Best Practice: Mehrtägige Veranstaltung richtig anlegen

<!-- VIDEO: „Mehrtägige Veranstaltung richtig anlegen“ — Bildschirmaufnahme, 3–5 Minuten, Schritt für Schritt. Drehbuch:

1. Intro (15 s): die Regel einblenden — eine Veranstaltung, ein Angebot, je Tag ein Lieferschein.
2. Veranstaltung anlegen: im Schritt „Termin & Ort“ Start am ersten, Ende am letzten Tag setzen.
3. Übersicht: Karte „Tageszeiten“ zeigen, für jeden Tag Startzeit und Endzeit eintragen.
4. Angebot: mit „Abschnitt hinzufügen“ die Abschnitte „Tag 1 – …“, „Tag 2 – …“ anlegen, Positionen per „In Abschnitt verschieben“ zuordnen; Mengen je Tag statt Gesamtmenge.
5. PDF-Einstellung „Positionen nach Abschnitten + Reihenfolge sortieren“ zeigen.
6. Je Tag einen Lieferschein: „Neuer Lieferschein“, Leistungszeitraum Start = Liefertag mit Uhrzeit, unter „Positionen übernehmen“ → „Aus anderen Belegen“ nur die Zeilen von Tag 1 anhaken, einfügen. Für Tag 2 wiederholen.
7. Küche: Buchungen → Material, Filter „Lieferschein…“; Produktionsliste drucken mit „Je Lieferschein ein eigenes Blatt“.
8. Ablaufplan mit Punkten an mehreren Tagen: Überschrift je Tag zeigen. Schichten an verschiedenen Tagen. Kalender-Tagesansicht.
9. Kurz Webshop: Schalter „Warenkorb pro Tag aufteilen“ und das Angebot mit Tagesabschnitten.
10. Outro: die drei Fehler als Merkzettel. -->

Ein Kunde bucht dich für drei Tage: Messe, Tagung, Hochzeitswochenende. Die wichtigste Regel dafür lautet:

Ein mehrtägiger Auftrag ist EINE Veranstaltung mit EINEM Angebot und je Tag EINEM Lieferschein.

Lege also nicht je Tag eine eigene Veranstaltung an und schreib nicht je Tag ein eigenes Angebot. Der Kunde bestellt einen Auftrag, also bekommt er ein Angebot. Deine Küche und deine Fahrer arbeiten aber tageweise, deshalb gibt es je Tag einen Lieferschein.

Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wie das in Univents geht, und welche Fehler wir am häufigsten sehen.

Schritt für Schritt

1. Eine Veranstaltung über den ganzen Zeitraum

1. Lege die Veranstaltung wie gewohnt an. Im Schritt Termin & Ort setzt du unter Hauptdatum den Start auf den ersten Tag und das Ende auf den letzten Tag.
2. Speichere. Die Veranstaltung steht jetzt im Kalender an jedem ihrer Tage, auch in der Tagesansicht (siehe Kalender: Jahr, Monat, Woche & Tag).

Ein Ende um genau 00:00 Uhr zählt noch zum Vortag: 18:00 bis 00:00 ist ein Abend, keine zwei Tage.

2. Tageszeiten je Tag eintragen

1. Öffne die Übersicht der Veranstaltung. Ab zwei Tagen erscheint dort die Karte Tageszeiten.
2. Trage für jeden Tag eine eigene Startzeit und Endzeit ein, zum Beispiel Tag 1 Aufbau ab 8 Uhr, Tag 2 und Tag 3 von 10 bis 18 Uhr.

Das lohnt sich doppelt: Positionen pro Stunde rechnen dann mit der Summe der Tageszeiten statt mit dem ganzen Zeitraum vom ersten Beginn bis zum letzten Ende. Solange ein Tag noch fehlt, zeigt die Karte einen Hinweis. Mehr dazu unter Tageszeiten mehrtägiger Veranstaltungen.

3. Ein Angebot mit einem Abschnitt je Tag

1. Lege in der Veranstaltung ein Angebot an.
2. Klicke im Positionseditor auf Abschnitt hinzufügen und nenne den Abschnitt nach dem Tag, zum Beispiel „Tag 1 – Freitag, 06.11.“. Lege so für jeden Tag einen Abschnitt an.
3. Ordne jede Position ihrem Tag zu. Eine bestehende Position schiebst du über In Abschnitt verschieben oder per Ziehen an den richtigen Platz.
4. Trage die Mengen je Tag ein: 120 Mittagessen an Tag 1 und 80 an Tag 2 sind zwei Positionen, nicht eine mit 200.
5. Damit das PDF dieselbe Reihenfolge zeigt, schalte in den PDF-Einstellungen des Belegs Positionen nach Abschnitten + Reihenfolge sortieren (statt Kategorien) ein. Jeder Abschnitt bekommt dann seine Zwischensumme.

Wie Abschnitte allgemein funktionieren, steht in Finanzdokumente: Angebote, Rechnungen & Lieferscheine.

4. Je Tag einen Lieferschein

Lieferscheine legst du selbst an, sobald das Angebot steht:

1. Lege in der Veranstaltung einen Neuen Lieferschein an.
2. Setze im Kopf den Leistungszeitraum Start auf den Liefertag, gern mit Uhrzeit. Dieses Datum ist das Lieferdatum, und es steht später auch auf der Produktionsliste.
3. Öffne unten den Bereich Positionen übernehmen. Unter Aus anderen Belegen findest du dein Angebot. Hake nur die Zeilen dieses Tages an und klicke auf … ausgewählte Positionen einfügen.
4. Wiederhole das für jeden weiteren Tag.

Die übernommenen Positionen bleiben mit dem Angebot verknüpft. Änderst du die Menge nur für eine Lieferung, wähle Nur in diesem Lieferschein ändern. Die Einzelheiten stehen unter Angebot in Lieferschein oder Rechnung umwandeln.

5. Küche und Lager tageweise versorgen

1. Im Tab Buchungen grenzt du die Ansicht Material mit dem Filter Lieferschein… auf einen Tag ein.
2. Beim Drucken der Produktionsliste hakst du im Dialog Produktionsliste für Lieferschein(e) die Lieferscheine an. Mit Je Lieferschein ein eigenes Blatt bekommt jeder Tag ein eigenes Blatt mit seinem eigenen Lieferdatum im Kopf.

Die Packliste gilt für die ganze Veranstaltung, sie wird nicht nach Lieferscheinen aufgeteilt. Mehr in Bestell-, Pack-, Liefer- & Produktionslisten erstellen.

6. Ablauf, Function Sheet und Personal

• Ablaufplan: Lege die Programmpunkte mit Datum und Uhrzeit an. Reicht ein Plan über mehrere Tage, zeigt die Detailansicht über jedem Tag eine eigene Überschrift. Siehe Ablaufpläne erstellen & teilen.
• Function Sheet: Ein Sheet für die ganze Veranstaltung reicht. Hat eine Buchung ein eigenes Zeitfenster (Start und Ende an der Buchung), steht bei mehrtägigen Veranstaltungen in der Spalte Notiz das Datum mit Uhrzeit. So sieht dein Team, an welchem Tag die Position dran ist. Siehe Function Sheet erstellen & verwenden.
• Schichten: Jede Schicht hat ihre eigene Startzeit und Endzeit mit Datum. Lege die Schichten also direkt am richtigen Tag an. Siehe Schichten & Jobs anlegen und bepreisen.

Die drei häufigsten Fehler

Je Tag eine eigene Veranstaltung

Folge: Der Kunde bekommt mehrere Angebote, Umsatz und Marge zerfallen auf mehrere Veranstaltungen, und der Ablauf ist getrennt, obwohl es ein Auftrag ist.

So geht's: Eine Veranstaltung von Start am ersten bis Ende am letzten Tag anlegen, die Tage über Tageszeiten und Abschnitte im Angebot abbilden.

Ein Lieferschein für alles

Folge: Küche und Fahrer sehen nicht, was an welchem Tag rausgeht, und produzieren im schlimmsten Fall Tag 3 schon an Tag 1.

So geht's: Je Tag einen eigenen Lieferschein mit eigenem Lieferdatum anlegen und nur die Positionen dieses Tages übernehmen.

Gesamtmenge ohne Tagesbezug im Angebot

Folge: Steht nur „200 Mittagessen“ im Angebot, lässt sich die Menge keinem Tag zuordnen, und Produktionsliste und Lieferscheine stimmen je Tag nicht.

So geht's: Je Tag eine eigene Position mit der Menge dieses Tages im passenden Abschnitt anlegen.

Sonderfall Webshop: Warenkorb pro Tag aufteilen

Bucht dein Kunde über eine Buchungsseite im Design Webshop, kann er die Tage selbst trennen:

1. Öffne die Buchungsseite und schalte in der Sektion Buchungen Warenkorb pro Tag aufteilen ein.
2. Bei mehrtägigen Buchungen sieht dein Kunde über den Produkten eine Leiste Tag 1, Tag 2 usw. und legt jedes Produkt in den Warenkorb des gerade gewählten Tages.
3. Nimmst du die Anfrage an, bekommt das Angebot automatisch je Tag einen eigenen Abschnitt („Tag 1 – 04.03.2027“ usw.). Danach legst du wie oben je Tag einen Lieferschein an.

Mehr dazu unter Buchungsseiten erstellen & konfigurieren.

Häufige Fragen

Kann ich einen bestehenden Auftrag mit mehreren Veranstaltungen nachträglich zusammenlegen? Nein, eine Funktion zum Zusammenlegen gibt es nicht. Verlängere die erste Veranstaltung auf den ganzen Zeitraum, übernimm die Positionen der anderen Tage in ihr Angebot und sage die übrigen Veranstaltungen ab.

Muss ich die Tageszeiten eintragen? Nicht zwingend. Ohne sie rechnen Positionen pro Stunde aber mit dem ganzen Zeitraum vom ersten Beginn bis zum letzten Ende, und das ist bei mehreren Tagen fast immer zu viel.