Criar e utilizar o Function Sheet

O Function Sheet é o resumo central de passagem de informação de um evento: colaboradores, programa, turnos e todos os produtos reservados numa só página — ideal para a cozinha, o serviço e a direção do evento.

No vídeo, é possível ver como se cria um Function Sheet, como se ajusta através de filtros e opções de visualização e como se partilha por link com a equipa e os parceiros.

Video abspielen2:25

Os passos individuais também estão descritos abaixo, para consulta em texto.

Criar um Function Sheet

O Function Sheet é criado diretamente no evento — de duas formas.

Através da lista de documentos:

1. Abrir o evento pretendido e mudar para o separador Documentos.
2. Clicar em Novo documento e escolher o cartão Criar Function Sheet.
3. O sistema cria de imediato um novo Function Sheet e abre automaticamente a caixa de diálogo de configuração, para definir logo o título e os filtros.

O Título é opcional — se ficar vazio, o Function Sheet recebe automaticamente o nome do evento. Também os Function Sheets criados a partir de uma automatização ou do chat recebem este nome. Já não existe, no próprio documento, um título adicional com o nome do evento; o nome da folha já aparece acima do papel.

Através do acesso rápido no cabeçalho: no topo do evento — visível em todos os separadores, não só em Documentos — encontra-se o botão Criar Function Sheet. Ao clicar na pequena seta ao lado, abre-se a lista pendente Criar a partir de modelo, com todos os modelos de opções de visualização guardados (ver a secção Guardar opções de visualização como modelo mais abaixo). Ao escolher um modelo, o novo Function Sheet é criado diretamente com as respetivas opções de visualização; os filtros ficam no valor predefinido e podem ser ajustados depois na caixa de diálogo de configuração.

O Function Sheet aparece em seguida na lista de documentos e pode ser aberto de novo a qualquer momento.

Configurar o Function Sheet

O botão Configurar (ícone de lápis na linha de cabeçalho) abre a caixa de diálogo Configurar Function Sheet. Esta tem duas áreas.

Filtro — controla que registos aparecem:

• Colaboradores — filtra por grupos de colaboradores
• Trabalhos — mostra apenas turnos dos trabalhos selecionados
• Programas — limita o programa a determinados planos
• Categorias de produtos — oculta categorias do resumo de reservas. Sem seleção = todas as categorias visíveis
• Escala de impressão — reduz o tamanho do texto e das linhas para impressão e PDF (60–100 %). O limite de página no editor usa o mesmo valor

Se um filtro ficar vazio, são apresentadas todas as entradas existentes. Com Adicionar tudo ou Remover todos é possível preencher a seleção rapidamente.

Opções de visualização — caixas de seleção controlam o que fica visível no documento:

• Incluir planta da sala — insere a planta do espaço (se estiver registada)
• Mostrar descrição do produto — mostra a coluna de descrição em cada linha de reserva
• Mostrar preços dos produtos — apresenta preço unitário, subtotal e total geral. A apresentação sem IVA ou com IVA depende da base de preços do workspace (Definições → Documentos financeiros → Introduzir preços como) — a mesma definição usada nos orçamentos e nas faturas. As colunas chamam-se, em conformidade, PV sem IVA e Total sem IVA ou PV com IVA e Total com IVA.
• Mostrar previsto / real — junta, ao lado da quantidade reservada, uma coluna «Real» vazia, que pode ser preenchida à mão no local
• Mostrar hora da reserva — mostra o intervalo horário de cada linha de reserva
• Mostrar componentes do pacote em linhas próprias — ativo por predefinição: os componentes de um pacote reservado aparecem também como linhas próprias na respetiva categoria (comida, bebidas …). Desativado, aparecem apenas na linha «contém» por baixo do pacote – útil quando um pacote tem uma categoria própria e deve surgir como um único bloco. Se o próprio pacote não constar da folha (seleção de categorias), o respetivo componente continua a aparecer como linha.
• Linhas pela ordem de reserva em vez de por categorias — desativado por predefinição: as reservas aparecem agrupadas por categoria de produtos, cada categoria com título e subtotal próprios. Ativado, aparece em vez disso uma lista contínua, pela ordem em que as linhas foram reservadas — primeiro um pacote, logo a seguir os seus componentes. É a opção indicada para menus: a sequência dos pratos mantém-se como foi composta, em vez de ficar dividida por entradas, acompanhamentos e sobremesa. Os títulos de categoria e os subtotais deixam de existir, o total geral mantém-se.

Clicar em Guardar para aplicar as definições. O Function Sheet é atualizado de imediato.

Guardar opções de visualização como modelo

Para determinados tipos de evento usam-se sempre as mesmas opções de visualização (por exemplo, sempre com previsto/real e hora da reserva, mas sem preços)? Na caixa de diálogo de configuração, por baixo das opções de visualização, existe a secção Modelos.

Guardar como modelo:

1. Definir as opções de visualização pretendidas (Incluir planta da sala, Mostrar descrição do produto, Mostrar preços dos produtos, Mostrar previsto / real, Mostrar hora da reserva, Mostrar componentes do pacote em linhas próprias, Linhas pela ordem de reserva em vez de por categorias).
2. Clicar em Guardar como modelo.
3. Atribuir um Nome e, opcionalmente, uma Descrição (opcional).
4. Clicar em Guardar.

Um modelo memoriza exclusivamente estas sete caixas de seleção das opções de visualização — os filtros (Colaboradores, Trabalhos, Programas, Categorias de produtos) e o título não são guardados.

Aplicar modelo: escolher um modelo guardado na lista pendente Aplicar modelo …. As opções de visualização do Function Sheet atual são aplicadas de imediato — depois, clicar em Guardar para que a alteração fique registada no Function Sheet.

Gerir modelos: clicar em Gerir modelos para ver todos os modelos guardados numa lista. Aí é possível:

• alterar o nome diretamente no campo de texto e confirmar com Renomear
• eliminar um modelo através do ícone do caixote do lixo — um segundo clique em Eliminar mesmo? confirma a eliminação definitiva

Os modelos guardados também estão disponíveis ao criar um novo Function Sheet, através da lista pendente Criar a partir de modelo (ver a secção Criar um Function Sheet mais acima).

Estrutura do Function Sheet

O documento gerado divide-se nas seguintes secções:

Informações do evento — nome do evento, data (com o dia da semana, p. ex. «sexta-feira, 19.06.2026») e hora numa linha própria por baixo (p. ex. «12:00 – 14:00»), número de convidados, organizador, responsável e contacto, bem como local e observações.

A linha Local mostra a morada do evento — ou seja, a morada para onde se entrega. Provém da mesma origem que no orçamento: do espaço associado ou, na falta deste, da morada registada diretamente no evento. Aparece propositadamente separada da linha Morada do cliente, pois a morada de faturação e a de entrega muitas vezes não são a mesma. Se não houver nenhuma morada registada, a linha é omitida.

A linha Número de devedor mostra o número de devedor do cliente. Se o cliente do evento for uma pessoa sem número de devedor próprio, mas associada a uma empresa através de Empresa associada, aparece aqui o número dessa empresa. Um número próprio da pessoa tem sempre prioridade. Se não houver número registado nem na pessoa nem na empresa, a linha é omitida. Os Function Sheets já criados passam a mostrar o número após Gerar novamente.

Colaboradores — tabela com nome, telefone e e-mail de todos os colaboradores dos grupos selecionados. Esta secção é omitida por completo se não houver colaboradores atribuídos.

Para todos os números de telefone da folha — no contacto, na pessoa de contacto no local e na tabela de colaboradores — aplica-se o seguinte: se no contacto só estiver registado um número de telemóvel, é este que aparece na folha. Se o telefone e o telemóvel forem diferentes, aparecem ambos lado a lado («0662 … / 0664 …»); se for o mesmo número, aparece só uma vez. Não é, por isso, necessário introduzir adicionalmente um número de telemóvel no campo Telefone.

Programa, Turnos e Reservas, por sua vez, constam sempre do Function Sheet — se não existir nada para uma das três, a secção mostra uma linha curta como «Sem pontos do programa.». Assim, uma secção sem entradas distingue-se claramente de uma secção em falta por engano.

Programa — resumo estruturado no tempo dos pontos do programa, com local, hora e colaboradores.

Turnos — todas as atribuições de turnos com nome, função, data e hora.

Reservas — todas as linhas reservadas, agrupadas por categoria de produtos. Também as linhas sem artigo do inventário (registadas através de «Adicionar linha») constam da lista, tal como os componentes de um pacote reservado — cada um na sua própria categoria e sem montante próprio, porque o respetivo preço está incluído no pacote. Por baixo da linha do pacote aparece ainda uma breve listagem («contém: 30 un. Chicken Nuggets · 10 un. limonada»); é apenas informativa, a quantidade a produzir consta da linha da categoria. Para que os componentes apareçam apenas por baixo do pacote, desativar nas opções de visualização Mostrar componentes do pacote em linhas próprias — as linhas próprias em comida, bebidas, etc. deixam então de existir. As categorias aparecem pela ordem definida em Inventário → Categorias; dentro de uma categoria, as linhas aparecem tal como constam do documento. Cada categoria começa com uma linha de título a negrito. A quantidade é a mesma do separador Reservas: um produto faturado por convidado aparece na folha com a quantidade extrapolada (quantidade 1 com 125 convidados resulta em 125) — mesmo que ainda não exista orçamento ou fatura para a linha. Com Mostrar previsto / real ativo, aparece uma coluna «Real» vazia ao lado da quantidade reservada. Com Mostrar preços dos produtos ativo, são apresentados preço unitário, subtotal e total geral — na base de preços do workspace, reconhecível pelo título da coluna (PV sem IVA / Total sem IVA ou PV com IVA / Total com IVA).

O preço unitário multiplicado pela quantidade dá sempre exatamente o montante da coluna Total. É esse o motivo da designação das colunas: calculando sem IVA com um preço unitário arredondado com IVA, falta um cêntimo, consoante a taxa de imposto — 9 unidades a 4,50 € seriam 40,50 €, mas o montante calculado com exatidão é 40,49 €. Ambos os valores estão corretos, apenas não pertencem à mesma linha. Por isso, a folha mostra as duas colunas na mesma página.

As quantidades dos componentes do pacote derivam da linha do pacote: se, no documento, se alterar a quantidade ou o número de pessoas do pacote, os componentes são recalculados. A quantidade de uma linha de componente é a quantidade total para este evento (p. ex. 25 doses para 50 convidados), não a quantidade por convidado. O mesmo acontece ao alterar o número de convidados do evento e mandar recalcular os documentos. Componentes ajustados à mão, removidos ou trocados mantêm-se como estão; só os componentes não alterados são recalculados.

Trocar um componente apenas para este evento (por exemplo, o prato de carne de um menu por outro prato): no separador Reservas, abrir a vista Linhas, expandir o pacote e clicar em Editar linha na linha do componente. Escolher aí outro produto e guardar; um componente que já não seja pretendido remove-se através de Remover linha. O Function Sheet mostra depois o novo prato — como linha própria na respetiva categoria e na listagem «contém» por baixo do pacote. A troca mantém-se quando, na linha do pacote no separador Reservas, se altera apenas a nota, o fornecedor ou a categoria — e mantém-se também quando, no documento, se altera a quantidade ou o número de pessoas do pacote. Se um prato com receita for trocado por outro, os respetivos ingredientes são substituídos pelos do novo prato. Para ter ainda a certeza de que a cozinha vê o aviso, registá-lo através de Adicionar nota na linha do pacote — a nota aparece no Function Sheet na coluna «Nota» e nunca é substituída.

Planta do local — imagem da planta do espaço, se existir e estiver ativada.

Ajustar a ordem das linhas

As reservas aparecem no Function Sheet agrupadas por categoria. Se, em vez disso, deve valer a ordem de reserva — típico num menu, cuja sequência de pratos ficaria de outra forma dividida por várias categorias —, ativar nas opções de visualização Linhas pela ordem de reserva em vez de por categorias. Depois de guardar, confirma-se a nova geração, para que a tabela mostre a nova estrutura.

Se for necessária outra ordem — por exemplo, todas as linhas de uma reunião ou de um espaço seguidas, em várias categorias —, também é possível mover linhas individuais:

• Arrastar: passar o rato sobre a tabela. À esquerda de cada linha aparece uma pega estreita. Arrastá-la para cima ou para baixo; uma linha indica onde a linha vai ficar.
• Passo a passo: passar o rato sobre a pega de uma linha. Na barra apresentada, as setas Mover para cima e Mover para baixo movem a linha uma posição de cada vez.

As linhas de cabeçalho ficam no topo e não podem ser movidas.

Importante: a ordem pertence ao documento, não aos dados de reserva. Um clique em Gerar novamente reconstrói o Function Sheet a partir dos dados atuais do evento — a ordenação manual perde-se, tal como o texto alterado manualmente. O melhor é, por isso, ordenar quando as reservas estiverem definidas.

Escrever e guardar textos próprios

O Function Sheet é um documento a sério: é possível escrever em qualquer parte, acrescentar linhas, ajustar tabelas e formatar.

As alterações são guardadas automaticamente enquanto se trabalha. No canto superior direito, junto ao botão Guardar, é possível ver o estado a qualquer momento:

• Não guardado — acabou de fazer uma alteração e a cópia de segurança vai começar já.
• A guardar … — a alteração está a ser transmitida.
• Guardado automaticamente — está tudo guardado.

Ao sair do Sheet através da ligação de retrocesso, as alterações ainda pendentes são guardadas. Se fechar o separador ou recarregar a página enquanto ainda houver algo pendente, o navegador pergunta primeiro. Com Guardar, pode guardar o estado em qualquer altura — por exemplo, antes de partilhar ou imprimir o Sheet.

Quando duas pessoas trabalham em simultâneo no mesmo Sheet, não prevalece a última entrada: quem guardar depois recebe o aviso Alterado noutro local e carrega o estado atual.

Atualizar dados

O Function Sheet é, de propósito, um instantâneo: é gerado uma vez a partir dos dados do evento e passa a ser seu — as notas, ordenações e formatações mantêm-se, mesmo que algo mude no evento. Nada é atualizado nas suas costas.

Aviso «Origem alterada». Para não ter de acompanhar tudo manualmente, o Sheet avisa quando os dados por trás de uma secção mudaram desde a geração. Surge então uma faixa amarela por cima da folha, que indica pelo nome as secções afetadas — por exemplo «Reservas» ou «Turnos, Reservas». Assim, vê logo onde deve verificar.

Caso típico: são calculadas duas deslocações e, mais tarde, o cliente decide fazer ele próprio a devolução — o orçamento e o Function Sheet já estão escritos há muito tempo. A linha muda no evento e o Sheet assinala exatamente isso.

O aviso só aparece na vista interna. Na impressão, no PDF e na ligação partilhada não consta — aí a folha continua a ser um documento de trabalho limpo.

Atualizar: clique em Gerar novamente — na faixa ou no cabeçalho. O Sheet é reconstruído a partir dos dados atuais do evento e o aviso desaparece. Atenção: perdem-se o texto alterado manualmente e a ordenação manual; é pedida confirmação antes.

Enquanto não gerar novamente, a folha mantém-se exatamente como está — o aviso é apenas um aviso, não uma alteração.

Nos Sheets gerados antes da introdução deste aviso, falta a base de comparação. Por isso, inicialmente não mostram faixa; com o próximo Gerar novamente passam a tê-la.

Imprimir

O Function Sheet está otimizado para impressão e é produzido em A4 na vertical, com margem fixa — independentemente do que estiver definido na caixa de diálogo de impressão. Abra a caixa de diálogo de impressão do navegador (atalho Ctrl+P / Cmd+P) ou clique em Imprimir / PDF na parte superior — na caixa de diálogo, escolha a impressora ou «Guardar como PDF».

Para ver já durante a edição o que cabe na folha, o editor tem a largura de uma folha A4 e mostra uma linha vermelha fina onde a página termina. Se o conteúdo terminar antes da linha, cabe numa página.

Quando um Sheet ocupa várias páginas, os cabeçalhos das colunas das tabelas repetem-se em cada página seguinte, as linhas individuais não são cortadas a meio da quebra e, em baixo à direita, cada página mostra o número da página (p. ex. «Página 1 de 2»).

Partilhar com parceiros externos

O Function Sheet pode ser enviado sem palavra-passe a parceiros externos (p. ex. cozinha, direção de serviço) — sem que precisem de uma conta Univents.

1. Clique em Partilhar no cabeçalho.
2. Opcional: em Expira em, introduza uma data e uma hora a partir das quais o link deixa de ser válido. Deixe em branco para acesso ilimitado.
3. Clique em Criar link.
4. Copie o link criado com o ícone de copiar e envie-o à pessoa pretendida.

Os destinatários veem o Function Sheet em modo de leitura — sem possibilidade de edição. Em Links ativos é possível ver todos os links criados até ao momento. Com o ícone do caixote do lixo, um link pode ser revogado de imediato.

Perguntas frequentes

O Sheet mostra menos linhas do que o esperado. Verifique na configuração se há categorias desmarcadas em Categorias de produtos. Sem seleção = todas as categorias visíveis. Se faltarem linhas reservadas depois de o Sheet ter sido gerado, Gerar novamente resolve.

Falta a coluna «real». Abra Configurar e ative a caixa de seleção Mostrar previsto / real.

Os componentes de um pacote aparecem duplicados na folha – como linhas próprias e em «contém». Desative nas definições do Sheet a opção Mostrar componentes do pacote como linhas próprias; assim, fica apenas a linha «contém» por baixo do pacote. Depois de guardar, confirme a nova geração para que a tabela mostre o estado atualizado.

A planta da sala não aparece. O Sheet só mostra a planta da sala se houver uma planta da sala associada ao espaço e se a opção Incluir planta da sala estiver ativa na caixa de diálogo de configuração.

As linhas reservadas estão desatualizadas. Clique em Gerar novamente — o Sheet vai então buscar de novo ao evento todos os dados de reserva atuais. Se algo mudou, a faixa Origem alterada por cima da folha indica-o (ver Atualizar dados).

A faixa «Origem alterada» não desaparece. Só desaparece com Gerar novamente — enquanto o Sheet mostrar o estado antigo, o aviso mantém-se. É intencional: descreve uma diferença, não um evento lido.

Só mudei um pormenor e, mesmo assim, aparece o aviso. A faixa assinala qualquer alteração de conteúdo em colaboradores, programa, turnos, reservas ou dados dos convidados — mesmo um número de telefone ou uma nota alterados. Já abrir e guardar sem alterar nada não a ativa, nem a simples reordenação de entradas iguais.

A lista «Aplicar modelo …» mostra «Sem modelos disponíveis». Ainda não foi guardado nenhum modelo. Abra um Function Sheet, defina as opções de visualização pretendidas e clique em Guardar como modelo na secção Modelos.

Quero eliminar o Sheet. Clique no ícone do caixote do lixo no cabeçalho. A caixa de diálogo de confirmação Eliminar Function Sheet pede nova confirmação — só depois de clicar em Eliminar é que o Sheet é removido definitivamente.