Best practice: creare correttamente un evento di più giorni

<!-- VIDEO: «Creare correttamente un evento di più giorni» — registrazione dello schermo, 3–5 minuti, passo dopo passo. Sceneggiatura:

1. Intro (15 s): mostrare la regola — un evento, un preventivo, un DDT per ogni giorno.
2. Creare l’evento: nel passaggio «Data e luogo» impostare Inizio il primo giorno e Fine l’ultimo giorno.
3. Panoramica: mostrare la scheda «Orari giornalieri» e inserire per ogni giorno Ora di inizio e Ora di fine.
4. Preventivo: con «Aggiungi sezione» creare le sezioni «Giorno 1 – …», «Giorno 2 – …», assegnare le righe con «Sposta in sezione»; quantità per giorno invece della quantità totale.
5. Mostrare l’impostazione PDF «Ordina le righe per sezioni + ordine manuale».
6. Un DDT per ogni giorno: «Nuovo DDT», Inizio del periodo della prestazione = giorno di consegna con orario, sotto «Importa righe» → «Da altri documenti» selezionare solo le righe del giorno 1, inserire. Ripetere per il giorno 2.
7. Cucina: Prenotazioni → Materiale, filtro «DDT…»; stampare la lista di produzione con «Un foglio separato per ogni documento di trasporto».
8. Programma con punti su più giorni: mostrare il titolo per ogni giorno. Turni in giorni diversi. Vista giornaliera del calendario.
9. Breve passaggio sul webshop: l’interruttore «Dividi il carrello per giorno» e il preventivo con le sezioni giornaliere.
10. Outro: i tre errori come promemoria. -->

Un cliente ti prenota per tre giorni: fiera, convegno, weekend di nozze. La regola più importante è questa:

Un incarico di più giorni è UN evento con UN preventivo e UN DDT per ogni giorno.

Quindi non creare un evento separato per ogni giorno e non scrivere un preventivo separato per ogni giorno. Il cliente ordina un solo incarico, quindi riceve un solo preventivo. La tua cucina e i tuoi autisti, però, lavorano giorno per giorno, ed è per questo che c’è un DDT per ogni giorno.

In questo articolo ti mostriamo passo dopo passo come fare in Univents e quali sono gli errori che vediamo più spesso.

Passo dopo passo

1. Un evento per l’intero periodo

1. Crea l’evento come al solito. Nel passaggio Data e luogo, sotto Data principale, imposta Inizio sul primo giorno e Fine sull’ultimo giorno.
2. Salva. Ora l’evento compare nel calendario in ciascuno dei suoi giorni, anche nella vista giornaliera (vedi Calendario: anno, mese, settimana e giorno).

Una fine esattamente alle 00:00 conta ancora come il giorno precedente: dalle 18:00 alle 00:00 è una serata, non due giorni.

2. Inserire gli orari per ogni giorno

1. Apri la panoramica dell’evento. Da due giorni in su compare la scheda Orari giornalieri.
2. Inserisci per ogni giorno un’Ora di inizio e un’Ora di fine propri, ad esempio giorno 1 allestimento dalle 8, giorni 2 e 3 dalle 10 alle 18.

Questo conviene due volte: le righe Per ora calcolano allora con la somma degli orari giornalieri invece che con l’intero periodo dal primo inizio all’ultima fine. Finché manca un giorno, la scheda mostra un avviso. Maggiori informazioni in Orari giornalieri degli eventi di più giorni.

3. Un preventivo con una sezione per ogni giorno

1. Crea un preventivo nell’evento.
2. Nell’editor delle righe clicca su Aggiungi sezione e dai alla sezione il nome del giorno, ad esempio «Giorno 1 – venerdì 06/11». Crea così una sezione per ogni giorno.
3. Assegna ogni riga al suo giorno. Una riga già esistente la sposti con Sposta in sezione oppure trascinandola nel punto giusto.
4. Inserisci le quantità per ogni giorno: 120 pranzi il giorno 1 e 80 il giorno 2 sono due righe, non una da 200.
5. Perché il PDF mostri lo stesso ordine, attiva nelle impostazioni PDF del documento Ordina le righe per sezioni + ordine manuale (invece che per categorie). Ogni sezione avrà così il suo subtotale.

Come funzionano le sezioni in generale è spiegato in Documenti finanziari: preventivi, fatture e DDT.

4. Un DDT per ogni giorno

I DDT li crei tu stesso, non appena il preventivo è pronto:

1. Crea nell’evento un Nuovo DDT.
2. Nell’intestazione imposta Inizio del periodo della prestazione sul giorno di consegna, volendo con l’orario. Questa data è la data di consegna e comparirà più avanti anche nella lista di produzione.
3. Apri in basso l’area Importa righe. Sotto Da altri documenti trovi il tuo preventivo. Seleziona solo le righe di questo giorno e clicca su … inserisci le righe selezionate.
4. Ripeti l’operazione per ogni giorno successivo.

Le righe importate restano collegate al preventivo. Se modifichi la quantità solo per una consegna, scegli Modifica solo in questo DDT. I dettagli sono in Convertire un preventivo in DDT o fattura.

5. Rifornire cucina e magazzino giorno per giorno

1. Nella scheda Prenotazioni limiti la vista Materiale a un solo giorno con il filtro DDT….
2. Quando stampi la Lista di produzione, nella finestra Lista di produzione per i documenti di trasporto selezioni i DDT. Con Un foglio separato per ogni documento di trasporto ogni giorno ottiene un foglio proprio, con la propria data di consegna nell’intestazione.

La lista di carico vale per l’intero evento e non viene suddivisa per DDT. Maggiori informazioni in Creare liste d’ordine, di carico, di consegna e di produzione.

6. Programma, Function Sheet e personale

• Programma: crea i punti del programma con data e orario. Se un programma si estende su più giorni, la vista di dettaglio mostra un titolo separato sopra ogni giorno. Vedi Creare e condividere i programmi.
• Function Sheet: per l’intero evento basta un solo Sheet. Se una prenotazione ha una propria fascia oraria (Inizio e Fine nella prenotazione), negli eventi di più giorni nella colonna Nota compare la data con l’orario. Così il tuo team vede in quale giorno è prevista la riga. Vedi Creare e usare il Function Sheet.
• Turni: ogni turno ha la propria Ora di inizio e Ora di fine con data. Crea quindi i turni direttamente nel giorno giusto. Vedi Creare turni e job e definirne le tariffe.

I tre errori più frequenti

Un evento separato per ogni giorno

Conseguenza: il cliente riceve più preventivi, fatturato e margine si frammentano su più eventi e il programma risulta separato, anche se si tratta di un unico incarico.

Come fare: crea un unico evento con Inizio il primo giorno e Fine l’ultimo giorno e rappresenta i giorni tramite gli Orari giornalieri e le sezioni nel preventivo.

Un solo DDT per tutto

Conseguenza: cucina e autisti non vedono cosa parte in quale giorno e, nel peggiore dei casi, producono già il giorno 1 quello del giorno 3.

Come fare: crea un DDT separato per ogni giorno, con la propria data di consegna, e importa solo le righe di quel giorno.

Quantità totale senza riferimento al giorno nel preventivo

Conseguenza: se nel preventivo c’è solo «200 pranzi», la quantità non si può assegnare a un giorno e la lista di produzione e i DDT non tornano per ciascun giorno.

Come fare: crea per ogni giorno una riga separata con la quantità di quel giorno, nella sezione corrispondente.

Caso particolare webshop: dividere il carrello per giorno

Se il tuo cliente prenota tramite una pagina di prenotazione con il design Webshop, può separare i giorni da solo:

1. Apri la pagina di prenotazione e, nella sezione Prenotazioni, attiva Dividi il carrello per giorno.
2. Per le prenotazioni di più giorni il cliente vede sopra i prodotti una barra Giorno 1, Giorno 2 ecc. e inserisce ogni prodotto nel carrello del giorno selezionato in quel momento.
3. Quando accetti la richiesta, il preventivo ottiene automaticamente una sezione separata per ogni giorno («Giorno 1 – 04/03/2027» ecc.). Poi crei un DDT per ogni giorno come descritto sopra.

Maggiori informazioni in Creare e configurare le pagine di prenotazione.

Domande frequenti

Posso unire in un secondo momento un incarico esistente suddiviso in più eventi? No, non esiste una funzione di unione. Estendi il primo evento all’intero periodo, importa nel suo preventivo le righe degli altri giorni e annulla gli altri eventi.

Devo inserire gli orari giornalieri? Non necessariamente. Senza di essi, però, le righe calcolate per ora usano l’intero periodo dal primo inizio all’ultima fine, e con più giorni è quasi sempre troppo.