Bonne pratique : créer correctement un événement sur plusieurs jours

<!-- VIDEO: «Créer correctement un événement sur plusieurs jours» — enregistrement d’écran, 3–5 minutes, pas à pas. Scénario :

1. Intro (15 s) : afficher la règle — un événement, un devis, un bon de livraison par jour.
2. Créer l’événement : à l’étape «Date & lieu», définir Début au premier jour et Fin au dernier jour.
3. Vue d’ensemble : montrer la carte «Horaires par jour», saisir pour chaque jour l’Heure de début et l’Heure de fin.
4. Devis : avec «Ajouter une section», créer les sections «Jour 1 – …», «Jour 2 – …», affecter les lignes avec «Déplacer vers une section» ; quantités par jour plutôt que quantité totale.
5. Montrer le réglage PDF «Trier les lignes par sections + ordre».
6. Un bon de livraison par jour : «Nouveau bon de livraison», Début de la période de prestation = jour de livraison avec heure, sous «Reprendre des lignes» → «D'autres documents» cocher uniquement les lignes du jour 1, insérer. Répéter pour le jour 2.
7. Cuisine : Réservations → Matériel, filtre «Bon de livraison…» ; imprimer la liste de production avec «Une feuille distincte par bon de livraison».
8. Déroulé avec des points sur plusieurs jours : montrer le titre par jour. Services sur différents jours. Vue journalière du calendrier.
9. Brièvement la boutique en ligne : l’interrupteur «Répartir le panier par jour» et le devis avec des sections par jour.
10. Outro : les trois erreurs sous forme d’aide-mémoire. -->

Un client vous réserve pour trois jours : salon, séminaire, week-end de mariage. La règle la plus importante est la suivante :

Une commande sur plusieurs jours correspond à UN événement, avec UN devis et UN bon de livraison par jour.

Ne créez donc pas un événement distinct par jour, et ne rédigez pas un devis distinct par jour. Le client passe une seule commande, il reçoit donc un seul devis. Votre cuisine et vos livreurs, eux, travaillent jour par jour : c’est pourquoi il y a un bon de livraison par jour.

Cet article vous montre pas à pas comment procéder dans Univents, ainsi que les erreurs que nous voyons le plus souvent.

Pas à pas

1. Un événement sur toute la période

1. Créez l’événement comme d’habitude. À l’étape Date & lieu, sous Date principale, définissez Début sur le premier jour et Fin sur le dernier jour.
2. Enregistrez. L’événement apparaît désormais dans le calendrier à chacun de ses jours, y compris dans la vue journalière (voir Calendrier : année, mois, semaine et jour).

Une fin à 00:00 pile compte encore pour la veille : de 18:00 à 00:00, il s’agit d’une soirée, pas de deux jours.

2. Saisir les horaires pour chaque jour

1. Ouvrez la vue d’ensemble de l’événement. À partir de deux jours, la carte Horaires par jour y apparaît.
2. Saisissez pour chaque jour une Heure de début et une Heure de fin distinctes, par exemple jour 1 : montage à partir de 8 h, jours 2 et 3 : de 10 h à 18 h.

C’est doublement utile : les lignes facturées Par heure sont alors calculées avec la somme des horaires par jour, et non avec toute la période allant du premier début à la dernière fin. Tant qu’il manque un jour, la carte affiche un avertissement. Plus de détails sous Horaires par jour des événements sur plusieurs jours.

3. Un devis avec une section par jour

1. Créez un devis dans l’événement.
2. Dans l’éditeur de lignes, cliquez sur Ajouter une section et nommez la section d’après le jour, par exemple « Jour 1 – vendredi 06/11 ». Créez ainsi une section pour chaque jour.
3. Affectez chaque ligne à son jour. Vous déplacez une ligne existante avec Déplacer vers une section ou en la faisant glisser au bon endroit.
4. Saisissez les quantités par jour : 120 déjeuners le jour 1 et 80 le jour 2 font deux lignes, et non une seule avec 200.
5. Pour que le PDF affiche le même ordre, activez dans les paramètres PDF du document Trier les lignes par sections + ordre (au lieu des catégories). Chaque section reçoit alors son propre sous-total.

Le fonctionnement général des sections est expliqué dans Documents financiers : devis, factures et bons de livraison.

4. Un bon de livraison par jour

Vous créez vous-même les bons de livraison une fois le devis établi :

1. Dans l’événement, créez un Nouveau bon de livraison.
2. Dans l’en-tête, définissez le Début de la période de prestation sur le jour de livraison, de préférence avec l’heure. Cette date est la date de livraison, et elle apparaît plus tard aussi sur la liste de production.
3. Ouvrez en bas la zone Reprendre des lignes. Sous D'autres documents, vous trouvez votre devis. Cochez uniquement les lignes de ce jour et cliquez sur … insérer les lignes sélectionnées.
4. Répétez l’opération pour chaque autre jour.

Les lignes reprises restent liées au devis. Si vous modifiez la quantité pour une seule livraison, choisissez Modifier uniquement dans ce bon de livraison. Les détails figurent sous Convertir un devis en bon de livraison ou en facture.

5. Approvisionner la cuisine et le stock jour par jour

1. Dans l’onglet Réservations, vous limitez la vue Matériel à un jour avec le filtre Bon de livraison….
2. Lors de l’impression de la Liste de production, cochez les bons de livraison dans la boîte de dialogue Liste de production pour bon(s) de livraison. Avec Une feuille distincte par bon de livraison, chaque jour obtient sa propre feuille, avec sa propre date de livraison dans l’en-tête.

La liste de chargement vaut pour tout l’événement, elle n’est pas répartie par bon de livraison. Plus de détails dans Créer des listes de commande, de chargement, de livraison et de production.

6. Déroulé, Function Sheet et personnel

• Déroulé : créez les points du programme avec la date et l’heure. Si un plan s’étend sur plusieurs jours, la vue détaillée affiche un titre distinct au-dessus de chaque jour. Voir Créer et partager des déroulés.
• Function Sheet : un seul Function Sheet pour tout l’événement suffit. Si une réservation a sa propre plage horaire (Début et Fin sur la réservation), la colonne Note indique, pour les événements sur plusieurs jours, la date avec l’heure. Votre équipe voit ainsi quel jour la ligne est concernée. Voir Créer et utiliser un Function Sheet.
• Services : chaque service a sa propre Heure de début et Heure de fin avec la date. Créez donc les services directement le bon jour. Voir Créer et tarifer des services et des jobs.

Les trois erreurs les plus fréquentes

Un événement distinct par jour

Conséquence : le client reçoit plusieurs devis, le chiffre d’affaires et la marge sont éparpillés sur plusieurs événements, et le déroulé est scindé alors qu’il s’agit d’une seule commande.

La bonne méthode : créer un seul événement allant du Début au premier jour à la Fin au dernier jour, et représenter les jours via les Horaires par jour et les sections du devis.

Un seul bon de livraison pour tout

Conséquence : la cuisine et les livreurs ne voient pas ce qui part quel jour et, dans le pire des cas, produisent le jour 3 dès le jour 1.

La bonne méthode : créer un bon de livraison distinct par jour, avec sa propre date de livraison, et ne reprendre que les lignes de ce jour.

Quantité totale sans référence au jour dans le devis

Conséquence : si le devis indique seulement « 200 déjeuners », la quantité ne peut être rattachée à aucun jour, et la liste de production et les bons de livraison ne sont pas justes pour chaque jour.

La bonne méthode : créer par jour une ligne distincte avec la quantité de ce jour, dans la section correspondante.

Cas particulier de la boutique en ligne : répartir le panier par jour

Si votre client réserve via une page de réservation avec le design Webshop, il peut séparer lui-même les jours :

1. Ouvrez la page de réservation et, dans la section Réservations, activez Répartir le panier par jour.
2. Pour les réservations sur plusieurs jours, votre client voit au-dessus des produits une barre Jour 1, Jour 2, etc., et place chaque produit dans le panier du jour actuellement sélectionné.
3. Si vous acceptez la demande, le devis reçoit automatiquement une section distincte par jour (« Jour 1 – 04/03/2027 », etc.). Ensuite, vous créez un bon de livraison par jour comme décrit plus haut.

Plus de détails sous Créer et configurer des pages de réservation.

Questions fréquentes

Puis-je regrouper après coup une commande existante répartie sur plusieurs événements ? Non, il n’existe pas de fonction de regroupement. Prolongez le premier événement sur toute la période, reprenez les lignes des autres jours dans son devis et annulez les autres événements.

Dois-je saisir les horaires par jour ? Pas obligatoirement. Sans eux, toutefois, les lignes facturées par heure sont calculées sur toute la période allant du premier début à la dernière fin, ce qui est presque toujours trop pour plusieurs jours.