Układy Function Sheet: projektuj wygląd osobno dla każdego działu

Function Sheets korzystają z tego samego systemu układów co Twoje oferty i faktury. Układ określa, jakie bloki znajdują się na arkuszu, jakie kolumny pokazuje tabela rezerwacji i jakie stałe teksty są zawsze dołączone. Sam arkusz zawsze drukuje aktualne dane wydarzenia — nie musisz niczego generować od nowa.

Zarządzanie układami

Otwórz Ustawienia → Układy i przejdź na zakładkę Function Sheets. Możesz tam:

• utworzyć Nowy układ — ze wszystkimi sekcjami lub zupełnie pusty,
• zacząć od jednego z czterech gotowych przykładów: Razem, Kuchnia, Obsługa i Logistyka. Są dostępne w ośmiu językach,
• Zmień nazwę i Duplikuj układ,
• ustawić układ jako domyślny dla workspace,
• Usuń układ. Jeśli korzystają z niego jeszcze jakieś arkusze, wcześniej wybierz układ zastępczy.

Nowe Function Sheets — tworzone przyciskiem w wydarzeniu, z automatyzacji lub przez czat AI — korzystają z układu domyślnego Twojego workspace. Jeśli żadnego nie ustawisz, obowiązuje wbudowany układ Razem: ta sama zawartość co dotychczas, w nowym wyglądzie. Plan sali mają w sobie przykłady Obsługa i Logistyka, a w własnym układzie możesz go dodać samodzielnie.

Edytor i jego bloki

Układ otwierasz w tym samym edytorze co układ oferty. Dostępne są następujące bloki:

• Tekst z danymi / dane podstawowe — wydarzenie, data, godzina, goście, kontakt, miejsce.
• Współpracownicy, Harmonogram i Zmiany.
• Rezerwacje — tabela zarezerwowanych pozycji. Kolumny wybierasz sam: ilość, wartość rzeczywista, jednostka, produkt, opis, alergeny, dieta, miejsce składowania, prąd, czas rezerwacji, cena, suma i notatki. Dostępne są także grupowanie, nagłówki kategorii, wypisanie składników pakietu oraz sumy częściowe.
• Diety i alergie gości — dane z listy gości.
• Plan sali.
• Teksty standardowe — dowolny tekst z symbolami zastępczymi, na przykład wskazówki dotyczące dostawy lub higieny.
• Nagłówki i Linie do porządkowania treści.

Nowe bloki dodajesz przyciskiem Sekcja na pasku narzędzi. Jeśli najpierw zaznaczysz blok, nowy trafi bezpośrednio pod niego. W ten sposób wstawisz na przykład tekst standardowy dokładnie między harmonogram a rezerwacje. Bez zaznaczenia trafi na koniec. Przyciskami W górę i W dół w każdej chwili przesuniesz zaznaczony blok.

Podgląd w edytorze pokazuje przykładowe dane, dzięki czemu od razu widzisz, jak będzie wyglądał arkusz.

Zmiana nazw nagłówków kolumn i ustawianie ich szerokości

Każdą tabelę — Rezerwacje, Harmonogram, Zmiany, Współpracownicy oraz Diety i alergie — możesz dostosować do własnej terminologii. Zaznacz blok i na liście kolumn kliknij ikonę suwaków obok wybranej kolumny:

• Nagłówek kolumn: Wpisz własne określenie, na przykład „Plan” zamiast „Zarezerwowano” albo „Cena sprz.” zamiast „Cena jedn.”. Jeśli pole zostanie puste, pojawi się domyślny nagłówek w języku układu. Twój własny tekst nie jest tłumaczony.
• Szerokość w %: Przypisz kolumnie stały udział w szerokości strony, na przykład 35 % dla produktu. Kolumny bez wartości dzielą resztę automatycznie. Jeśli suma Twoich stałych szerokości przekracza 100 %, przy drukowaniu zostaną one proporcjonalnie zmniejszone.
• Czcionka: Poniżej ustawiasz czcionkę kolumny: krój, rozmiar, pogrubienie, kursywę, podkreślenie, kolor tekstu i kolor tła. Obowiązuje w każdym wierszu tej kolumny, na przykład wszystkie dania pogrubione albo wszystkie ilości na pomarańczowo. Nagłówek kolumny oraz wiersze kategorii i sum pozostają bez zmian; pojedynczych wierszy w ten sposób nie wyróżnisz.

W bloku Harmonogram jest ponadto kolumna Dodatkowe informacje. Pokazuje tekst, który wpisujesz przy punkcie programu pod adresem jako dodatkową informację — na przykład „Wejście przez dziedziniec”. Jeśli przy punkcie programu nie jest powiązane żadne pomieszczenie, ten tekst pojawiał się wcześniej w kolumnie Miejsce; przy włączonej kolumnie Dodatkowe informacje jest już tylko tam.

Wstępny wybór kategorii dla układu

Dla każdego układu możesz określić, które kategorie produktów pojawią się na arkuszu — na przykład tylko wyposażenie w układzie Logistyka. Ten wybór jest kopiowany do nowego arkusza przy jego tworzeniu i nadal możesz go zmienić w pojedynczym arkuszu.

Układy działów z tekstami standardowymi

Jeśli pracujesz z kilkoma działami, zbuduj osobny układ dla każdego z nich:

1. Utwórz trzy układy, na przykład Kuchnia, Obsługa i Technika — najszybciej przez duplikowanie układu z przykładów.
2. Wstaw do każdego układu teksty standardowe danego działu: wskazówki higieniczne dla kuchni, strój służbowy i przebieg dla obsługi, prąd i montaż dla techniki.
3. Ustaw odpowiednio Kolumny tabeli rezerwacji: kuchnia potrzebuje ilości, alergenów i diety, obsługa czasu rezerwacji, technika miejsca składowania i prądu — wszystkie bez cen.
4. Wybierz z góry Kategorie, które należą do danego działu.

Dla każdego wydarzenia tworzysz potem po jednym Function Sheet na dział i wybierasz pasujący układ. Dzięki temu każdy dział dostaje dokładnie swój arkusz — z własnymi stałymi tekstami i własnymi liczbami.

Notatki na arkusz

Ponieważ arkusz zawsze pokazuje aktualne dane, odręczne notatki wpisujesz w Pola tekstu dowolnego układu — osobno dla każdego arkusza, bezpośrednio w Sheet. Pozostają na miejscu, nawet gdy rezerwacje się zmienią.

Najczęstsze pytania

Czy mogę ukryć ceny na arkuszu? Tak. W bloku Rezerwacje usuń kolumny Cena i Suma.

Czy mogę zmienić nagłówki kolumn? Tak. Za pomocą ikony suwaków obok kolumny wpisujesz własny nagłówek kolumny i, jeśli chcesz, stałą szerokość.

Czy mogę drukować dania pogrubione albo ilości w kolorze? Tak, dla całej kolumny. Za pomocą ikony suwaków obok kolumny, w sekcji Czcionka, ustawiasz na przykład pogrubienie kolumny produktu albo kolor kolumny ilości. Obowiązuje to w każdym wierszu arkusza.

Czy zmiana układu wpływa na istniejące arkusze? Tak, wszystkie arkusze korzystające z tego układu od razu pokażą zmianę.

Co się stało z moimi starymi szablonami? Zostały automatycznie przekształcone w układy. Więcej na ten temat w artykule Tworzenie i używanie Function Sheet.