Function Sheet aanmaken en gebruiken

Het Function Sheet is het centrale overdrachtsoverzicht voor een evenement: medewerkers, draaiboek, diensten en alle geboekte producten op één pagina — ideaal voor keuken, service en evenementleiding.

In de video zie je hoe een Function Sheet ontstaat, hoe je het via Filter en Weergaveopties op maat maakt en via een link deelt met team en partners.

Video abspielen2:25

De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.

Function Sheet aanmaken

Je maakt het Function Sheet rechtstreeks in het evenement aan — op twee manieren.

Via de documentenlijst:

1. Open het gewenste evenement en ga naar het tabblad Documenten.
2. Klik op Nieuw document en kies de tegel Function Sheet aanmaken.
3. Het systeem maakt meteen een nieuw sheet aan en opent automatisch het configuratiedialoogvenster, zodat je titel en filters direct kunt instellen.

De Titel is optioneel — laat je hem leeg, dan krijgt het sheet automatisch de naam van het evenement. Ook sheets die via een automatisering of vanuit de chat ontstaan, krijgen deze naam. Een extra kop met de evenementnaam staat niet meer in het document zelf; de naam van het blad staat al boven het papier.

Via de snelkoppeling in de kopbalk: Bovenaan het evenement — zichtbaar op elk tabblad, niet alleen in Documenten — vind je de knop Function Sheet aanmaken. Klik je op het kleine pijltje ernaast, dan opent de dropdown Aanmaken op basis van sjabloon met alle opgeslagen sjablonen voor weergaveopties (zie het onderdeel Weergaveopties opslaan als sjabloon verderop). Kies je een sjabloon, dan ontstaat het nieuwe sheet meteen met de bijbehorende weergaveopties; de filters blijven op standaard staan en kun je daarna aanpassen in het configuratiedialoogvenster.

Het sheet verschijnt daarna in de documentenlijst en kun je op elk moment opnieuw openen.

Function Sheet configureren

Via de knop Configureren (potloodpictogram in de kopregel) open je het dialoogvenster Function Sheet configureren. Daar vind je twee onderdelen.

Filter — bepaalt welke gegevens verschijnen:

• Medewerkers — filtert op groepen medewerkers
• Jobs — toont alleen diensten voor geselecteerde jobs
• Draaiboeken — beperkt het draaiboek tot bepaalde draaiboeken
• Productcategorieën — verbergt categorieën uit het boekingsoverzicht. Geen selectie = alle categorieën zichtbaar
• Afdrukschaal — verkleint lettergrootte en regels voor afdrukken en PDF (60–100 %). De paginagrens in de editor rekent met dezelfde waarde

Laat je een filter leeg, dan worden alle bestaande items getoond. Met Alles toevoegen of Alles verwijderen vul of leeg je de selectie snel.

Weergaveopties — selectievakjes bepalen wat in het document zichtbaar is:

• Zaalplan opnemen — voegt het zaalplan van de locatie in (indien aanwezig)
• Productbeschrijving tonen — toont de beschrijvingskolom per boekingsregel
• Productprijzen tonen — toont eenheidsprijs, subtotaal en totaal. Of netto of bruto wordt getoond, hangt af van de prijsbasis van je workspace (Instellingen → Financiële documenten → Prijzen invoeren als) — dezelfde instelling waarmee ook je offertes en facturen rekenen. De kolommen heten dienovereenkomstig Verkoopprijs netto en Totaal netto resp. Verkoopprijs bruto en Totaal bruto.
• Gepland / werkelijk tonen — voegt naast het geboekte aantal een lege kolom „Werkelijk” toe, die ter plaatse met de hand kan worden ingevuld
• Boekingstijd tonen — toont tijdvensters per boekingsregel
• Pakketonderdelen als aparte regels tonen — standaard aan: de onderdelen van een geboekt pakket staan aanvullend als aparte regels in hun categorie (Eten, Dranken …). Staat de optie uit, dan staan ze alleen nog in de regel „bevat:” onder het pakket – handig als een pakket een eigen categorie heeft en als één blok moet verschijnen. Staat het pakket zelf niet op het blad (categorieselectie), dan blijft het onderdeel toch als regel staan.
• Regels in boekingsvolgorde in plaats van per categorie — standaard uit: de boekingen staan gegroepeerd per productcategorie, elke categorie met een eigen kop en subtotaal. Staat de optie aan, dan zie je in plaats daarvan één doorlopende lijst in de volgorde waarin je de regels hebt geboekt — eerst een pakket, direct daaronder de onderdelen. Dit is de schakelaar voor menu’s: de gangenvolgorde blijft zoals je die hebt samengesteld, in plaats van te worden verdeeld over voorgerechten, bijgerechten en dessert. Categoriekoppen en subtotalen vervallen dan; het totaal blijft.

Klik op Opslaan om de instellingen over te nemen. Het sheet wordt meteen bijgewerkt.

Weergaveopties opslaan als sjabloon

Gebruik je voor bepaalde soorten evenementen steeds dezelfde weergaveopties (bijv. altijd met gepland/werkelijk en boekingstijd, maar zonder prijzen)? In het configuratiedialoogvenster vind je onder de weergaveopties het onderdeel Sjablonen.

Opslaan als sjabloon:

1. Stel de gewenste weergaveopties in (Zaalplan opnemen, Productbeschrijving tonen, Productprijzen tonen, Gepland / werkelijk tonen, Boekingstijd tonen, Pakketonderdelen als aparte regels tonen, Regels in boekingsvolgorde in plaats van per categorie).
2. Klik op Opslaan als sjabloon.
3. Geef een Naam en eventueel een Beschrijving (optioneel) op.
4. Klik op Opslaan.

Een sjabloon onthoudt uitsluitend deze zeven selectievakjes voor weergaveopties — filters (medewerkers, jobs, draaiboeken, productcategorieën) en de titel worden niet mee opgeslagen.

Sjabloon toepassen: Kies in de dropdown Sjabloon toepassen … een opgeslagen sjabloon. De weergaveopties van het huidige sheet worden meteen overgenomen — klik daarna op Opslaan zodat de wijziging in het sheet wordt doorgevoerd.

Sjablonen beheren: Klik op Sjablonen beheren om alle opgeslagen sjablonen in een lijst te zien. Daar kun je:

• de naam rechtstreeks in het tekstveld wijzigen en bevestigen met Hernoemen
• een sjabloon verwijderen via het prullenbakpictogram — een tweede klik op Echt verwijderen? bevestigt definitief

Opgeslagen sjablonen zijn ook beschikbaar bij het aanmaken van een nieuw sheet via de dropdown Aanmaken op basis van sjabloon (zie het onderdeel Function Sheet aanmaken hierboven).

Opbouw van het Function Sheet

Het gegenereerde document is opgebouwd uit de volgende secties:

Evenementinfo — evenementnaam, datum (met weekdag, bijv. „vrijdag 19-06-2026”) en tijd op een aparte regel daaronder (bijv. „12:00 – 14:00 uur”), aantal gasten, organisator, verantwoordelijke en contact, plus locatie en opmerkingen.

De regel Locatie toont het adres van het evenement — dus het adres waar wordt geleverd. Het komt uit dezelfde bron als op de offerte: uit de gekoppelde locatie, anders uit het adres dat je direct bij het evenement hebt ingevuld. Het staat bewust los van de regel Klantadres, want factuur- en afleveradres zijn vaak niet hetzelfde. Is er geen adres ingevuld, dan vervalt de regel.

De regel Debiteurennummer toont het debiteurennummer van de klant. Is de klant van het evenement een persoon zonder eigen debiteurennummer, maar is die persoon via Gekoppeld bedrijf aan een bedrijf gekoppeld, dan staat hier het nummer van dat bedrijf. Een eigen nummer van de persoon heeft altijd voorrang. Is noch bij de persoon noch bij het bedrijf een nummer ingevuld, dan vervalt de regel. Bestaande sheets tonen het nummer na Opnieuw genereren.

Medewerkers — tabel met naam, telefoon en e-mail van alle medewerkers uit de gekozen groepen. Deze sectie vervalt volledig als er geen medewerkers zijn toegewezen.

Voor elk telefoonnummer op het blad — bij het contact, bij de contactpersoon ter plaatse en in de tabel met medewerkers — geldt: is bij het contact alleen een mobiel nummer ingevuld, dan staat dat op het blad. Zijn telefoon en mobiel verschillend, dan staan beide naast elkaar („0662 … / 0664 …”); is het hetzelfde nummer, dan staat het er maar één keer. Je hoeft een mobiel nummer dus niet ook nog in het veld Telefoon in te vullen.

Draaiboek, Diensten en Boekingen staan daarentegen altijd in het sheet — is er voor een van de drie niets, dan toont de sectie een korte regel zoals „Geen draaiboekitems aanwezig.” Zo is een sectie zonder items duidelijk te onderscheiden van een sectie die per ongeluk ontbreekt.

Draaiboek — chronologisch gestructureerd overzicht van de draaiboekitems met locatie, tijd en medewerkers.

Diensten — alle diensttoewijzingen met naam, functie, datum en tijd.

Boekingen — alle geboekte regels, gegroepeerd per productcategorie. Ook regels zonder artikel uit de inventaris (vastgelegd via „Regel toevoegen”) staan erin, evenals de onderdelen van een geboekt pakket — telkens in hun eigen categorie en zonder eigen bedrag, omdat hun prijs in het pakket zit. Onder de pakketregel staat bovendien een korte opsomming („bevat: 30 stuks kipnuggets · 10 stuks limonade”); die is puur informatief, het aantal om te produceren staat in de categorieregel. Wil je dat de onderdelen alleen onder het pakket staan, schakel dan in de weergaveopties Pakketonderdelen als aparte regels tonen uit — dan vervallen de aparte regels in Eten, Dranken enzovoort. De categorieën staan in de volgorde die je onder Inventaris → Categorieën hebt ingesteld; binnen een categorie staan de regels zoals ze in het document staan. Elke categorie begint met een vetgedrukte kopregel. Het aantal is hetzelfde als in het tabblad Boekingen: een product dat per gast wordt gefactureerd, staat met het omgerekende aantal op het blad (aantal 1 bij 125 gasten geeft 125) — ook als er voor de regel nog geen offerte of factuur bestaat. Als Gepland / werkelijk tonen actief is, verschijnt naast het geboekte aantal een lege kolom „Werkelijk”. Als Productprijzen tonen actief is, worden eenheidsprijs, subtotaal en totaal getoond — in de prijsbasis van je workspace, herkenbaar aan het kolomkopje (Verkoopprijs netto / Totaal netto resp. Verkoopprijs bruto / Totaal bruto).

Eenheidsprijs maal aantal levert daarbij altijd precies het bedrag in de totaalkolom op. Dat is de reden voor de benaming: als je netto rekent met een bruto afgeronde eenheidsprijs, ontbreekt afhankelijk van het btw-tarief een cent — 9 stuks à € 4,50 zouden € 40,50 zijn, het exact berekende bedrag is echter € 40,49. Beide getallen kloppen op zich, ze horen alleen niet op dezelfde regel. Daarom toont het blad beide kolommen op dezelfde pagina.

De aantallen van de pakketonderdelen zijn afgeleid van de pakketregel: wijzig je in het document het aantal of het aantal personen van het pakket, dan worden de onderdelen opnieuw berekend. Het aantal van een onderdeelregel is daarbij het totaalaantal voor dit evenement (bijv. 25 porties bij 50 gasten), niet het aantal per gast. Hetzelfde gebeurt als je het aantal gasten van het evenement wijzigt en de documenten daarbij opnieuw laat berekenen. Handmatig aangepaste, verwijderde of vervangen onderdelen blijven zoals ze zijn; alleen ongewijzigde onderdelen worden opnieuw berekend.

Een onderdeel alleen voor dit evenement vervangen (bijvoorbeeld de vleesgang van een menu door een ander gerecht): open in het tabblad Boekingen de weergave Regels, klap het pakket open en klik bij de onderdeelregel op Regel bewerken. Kies daar het andere product en sla op; een onderdeel dat je niet meer wilt, verwijder je via Regel verwijderen. Het Function Sheet toont daarna het nieuwe gerecht — als aparte regel in zijn categorie en in de opsomming „bevat:” onder het pakket. De vervanging blijft behouden als je bij de pakketregel in het tabblad Boekingen alleen notitie, leverancier of categorie wijzigt — en ook als je in het document het aantal of het aantal personen van het pakket wijzigt. Vervang je een gerecht met recept door een ander, dan worden de ingrediënten vervangen door die van het nieuwe gerecht. Wil je er bovendien zeker van zijn dat de keuken de aanwijzing ziet, vul die dan in via Notitie toevoegen bij de pakketregel — de notitie staat in het Function Sheet in de kolom „Notitie” en wordt nooit overschreven.

Zaalplan — afbeelding van het zaalplan van de locatie, indien aanwezig en ingeschakeld.

Volgorde van de regels aanpassen

De boekingen staan gegroepeerd per categorie in het sheet. Moet in plaats daarvan de geboekte volgorde gelden — typisch bij een menu waarvan de gangenvolgorde anders over meerdere categorieën wordt verdeeld — schakel dan in de weergaveopties Regels in boekingsvolgorde in plaats van per categorie in. Na het opslaan bevestig je het opnieuw genereren, zodat de tabel de nieuwe opbouw toont.

Heb je een andere volgorde nodig — bijvoorbeeld alle regels van één meeting of locatie onder elkaar, dwars door de categorieën heen — dan kun je afzonderlijke regels ook zelf verplaatsen:

• Slepen: Beweeg de muis over de tabel. Links naast elke regel verschijnt een smalle greep. Sleep die omhoog of omlaag; een lijn toont waar de regel terechtkomt.
• Stapsgewijs: Beweeg over de greep van een regel. In de balk die verschijnt, verplaatsen de pijlen Omhoog en Omlaag de regel telkens één positie.

Kopregels blijven bovenaan staan en kunnen niet worden verplaatst.

Belangrijk: de volgorde hoort bij het document, niet bij de boekingsgegevens. Een klik op Opnieuw genereren bouwt het sheet opnieuw op uit de actuele evenementgegevens — je handmatige sortering gaat daarbij verloren, net als handmatig gewijzigde tekst. Sorteer dus bij voorkeur pas als de boekingen vaststaan.

Eigen tekst schrijven en opslaan

Het Function Sheet is een echt document: je kunt overal in schrijven, regels toevoegen, tabellen aanpassen en opmaken.

Je invoer wordt automatisch opgeslagen terwijl je werkt. Rechtsboven naast de knop Opslaan zie je altijd de huidige status:

• Niet opgeslagen: je hebt net iets gewijzigd, het opslaan start zo.
• Opslaan …: de wijziging wordt op dit moment verstuurd.
• Automatisch opgeslagen: alles is veiliggesteld.

Als je het sheet verlaat via de terug-link, worden openstaande wijzigingen nog meegenomen. Sluit je het tabblad of laad je de pagina opnieuw terwijl er nog iets openstaat, dan vraagt de browser eerst om bevestiging. Met Opslaan kun je de huidige stand altijd zelf veiligstellen, bijvoorbeeld voordat je het sheet deelt of afdrukt.

Werken twee personen tegelijk aan hetzelfde sheet, dan wint niet automatisch de laatste invoer: wie later opslaat, krijgt de melding Elders gewijzigd en laadt de actuele stand opnieuw.

Gegevens bijwerken

Het Function Sheet is bewust een momentopname: het wordt één keer opgebouwd uit de evenementgegevens en is daarna van jou. Je notities, sorteringen en opmaak blijven staan, ook als er in het evenement iets verandert. Er wordt niets achter je rug om bijgewerkt.

Melding „Bron gewijzigd”. Zodat je zelf niet hoeft bij te houden wat er verandert, geeft het sheet een signaal zodra de gegevens achter een onderdeel zijn gewijzigd sinds het aanmaken. Boven het blad verschijnt dan een gele balk met de namen van de betreffende onderdelen, bijvoorbeeld „Boekingen” of „Diensten, Boekingen”. Zo zie je meteen waar je moet kijken.

Een typisch geval: jullie rekenen twee keer voorrijkosten, maar de klant besluit later om zelf terug te brengen. De offerte en het Function Sheet zijn dan allang geschreven. De regel verandert in het evenement en het sheet wijst daar precies op.

De melding verschijnt alleen in je interne weergave. Op de afdruk, in de pdf en in de gedeelde link staat hij niet. Daar blijft het blad een nette werkversie.

Bijwerken: klik op Opnieuw genereren, in de balk of in de koptekst. Het sheet wordt dan opnieuw opgebouwd uit de actuele evenementgegevens en de melding verdwijnt. Let op: handmatig aangepaste tekst en je eigen sortering gaan hierbij verloren. Je krijgt vooraf een bevestigingsvraag.

Zolang je niet opnieuw genereert, blijft het blad precies zoals het is. De melding is alleen een melding, geen wijziging.

Bij sheets die zijn aangemaakt voordat deze melding bestond, ontbreekt de vergelijkingsbasis. Ze tonen daarom eerst geen balk; na de eerstvolgende keer Opnieuw genereren doen ze mee.

Afdrukken

Het Function Sheet is geoptimaliseerd voor afdrukken en wordt uitgevoerd als A4 staand met vaste marges, ongeacht wat er in het afdrukvenster is ingesteld. Open het afdrukvenster van je browser (sneltoets Ctrl+P / Cmd+P) of klik bovenaan op Afdrukken / PDF. In het afdrukvenster kies je je printer of „Opslaan als PDF”.

Zodat je al tijdens het bewerken ziet wat er op het blad past, is de editor even breed als een A4-blad en toont hij een dunne rode lijn waar de pagina eindigt. Eindigt je inhoud vóór de lijn, dan past hij op één pagina.

Loopt een sheet over meerdere pagina’s, dan worden de kolomkoppen van de tabellen op elke volgende pagina herhaald, worden afzonderlijke regels niet midden in een pagina-einde doorgesneden en staat rechtsonder op elke pagina het paginanummer (bijv. „Pagina 1 van 2”).

Delen met externe partners

Het Function Sheet kan zonder wachtwoord worden gedeeld met externe partners (bijv. de keuken of de leiding van de bediening), zonder dat zij een Univents-account nodig hebben.

1. Klik in de koptekst op Delen.
2. Optioneel: vul bij Verloopt een datum en tijd in vanaf wanneer de link niet meer geldig moet zijn. Laat dit leeg voor onbeperkte toegang.
3. Klik op Link aanmaken.
4. Kopieer de aangemaakte link met het kopieerpictogram en stuur hem naar de gewenste persoon.

Ontvangers zien het Function Sheet in de weergavemodus, dus bewerken is niet mogelijk. Onder Actieve links zie je alle links die je tot nu toe hebt aangemaakt. Met het prullenbakpictogram kun je een link direct intrekken.

Veelgestelde vragen

Het sheet toont minder regels dan verwacht. Controleer in de configuratie of onder Productcategorieën categorieën zijn uitgevinkt. Geen selectie = alle categorieën zichtbaar. Ontbreken er regels die zijn geboekt nadat het sheet is aangemaakt, dan helpt Opnieuw genereren.

De kolom Werkelijk ontbreekt. Open Configureren en activeer het selectievakje Gepland / werkelijk tonen.

De onderdelen van een pakket staan dubbel op het blad, als aparte regels en onder „bevat”. Schakel in de instellingen van het sheet Pakketonderdelen als aparte regels tonen uit. Dan blijft alleen de regel „bevat” onder het pakket staan. Bevestig na het opslaan het opnieuw genereren, zodat de tabel de nieuwe stand toont.

Het zaalplan verschijnt niet. Het sheet toont het zaalplan alleen als er bij de locatie een zaalplan is opgeslagen en de optie Zaalplan opnemen in het configuratievenster is ingeschakeld.

Geboekte regels zijn verouderd. Klik op Opnieuw genereren. Het sheet haalt dan alle actuele boekingsgegevens opnieuw uit het evenement. Of er überhaupt iets is gewijzigd, zie je aan de balk Bron gewijzigd boven het blad (zie Gegevens bijwerken).

De balk „Bron gewijzigd” gaat niet weg. Hij verdwijnt pas met Opnieuw genereren. Zolang het sheet de oude stand toont, blijft de melding staan. Dat is bewust: hij beschrijft een verschil, geen gelezen gebeurtenis.

Ik heb maar een kleinigheid gewijzigd en krijg toch de melding. De balk meldt elke inhoudelijke wijziging bij bijdragers, draaiboek, diensten, boekingen of gastgegevens, ook een gewijzigd telefoonnummer of een gewijzigde notitie. Alleen openen en opslaan zonder wijziging activeert hem niet, en het louter herordenen van dezelfde items ook niet.

De keuzelijst „Sjabloon toepassen …” toont „Geen sjablonen beschikbaar”. Er is nog geen sjabloon opgeslagen. Open een Function Sheet, stel de gewenste weergaveopties in en klik in het onderdeel Sjablonen op Opslaan als sjabloon.

Ik wil het sheet verwijderen. Klik op het prullenbakpictogram in de koptekst. In het bevestigingsvenster Function Sheet verwijderen word je nog een keer om bevestiging gevraagd. Pas na een klik op Verwijderen wordt het sheet definitief verwijderd.