Créer et utiliser un Function Sheet

Le Function Sheet est la vue d’ensemble centrale pour la passation d’un événement : intervenants, déroulé, services et tous les produits réservés sur une seule page — idéal pour la cuisine, le service en salle et la direction de l’événement.

La vidéo montre comment un Function Sheet est créé, comment l’adapter grâce aux filtres et aux options d’affichage, et comment le partager par lien avec l’équipe et les partenaires.

Lire la vidéo2:25

Vous retrouvez aussi les différentes étapes ci-dessous, à lire à votre rythme.

Créer un Function Sheet

Le Function Sheet se crée directement dans l’événement, de deux façons.

Via la liste des documents :

1. Ouvrez l’événement souhaité et passez à l’onglet Documents.
2. Cliquez sur Nouveau document et choisissez la vignette Créer un Function Sheet.
3. Le système crée immédiatement une nouvelle feuille et ouvre automatiquement la boîte de dialogue de configuration, afin que vous puissiez définir directement le titre et les filtres.

Le Titre est facultatif — si vous le laissez vide, la feuille porte automatiquement le nom de l’événement. Les feuilles issues d’une automatisation ou du chat reçoivent elles aussi ce nom. Un intitulé supplémentaire avec le nom de l’événement ne figure plus dans le document lui-même ; le nom de la feuille apparaît déjà au-dessus de la page.

Via le raccourci dans l’en-tête : en haut de l’événement — visible sur chaque onglet, pas seulement dans Documents — vous trouvez le bouton Créer un Function Sheet. Si vous cliquez sur la petite flèche à côté, le menu déroulant Créer à partir d'un modèle s’ouvre avec tous les modèles d’options d’affichage enregistrés (voir la section Enregistrer les options d’affichage comme modèle plus bas). Si vous choisissez un modèle, la nouvelle feuille est créée directement avec ses options d’affichage ; les filtres restent sur leurs valeurs par défaut et peuvent ensuite être ajustés dans la boîte de dialogue de configuration.

La feuille apparaît ensuite dans la liste des documents et peut être rouverte à tout moment.

Configurer le Function Sheet

Avec le bouton Configurer (icône de crayon dans l’en-tête), vous ouvrez la boîte de dialogue Configurer le Function Sheet. Deux zones y sont disponibles.

Filtres — détermine quelles données apparaissent :

• Intervenants — filtre par groupes d’intervenants
• Missions — n’affiche que les services des missions sélectionnées
• Déroulés — limite le déroulé à certains plans
• Catégories de produits — masque des catégories dans la vue d’ensemble des réservations. Aucune sélection = toutes les catégories sont visibles
• Échelle d’impression — réduit la taille de la police et des lignes pour l’impression et le PDF (60–100 %). La limite de page dans l’éditeur utilise la même valeur

Si vous laissez un filtre vide, toutes les entrées existantes sont affichées. Avec Tout ajouter ou Tout retirer, vous remplissez rapidement la sélection.

Options d’affichage — des cases à cocher déterminent ce qui est visible dans le document :

• Inclure le plan de salle — insère le plan de salle du lieu (s’il est renseigné)
• Afficher la description des produits — affiche la colonne de description pour chaque ligne de réservation
• Afficher les prix des produits — affiche le prix unitaire, le sous-total et le total. L’affichage en HT ou en TTC dépend de la base de prix de votre workspace (Paramètres → Documents financiers → Saisir les prix en) — le même réglage que celui utilisé pour le calcul de vos devis et factures. Les colonnes s’intitulent en conséquence PV HT et Total HT, ou PV TTC et Total TTC.
• Afficher prévu / réel — ajoute, à côté de la quantité réservée, une colonne «réel» vide, qui peut être remplie à la main sur place
• Afficher l’heure de réservation — affiche les plages horaires pour chaque ligne de réservation
• Afficher les composants du pack sur des lignes distinctes — activé par défaut : les composants d’un pack réservé figurent en plus sur des lignes distinctes dans leur catégorie (Plats, Boissons …). Lorsque l’option est désactivée, ils n’apparaissent plus que dans la ligne « contient » sous le pack – pratique lorsqu’un pack a sa propre catégorie et doit apparaître comme un seul bloc. Si le pack lui-même ne figure pas sur la feuille (sélection de catégories), son composant reste malgré tout présent sous forme de ligne.
• Lignes dans l’ordre de réservation plutôt que par catégories — désactivé par défaut : les réservations sont regroupées par catégorie de produits, chaque catégorie ayant son propre intitulé et son sous-total. Lorsque l’option est activée, une liste continue s’affiche à la place, dans l’ordre dans lequel vous avez réservé les lignes — un pack d’abord, ses composants juste en dessous. C’est l’option à utiliser pour les menus : la succession des plats reste telle que vous l’avez composée, au lieu d’être répartie entre entrées, accompagnements et dessert. Les intitulés de catégorie et les sous-totaux disparaissent alors, le total est conservé.

Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les réglages. La feuille est mise à jour immédiatement.

Enregistrer les options d’affichage comme modèle

Vous utilisez toujours les mêmes options d’affichage pour certains types d’événements (par ex. toujours avec prévu/réel et heure de réservation, mais sans prix) ? Dans la boîte de dialogue de configuration, la section Modèles se trouve sous les options d’affichage.

Enregistrer comme modèle :

1. Réglez les options d’affichage souhaitées (Inclure le plan de salle, Afficher la description des produits, Afficher les prix des produits, Afficher prévu / réel, Afficher l’heure de réservation, Afficher les composants du pack sur des lignes distinctes, Lignes dans l’ordre de réservation plutôt que par catégories).
2. Cliquez sur Enregistrer comme modèle.
3. Saisissez un Nom et, si vous le souhaitez, une Description (facultatif).
4. Cliquez sur Enregistrer.

Un modèle mémorise exclusivement ces sept cases à cocher d’options d’affichage — les filtres (Intervenants, Missions, Déroulés, Catégories de produits) et le titre ne sont pas enregistrés avec le modèle.

Appliquer un modèle : dans le menu déroulant Appliquer un modèle …, sélectionnez un modèle enregistré. Les options d’affichage de la feuille actuelle sont appliquées immédiatement — cliquez ensuite sur Enregistrer pour que la modification soit prise en compte dans la feuille.

Gérer les modèles : cliquez sur Gérer les modèles pour voir tous les modèles enregistrés dans une liste. Vous pouvez y :

• modifier le nom directement dans le champ de texte et le confirmer avec Renommer
• supprimer un modèle via l’icône de corbeille — un second clic sur Vraiment supprimer ? confirme définitivement

Les modèles enregistrés sont aussi disponibles lors de la création d’une nouvelle feuille, via le menu déroulant Créer à partir d'un modèle (voir la section Créer un Function Sheet plus haut).

Structure du Function Sheet

Le document généré se compose des sections suivantes :

Infos événement — nom de l’événement, date (avec le jour de la semaine, par ex. « vendredi 19.06.2026 ») et heure sur une ligne distincte en dessous (par ex. « 12:00 – 14:00 »), nombre d’invités, organisateur, responsable et contact, ainsi que lieu et remarques.

La ligne Lieu affiche l’adresse de l’événement — c’est-à-dire l’adresse de livraison. Elle provient de la même source que sur le devis : du lieu associé, à défaut de l’adresse que vous avez renseignée directement dans l’événement. Elle est volontairement séparée de la ligne Adresse du client, car l’adresse de facturation et l’adresse de livraison ne sont souvent pas identiques. Si aucune adresse n’est renseignée, la ligne est omise.

La ligne Numéro de débiteur affiche le numéro de débiteur du client. Si le client de l’événement est une personne qui n’a pas de numéro de débiteur propre, mais qui est rattachée à une entreprise via Entreprise associée, c’est le numéro de cette entreprise qui s’affiche ici. Un numéro propre à la personne a toujours la priorité. Si aucun numéro n’est renseigné, ni pour la personne ni pour l’entreprise, la ligne est omise. Les feuilles déjà générées affichent le numéro après Régénérer.

Intervenants — tableau avec le nom, le Téléphone et l’e-mail de tous les intervenants des groupes sélectionnés. Cette section est entièrement omise si aucun intervenant n’est assigné.

Pour chaque numéro de téléphone sur la feuille — pour le contact, pour l’interlocuteur sur place et dans le tableau des intervenants — la règle est la suivante : si seul un numéro de mobile est renseigné pour le contact, c’est celui-ci qui figure sur la feuille. Si le téléphone et le mobile sont différents, les deux figurent côte à côte (« 0662 … / 0664 … ») ; s’il s’agit du même numéro, il n’apparaît qu’une fois. Vous n’avez donc pas besoin de saisir en plus un numéro de mobile dans le champ Téléphone.

Le Déroulé, les Services et les Réservations figurent en revanche toujours dans la feuille — si l’une de ces trois sections est vide, elle affiche une courte ligne telle que « Aucun point au déroulé. ». Cela permet de distinguer clairement une section sans entrées d’une section manquante par erreur.

Déroulé — vue d’ensemble chronologique des points du déroulé avec lieu, heure et intervenants.

Services — toutes les affectations de service avec nom, fonction, date et heure.

Réservations — toutes les lignes réservées, regroupées par catégorie de produits. Les lignes sans article de l’inventaire (saisies via « Ajouter une ligne ») y figurent aussi, de même que les composants d’un pack réservé — chacun dans sa propre catégorie et sans montant propre, car leur prix est inclus dans le pack. Sous la ligne du pack figure en plus une courte liste (« contient : 30 pcs Chicken Nuggets · 10 pcs Limonade ») ; elle est purement informative, la quantité à produire figurant dans la ligne de la catégorie. Si vous souhaitez que les composants n’apparaissent que sous le pack, désactivez Afficher les composants du pack sur des lignes distinctes dans les options d’affichage — les lignes distinctes dans Plats, Boissons, etc. disparaissent alors. Les catégories sont classées dans l’ordre que vous avez défini sous Inventaire → Catégories ; au sein d’une catégorie, les lignes apparaissent comme dans le document. Chaque catégorie commence par une ligne d’intitulé en gras. La quantité est la même que dans l’onglet Réservations : un produit facturé par invité figure sur la feuille avec la quantité extrapolée (quantité 1 pour 125 invités donne 125) — même si aucun devis ni aucune facture n’existe encore pour la ligne. Lorsque Afficher prévu / réel est activé, une colonne «réel» vide apparaît à côté de la quantité réservée. Lorsque Afficher les prix des produits est activé, le prix unitaire, le sous-total et le total sont indiqués — dans la base de prix de votre workspace, reconnaissable à l’intitulé des colonnes (PV HT / Total HT ou PV TTC / Total TTC).

Le prix unitaire multiplié par la quantité donne toujours exactement le montant de la colonne de total. C’est la raison de ces intitulés : si l’on calcule en HT avec un prix unitaire arrondi en TTC, il manque un centime selon le taux de TVA — 9 pièces à 4,50 € feraient 40,50 €, alors que le montant calculé exactement est de 40,49 €. Les deux chiffres sont justes en eux-mêmes, ils n’ont simplement pas leur place sur la même ligne. C’est pourquoi la feuille affiche les deux colonnes sur la même page.

Les quantités des composants d’un pack découlent de la ligne du pack : si vous modifiez dans le document la quantité ou le nombre de personnes du pack, les composants sont recalculés. La quantité d’une ligne de composant correspond alors à la quantité totale pour cet événement (par ex. 25 portions pour 50 invités), et non à la quantité par invité. Il se passe la même chose lorsque vous modifiez le nombre d’invités de l’événement et que vous faites recalculer les documents. Les composants modifiés à la main, retirés ou remplacés restent tels quels ; seuls les composants inchangés sont recalculés.

Remplacer un composant uniquement pour cet événement (par exemple le plat de viande d’un menu par un autre plat) : dans l’onglet Réservations, ouvrez la vue Lignes, dépliez le pack et cliquez sur Modifier la ligne sur la ligne du composant. Choisissez-y l’autre produit et enregistrez ; pour retirer un composant dont vous ne voulez plus, utilisez Retirer la ligne. Le Function Sheet affiche ensuite le nouveau plat — sur une ligne distincte dans sa catégorie et dans la liste « contient » sous le pack. Le remplacement est conservé si vous ne modifiez que la note, le fournisseur ou la catégorie sur la ligne du pack dans l’onglet Réservations — et il l’est aussi si vous modifiez dans le document la quantité ou le nombre de personnes du pack. Si vous remplacez un plat avec recette par un autre, ses ingrédients sont remplacés par ceux du nouveau plat. Si vous voulez en plus être sûr que la cuisine voit l’information, saisissez-la via Ajouter une note sur la ligne du pack — la note figure dans le Function Sheet dans la colonne « Note » et n’est jamais écrasée.

Plan de salle — image du plan de salle du lieu, s’il existe et s’il est activé.

Modifier l’ordre des lignes

Les réservations figurent dans la feuille regroupées par catégorie. Si l’ordre de réservation doit s’appliquer à la place — typique pour un menu dont la succession des plats serait sinon répartie sur plusieurs catégories —, activez Lignes dans l’ordre de réservation plutôt que par catégories dans les options d’affichage. Après l’enregistrement, vous confirmez la régénération afin que le tableau reflète la nouvelle structure.

Si vous avez besoin d’un autre ordre — par exemple toutes les lignes d’une réunion ou d’un lieu les unes sous les autres, au-delà des catégories —, vous pouvez aussi déplacer vous-même des lignes individuelles :

• Glisser-déposer : passez la souris sur le tableau. Une fine poignée apparaît à gauche de chaque ligne. Faites-la glisser vers le haut ou vers le bas ; un trait indique où la ligne sera déposée.
• Pas à pas : passez sur la poignée d’une ligne. Dans la barre qui s’affiche, les flèches Monter et Descendre déplacent la ligne d’une position à chaque fois.

Les lignes d’en-tête restent en haut et ne peuvent pas être déplacées.

Important : l’ordre appartient au document, pas aux données de réservation. Un clic sur Régénérer reconstruit la feuille à partir des données actuelles de l’événement — votre tri manuel est alors perdu, tout comme le texte modifié à la main. Le mieux est donc de trier une fois que les réservations sont définitives.

Rédiger et enregistrer vos propres textes

Le Function Sheet est un véritable document : vous pouvez écrire n’importe où, ajouter des lignes, adapter les tableaux et mettre en forme.

Vos saisies sont enregistrées automatiquement pendant que vous travaillez. En haut à droite, à côté du bouton Enregistrer, vous voyez à tout moment l’état :

• Non enregistré — vous venez de modifier quelque chose, la sauvegarde va démarrer.
• Enregistrement … — la modification est en cours de transmission.
• Enregistré automatiquement — tout est sauvegardé.

Si vous quittez le Function Sheet via le lien de retour, les modifications en attente sont encore prises en compte. Si vous fermez l’onglet ou rechargez la page alors qu’une modification est encore en attente, le navigateur vous demande confirmation. Avec Enregistrer, vous pouvez sauvegarder l’état à tout moment vous-même, par exemple avant de partager ou d’imprimer le Function Sheet.

Si deux personnes travaillent en même temps sur le même Function Sheet, la dernière saisie ne l’emporte pas : la personne qui enregistre en dernier reçoit l’indication Modifié ailleurs et recharge l’état actuel.

Actualiser les données

Le Function Sheet est volontairement un instantané : il est généré une fois à partir des données de l’événement, puis il vous appartient. Vos notes, tris et mises en forme sont conservés, même si l’événement évolue. Rien n’est mis à jour dans votre dos.

Indication « Source modifiée ». Pour que vous n’ayez pas à suivre les changements vous-même, le Function Sheet vous prévient dès que les données à l’origine d’une section ont changé depuis sa génération. Un bandeau jaune apparaît alors au-dessus de la feuille et nomme les sections concernées, par exemple « Réservations » ou « Services, Réservations ». Vous voyez ainsi immédiatement où vous devez vérifier.

Cas typique : vous facturez deux trajets aller, puis le client décide finalement de rapporter le matériel lui-même, alors que le devis et le Function Sheet sont déjà rédigés depuis longtemps. La ligne change dans l’événement, et le Function Sheet le signale précisément.

L’indication n’apparaît que dans votre vue interne. Elle ne figure ni sur l’impression, ni dans le PDF, ni dans le lien partagé : la feuille y reste un document de travail propre.

Mettre à jour : cliquez sur Régénérer, dans le bandeau ou dans l’en-tête. Le Function Sheet est reconstruit à partir des données actuelles de l’événement, et l’indication disparaît. Attention : le texte modifié manuellement et votre tri manuel sont alors perdus ; une confirmation vous est demandée au préalable.

Tant que vous ne régénérez pas, la feuille reste exactement telle qu’elle est : l’indication n’est qu’une indication, pas une modification.

Pour les Function Sheets générés avant l’introduction de cette indication, la base de comparaison manque. Ils n’affichent donc pas de bandeau dans un premier temps ; avec le prochain Régénérer, ils en bénéficient.

Imprimer

Le Function Sheet est optimisé pour l’impression et sort en A4 portrait avec une marge fixe, quels que soient les réglages de la boîte de dialogue d’impression. Ouvrez la boîte de dialogue d’impression du navigateur (raccourci clavier Ctrl+P / Cmd+P) ou cliquez en haut sur Imprimer / PDF ; dans la boîte de dialogue d’impression, vous choisissez votre imprimante ou « Enregistrer au format PDF ».

Pour que vous voyiez dès la modification ce qui tient sur la feuille, l’éditeur a la largeur d’une feuille A4 et affiche une fine ligne rouge à l’endroit où la page se termine. Si votre contenu s’arrête avant la ligne, il tient sur une page.

Lorsqu’un Function Sheet s’étend sur plusieurs pages, les en-têtes de colonnes des tableaux sont répétés sur chaque page suivante, les lignes ne sont pas coupées en plein saut de page, et le numéro de page figure en bas à droite de chaque page (par ex. « Page 1 sur 2 »).

Partager avec des partenaires externes

Le Function Sheet peut être transmis sans mot de passe à des partenaires externes (par ex. la cuisine, la direction du service), sans qu’ils aient besoin d’un compte Univents.

1. Cliquez sur Partager dans l’en-tête.
2. Facultatif : indiquez sous Expire le une date et une heure à partir desquelles le lien ne doit plus être valide. Laissez vide pour un accès illimité.
3. Cliquez sur Générer un lien.
4. Copiez le lien généré avec l’icône de copie et envoyez-le à la personne souhaitée.

Les destinataires voient le Function Sheet en mode lecture seule, sans possibilité de modification. Sous Liens actifs, vous voyez tous les liens générés jusqu’ici. Avec l’icône de corbeille, un lien peut être révoqué immédiatement.

Questions fréquentes

Le Function Sheet affiche moins de lignes que prévu. Vérifiez dans la configuration si des catégories sont décochées sous Catégories de produits. Aucune sélection = toutes les catégories sont visibles. Si des lignes réservées après la génération du Function Sheet manquent, Régénérer vous aide.

La colonne « réel » est absente. Ouvrez Configurer et cochez la case Afficher prévu / réel.

Les composants d’un pack apparaissent en double sur la feuille, comme lignes distinctes et sous « contient ». Désactivez dans les paramètres du Function Sheet l’option Afficher les composants du pack sous forme de lignes distinctes ; seule la ligne « contient » reste alors sous le pack. Après l’enregistrement, confirmez la régénération pour que le tableau reflète le nouvel état.

Le plan de salle n’apparaît pas. Le Function Sheet n’affiche le plan de salle que si un plan de salle est enregistré pour le lieu et que l’option Inclure le plan de salle est activée dans la boîte de dialogue de configuration.

Les lignes réservées sont obsolètes. Cliquez sur Régénérer : le Function Sheet récupère alors à nouveau toutes les données de réservation actuelles de l’événement. Le bandeau Source modifiée au-dessus de la feuille vous indique si quelque chose a changé (voir Actualiser les données).

Le bandeau « Source modifiée » ne disparaît pas. Il ne disparaît qu’avec Régénérer : tant que le Function Sheet affiche l’ancien état, l’indication reste. C’est voulu : elle décrit une différence, pas un événement lu.

Je n’ai modifié qu’un détail et je reçois quand même l’indication. Le bandeau signale chaque modification de fond concernant les intervenants, le déroulé, les services, les réservations ou les données des invités, y compris un numéro de téléphone ou une note modifiés. En revanche, un simple fait d’ouvrir et d’enregistrer sans modification ne le déclenche pas, pas plus que le simple réordonnancement d’entrées identiques.

La liste déroulante « Appliquer un modèle … » affiche « Aucun modèle disponible ». Aucun modèle n’a encore été enregistré. Ouvrez un Function Sheet, réglez les options d’affichage souhaitées et cliquez, dans la section Modèles, sur Enregistrer comme modèle.

Je souhaite supprimer le Function Sheet. Cliquez sur l’icône de corbeille dans l’en-tête. La boîte de dialogue de confirmation Supprimer le Function Sheet vous demande une dernière confirmation : le Function Sheet n’est définitivement supprimé qu’après un clic sur Supprimer.