Best Practice: Prawidłowe tworzenie wydarzenia wielodniowego

<!-- VIDEO: „Prawidłowe tworzenie wydarzenia wielodniowego” — nagranie ekranu, 3–5 minut, krok po kroku. Scenariusz:

1. Intro (15 s): pokazać zasadę — jedno wydarzenie, jedna oferta, na każdy dzień jeden dowód dostawy.
2. Utworzenie wydarzenia: w kroku „Termin i miejsce” ustawić Start na pierwszy, a Koniec na ostatni dzień.
3. Przegląd: pokazać kartę „Godziny w poszczególnych dniach”, dla każdego dnia wpisać Godzina rozpoczęcia i Godzina zakończenia.
4. Oferta: za pomocą „Dodaj sekcję” utworzyć sekcje „Dzień 1 – …”, „Dzień 2 – …”, przypisać pozycje przez „Przenieś do sekcji”; ilości na każdy dzień zamiast ilości łącznej.
5. Pokazać ustawienie PDF „Positionen nach Abschnitten + Reihenfolge sortieren”.
6. Na każdy dzień jeden dowód dostawy: „Nowy dowód dostawy (WZ)”, Początek okresu świadczenia usługi = dzień dostawy z godziną, w „Przenieś pozycje” → „Z innych dokumentów” zaznaczyć tylko wiersze z dnia 1, wstawić. Powtórzyć dla dnia 2.
7. Kuchnia: Rezerwacje → Materiał, filtr „Dowód dostawy…”; wydrukować listę produkcyjną z opcją „Osobny arkusz dla każdego dowodu dostawy”.
8. Harmonogram z punktami w kilku dniach: pokazać nagłówek dla każdego dnia. Zmiany w różnych dniach. Widok dnia w kalendarzu.
9. Krótko sklep internetowy: przełącznik „Podziel koszyk według dni” i oferta z sekcjami dla poszczególnych dni.
10. Outro: trzy błędy jako ściągawka. -->

Klient rezerwuje Cię na trzy dni: targi, konferencja, weekend weselny. Najważniejsza zasada brzmi:

Zlecenie wielodniowe to JEDNO wydarzenie z JEDNĄ ofertą i JEDNYM dowodem dostawy na każdy dzień.

Nie twórz więc osobnego wydarzenia na każdy dzień i nie pisz osobnej oferty na każdy dzień. Klient składa jedno zlecenie, więc dostaje jedną ofertę. Twoja kuchnia i kierowcy pracują jednak dzień po dniu, dlatego na każdy dzień przypada jeden dowód dostawy.

Ten artykuł pokazuje krok po kroku, jak zrobić to w Univents, oraz jakie błędy widzimy najczęściej.

Krok po kroku

1. Jedno wydarzenie na cały okres

1. Utwórz wydarzenie jak zwykle. W kroku Termin i miejsce w polu Główna data ustaw Start na pierwszy dzień, a Koniec na ostatni dzień.
2. Zapisz. Wydarzenie jest teraz widoczne w kalendarzu w każdym ze swoich dni, także w widoku dnia (zobacz Kalendarz: rok, miesiąc, tydzień i dzień).

Zakończenie dokładnie o 00:00 liczy się jeszcze do poprzedniego dnia: od 18:00 do 00:00 to jeden wieczór, a nie dwa dni.

2. Wpisz godziny w poszczególnych dniach

1. Otwórz przegląd wydarzenia. Od dwóch dni wzwyż pojawia się tam karta Godziny w poszczególnych dniach.
2. Wpisz dla każdego dnia osobną Godzinę rozpoczęcia i Godzinę zakończenia, na przykład dzień 1 montaż od 8:00, dzień 2 i dzień 3 od 10:00 do 18:00.

To się podwójnie opłaca: pozycje rozliczane Za godzinę liczą się wtedy według sumy godzin z poszczególnych dni, a nie według całego okresu od pierwszego rozpoczęcia do ostatniego zakończenia. Dopóki brakuje któregoś dnia, karta wyświetla wskazówkę. Więcej w artykule Godziny w poszczególnych dniach wydarzeń wielodniowych.

3. Jedna oferta z jedną sekcją na każdy dzień

1. Utwórz w wydarzeniu jedną ofertę.
2. Kliknij w edytorze pozycji Dodaj sekcję i nazwij sekcję według dnia, na przykład „Dzień 1 – piątek, 06.11.”. Utwórz w ten sposób sekcję dla każdego dnia.
3. Przypisz każdą pozycję do jej dnia. Istniejącą pozycję przeniesiesz za pomocą Przenieś do sekcji lub przeciągając ją na właściwe miejsce.
4. Wpisz ilości dla każdego dnia osobno: 120 obiadów pierwszego dnia i 80 drugiego dnia to dwie pozycje, a nie jedna z ilością 200.
5. Aby PDF pokazywał taką samą kolejność, włącz w ustawieniach PDF dokumentu opcję Positionen nach Abschnitten + Reihenfolge sortieren (statt Kategorien). Każda sekcja otrzyma wtedy swoją sumę częściową.

Jak działają sekcje w ogólności, opisujemy w artykule Dokumenty finansowe: oferty, faktury i dowody dostawy.

4. Jeden dowód dostawy na każdy dzień

Dowody dostawy tworzysz samodzielnie, gdy oferta jest gotowa:

1. Utwórz w wydarzeniu Nowy dowód dostawy (WZ).
2. Ustaw w nagłówku Początek okresu świadczenia usługi na dzień dostawy, najlepiej z godziną. Ta data jest datą dostawy i później widnieje także na liście produkcyjnej.
3. Otwórz na dole sekcję Przenieś pozycje. W zakładce Z innych dokumentów znajdziesz swoją ofertę. Zaznacz tylko wiersze z tego dnia i kliknij … ausgewählte Positionen einfügen.
4. Powtórz to dla każdego kolejnego dnia.

Przeniesione pozycje pozostają powiązane z ofertą. Jeśli zmieniasz ilość tylko dla jednej dostawy, wybierz Zmień tylko w tym dowodzie dostawy. Szczegóły znajdziesz w artykule Przekształcanie oferty w dowód dostawy lub fakturę.

5. Zaopatrz kuchnię i magazyn dzień po dniu

1. W zakładce Rezerwacje zawęzisz widok Materiał do jednego dnia za pomocą filtra Dowód dostawy….
2. Przy drukowaniu listy produkcyjnej zaznacz w oknie Lista produkcyjna dla dowodów dostawy odpowiednie dowody dostawy. Dzięki opcji Osobny arkusz dla każdego dowodu dostawy każdy dzień otrzyma własny arkusz z własną datą dostawy w nagłówku.

Lista pakowania obowiązuje dla całego wydarzenia i nie jest dzielona według dowodów dostawy. Więcej w artykule Tworzenie list zamówień, pakowania, dostaw i list produkcyjnych.

6. Harmonogram, Function Sheet i personel

• Harmonogram: Utwórz punkty programu z datą i godziną. Jeśli plan obejmuje kilka dni, widok szczegółowy pokazuje nad każdym dniem osobny nagłówek. Zobacz Tworzenie i udostępnianie harmonogramów.
• Function Sheet: Wystarczy jeden arkusz na całe wydarzenie. Jeśli rezerwacja ma własne okno czasowe (Start i Koniec przy rezerwacji), w przypadku wydarzeń wielodniowych w kolumnie Notatka widnieje data z godziną. Dzięki temu Twój zespół widzi, którego dnia dotyczy dana pozycja. Zobacz Tworzenie i używanie Function Sheet.
• Zmiany: Każda zmiana ma własną Godzinę rozpoczęcia i Godzinę zakończenia wraz z datą. Twórz więc zmiany od razu we właściwym dniu. Zobacz Tworzenie i wycena zmian i zleceń.

Trzy najczęstsze błędy

Osobne wydarzenie na każdy dzień

Skutek: Klient otrzymuje kilka ofert, przychód i marża rozpraszają się na kilka wydarzeń, a harmonogram jest rozdzielony, mimo że to jedno zlecenie.

Jak to zrobić: Utwórz jedno wydarzenie od Startu pierwszego dnia do Końca ostatniego dnia, a poszczególne dni odwzoruj za pomocą Godziny w poszczególnych dniach oraz sekcji w ofercie.

Jeden dowód dostawy na wszystko

Skutek: Kuchnia i kierowcy nie widzą, co wychodzi którego dnia, a w najgorszym razie produkują dzień 3 już pierwszego dnia.

Jak to zrobić: Utwórz osobny dowód dostawy na każdy dzień z własną datą dostawy i przenieś tylko pozycje z tego dnia.

Ilość łączna bez przypisania do dnia w ofercie

Skutek: Jeśli w ofercie widnieje tylko „200 obiadów”, ilości nie da się przypisać do żadnego dnia, a lista produkcyjna i dowody dostawy nie zgadzają się w poszczególnych dniach.

Jak to zrobić: Utwórz dla każdego dnia osobną pozycję z ilością z tego dnia w odpowiedniej sekcji.

Przypadek szczególny: sklep internetowy i podział koszyka według dni

Jeśli Twój klient rezerwuje przez stronę rezerwacji w układzie Webshop, może samodzielnie rozdzielić dni:

1. Otwórz stronę rezerwacji i włącz w sekcji Rezerwacje opcję Podziel koszyk według dni.
2. Przy rezerwacjach wielodniowych klient widzi nad produktami pasek Dzień 1, Dzień 2 itd. i dodaje każdy produkt do koszyka aktualnie wybranego dnia.
3. Gdy przyjmiesz zapytanie, oferta automatycznie otrzymuje osobną sekcję na każdy dzień („Dzień 1 – 04.03.2027” itd.). Potem tworzysz, jak opisano wyżej, jeden dowód dostawy na każdy dzień.

Więcej w artykule Tworzenie i konfiguracja stron rezerwacji.

Często zadawane pytania

Czy mogę później połączyć istniejące zlecenie składające się z kilku wydarzeń? Nie, funkcji łączenia nie ma. Wydłuż pierwsze wydarzenie na cały okres, przenieś pozycje z pozostałych dni do jego oferty, a pozostałe wydarzenia odwołaj.

Czy muszę wpisywać godziny w poszczególnych dniach? Niekoniecznie. Bez nich pozycje rozliczane za godzinę liczą się jednak według całego okresu od pierwszego rozpoczęcia do ostatniego zakończenia, a przy kilku dniach jest to prawie zawsze za dużo.