Creare e usare il Function Sheet

Il Function Sheet è la panoramica centrale per il passaggio di consegne di un evento: collaboratori, programma, turni e tutti i prodotti prenotati in un’unica pagina — ideale per cucina, servizio e direzione dell’evento.

Nel video vedi come nasce un Function Sheet, come adattarlo con i filtri e le opzioni di visualizzazione e come condividerlo con un link con il team e i partner.

Video abspielen2:25

Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.

Creare un Function Sheet

Il Function Sheet si crea direttamente nell’evento, in due modi.

Dalla lista dei documenti:

1. Apri l’evento desiderato e passa alla scheda Documenti.
2. Clicca su Nuovo documento e scegli il riquadro Crea Function Sheet.
3. Il sistema crea subito un nuovo Sheet e apre automaticamente la finestra di configurazione, così puoi definire subito titolo e filtri.

Il Titolo è facoltativo: se lo lasci vuoto, lo Sheet prende automaticamente il nome dell’evento. Anche gli Sheet creati da un’automazione o dalla chat ricevono questo nome. Un’intestazione aggiuntiva con il nome dell’evento non compare più nel documento stesso; il nome del foglio si trova già sopra la pagina.

Dall’accesso rapido nell’intestazione: in alto nell’evento — visibile in ogni scheda, non solo in Documenti — trovi il pulsante Crea Function Sheet. Se clicchi sulla piccola freccia accanto, si apre il menu a tendina Crea da modello con tutti i modelli di opzioni di visualizzazione salvati (vedi la sezione Salvare le opzioni di visualizzazione come modello più sotto). Se scegli un modello, il nuovo Sheet nasce subito con le sue opzioni di visualizzazione; i filtri restano sui valori predefiniti e puoi adattarli in seguito nella finestra di configurazione.

Lo Sheet compare poi nella lista dei documenti e puoi riaprirlo in qualsiasi momento.

Configurare il Function Sheet

Con il pulsante Configura (icona a forma di matita nell’intestazione) apri la finestra Configura Function Sheet. Qui trovi due aree.

Filtri — controllano quali dati compaiono:

• Collaboratori — filtra per gruppi di collaboratori
• Mansioni — mostra solo i turni delle mansioni selezionate
• Programmi — limita il programma a quelli selezionati
• Categorie di prodotto — nasconde categorie dal riepilogo delle prenotazioni. Nessuna selezione = tutte le categorie visibili
• Scala di stampa — riduce carattere e righe per la stampa e il PDF (60–100 %). Il limite di pagina nell’editor usa lo stesso valore

Se lasci vuoto un filtro, vengono mostrate tutte le voci presenti. Con Aggiungi tutti o Rimuovi tutti puoi compilare rapidamente la selezione.

Opzioni di visualizzazione — le caselle controllano cosa è visibile nel documento:

• Includi piantina — inserisce la piantina della location (se presente)
• Mostra descrizione prodotto — mostra la colonna della descrizione per ogni riga di prenotazione
• Mostra prezzi dei prodotti — mostra prezzo unitario, subtotale e totale. Se vengono mostrati importi netti o lordi dipende dalla base prezzi del tuo workspace (Impostazioni → Documenti finanziari → Inserisci i prezzi come) — la stessa impostazione con cui calcolano anche i tuoi preventivi e le tue fatture. Le colonne si chiamano di conseguenza Prezzo netto e Totale netto oppure Prezzo lordo e Totale lordo.
• Mostra previsto / effettivo — aggiunge accanto alla quantità prenotata una colonna «Effettivo» vuota, da compilare a mano sul posto
• Mostra orario di prenotazione — mostra le fasce orarie per ogni riga di prenotazione
• Mostra i componenti del pacchetto come righe separate — attivo di default: i componenti di un pacchetto prenotato compaiono in più come righe separate nella loro categoria (Cibo, Bevande …). Se disattivato, compaiono solo nella riga «contiene» sotto il pacchetto — utile quando un pacchetto ha una categoria propria e deve apparire come un unico blocco. Se il pacchetto stesso non è sul foglio (selezione delle categorie), il suo componente resta comunque come riga.
• Righe in ordine di prenotazione anziché per categoria — di default disattivato: le prenotazioni sono raggruppate per categoria di prodotto, ciascuna con un’intestazione e un subtotale propri. Se attivato, compare invece un elenco continuo nell’ordine in cui hai prenotato le righe — prima un pacchetto, subito sotto i suoi componenti. È l’interruttore pensato per i menu: la sequenza dei piatti resta come l’hai composta, invece di essere divisa in antipasti, contorni e dessert. Intestazioni di categoria e subtotali vengono meno, il totale resta.

Clicca su Salva per applicare le impostazioni. Lo Sheet viene aggiornato subito.

Salvare le opzioni di visualizzazione come modello

Per certi tipi di evento usi sempre le stesse opzioni di visualizzazione (p. es. sempre con previsto/effettivo e orario di prenotazione, ma senza prezzi)? Nella finestra di configurazione, sotto le opzioni di visualizzazione, trovi la sezione Modelli.

Salva come modello:

1. Imposta le opzioni di visualizzazione desiderate (Includi piantina, Mostra descrizione prodotto, Mostra prezzi dei prodotti, Mostra previsto / effettivo, Mostra orario di prenotazione, Mostra i componenti del pacchetto come righe separate, Righe in ordine di prenotazione anziché per categoria).
2. Clicca su Salva come modello.
3. Assegna un Nome e, se vuoi, una Descrizione (facoltativa).
4. Clicca su Salva.

Un modello memorizza esclusivamente queste sette caselle delle opzioni di visualizzazione — i filtri (Collaboratori, Mansioni, Programmi, Categorie di prodotto) e il titolo non vengono salvati.

Applica modello: scegli un modello salvato nel menu a tendina Applica modello …. Le opzioni di visualizzazione dello Sheet attuale vengono applicate subito — poi clicca su Salva, così la modifica viene riportata nello Sheet.

Gestisci modelli: clicca su Gestisci modelli per vedere tutti i modelli salvati in un elenco. Qui puoi:

• modificare il nome direttamente nel campo di testo e confermare con Rinomina
• eliminare un modello con l’icona del cestino — un secondo clic su Eliminare davvero? conferma in modo definitivo

I modelli salvati sono disponibili anche quando crei un nuovo Sheet, tramite il menu a tendina Crea da modello (vedi la sezione Creare un Function Sheet più sopra).

Struttura del Function Sheet

Il documento generato è suddiviso nelle sezioni seguenti:

Info evento — nome dell’evento, data (con il giorno della settimana, p. es. «venerdì 19/06/2026») e orario su una riga separata sotto (p. es. «12:00 – 14:00»), numero di ospiti, organizzatore, responsabile e contatto, oltre a luogo e annotazioni.

La riga Luogo mostra l’indirizzo dell’evento — cioè l’indirizzo a cui si consegna. Proviene dalla stessa fonte del preventivo: dalla location collegata, altrimenti dall’indirizzo che hai inserito direttamente nell’evento. È volutamente separata dalla riga Indirizzo del cliente, perché indirizzo di fatturazione e di consegna spesso non coincidono. Se non è presente alcun indirizzo, la riga non compare.

La riga Numero debitore mostra il numero debitore del cliente. Se il cliente dell’evento è una persona senza un proprio numero debitore, ma associata a un’azienda tramite Azienda collegata, qui compare il numero di quell’azienda. Un numero proprio della persona ha sempre la precedenza. Se non è indicato alcun numero né per la persona né per l’azienda, la riga non compare. Gli Sheet già generati mostrano il numero dopo Rigenera.

Collaboratori — tabella con nome, telefono ed e-mail di tutti i collaboratori dei gruppi selezionati. Questa sezione non compare affatto se non sono assegnati collaboratori.

Per ogni numero di telefono sul foglio — per il contatto, per il referente in loco e nella tabella dei collaboratori — vale quanto segue: se per il contatto è indicato solo un numero di cellulare, sul foglio compare quello. Se telefono e cellulare sono diversi, compaiono entrambi affiancati («0662 … / 0664 …»); se è lo stesso numero, compare una volta sola. Non devi quindi inserire il numero di cellulare anche nel campo Telefono.

Programma, Turni e Prenotazioni sono invece sempre presenti nello Sheet — se per una di queste tre sezioni non c’è nulla, la sezione mostra una breve riga come «Nessun punto del programma.». Così una sezione senza voci si distingue chiaramente da una mancante per errore.

Programma — panoramica strutturata nel tempo dei punti del programma con luogo, orario e collaboratori.

Turni — tutte le assegnazioni dei turni con nome, funzione, data e orario.

Prenotazioni — tutte le righe prenotate, raggruppate per categoria di prodotto. Sono incluse anche le righe senza un articolo dell’inventario (inserite con «Aggiungi riga»), così come i componenti di un pacchetto prenotato — ciascuno nella propria categoria e senza importo proprio, perché il loro prezzo è compreso nel pacchetto. Sotto la riga del pacchetto compare inoltre un breve elenco («contiene: 30 pz Chicken Nuggets · 10 pz Limonade»); è una pura informazione, la quantità da produrre si trova nella riga della categoria. Se i componenti devono comparire solo sotto il pacchetto, disattiva nelle opzioni di visualizzazione Mostra i componenti del pacchetto come righe separate — così le righe separate in Cibo, Bevande ecc. non compaiono più. Le categorie seguono l’ordine che hai definito in Inventario → Categorie; all’interno di una categoria le righe compaiono come nel documento. Ogni categoria inizia con una riga di intestazione in grassetto. La quantità è la stessa della scheda Prenotazioni: un prodotto calcolato per ospite compare sul foglio con la quantità moltiplicata (quantità 1 con 125 ospiti dà 125) — anche quando per la riga non esiste ancora né un preventivo né una fattura. Se Mostra previsto / effettivo è attivo, accanto alla quantità prenotata compare una colonna «Effettivo» vuota. Se Mostra prezzi dei prodotti è attivo, vengono riportati prezzo unitario, subtotale e totale — nella base prezzi del tuo workspace, riconoscibile dall’intestazione della colonna (Prezzo netto / Totale netto oppure Prezzo lordo / Totale lordo).

Prezzo unitario per quantità dà sempre esattamente l’importo nella colonna del totale. Questo è il motivo dell’intestazione: se si calcola al netto con un prezzo unitario arrotondato al lordo, a seconda dell’aliquota manca un centesimo — 9 pezzi a 4,50 € farebbero 40,50 €, ma l’importo calcolato con esattezza è 40,49 €. Entrambi i numeri sono corretti di per sé, semplicemente non vanno nella stessa riga. Per questo il foglio mostra entrambe le colonne sulla stessa base.

Le quantità dei componenti del pacchetto derivano dalla riga del pacchetto: se nel documento modifichi la quantità o il numero di persone del pacchetto, i componenti vengono ricalcolati. La quantità di una riga di componente è la quantità totale per questo evento (p. es. 25 porzioni con 50 ospiti), non la quantità per ospite. Lo stesso succede quando modifichi il Numero di ospiti dell’evento e fai ricalcolare i documenti. I componenti modificati a mano, rimossi o sostituiti restano come sono; si ricalcolano solo i componenti non modificati.

Per sostituire un componente solo per questo evento (per esempio il piatto di carne di un menu con un altro piatto): nella scheda Prenotazioni apri la vista Righe, espandi il pacchetto e clicca sulla riga del componente su Modifica riga. Scegli lì l’altro prodotto e salva; un componente che non vuoi più lo rimuovi con Rimuovi riga. Il Function Sheet mostra poi il nuovo piatto — come riga separata nella sua categoria e nell’elenco «contiene» sotto il pacchetto. La sostituzione resta se nella riga del pacchetto nella scheda Prenotazioni modifichi solo nota, fornitore o categoria — e resta anche se nel documento modifichi la quantità o il numero di persone del pacchetto. Se sostituisci un piatto con ricetta con un altro, i suoi ingredienti vengono sostituiti con quelli del nuovo piatto. Se vuoi essere sicuro che la cucina veda l’indicazione, inseriscila con Aggiungi nota nella riga del pacchetto — la nota compare nel Function Sheet nella colonna «Nota» e non viene mai sovrascritta.

Piantina della sala — grafica della piantina della location, se presente e attivata.

Modificare l’ordine delle righe

Nello Sheet le prenotazioni sono raggruppate per categoria. Se deve valere invece l’ordine di prenotazione — tipico per un menu la cui sequenza di piatti altrimenti verrebbe divisa tra più categorie —, attiva nelle opzioni di visualizzazione Righe in ordine di prenotazione anziché per categoria. Dopo aver salvato, conferma la rigenerazione, così la tabella mostra la nuova struttura.

Se ti serve un altro ordine — per esempio tutte le righe di un meeting o di una location una sotto l’altra, trasversalmente alle categorie —, puoi anche spostare tu stesso le singole righe:

• Trascinare: passa con il mouse sulla tabella. A sinistra di ogni riga compare una maniglia stretta. Trascinala verso l’alto o verso il basso; una linea mostra dove finirà la riga.
• Passo per passo: passa sulla maniglia di una riga. Nella barra che compare, le frecce Sposta su e Sposta giù spostano la riga di una posizione alla volta.

Le righe di intestazione restano in alto e non si possono spostare.

Importante: l’ordine appartiene al documento, non ai dati di prenotazione. Un clic su Rigenera ricostruisce lo Sheet a partire dai dati attuali dell’evento — il tuo ordinamento manuale va perso, così come il testo modificato a mano. Conviene quindi ordinare quando le prenotazioni sono definitive.

Scrivere e salvare testi personali

Il Function Sheet è un vero documento: puoi scrivere ovunque, aggiungere righe, adattare le tabelle e formattare.

Le tue modifiche vengono salvate automaticamente mentre lavori. In alto a destra, accanto al pulsante Salva, vedi sempre lo stato:

• Non salvato: hai appena modificato qualcosa, il salvataggio sta per partire.
• Salvataggio …: la modifica viene trasmessa in questo momento.
• Salvato automaticamente: tutto è al sicuro.

Se esci dal Sheet con il link «Indietro», le modifiche ancora aperte vengono salvate. Se chiudi la scheda o ricarichi la pagina mentre c'è ancora qualcosa in sospeso, il browser ti chiede prima conferma. Con Salva puoi salvare lo stato in qualsiasi momento: per esempio prima di condividere o stampare il Sheet.

Se due persone lavorano contemporaneamente sullo stesso Sheet, non vince l'ultima modifica: chi salva dopo riceve l'avviso Modificato altrove e ricarica lo stato aggiornato.

Aggiornare i dati

Il Function Sheet è volutamente un'istantanea: viene generato una volta dai dati dell'evento e da quel momento è tuo. Le tue note, gli ordinamenti e le formattazioni restano come sono, anche se nell'evento cambia qualcosa. Nulla viene aggiornato alle tue spalle.

Avviso «Fonte modificata». Per evitare che tu debba tenere il conto da solo, il Sheet ti avvisa quando i dati alla base di una sezione sono cambiati dal momento della generazione. Sopra il foglio compare una striscia gialla che indica per nome le sezioni interessate, per esempio «Prenotazioni» oppure «Turni, Prenotazioni». Così vedi subito dove controllare.

Caso tipico: calcolate due trasferte, il cliente decide poi di riportare lui stesso il materiale, ma preventivo e Function Sheet sono ormai stati scritti da tempo. La riga cambia nell'evento e il Sheet lo segnala esattamente.

L'avviso compare solo nella tua vista interna. Non appare nella stampa, nel PDF né nel link condiviso: lì il foglio resta un pulito documento di lavoro.

Aggiornamento: clicca su Rigenera, nella striscia o nell'intestazione. Il Sheet viene ricostruito dai dati attuali dell'evento e l'avviso scompare. Attenzione: in questo caso il testo modificato a mano e il tuo ordinamento manuale vanno persi; prima di procedere ti viene chiesta conferma.

Finché non rigeneri, il foglio resta esattamente com'è: l'avviso è solo un avviso, non una modifica.

Nei Sheet generati prima dell'introduzione di questo avviso manca la base di confronto. Per questo inizialmente non mostrano nessuna striscia; con il prossimo Rigenera ne fanno parte anche loro.

Stampare

Il Function Sheet è ottimizzato per la stampa e viene prodotto in formato A4 verticale con margine fisso, indipendentemente da ciò che è impostato nella finestra di stampa. Apri la finestra di stampa del browser (scorciatoia Strg+P / Cmd+P) oppure clicca in alto su Stampa / PDF: nella finestra di stampa scegli la tua stampante o «Salva come PDF».

Per vedere già durante la modifica cosa entra nel foglio, l'editor è largo quanto un foglio A4 e mostra una sottile linea rossa dove finisce la pagina. Se il contenuto termina prima della linea, sta su una sola pagina.

Se un Sheet si estende su più pagine, le intestazioni di colonna delle tabelle vengono ripetute su ogni pagina successiva, le singole righe non vengono tagliate a metà dall'interruzione e in basso a destra di ogni pagina compare il numero di pagina (ad es. «Pagina 1 di 2»).

Condividere con partner esterni

Il Function Sheet può essere condiviso senza password con partner esterni (ad es. cucina, responsabile di sala), senza che debbano avere un account Univents.

1. Clicca su Condividi nell'intestazione.
2. Facoltativo: sotto Scade il inserisci data e ora a partire dalle quali il link non deve più essere valido. Lascia vuoto per un accesso illimitato.
3. Clicca su Crea link.
4. Copia il link creato con l'icona di copia e invialo alla persona desiderata.

I destinatari vedono il Function Sheet in modalità di sola lettura: nessuna modifica possibile. Sotto Link attivi vedi tutti i link creati finora. Con l'icona del cestino puoi revocare subito un link.

Domande frequenti

Il Sheet mostra meno righe del previsto. Controlla nella configurazione se sotto Categorie di prodotto ci sono categorie deselezionate. Nessuna selezione = tutte le categorie visibili. Se mancano righe prenotate dopo la generazione del Sheet, ti aiuta Rigenera.

Manca la colonna «effettivo». Apri Configura e attiva la casella Mostra previsto / effettivo.

I componenti di un pacchetto compaiono due volte nel foglio: come righe separate e sotto «contiene». Nelle impostazioni del Sheet disattiva Mostra i componenti del pacchetto come righe separate; resterà solo la riga «contiene» sotto il pacchetto. Dopo il salvataggio, conferma la rigenerazione affinché la tabella mostri lo stato aggiornato.

La piantina non compare. Il Sheet mostra la piantina solo se per la location è caricata una piantina e l'opzione Includi piantina è attivata nella finestra di configurazione.

Le righe prenotate non sono aggiornate. Clicca su Rigenera: il Sheet preleva di nuovo dall'evento tutti i dati di prenotazione attuali. La striscia Fonte modificata sopra il foglio ti dice se è cambiato davvero qualcosa (vedi Aggiornare i dati).

La striscia «Fonte modificata» non scompare. Scompare solo con Rigenera: finché il Sheet mostra lo stato precedente, l'avviso resta. È voluto: descrive una differenza, non un evento già letto.

Ho cambiato solo un piccolo dettaglio e ricevo comunque l'avviso. La striscia segnala ogni modifica di contenuto a collaboratori, programma, turni, prenotazioni o dati degli ospiti, anche un numero di telefono o una nota modificati. Aprire e salvare senza modificare nulla, invece, non la fa comparire, e nemmeno il semplice riordino di voci identiche.

Il menu a tendina «Applica modello …» mostra «Nessun modello disponibile». Non è ancora stato salvato nessun modello. Apri un Function Sheet, imposta le opzioni di visualizzazione desiderate e clicca su Salva come modello nella sezione Modelli.

Voglio eliminare il Sheet. Clicca sull'icona del cestino nell'intestazione. La finestra di conferma Elimina Function Sheet chiede ancora una volta conferma: solo dopo il clic su Elimina il Sheet viene rimosso definitivamente.