Crear y usar un Function Sheet

El Function Sheet es el resumen central de traspaso de un evento: colaboradores, programa, turnos y todos los productos reservados en una sola página, ideal para cocina, servicio y dirección del evento.

En el vídeo ves cómo se crea un Function Sheet, cómo lo adaptas con el filtro y las opciones de visualización y cómo lo compartes por enlace con el equipo y los partners.

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Abajo encontrarás los pasos por escrito.

Crear un Function Sheet

El Function Sheet se crea directamente en el evento, de dos maneras.

Desde la lista de documentos:

1. Abre el evento que quieras y ve a la pestaña Documentos.
2. Haz clic en Nuevo documento y elige la tarjeta Crear Function Sheet.
3. El sistema crea de inmediato una hoja nueva y abre automáticamente el cuadro de diálogo de configuración, para que puedas definir el título y los filtros al momento.

El Título es opcional: si lo dejas vacío, la hoja se llama automáticamente como el evento. Las hojas que se generan desde una automatización o desde el chat también reciben ese nombre. Ya no aparece un encabezado adicional con el nombre del evento dentro del propio documento; el nombre de la hoja ya figura encima del papel.

Desde el acceso rápido de la cabecera: en la parte superior del evento, visible en todas las pestañas y no solo en Documentos, encontrarás el botón Crear Function Sheet. Si haces clic en la pequeña flecha de al lado, se abre el desplegable Crear desde plantilla con todas las plantillas de opciones de visualización guardadas (consulta la sección Guardar las opciones de visualización como plantilla más abajo). Si eliges una plantilla, la nueva hoja se crea directamente con sus opciones de visualización; los filtros se quedan en los valores predeterminados y después puedes ajustarlos en el cuadro de diálogo de configuración.

La hoja aparece a continuación en la lista de documentos y puedes volver a abrirla en cualquier momento.

Configurar Function Sheet

Con el botón Configurar (icono del lápiz en la cabecera) abres el cuadro de diálogo Configurar Function Sheet. Allí tienes dos áreas.

Filtro: controla qué registros aparecen:

• Colaboradores: filtra por grupos de colaboradores
• Trabajos: muestra solo los turnos de los trabajos seleccionados
• Programas: limita el programa a determinados planes
• Categorías de producto: oculta categorías en el resumen de reservas. Sin selección = todas las categorías visibles
• Escala de impresión: reduce la letra y las filas para la impresión y el PDF (60–100 %). El límite de página del editor usa el mismo valor

Si dejas un filtro vacío, se muestran todas las entradas existentes. Con Añadir todos o Quitar todos puedes rellenar la selección rápidamente.

Opciones de visualización: las casillas controlan qué es visible en el documento:

• Incluir plano de situación: inserta el plano del espacio (si hay uno guardado)
• Mostrar descripción del producto: muestra la columna de descripción en cada línea de reserva
• Mostrar precios de los productos: muestra el precio unitario, el subtotal y el total. Que se muestre en neto o en bruto depende de la base de precios de tu workspace (Ajustes → Documentos financieros → Introducir precios como), el mismo ajuste con el que calculan tus presupuestos y facturas. Las columnas se llaman, en consecuencia, PV neto y Total neto o PV bruto y Total bruto.
• Mostrar previsto / real: añade, junto a la cantidad reservada, una columna de real vacía que se puede rellenar a mano en el lugar del evento
• Mostrar hora de reserva: muestra la franja horaria de cada línea de reserva
• Mostrar los componentes del paquete en filas propias: activado por defecto: los componentes de un paquete reservado aparecen además como filas propias en su categoría (comida, bebidas…). Si lo desactivas, solo aparecen en la línea «contiene» bajo el paquete, lo cual es práctico cuando un paquete tiene su propia categoría y debe aparecer como un único bloque. Si el propio paquete no figura en la hoja (por la selección de categorías), su componente se mantiene igualmente como fila.
• Líneas en orden de reserva en lugar de por categorías: desactivado por defecto: las reservas aparecen agrupadas por categoría de producto, cada categoría con su propio encabezado y subtotal. Si lo activas, aparece en su lugar una lista continua en el orden en que reservaste las líneas: primero un paquete y justo debajo sus componentes. Es el ajuste pensado para menús: la secuencia de platos se mantiene tal como la compusiste, en lugar de repartirse entre entrantes, guarniciones y postre. Los encabezados de categoría y los subtotales desaparecen, pero el total se mantiene.

Haz clic en Guardar para aplicar los ajustes. La hoja se actualiza al instante.

Guardar las opciones de visualización como plantilla

¿Usas siempre las mismas opciones de visualización para ciertos tipos de evento (por ejemplo, siempre con previsto/real y hora de reserva, pero sin precios)? En el cuadro de diálogo de configuración, debajo de las opciones de visualización, encontrarás la sección Plantillas.

Guardar como plantilla:

1. Ajusta las opciones de visualización que quieras (Incluir plano de situación, Mostrar descripción del producto, Mostrar precios de los productos, Mostrar previsto / real, Mostrar hora de reserva, Mostrar los componentes del paquete en filas propias, Líneas en orden de reserva en lugar de por categorías).
2. Haz clic en Guardar como plantilla.
3. Asigna un Nombre y, si quieres, una Descripción (opcional).
4. Haz clic en Guardar.

Una plantilla recuerda únicamente estas siete casillas de opciones de visualización; los filtros (Colaboradores, Trabajos, Programas, Categorías de producto) y el título no se guardan.

Aplicar plantilla: elige una plantilla guardada en el desplegable Aplicar plantilla …. Las opciones de visualización de la hoja actual se aplican al instante; después haz clic en Guardar para que el cambio quede registrado en la hoja.

Gestionar plantillas: haz clic en Gestionar plantillas para ver todas las plantillas guardadas en una lista. Allí puedes:

• cambiar el nombre directamente en el campo de texto y confirmarlo con Renombrar
• eliminar una plantilla con el icono de la papelera: un segundo clic en ¿Seguro que quieres eliminar? lo confirma definitivamente

Las plantillas guardadas también están disponibles al crear una hoja nueva mediante el desplegable Crear desde plantilla (consulta la sección Crear un Function Sheet más arriba).

Estructura del Function Sheet

El documento generado se divide en las siguientes secciones:

Información del evento: nombre del evento, fecha (con día de la semana, p. ej. «viernes, 19.06.2026») y hora en una línea propia debajo (p. ej. «12:00 – 14:00 h»), número de invitados, organizador, responsable y contacto, así como lugar y observaciones.

La línea Lugar muestra la dirección del evento, es decir, la dirección a la que se entrega. Procede de la misma fuente que en el presupuesto: del espacio vinculado y, si no hay, de la dirección que hayas guardado directamente en el evento. Aparece separada a propósito de la línea Dirección del cliente, porque la dirección de facturación y la de entrega a menudo no coinciden. Si no hay ninguna dirección guardada, la línea se omite.

La línea Número de deudor muestra el número de deudor del cliente. Si el cliente del evento es una persona que no tiene un número de deudor propio, pero que está asignada a una empresa mediante Empresa asociada, aquí aparece el número de esa empresa. Un número propio de la persona tiene siempre prioridad. Si no hay número ni en la persona ni en la empresa, la línea se omite. Las hojas ya generadas muestran el número después de Volver a generar.

Colaboradores: tabla con nombre, teléfono y correo electrónico de todos los colaboradores de los grupos seleccionados. Esta sección se omite por completo si no hay colaboradores asignados.

Para cualquier número de teléfono de la hoja (en el contacto, en la persona de contacto in situ y en la tabla de colaboradores) se aplica lo siguiente: si en el contacto solo hay guardado un número de móvil, aparece ese. Si el teléfono y el móvil son distintos, aparecen ambos uno al lado del otro («0662 … / 0664 …»); si es el mismo número, solo aparece una vez. Por tanto, no hace falta que introduzcas además un número de móvil en el campo Teléfono.

Programa, Turnos y Reservas, en cambio, aparecen siempre en la hoja: si no hay nada de ninguno de los tres, la sección muestra una línea breve como «No hay puntos en el programa.» Así puedes distinguir con claridad una sección sin entradas de otra que falta por error.

Programa: resumen estructurado en el tiempo de los puntos del programa, con lugar, hora y colaboradores.

Turnos: todas las asignaciones de turno con nombre, función, fecha y hora.

Reservas: todas las líneas reservadas, agrupadas por categoría de producto. También se incluyen las líneas sin artículo del inventario (registradas mediante «Añadir línea»), así como los componentes de un paquete reservado, cada uno en su propia categoría y sin importe propio, porque su precio está incluido en el paquete. Bajo la fila del paquete aparece además un breve listado («contiene: 30 uds. Chicken Nuggets · 10 uds. Limonada»); es solo información, y la cantidad que hay que producir figura en la fila de la categoría. Si quieres que los componentes aparezcan solo bajo el paquete, desactiva en las opciones de visualización Mostrar los componentes del paquete en filas propias; entonces desaparecen las filas propias en comida, bebidas, etc. Las categorías aparecen en el orden que hayas definido en Inventario → Categorías; dentro de una categoría, las líneas aparecen tal como figuran en el documento. Cada categoría empieza con una fila de encabezado en negrita. La cantidad es la misma que en la pestaña Reservas: un producto que se factura por invitado aparece en la hoja con la cantidad multiplicada (cantidad 1 con 125 invitados da 125), incluso si todavía no existe presupuesto o factura para esa línea. Si Mostrar previsto / real está activo, junto a la cantidad reservada aparece una columna de real vacía. Si Mostrar precios de los productos está activo, se indican el precio unitario, el subtotal y el total, en la base de precios de tu workspace, que se reconoce por el título de la columna (PV neto / Total neto o PV bruto / Total bruto).

El precio unitario multiplicado por la cantidad da siempre exactamente el importe de la columna de total. Ese es el motivo del título de las columnas: si se calcula en neto con un precio unitario redondeado en bruto, falta un céntimo según el tipo de IVA: 9 unidades a 4,50 € serían 40,50 €, pero el importe calculado con exactitud es 40,49 €. Ambas cifras son correctas por sí mismas, solo que no deben estar en la misma fila. Por eso la hoja muestra ambas columnas en la misma página.

Las cantidades de los componentes del paquete se derivan de la línea del paquete: si cambias en el documento la cantidad o el número de personas del paquete, los componentes se recalculan. La cantidad de una fila de componente es la cantidad total para ese evento (p. ej., 25 raciones con 50 invitados), no la cantidad por invitado. Lo mismo ocurre si cambias el número de invitados del evento y haces que los documentos se recalculen. Los componentes modificados a mano, eliminados o sustituidos se quedan como están; solo se recalculan los componentes sin modificar.

Para sustituir un componente solo para este evento (por ejemplo, el plato de carne de un menú por otro plato): abre en la pestaña Reservas la vista Líneas, despliega el paquete y haz clic en Editar línea en la fila del componente. Elige allí el otro producto y guarda; si quieres eliminar un componente que ya no se necesita, usa Quitar línea. A continuación, el Function Sheet muestra el plato nuevo, como fila propia en su categoría y en el listado «contiene» bajo el paquete. La sustitución se mantiene si en la fila del paquete de la pestaña Reservas solo cambias la nota, el proveedor o la categoría, y también se mantiene si cambias en el documento la cantidad o el número de personas del paquete. Si sustituyes un plato con receta por otro, sus ingredientes se reemplazan por los del plato nuevo. Si además quieres asegurarte de que la cocina vea el aviso, anótalo mediante Añadir nota en la fila del paquete: la nota aparece en el Function Sheet en la columna «Nota» y nunca se sobrescribe.

Plano de sala: gráfico del plano de situación del espacio, si existe y está activado.

Ajustar el orden de las filas

Las reservas aparecen en la hoja agrupadas por categoría. Si prefieres que valga el orden de reserva (algo típico en un menú, cuya secuencia de platos se repartiría si no entre varias categorías), activa en las opciones de visualización Líneas en orden de reserva en lugar de por categorías. Tras guardar, confirmas que se vuelva a generar para que la tabla muestre la nueva estructura.

Si necesitas otro orden (por ejemplo, todas las líneas de una reunión o de un espacio una debajo de otra, atravesando las categorías), también puedes mover filas sueltas por tu cuenta:

• Arrastrar: pasa el ratón por la tabla. A la izquierda de cada fila aparece un tirador estrecho. Arrástralo hacia arriba o hacia abajo; una línea indica dónde quedará la fila.
• Paso a paso: pasa el ratón por el tirador de una fila. En la barra que aparece, las flechas Subir y Bajar mueven la fila una posición cada vez.

Las filas de encabezado se quedan arriba y no se pueden mover.

Importante: el orden pertenece al documento, no a los datos de reserva. Un clic en Volver a generar reconstruye la hoja a partir de los datos actuales del evento; tu ordenación manual se pierde, igual que el texto modificado a mano. Lo mejor es ordenar cuando las reservas ya estén definidas.

Escribir y guardar tus propios textos

El Function Sheet es un documento de verdad: puedes escribir en cualquier parte, añadir filas, ajustar tablas y darles formato.

Tus cambios se guardan automáticamente mientras trabajas. En la parte superior derecha, junto al botón Guardar, ves en todo momento el estado:

• Sin guardar — acabas de cambiar algo y la copia de seguridad está a punto de ejecutarse.
• Guardando … — el cambio se está enviando.
• Guardado automáticamente — todo está guardado.

Si sales del Sheet con el enlace de volver, los cambios pendientes se guardan igualmente. Si cierras la pestaña o recargas la página mientras queda algo pendiente, el navegador te pregunta antes. Con Guardar puedes guardar el estado tú mismo cuando quieras, por ejemplo antes de compartir o imprimir el Sheet.

Si dos personas trabajan a la vez en el mismo Sheet, no prevalece la última entrada: quien guarda después recibe el aviso Woanders geändert y carga el estado actual.

Actualizar datos

El Function Sheet es, a propósito, una instantánea: se genera una vez a partir de los datos del evento y desde entonces es tuyo. Tus notas, ordenaciones y formatos se mantienen aunque cambie algo en el evento. Nada se actualiza a tus espaldas.

Aviso «Origen modificado». Para que no tengas que llevar la cuenta tú, el Sheet avisa en cuanto los datos de una sección han cambiado desde que se generó. Encima de la hoja aparece entonces una franja amarilla que nombra las secciones afectadas, por ejemplo «Reservas» o «Turnos, Reservas». Así ves enseguida dónde tienes que mirar.

Caso típico: calculáis dos desplazamientos, el cliente decide más tarde devolverlo él mismo, y el presupuesto y el Function Sheet ya están redactados desde hace tiempo. La línea cambia en el evento y el Sheet lo señala justo ahí.

El aviso solo aparece en tu vista interna. En la impresión, en el PDF y en el enlace compartido no figura: allí la hoja sigue siendo un documento de trabajo limpio.

Actualizar: haz clic en Volver a generar, en la franja o en la cabecera. El Sheet se reconstruye a partir de los datos actuales del evento y el aviso desaparece. Atención: se pierden el texto modificado manualmente y tu ordenación manual; antes te pide confirmación.

Mientras no vuelvas a generar, la hoja se queda exactamente como está: el aviso es solo un aviso, no un cambio.

En los Sheets generados antes de que existiera este aviso falta la base de comparación. Por eso, al principio no muestran la franja; con el próximo Volver a generar ya la tendrán.

Imprimir

El Function Sheet está optimizado para imprimir y se genera en A4 vertical con un margen fijo, independientemente de lo que esté configurado en el cuadro de impresión. Abre el cuadro de impresión del navegador (atajo Ctrl+P / Cmd+P) o haz clic arriba en Imprimir / PDF; en el cuadro de impresión eliges tu impresora o «Guardar como PDF».

Para que ya al editar veas qué cabe en la hoja, el editor tiene el ancho de una hoja A4 y muestra una línea roja fina donde termina la página. Si tu contenido termina antes de la línea, cabe en una sola página.

Si un Sheet ocupa varias páginas, los encabezados de columna de las tablas se repiten en cada página siguiente, las filas no se cortan por la mitad en el salto de página y abajo a la derecha de cada página aparece el número de página (p. ej., «Página 1 de 2»).

Compartir con partners externos

El Function Sheet se puede compartir sin contraseña con partners externos (p. ej., cocina, jefatura de servicio), sin que necesiten una cuenta de Univents.

1. Haz clic en Compartir en la cabecera.
2. Opcional: en Caduca, introduce una fecha y una hora a partir de las cuales el enlace dejará de ser válido. Déjalo vacío para un acceso ilimitado.
3. Haz clic en Crear enlace.
4. Copia el enlace creado con el icono de copiar y envíaselo a la persona que quieras.

Los destinatarios ven el Function Sheet en modo de solo lectura: no pueden editarlo. En Enlaces activos ves todos los enlaces creados hasta ahora. Con el icono de la papelera puedes revocar un enlace al instante.

Preguntas frecuentes

El Sheet muestra menos líneas de las esperadas. Comprueba en la configuración si hay categorías desmarcadas en Categorías de producto. Sin selección = se ven todas las categorías. Si faltan líneas que se reservaron después de generar el Sheet, ayuda Volver a generar.

Falta la columna de real. Abre Configurar y activa la casilla Mostrar previsto / real.

Los componentes de un paquete aparecen duplicados en la hoja, como filas propias y bajo «contiene». Desactiva en los ajustes del Sheet Paket-Bestandteile als eigene Zeilen anzeigen; así solo queda la fila «contiene» bajo el paquete. Tras guardar, confirma la regeneración para que la tabla muestre el estado nuevo.

No aparece el plano de situación. El Sheet solo muestra el plano de situación si el espacio tiene uno guardado y la opción Incluir plano de situación está activada en el cuadro de configuración.

Las líneas reservadas están desactualizadas. Haz clic en Volver a generar: el Sheet recupera entonces todos los datos de reserva actuales del evento. La franja Origen modificado que hay encima de la hoja te indica si ha cambiado algo (consulta Actualizar datos).

La franja «Origen modificado» no desaparece. Solo desaparece con Volver a generar; mientras el Sheet muestre el estado antiguo, el aviso permanece. Es intencionado: describe una diferencia, no un suceso leído.

He cambiado solo una tontería y aun así me sale el aviso. La franja avisa de cualquier cambio de contenido en colaboradores, programa, turnos, reservas o datos de invitados, incluso un teléfono o una nota modificados. En cambio, abrir y guardar sin cambiar nada no lo activa, ni tampoco reordenar simplemente las mismas entradas.

El desplegable «Aplicar plantilla …» muestra «No hay plantillas». Todavía no se ha guardado ninguna plantilla. Abre un Function Sheet, ajusta las opciones de visualización que quieras y haz clic en Guardar como plantilla en la sección Plantillas.

Quiero eliminar el Sheet. Haz clic en el icono de la papelera de la cabecera. El cuadro de confirmación Eliminar Function Sheet vuelve a preguntar; solo al hacer clic en Eliminar se borra el Sheet definitivamente.