wybrany układ w ogóle nie wydrukowałby jednej lub kilku pozycji dokumentu. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy w układzie nie przewidziano sekcji dla pozycji „Inne” lub nieprzypisanych, albo gdy w dokumencie brakuje tabeli pozycji w wybranym układzie. Univents wyświetla wtedy zrozumiały komunikat o błędzie.

Tak to rozwiążesz:

1. Otwórz dany układ w edytorze układów w Ustawienia > Układy.
2. W sekcji Przypisanie grup towarowych sprawdź, czy istnieje sekcja dla grup towarowych „Inne” lub niezwiązanych jawnie z żadną sekcją oraz czy każda potrzebna grupa towarowa jest przypisana do jakiejś sekcji.
3. Ewentualnie wybierz dla danego dokumentu inny układ, który obejmuje wszystkie pozycje.

Przełączanie na nowy silnik druku

Univents drukuje Twoje dokumenty obecnie w dwóch wariantach: za pomocą dotychczasowego silnika i nowego, który renderuje zauważalnie szybciej. Oba działają równolegle, a Ty decydujesz dla każdego układu osobno, którego z nich użyć.

Przy każdym układzie widnieje oznaczenie, które pokazuje, jakim silnikiem drukuje on dzisiaj: Dotychczasowy silnik lub Nowy silnik. Znajdziesz je w dwóch miejscach: w Ustawienia → Układy w wierszu układu oraz bezpośrednio w dokumencie na karcie układu. Oba prowadzą do tego samego przełącznika.

Tak przełączysz układ:

1. Kliknij oznaczenie. Otworzy się okno z aktualnym stanem.
2. Kliknij Przełącz na nowy silnik.
3. Kontrola uruchamia się automatycznie. Univents bierze ostatni dokument tego układu, dla którego istnieje gotowy PDF (najpierw wystawione i wysłane dokumenty), i drukuje go raz każdym silnikiem. Porównywana jest zawartość: kwoty, ilości, procenty, data, numer dokumentu i wszystkie słowa od trzech znaków. Jeśli wszystko, co dziś znajduje się na dokumencie, jest też w nowym PDF, przełączenie kończy się jednym kliknięciem.
4. Jeśli czegoś brakuje, decydujesz Ty. Okno wymienia treści, których w nowym PDF by zabrakło, a pod spodem znajduje się pole wyboru do potwierdzenia. Przełączyć można dopiero po jego zaznaczeniu — w przeciwnym razie wszystko zostaje bez zmian. Przejrzyj listę na spokojnie: jeśli brakuje pozycji, sumy częściowej lub tekstu, to prawie zawsze trzeba jeszcze coś poprawić w układzie, zanim go przełączysz.
5. Jeśli nie ma dokumentu z gotowym PDF, nie ma czego porównywać. Univents poinformuje Cię o tym, a Ty mimo to możesz przełączyć — kontrolę można nadrobić, gdy tylko wydrukowany zostanie pierwszy dokument. Jeśli dokument użyty do porównania został zmieniony po wygenerowaniu jego PDF, zobaczysz to w oknie: brakujące treści mogą wtedy wynikać także z Twoich własnych zmian.
6. W tym samym oknie pojawi się następnie Utwórz projekt w edytorze. Link przeniesie Cię tam, gdzie przejmiesz projekt ze swojego szablonu Word lub zaczniesz od obecnego układu (zobacz „Przenieś istniejący układ do edytora” wyżej). Jeśli układ ma już projekt, link nazywa się Edytuj projekt.

Kontrola porównuje warstwę tekstową Twojego dokumentu, a nie jego wygląd. Zgłasza treści, które w nowym PDF nie występują — dodatkowe treści są dozwolone i nie są błędem. Nie sprawdza natomiast, czy kolory, odstępy i podziały stron wyglądają dokładnie tak jak wcześniej.

To dwa oddzielne kroki: dopóki nie utworzysz projektu, Twoje dokumenty są drukowane bez zmian — z kolorami, marginesami i szablonem Word, które układ już ma. Kontrola niczego nie zmienia: drukuje ostatni dokument dwukrotnie, nie zastępując go.

Przełączenie dotyczy całego układu, czyli każdego dokumentu, który go używa — nie tylko tego, który masz właśnie otwarty. Informacja o tym znajduje się też w samym oknie, ponieważ do przełącznika docierasz z poziomu pojedynczego dokumentu.

Przełączenie można w każdej chwili cofnąć. Twój szablon Word i Twoja stylizacja pozostają przy tym zachowane — zmienia się tylko to, jaki silnik drukuje przyszłe dokumenty. Powrót do dotychczasowego silnika następuje jednym kliknięciem i bez kontroli; sprawdzana jest tylko droga do przodu.

Już wygenerowane PDF-y pozostają bez zmian. Nowy silnik zadziała dopiero wtedy, gdy dokument zostanie wyrenderowany ponownie — w przypadku dokumentu, który został już wysłany, oznacza to, że ponowne renderowanie może sprawić, iż będzie wyglądał inaczej niż wersja, którą Twój klient już otrzymał.

Powiązane artykuły

• Jak tworzyć układy dla dokumentów finansowych? — projektowanie układów za pomocą własnego szablonu Word z symbolami zastępczymi, wraz z pełnym opisem symboli zastępczych.
• Tworzenie i używanie szablonów dokumentów finansowych — zapisywanie kompletnych dokumentów wraz z pozycjami jako szablonu do wielokrotnego użycia.

Najczęstsze pytania

Czy moje zmiany zmodyfikują oryginał w bibliotece szablonów? Nie. „Użyj szablonu” tworzy osobną kopię w Twoim workspace. Oryginał pozostaje bez zmian dla Ciebie i wszystkich innych workspace’ów i można go przejmować ponownie dowolną liczbę razy.

Czy mogę wypróbować kilka szablonów? Tak. Możesz przejąć kilka szablonów jako własne kopie i dostosowywać je równolegle. To, którego z nich faktycznie użyjesz dla danego dokumentu, zdecydujesz dopiero przy przypisywaniu układu w dokumencie.

Czy nadal mogę przesłać własny szablon Word? Tak. Dotychczasowe zarządzanie w „Moje układy” pozostaje bez zmian i działa jak zawsze. W przypadku układu projektowanego w edytorze układów szablon dodajesz przez Prześlij szablon na karcie układu — ta droga jest dostępna również w formularzu układu. Jeśli korzystasz z wariantu językowego, prześlij tam szablon ponownie.

Nie mogę przejąć szablonu ani otworzyć edytora — co zrobić? Biblioteka szablonów, edytor układów i przełącznik silnika druku są dostępne we wszystkich workspace’ach. Do przejmowania i edytowania potrzebujesz jednak uprawnienia do edycji ustawień. Jeśli go nie masz, zwróć się do właściciela lub administratora swojego workspace.