Best practice: een meerdaags evenement goed aanmaken

<!-- VIDEO: „Een meerdaags evenement goed aanmaken” — schermopname, 3–5 minuten, stap voor stap. Draaiboek:

1. Intro (15 s): de regel tonen — één evenement, één offerte, per dag één pakbon.
2. Evenement aanmaken: in de stap „Datum & locatie” Start op de eerste en Einde op de laatste dag zetten.
3. Overzicht: de kaart „Dagtijden” tonen, voor elke dag Starttijd en Eindtijd invullen.
4. Offerte: met „Sectie toevoegen” de secties „Dag 1 – …”, „Dag 2 – …” aanmaken, regels met „Naar sectie verplaatsen” toewijzen; aantallen per dag in plaats van een totaalaantal.
5. De pdf-instelling „Regels sorteren op secties + volgorde” tonen.
6. Per dag een pakbon: „Nieuwe pakbon”, Start prestatieperiode = leverdag met tijdstip, onder „Regels overnemen” → „Uit andere documenten” alleen de rijen van dag 1 aanvinken, invoegen. Voor dag 2 herhalen.
7. Keuken: Boekingen → Materiaal, filter „Pakbon…”; productielijst afdrukken met „Eigen blad per pakbon”.
8. Draaiboek met onderdelen op meerdere dagen: kop per dag tonen. Diensten op verschillende dagen. Dagweergave van de agenda.
9. Kort de webshop: de schakelaar „Winkelmandje per dag splitsen” en de offerte met dagsecties.
10. Outro: de drie fouten als geheugensteun. -->

Een klant boekt je voor drie dagen: beurs, congres, bruiloftsweekend. De belangrijkste regel daarbij is:

Een meerdaagse opdracht is ÉÉN evenement met ÉÉN offerte en per dag ÉÉN pakbon.

Maak dus niet per dag een apart evenement aan en schrijf niet per dag een aparte offerte. De klant bestelt één opdracht, dus krijgt hij één offerte. Je keuken en je chauffeurs werken echter per dag, daarom is er per dag een pakbon.

In dit artikel lees je stap voor stap hoe dat in Univents werkt en welke fouten we het vaakst zien.

Stap voor stap

1. Eén evenement voor de hele periode

1. Maak het evenement aan zoals je gewend bent. Zet in de stap Datum & locatie onder Hoofddatum de Start op de eerste dag en het Einde op de laatste dag.
2. Sla op. Het evenement staat nu in de agenda op elk van zijn dagen, ook in de dagweergave (zie Agenda: jaar, maand, week & dag).

Een einde om precies 00:00 uur telt nog bij de dag ervoor: 18:00 tot 00:00 is één avond, geen twee dagen.

2. Dagtijden per dag invullen

1. Open het overzicht van het evenement. Vanaf twee dagen verschijnt daar de kaart Dagtijden.
2. Vul voor elke dag een eigen Starttijd en Eindtijd in, bijvoorbeeld dag 1 opbouw vanaf 8 uur, dag 2 en dag 3 van 10 tot 18 uur.

Dat loont dubbel: regels die Per uur worden berekend, rekenen dan met de som van de dagtijden in plaats van met de hele periode van de eerste start tot het laatste einde. Zolang er nog een dag ontbreekt, toont de kaart een melding. Meer hierover vind je onder Dagtijden van meerdaagse evenementen.

3. Eén offerte met een sectie per dag

1. Maak in het evenement één offerte aan.
2. Klik in de regeleditor op Sectie toevoegen en noem de sectie naar de dag, bijvoorbeeld „Dag 1 – vrijdag 06-11.” Maak zo voor elke dag een sectie aan.
3. Wijs elke regel toe aan zijn dag. Een bestaande regel verplaats je via Naar sectie verplaatsen of door hem naar de juiste plek te slepen.
4. Voer de aantallen per dag in: 120 lunches op dag 1 en 80 op dag 2 zijn twee regels, geen ene regel met 200.
5. Zodat de pdf dezelfde volgorde toont, zet je in de pdf-instellingen van het document Regels sorteren op secties + volgorde (in plaats van categorieën) aan. Elke sectie krijgt dan zijn eigen subtotaal.

Hoe secties in het algemeen werken, lees je in Documenten: offertes, facturen & pakbonnen.

4. Per dag een pakbon

Pakbonnen maak je zelf aan zodra de offerte klaar is:

1. Maak in het evenement een Nieuwe pakbon aan.
2. Zet in de kop de Start prestatieperiode op de leverdag, bij voorkeur met tijdstip. Deze datum is de leverdatum en staat later ook op de productielijst.
3. Open onderaan het onderdeel Regels overnemen. Onder Uit andere documenten vind je je offerte. Vink alleen de rijen van deze dag aan en klik op … geselecteerde regels invoegen.
4. Herhaal dit voor elke andere dag.

De overgenomen regels blijven gekoppeld aan de offerte. Wijzig je het aantal alleen voor één levering, kies dan Alleen in deze pakbon wijzigen. De details staan onder Offerte omzetten in pakbon of factuur.

5. Keuken en magazijn per dag bevoorraden

1. In het tabblad Boekingen beperk je de weergave Materiaal met het filter Pakbon… tot één dag.
2. Als je de Productielijst afdrukt, vink je in het dialoogvenster Productielijst voor pakbon(nen) de pakbonnen aan. Met Eigen blad per pakbon krijgt elke dag een eigen blad met zijn eigen leverdatum in de kop.

De paklijst geldt voor het hele evenement en wordt niet per pakbon opgesplitst. Meer in Bestel-, pak-, lever- & productielijsten maken.

6. Draaiboek, Function Sheet en personeel

• Draaiboek: Maak de programmaonderdelen aan met datum en tijdstip. Strekt een draaiboek zich over meerdere dagen uit, dan toont de detailweergave boven elke dag een eigen kop. Zie Draaiboeken maken & delen.
• Function Sheet: Eén sheet voor het hele evenement is genoeg. Heeft een boeking een eigen tijdvenster (Start en Einde bij de boeking), dan staat bij meerdaagse evenementen in de kolom Notitie de datum met tijdstip. Zo ziet je team op welke dag het onderdeel aan de beurt is. Zie Function Sheet maken & gebruiken.
• Diensten: Elke dienst heeft een eigen Starttijd en Eindtijd met datum. Maak de diensten dus meteen aan op de juiste dag. Zie Diensten & jobs aanmaken en prijzen.

De drie meest gemaakte fouten

Per dag een apart evenement

Gevolg: De klant krijgt meerdere offertes, omzet en marge worden over meerdere evenementen verdeeld en het draaiboek is gesplitst, terwijl het om één opdracht gaat.

Zo doe je het: Maak één evenement aan van Start op de eerste dag tot Einde op de laatste dag en breng de dagen in kaart via Dagtijden en secties in de offerte.

Eén pakbon voor alles

Gevolg: Keuken en chauffeurs zien niet wat er op welke dag de deur uit gaat en produceren in het slechtste geval dag 3 al op dag 1.

Zo doe je het: Maak per dag een eigen pakbon met een eigen leverdatum aan en neem alleen de regels van die dag over.

Totaalaantal zonder dagverwijzing in de offerte

Gevolg: Staat er alleen „200 lunches” in de offerte, dan is het aantal niet aan een dag toe te wijzen en kloppen productielijst en pakbonnen per dag niet.

Zo doe je het: Maak per dag een eigen regel met het aantal van die dag aan in de bijbehorende sectie.

Bijzonder geval webshop: winkelmandje per dag splitsen

Boekt je klant via een boekingspagina in het ontwerp Webshop, dan kan hij de dagen zelf scheiden:

1. Open de boekingspagina en zet in de sectie Boekingen Winkelmandje per dag splitsen aan.
2. Bij meerdaagse boekingen ziet je klant boven de producten een balk Dag 1, Dag 2 enz. en legt hij elk product in het winkelmandje van de op dat moment gekozen dag.
3. Als je de aanvraag accepteert, krijgt de offerte automatisch per dag een eigen sectie („Dag 1 – 04-03-2027” enz.). Daarna maak je zoals hierboven per dag een pakbon aan.

Meer hierover onder Boekingspagina’s maken & configureren.

Veelgestelde vragen

Kan ik een bestaande opdracht met meerdere evenementen achteraf samenvoegen? Nee, een functie om samen te voegen bestaat niet. Verleng het eerste evenement naar de hele periode, neem de regels van de andere dagen over in de offerte van dat evenement en annuleer de overige evenementen.

Moet ik de dagtijden invullen? Niet per se. Zonder dagtijden rekenen regels die per uur worden berekend echter met de hele periode van de eerste start tot het laatste einde, en bij meerdere dagen is dat bijna altijd te veel.