Tworzenie i używanie Function Sheet

Function Sheet to centralne zestawienie przekazania wydarzenia: współpracownicy, harmonogram, zmiany i wszystkie zarezerwowane produkty na jednej stronie — idealne dla kuchni, obsługi i kierownictwa wydarzenia.

W filmie zobaczysz, jak powstaje Function Sheet, jak dopasować go za pomocą filtrów i opcji wyświetlania oraz jak udostępnić go linkiem zespołowi i partnerom.

Video abspielen2:25

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstowej.

Tworzenie Function Sheet

Function Sheet tworzysz bezpośrednio w wydarzeniu — na dwa sposoby.

Z listy dokumentów:

1. Otwórz wybrane wydarzenie i przejdź na kartę Dokumenty.
2. Kliknij Nowy dokument i wybierz kafelek Utwórz Function Sheet.
3. System od razu tworzy nowy arkusz i automatycznie otwiera okno konfiguracji, abyś mógł od razu ustawić tytuł i filtry.

Tytuł jest opcjonalny — jeśli go nie wypełnisz, arkusz automatycznie otrzyma nazwę wydarzenia. Taką nazwę dostają też arkusze tworzone przez automatyzację lub z czatu. Dodatkowy nagłówek z nazwą wydarzenia nie pojawia się już w samym dokumencie; nazwa arkusza jest widoczna nad kartką.

Przez szybki dostęp w nagłówku: U góry wydarzenia — widoczny na każdej karcie, nie tylko w zakładce Dokumenty — znajdziesz przycisk Utwórz Function Sheet. Po kliknięciu małej strzałki obok otwiera się lista Utwórz z szablonu ze wszystkimi zapisanymi szablonami opcji wyświetlania (zobacz sekcję Zapisywanie opcji wyświetlania jako szablonu poniżej). Po wybraniu szablonu nowy arkusz powstaje od razu z jego opcjami wyświetlania; filtry pozostają domyślne i możesz je później dostosować w oknie konfiguracji.

Arkusz pojawia się następnie na liście dokumentów i możesz otworzyć go ponownie w dowolnym momencie.

Konfiguracja Function Sheet

Przyciskiem Konfiguruj (ikona ołówka w nagłówku) otwierasz okno Konfiguruj Function Sheet. Znajdziesz tam dwa obszary.

Filtry — określają, które dane się pojawią:

• Współpracownicy — filtruje według grup współpracowników
• Zlecenia — pokazuje tylko zmiany dla wybranych zleceń
• Harmonogramy — ogranicza harmonogram do wybranych planów
• Kategorie produktów — ukrywa kategorie w zestawieniu rezerwacji. Brak wyboru = widoczne wszystkie kategorie
• Skala wydruku — zmniejsza czcionkę i wiersze na potrzeby wydruku i PDF (60–100 %). Granica strony w edytorze uwzględnia tę samą wartość

Jeśli zostawisz filtr pusty, wyświetlane są wszystkie istniejące wpisy. Przyciskami Dodaj wszystkie i Usuń wszystkie szybko uzupełnisz lub wyczyścisz wybór.

Opcje wyświetlania — pola wyboru określają, co jest widoczne w dokumencie:

• Dołącz plan sali — wstawia plan sali lokalizacji (jeśli jest zapisany)
• Pokaż opis produktu — pokazuje kolumnę z opisem przy każdej pozycji rezerwacji
• Pokaż ceny produktów — wyświetla cenę jednostkową, sumę częściową i sumę całkowitą. To, czy pokazane są kwoty netto, czy brutto, zależy od podstawy cen w Twoim workspace (Ustawienia → Dokumenty finansowe → Wprowadzaj ceny jako) — to to samo ustawienie, według którego liczone są Twoje oferty i faktury. Kolumny nazywają się odpowiednio Cena sprzedaży netto i Razem netto albo Cena sprzedaży brutto i Razem brutto.
• Pokaż plan / rzeczywiste — obok zarezerwowanej ilości dodaje pustą kolumnę z ilością rzeczywistą, którą można wypełnić odręcznie na miejscu
• Pokaż czas rezerwacji — pokazuje przedziały godzinowe przy każdej pozycji rezerwacji
• Pokaż składniki pakietu jako osobne wiersze — domyślnie włączone: składniki zarezerwowanego pakietu pojawiają się dodatkowo jako osobne wiersze w swojej kategorii (dania, napoje …). Po wyłączeniu widać je tylko w wierszu „zawiera:” pod pakietem – to przydatne, gdy pakiet ma własną kategorię i ma być pokazany jako jeden blok. Jeśli sam pakiet nie znajduje się na arkuszu (wybór kategorii), jego składnik mimo to pozostaje jako wiersz.
• Pozycje w kolejności rezerwacji zamiast według kategorii — domyślnie wyłączone: rezerwacje są pogrupowane według kategorii produktów, każda kategoria ma własny nagłówek i sumę częściową. Po włączeniu pojawia się zamiast tego ciągła lista w kolejności, w jakiej rezerwowałeś pozycje — najpierw pakiet, a jego składniki bezpośrednio pod nim. To przełącznik dla menu: kolejność dań zostaje taka, jak ją ułożyłeś, zamiast być rozbita na przystawki, dodatki i deser. Nagłówki kategorii i sumy częściowe wtedy znikają, suma całkowita zostaje.

Kliknij Zapisz, aby zatwierdzić ustawienia. Arkusz zostanie od razu zaktualizowany.

Zapisywanie opcji wyświetlania jako szablonu

Dla określonych rodzajów wydarzeń zawsze używasz tych samych opcji wyświetlania (np. zawsze z planem / rzeczywistymi i czasem rezerwacji, ale bez cen)? W oknie konfiguracji pod opcjami wyświetlania znajdziesz sekcję Szablony.

Zapisz jako szablon:

1. Ustaw żądane opcje wyświetlania (Dołącz plan sali, Pokaż opis produktu, Pokaż ceny produktów, Pokaż plan / rzeczywiste, Pokaż czas rezerwacji, Pokaż składniki pakietu jako osobne wiersze, Pozycje w kolejności rezerwacji zamiast według kategorii).
2. Kliknij Zapisz jako szablon.
3. Wpisz Nazwa i opcjonalnie Opis (opcjonalnie).
4. Kliknij Zapisz.

Szablon zapamiętuje wyłącznie te siedem pól wyboru opcji wyświetlania — filtry (Współpracownicy, Zlecenia, Harmonogramy, Kategorie produktów) i tytuł nie są zapisywane.

Zastosuj szablon: Wybierz zapisany szablon z listy Zastosuj szablon …. Opcje wyświetlania bieżącego arkusza zostaną od razu przejęte — następnie kliknij Zapisz, aby zmiana trafiła do arkusza.

Zarządzaj szablonami: Kliknij Zarządzaj szablonami, aby zobaczyć wszystkie zapisane szablony na jednej liście. Możesz tam:

• zmienić nazwę bezpośrednio w polu tekstowym i zatwierdzić ją przyciskiem Zmień nazwę
• usunąć szablon za pomocą ikony kosza — drugie kliknięcie w Na pewno usunąć? potwierdza usunięcie ostatecznie

Zapisane szablony są dostępne także przy tworzeniu nowego arkusza na liście Utwórz z szablonu (zobacz sekcję Tworzenie Function Sheet powyżej).

Budowa Function Sheet

Wygenerowany dokument składa się z następujących sekcji:

Informacje o wydarzeniu — nazwa wydarzenia, data (z dniem tygodnia, np. „piątek, 19.06.2026”) oraz godzina w osobnym wierszu poniżej (np. „12:00 – 14:00”), liczba gości, organizator, osoba odpowiedzialna i kontakt, a także miejsce i uwagi.

Wiersz Miejsce pokazuje adres wydarzenia — czyli adres, pod który realizowana jest dostawa. Pochodzi z tego samego źródła co w ofercie: z powiązanej lokalizacji, a w razie jej braku z adresu, który wpisałeś bezpośrednio w wydarzeniu. Jest celowo oddzielony od wiersza Adres klienta, ponieważ adres do faktury i adres dostawy często nie są takie same. Jeśli adres nie jest uzupełniony, wiersz jest pomijany.

Wiersz Numer dłużnika pokazuje numer dłużnika klienta. Jeśli klientem wydarzenia jest osoba, która nie ma własnego numeru dłużnika, ale jest przypisana do firmy przez pole Powiązana firma, widać tu numer tej firmy. Własny numer osoby zawsze ma pierwszeństwo. Jeśli numer nie jest uzupełniony ani u osoby, ani w firmie, wiersz jest pomijany. W już wygenerowanych arkuszach numer pojawi się po użyciu Generuj ponownie.

Współpracownicy — tabela z nazwą, telefonem i adresem e-mail wszystkich współpracowników z wybranych grup. Ta sekcja znika całkowicie, jeśli nie przypisano żadnych współpracowników.

Przy każdym numerze telefonu na arkuszu — przy kontakcie, przy osobie kontaktowej na miejscu i w tabeli współpracowników — obowiązuje zasada: jeśli przy kontakcie zapisano tylko numer komórkowy, jest on pokazany na arkuszu. Jeśli telefon i komórka są różne, widać oba obok siebie („0662 … / 0664 …”); jeśli to ten sam numer, pojawia się tylko raz. Nie musisz więc dodatkowo wpisywać numeru komórkowego w pole Telefon.

Harmonogram, Zmiany i Rezerwacje natomiast zawsze znajdują się w arkuszu — jeśli dla którejś z tych trzech sekcji nie ma danych, sekcja pokazuje krótki wiersz, np. „Brak punktów harmonogramu.”. Dzięki temu sekcję bez wpisów łatwo odróżnić od przypadkowo brakującej.

Harmonogram — uporządkowane w czasie zestawienie punktów harmonogramu z miejscem, godziną i współpracownikami.

Zmiany — wszystkie przydziały do zmian z nazwą, funkcją, datą i godziną.

Rezerwacje — wszystkie zarezerwowane pozycje, pogrupowane według kategorii produktów. Są tu także pozycje bez artykułu z inwentarza (dodane przez „Dodaj pozycję”), a także składniki zarezerwowanego pakietu — każdy w swojej kategorii i bez własnej kwoty, ponieważ jego cena jest zawarta w pakiecie. Pod wierszem pakietu znajduje się dodatkowo krótkie wyliczenie („zawiera: 30 szt. Chicken Nuggets · 10 szt. Lemoniada”); jest ono wyłącznie informacją, a ilość do wyprodukowania znajdziesz w wierszu kategorii. Jeśli składniki mają być widoczne tylko pod pakietem, wyłącz w opcjach wyświetlania Pokaż składniki pakietu jako osobne wiersze — wtedy znikają osobne wiersze w daniach, napojach itd. Kategorie występują w kolejności, którą ustawiłeś w Inwentarz → Kategorie; w obrębie kategorii pozycje są w takiej kolejności, w jakiej znajdują się w dokumencie. Każda kategoria zaczyna się od wiersza nagłówka wyróżnionego pogrubieniem. Ilość jest taka sama jak na karcie Rezerwacje: produkt rozliczany za gościa pojawia się na arkuszu z przeliczoną ilością (ilość 1 przy 125 gościach daje 125) — także wtedy, gdy dla pozycji nie istnieje jeszcze oferta ani faktura. Gdy aktywne jest Pokaż plan / rzeczywiste, obok zarezerwowanej ilości pojawia się pusta kolumna z ilością rzeczywistą. Gdy aktywne jest Pokaż ceny produktów, wykazywane są cena jednostkowa, suma częściowa i suma całkowita — w podstawie cen Twojego workspace, co widać po opisie kolumn (Cena sprzedaży netto / Razem netto albo Cena sprzedaży brutto / Razem brutto).

Cena jednostkowa razy ilość daje przy tym zawsze dokładnie kwotę w kolumnie sumy. Dlatego kolumny są tak opisane: jeśli liczy się netto z ceną jednostkową zaokrągloną brutto, w zależności od stawki podatku brakuje jednego centa — 9 sztuk po 4,50 € to 40,50 €, a dokładnie wyliczona kwota wynosi 40,49 €. Obie liczby są poprawne, tylko nie powinny znajdować się w tym samym wierszu. Dlatego arkusz pokazuje obie kolumny na tej samej stronie.

Ilości składników pakietu wynikają z pozycji pakietu: jeśli zmienisz w dokumencie ilość lub liczbę osób dla pakietu, składniki zostaną przeliczone na nowo. Ilość w wierszu składnika to przy tym łączna ilość dla tego wydarzenia (np. 25 porcji przy 50 gościach), a nie ilość na gościa. To samo dzieje się, gdy zmienisz pole Liczba gości wydarzenia i pozwolisz dokumentom przeliczyć się na nowo. Składniki zmienione ręcznie, usunięte lub podmienione pozostają przy tym bez zmian; przeliczają się tylko składniki niezmienione.

Podmiana składnika tylko dla tego wydarzenia (na przykład dania mięsnego w menu na inne danie): otwórz na karcie Rezerwacje widok Pozycje, rozwiń pakiet i kliknij w wierszu składnika Edytuj pozycję. Wybierz tam inny produkt i zapisz; niechciany składnik usuniesz przez Usuń pozycję. Function Sheet pokaże następnie nowe danie — jako osobny wiersz w jego kategorii oraz w wyliczeniu „zawiera:” pod pakietem. Podmiana zostaje zachowana, jeśli w wierszu pakietu na karcie Rezerwacje zmienisz tylko notatkę, dostawcę lub kategorię — i zostaje też zachowana, jeśli zmienisz w dokumencie ilość lub liczbę osób dla pakietu. Jeśli zamienisz danie z przepisem na inne, jego składniki zostaną zastąpione składnikami nowego dania. Jeśli chcesz dodatkowo mieć pewność, że kuchnia zauważy uwagę, wpisz ją przez Dodaj notatkę w wierszu pakietu — notatka pojawia się w Function Sheet w kolumnie „Notatka” i nigdy nie jest nadpisywana.

Plan sali — grafika planu sali lokalizacji, jeśli jest dostępna i włączona.

Zmiana kolejności wierszy

Rezerwacje są w arkuszu pogrupowane według kategorii. Jeśli ma obowiązywać zamiast tego kolejność rezerwacji — typowo w przypadku menu, którego kolejność dań byłaby w przeciwnym razie rozbita na kilka kategorii —, włącz w opcjach wyświetlania Pozycje w kolejności rezerwacji zamiast według kategorii. Po zapisaniu potwierdź ponowne wygenerowanie, aby tabela pokazała nowy układ.

Potrzebujesz innej kolejności — na przykład wszystkich pozycji jednego spotkania lub jednej lokalizacji jedna pod drugą, ponad kategoriami —, możesz też samodzielnie przesuwać pojedyncze wiersze:

• Przeciąganie: Najedź myszą na tabelę. Po lewej stronie każdego wiersza pojawi się wąski uchwyt. Przeciągnij go w górę lub w dół; linia pokaże, gdzie wiersz wyląduje.
• Krok po kroku: Najedź na uchwyt wiersza. Na wyświetlonym pasku strzałki W górę i W dół przesuwają wiersz o jedną pozycję.

Wiersze nagłówkowe pozostają na górze i nie można ich przesuwać.

Ważne: kolejność należy do dokumentu, a nie do danych rezerwacji. Kliknięcie Generuj ponownie buduje arkusz od nowa z aktualnych danych wydarzenia — ręczne sortowanie przepada, tak samo jak ręcznie zmieniony tekst. Najlepiej więc sortuj dopiero wtedy, gdy rezerwacje są ustalone.

Pisanie i zapisywanie własnych tekstów

Function Sheet to prawdziwy dokument: możesz pisać w dowolnym miejscu, dodawać wiersze, dostosowywać tabele i formatować tekst.

Twoje zmiany są zapisywane automatycznie w trakcie pracy. W prawym górnym rogu, obok przycisku Zapisz, zawsze widzisz aktualny stan:

• Niezapisane zmiany — właśnie coś zmieniasz, zapis rozpocznie się za chwilę.
• Zapisywanie … — zmiana jest właśnie przesyłana.
• Zapisano automatycznie — wszystko jest zabezpieczone.

Jeśli opuścisz arkusz przez link powrotu, niezapisane zmiany zostaną jeszcze zapisane. Jeśli zamkniesz kartę lub odświeżysz stronę, gdy coś jest jeszcze niezapisane, przeglądarka zapyta o potwierdzenie. Przyciskiem Zapisz możesz w każdej chwili samodzielnie zapisać stan — na przykład zanim udostępnisz lub wydrukujesz arkusz.

Gdy dwie osoby pracują jednocześnie nad tym samym arkuszem, ostatni wpis nie wygrywa automatycznie: kto zapisuje później, zobaczy komunikat Zmieniono gdzie indziej i wczyta aktualny stan.

Aktualizacja danych

Function Sheet jest celowo migawką: jest generowany raz na podstawie danych wydarzenia, a potem należy do Ciebie — Twoje notatki, kolejność i formatowanie pozostają, nawet gdy w wydarzeniu coś się zmieni. Nic nie jest dociągane za Twoimi plecami.

Komunikat „Źródło zmienione”. Żebyś nie musiał(a) niczego śledzić samodzielnie, arkusz daje znać, gdy dane stojące za jakąś sekcją zmieniły się od momentu wygenerowania. Nad arkuszem pojawia się wtedy żółty pasek, który wymienia dotknięte sekcje z nazwy — na przykład „Rezerwacje” lub „Zmiany, Rezerwacje”. Dzięki temu od razu widzisz, gdzie warto zajrzeć.

Typowy przypadek: wyceniacie dwa dojazdy, a klient później decyduje, że sam zwróci sprzęt — oferta i Function Sheet są już dawno gotowe. Pozycja zmienia się w wydarzeniu, a arkusz wyraźnie na to wskazuje.

Komunikat pojawia się tylko w Twoim widoku wewnętrznym. Na wydruku, w pliku PDF i w udostępnionym linku go nie ma — tam arkusz pozostaje czystym dokumentem roboczym.

Aktualizacja: kliknij Generuj ponownie — na pasku lub w nagłówku. Arkusz zostanie zbudowany od nowa na podstawie aktualnych danych wydarzenia, a komunikat zniknie. Uwaga: ręcznie zmieniony tekst i Twoje ręczne sortowanie zostaną utracone; przed tym pojawi się pytanie o potwierdzenie.

Dopóki nie wygenerujesz arkusza ponownie, pozostaje on dokładnie taki, jaki jest — komunikat jest tylko informacją, nie zmianą.

W arkuszach wygenerowanych przed wprowadzeniem tego komunikatu brakuje podstawy porównania. Dlatego początkowo nie pokazują paska; po najbliższym Generuj ponownie będą go już obejmować.

Drukowanie

Function Sheet jest zoptymalizowany do druku i jest wyprowadzany jako A4 w orientacji pionowej ze stałym marginesem — niezależnie od ustawień w oknie drukowania. Otwórz okno drukowania w przeglądarce (skrót klawiszowy Ctrl+P / Cmd+P) lub kliknij u góry Drukuj / PDF — w oknie drukowania wybierasz drukarkę lub „Zapisz jako PDF”.

Żebyś już podczas edycji widział(a), co zmieści się na stronie, edytor ma szerokość kartki A4 i pokazuje cienką czerwoną linię w miejscu, gdzie kończy się strona. Jeśli Twoja treść kończy się przed linią, zmieści się na jednej stronie.

Jeśli arkusz zajmuje kilka stron, nagłówki kolumn tabel są powtarzane na każdej kolejnej stronie, pojedyncze wiersze nie są przecinane w miejscu łamania, a w prawym dolnym rogu każdej strony znajduje się numer strony (np. „Strona 1 z 2”).

Udostępnianie zewnętrznym partnerom

Function Sheet można udostępnić zewnętrznym partnerom (np. kuchni, kierownikowi obsługi) bez hasła — nie potrzebują do tego konta Univents.

1. Kliknij w nagłówku Udostępnij.
2. Opcjonalnie: w polu Wygasa wpisz datę i godzinę, od której link ma przestać być ważny. Pozostaw puste, aby dostęp był nieograniczony.
3. Kliknij Utwórz link.
4. Skopiuj utworzony link za pomocą ikony kopiowania i wyślij go wybranej osobie.

Odbiorcy widzą Function Sheet w trybie tylko do odczytu — edycja nie jest możliwa. W sekcji Aktywne linki widzisz wszystkie dotychczas utworzone linki. Za pomocą ikony kosza możesz natychmiast unieważnić dowolny link.

Często zadawane pytania

Arkusz pokazuje mniej pozycji, niż oczekiwano. Sprawdź w konfiguracji, czy w sekcji Kategorie produktów nie odznaczono kategorii. Brak wyboru = widoczne wszystkie kategorie. Jeśli brakuje pozycji zarezerwowanych po wygenerowaniu arkusza, pomoże Generuj ponownie.

Brakuje kolumny „rzeczywiste”. Otwórz Konfiguruj i zaznacz pole wyboru Pokaż plan / rzeczywiste.

Składniki pakietu są na arkuszu podwójnie – jako osobne wiersze i pod „zawiera:”. Wyłącz w ustawieniach arkusza opcję Pokaż składniki pakietu jako osobne wiersze; wtedy pod pakietem pozostanie tylko wiersz „zawiera:”. Po zapisaniu potwierdź ponowne wygenerowanie, aby tabela pokazała nowy stan.

Plan sali się nie pojawia. Arkusz pokazuje plan sali tylko wtedy, gdy w lokalizacji dodano plan sali, a w oknie konfiguracji włączono opcję Dołącz plan sali.

Zarezerwowane pozycje są nieaktualne. Kliknij Generuj ponownie — arkusz pobierze wtedy na nowo wszystkie aktualne dane rezerwacji z wydarzenia. Czy w ogóle coś się zmieniło, pokaże Ci pasek Źródło zmienione nad arkuszem (zobacz Aktualizacja danych).

Pasek „Źródło zmienione” nie znika. Zniknie dopiero po Generuj ponownie — dopóki arkusz pokazuje stary stan, komunikat pozostaje. To celowe: opisuje różnicę, a nie przeczytane zdarzenie.

Zmieniłem(-am) tylko drobiazg, a mimo to widzę komunikat. Pasek zgłasza każdą merytoryczną zmianę dotyczącą współpracowników, harmonogramu, zmian, rezerwacji lub danych gości — także zmieniony numer telefonu czy notatkę. Samo otwarcie i zapisanie bez zmian go natomiast nie wywołuje, podobnie jak samo przestawienie kolejności takich samych wpisów.

Lista „Zastosuj szablon …” pokazuje „Brak szablonów”. Nie zapisano jeszcze żadnego szablonu. Otwórz Function Sheet, ustaw żądane opcje wyświetlania i kliknij w sekcji Szablony Zapisz jako szablon.

Chcę usunąć arkusz. Kliknij ikonę kosza w nagłówku. Okno potwierdzenia Usuń Function Sheet zapyta jeszcze raz — dopiero po kliknięciu Usuń arkusz zostanie trwale usunięty.