Best Practice: Cómo crear correctamente un evento de varios días

<!-- VIDEO: „Mehrtägige Veranstaltung richtig anlegen“ — Bildschirmaufnahme, 3–5 Minuten, Schritt für Schritt. Drehbuch:

1. Intro (15 s): die Regel einblenden — eine Veranstaltung, ein Angebot, je Tag ein Lieferschein.
2. Veranstaltung anlegen: im Schritt „Termin & Ort“ Start am ersten, Ende am letzten Tag setzen.
3. Übersicht: Karte „Tageszeiten“ zeigen, für jeden Tag Startzeit und Endzeit eintragen.
4. Angebot: mit „Abschnitt hinzufügen“ die Abschnitte „Tag 1 – …“, „Tag 2 – …“ anlegen, Positionen per „In Abschnitt verschieben“ zuordnen; Mengen je Tag statt Gesamtmenge.
5. PDF-Einstellung „Positionen nach Abschnitten + Reihenfolge sortieren“ zeigen.
6. Je Tag einen Lieferschein: „Neuer Lieferschein“, Leistungszeitraum Start = Liefertag mit Uhrzeit, unter „Positionen übernehmen“ → „Aus anderen Belegen“ nur die Zeilen von Tag 1 anhaken, einfügen. Für Tag 2 wiederholen.
7. Küche: Buchungen → Material, Filter „Lieferschein…“; Produktionsliste drucken mit „Je Lieferschein ein eigenes Blatt“.
8. Ablaufplan mit Punkten an mehreren Tagen: Überschrift je Tag zeigen. Schichten an verschiedenen Tagen. Kalender-Tagesansicht.
9. Kurz Webshop: Schalter „Warenkorb pro Tag aufteilen“ und das Angebot mit Tagesabschnitten.
10. Outro: die drei Fehler als Merkzettel. -->

Un cliente te contrata para tres días: una feria, un congreso, un fin de semana de boda. La regla más importante en estos casos es:

Un encargo de varios días es UN evento con UN presupuesto y UN albarán por día.

Por tanto, no crees un evento distinto para cada día ni redactes un presupuesto distinto para cada día. El cliente hace un solo encargo, así que recibe un único presupuesto. Tu cocina y tus conductores, en cambio, trabajan día a día, y por eso hay un albarán por día.

Este artículo te muestra paso a paso cómo hacerlo en Univents y cuáles son los errores que vemos con más frecuencia.

Paso a paso

1. Un evento para todo el periodo

1. Crea el evento como de costumbre. En el paso Fecha y lugar, en Fecha principal, establece Inicio en el primer día y Fin en el último día.
2. Guarda. El evento aparecerá ahora en el calendario en cada uno de sus días, también en la vista diaria (consulta Calendario: año, mes, semana y día).

Un fin exactamente a las 00:00 sigue contando como el día anterior: de 18:00 a 00:00 es una noche, no dos días.

2. Introducir los horarios de cada día

1. Abre el resumen del evento. A partir de dos días aparece la tarjeta Horarios diarios.
2. Introduce para cada día una Hora de inicio y una Hora de fin propias, por ejemplo: día 1, montaje desde las 8:00; días 2 y 3, de 10:00 a 18:00.

Esto compensa por partida doble: las líneas Por hora calculan entonces con la suma de los horarios diarios y no con todo el periodo, desde el primer inicio hasta el último fin. Mientras falte algún día, la tarjeta muestra un aviso. Más información en Horarios diarios de eventos de varios días.

3. Un presupuesto con una sección por día

1. Crea un presupuesto en el evento.
2. En el editor de líneas, haz clic en Añadir sección y ponle al apartado el nombre del día, por ejemplo «Día 1 – viernes, 06/11». Crea así una sección para cada día.
3. Asigna cada línea a su día. Una línea existente la puedes mover con Mover a sección o arrastrándola a su sitio.
4. Introduce las cantidades por día: 120 comidas el día 1 y 80 el día 2 son dos líneas, no una con 200.
5. Para que el PDF muestre el mismo orden, activa en los ajustes de PDF del documento la opción Ordenar líneas por secciones + orden manual (en lugar de categorías). Cada sección tendrá entonces su propio subtotal.

Cómo funcionan las secciones en general se explica en Documentos financieros: presupuestos, facturas y albaranes.

4. Un albarán por día

Los albaranes los creas tú mismo en cuanto el presupuesto está cerrado:

1. Crea en el evento un Nuevo albarán.
2. En la cabecera, establece Inicio del periodo de prestación en el día de entrega, a ser posible con hora. Esta fecha es la fecha de entrega y más adelante aparece también en la lista de producción.
3. Abre abajo el apartado Importar líneas. En De otros documentos encontrarás tu presupuesto. Marca solo las filas de ese día y haz clic en Insertar … líneas seleccionadas.
4. Repite el proceso para cada día restante.

Las líneas importadas siguen vinculadas al presupuesto. Si cambias la cantidad solo para una entrega, elige Cambiar solo en este albarán. Los detalles están en Convertir un presupuesto en albarán o factura.

5. Abastecer cocina y almacén día a día

1. En la pestaña Reservas, limita la vista Material a un día con el filtro Albarán….
2. Al imprimir la Lista de producción, marca los albaranes en el cuadro de diálogo Lista de producción para albarán(es). Con Una hoja por albarán, cada día obtiene su propia hoja con su propia fecha de entrega en la cabecera.

La lista de carga es válida para todo el evento y no se divide por albaranes. Más información en Crear listas de pedido, carga, entrega y producción.

6. Programa, Function Sheet y personal

• Programa: crea los puntos del programa con fecha y hora. Si un programa abarca varios días, la vista de detalle muestra un título propio sobre cada día. Consulta Crear y compartir programas.
• Function Sheet: basta con un Function Sheet para todo el evento. Si una reserva tiene su propia franja horaria (Inicio y Fin en la reserva), en los eventos de varios días la columna Nota muestra la fecha con la hora. Así tu equipo ve en qué día le toca a cada línea. Consulta Crear y usar un Function Sheet.
• Turnos: cada turno tiene su propia Hora de inicio y Hora de fin con fecha. Crea, por tanto, los turnos directamente en el día correcto. Consulta Crear turnos y trabajos y fijar sus tarifas.

Los tres errores más frecuentes

Un evento distinto para cada día

Consecuencia: el cliente recibe varios presupuestos, los ingresos y el margen se reparten entre varios eventos y el programa queda separado aunque se trate de un solo encargo.

Cómo hacerlo: crea un único evento desde el Inicio del primer día hasta el Fin del último y refleja los días mediante los Horarios diarios y las secciones del presupuesto.

Un albarán para todo

Consecuencia: la cocina y los conductores no ven qué sale cada día y, en el peor de los casos, producen el día 3 ya el día 1.

Cómo hacerlo: crea un albarán propio por día, con su propia fecha de entrega, e importa solo las líneas de ese día.

Cantidad total sin referencia al día en el presupuesto

Consecuencia: si el presupuesto solo dice «200 comidas», la cantidad no se puede asignar a ningún día y la lista de producción y los albaranes no cuadran por día.

Cómo hacerlo: crea una línea propia por día, con la cantidad de ese día, en la sección correspondiente.

Caso especial del webshop: dividir el carrito por día

Si tu cliente reserva a través de una página de reservas con el diseño Webshop, puede separar los días por su cuenta:

1. Abre la página de reservas y, en la sección Reservas, activa Dividir el carrito por día.
2. En las reservas de varios días, tu cliente ve sobre los productos una barra con Día 1, Día 2, etc., y añade cada producto al carrito del día que tenga seleccionado en ese momento.
3. Cuando aceptas la solicitud, el presupuesto recibe automáticamente una sección propia por día («Tag 1 – 04.03.2027», etc.). Después creas un albarán por día, como se ha explicado más arriba.

Más información en Crear y configurar páginas de reservas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo fusionar a posteriori un encargo existente que tiene varios eventos? No, no existe una función para fusionarlos. Amplía el primer evento a todo el periodo, importa a su presupuesto las líneas de los demás días y cancela los eventos restantes.

¿Tengo que introducir los horarios diarios? No es obligatorio. Sin ellos, sin embargo, las líneas por hora calculan con todo el periodo, desde el primer inicio hasta el último fin, y con varios días eso casi siempre es demasiado.