Creare turni e incarichi e definirne i prezzi

Nel Piano turni di un evento pianifichi chi lavora quando e dove, quanto costa il lavoro e come coprire rapidamente i turni scoperti.

Panoramica: incarichi e turni

Un incarico è la cornice, ad esempio «Addetto al servizio», «Team di allestimento» o «Barman». All’interno di un incarico crei i singoli turni, ovvero blocchi orari concreti con data, orario e fabbisogno di personale.

Nell’evento apri la scheda Turni. In alto a destra vedi quattro pulsanti: Turno, Incarico, Inserisci da modello e Promemoria. Puoi creare incarichi e turni in qualsiasi ordine; un turno senza incarico finisce nella sezione Altri turni.

Creare un incarico

1. Clicca su Incarico per aprire la finestra «Aggiungi mansione».
2. Nel campo Nome della mansione inserisci un nome, ad es. «Addetto al servizio» o «Team di allestimento».
3. Scegli un Colore: ti aiuta a orientarti nel programma.
4. Facoltativo: compila Descrizione, Indirizzo, Note sull'indirizzo e Competenze richieste.
5. Clicca su Aggiungi. L’incarico compare come scheda nel piano turni.

Suggerimento su Competenze richieste: se qui inserisci delle competenze (ad es. «Barista», «Patentino per carrello elevatore»), solo le persone che le possiedono vedono il turno nel portale dipendenti.

Creare un turno

1. Clicca sul pulsante colorato Turno nell’intestazione dell’incarico, oppure usa il pulsante globale Turno in alto a destra per un turno senza assegnazione a un incarico.
2. Nella finestra «Aggiungi turno» compila:
   • Nome del turno / ruolo (ad es. «Allestimento», «Servizio»)
   • Ora di inizio e Ora di fine: vengono precompilate automaticamente con la data dell’evento
   • Dipendenti necessari: quante persone servono per questo turno
   • Facoltativo: Dipendenti assegnati (assegna direttamente le persone), Referente / responsabile, Indirizzo / punto d'incontro
3. Attiva Consenti autocandidatura se i dipendenti possono iscriversi da soli a questo turno tramite il portale.
4. Una volta attivata questa opzione, sotto compare Approvazione necessaria. Lascia l’interruttore disattivato se vale la regola «chi prima arriva meglio alloggia»: la persona è inserita nel turno con un clic. Attivalo se vuoi decidere tu a chi assegnare il turno.
5. Clicca su Turno per salvare.

Iscriversi o candidarsi?

I due interruttori danno luogo a due modalità di lavoro:

I turni esistenti non cambiano comportamento: per loro l’approvazione è disattivata, quindi resta l’iscrizione immediata. Se usi modelli di turno, imposta l’interruttore una sola volta nel modello: ogni turno creato a partire da esso lo adotta.

Accettare o rifiutare le candidature

Trovi le candidature in due punti:

• Nel turno stesso: apri il turno, la sezione Candidature elenca tutte le persone che si sono candidate.
• In Personale → Candidature: l’elenco complessivo di tutti i turni, ordinato per data. Così nessuna candidatura resta in sospeso solo perché nessuno ha riaperto il turno.

Accetta inserisce la persona nel turno e occupa il posto. Rifiuta rimuove la candidatura; la stessa persona può poi candidarsi di nuovo. In entrambi i casi riceve un messaggio con l’esito. Se dopo l’accettazione il turno è al completo, le altre candidature non portano a nulla: in quel caso semplicemente non accettarne altre.

Definire i prezzi di un turno

Nella stessa finestra, sia quando crei sia quando modifichi un turno, trovi la sezione Prezzi. Così colleghi direttamente il lavoro del personale al calcolo dei costi.

1. Clicca su Aggiungi prodotto.
2. Compila le colonne Titolo, Quantità, Unità, Prezzo di acquisto, Prezzo vend., Sc.% e IVA%.
3. La colonna Totale si calcola automaticamente. Sono possibili più righe, ad es. una per l’ora base e una per un supplemento notturno.
4. Salva il turno: le righe compaiono poi nel calcolo finanziario dell’evento.

Salvare un incarico come modello e riutilizzarlo

Per non dover ricreare ogni volta un incarico già collaudato:

1. Clicca su Salva come modello nell’intestazione dell’incarico. L’incarico viene salvato come modello insieme a tutti i suoi turni.
2. In un altro evento clicca su Inserisci da modello, scegli dall’elenco il modello salvato e conferma. Incarico e turni vengono ripresi per intero.

I modelli che non ti servono più li elimini direttamente nella finestra Inserisci da modello: accanto a ogni modello trovi un’icona di eliminazione.

Inviare promemoria per i turni scoperti

Se non tutti i turni sono ancora coperti, puoi avvisare via e-mail il personale in modo mirato.

1. In alto a destra nel piano turni clicca su Promemoria. La finestra mostra quanti turni scoperti ci sono ancora.
2. Scegli chi vuoi avvisare: puoi filtrare per Gruppi crew, Modelli crew, Tag o Competenze.
3. Clicca su Invia promemoria. Ogni persona selezionata riceve un’e-mail con un link diretto alla pagina di candidatura.

Panoramica settimanale su tutti gli eventi: il board di disposizione

Il piano turni descritto qui mostra i turni di un singolo evento. Se invece vuoi vedere chi è assegnato in questa settimana su più eventi, passa a Personale > Piano turni: il board di disposizione mostra l’intera settimana, dipendenti × giorno, a colpo d’occhio, con riassegnazione tramite drag & drop, indicazione delle disponibilità e costi del personale in tempo reale. Trovi i dettagli nell’articolo Board di disposizione per la pianificazione del personale.

Domande frequenti

L’indicatore di copertura è rosso: cosa significa? Rosso significa che il turno non è ancora coperto del tutto (ad es. «1/2» invece di «2/2»). Il riepilogo in fondo al piano turni elenca tutti i turni interessati.

Posso assegnare un turno a più incarichi? No. Un turno appartiene a un solo incarico. Se crei un turno senza assegnazione a un incarico (con il pulsante globale Turno), compare nella sezione Altri turni.

Come rimuovo un incarico? Clicca sul simbolo ✕ nell’intestazione dell’incarico. Conferma la finestra: tutti i turni dell’incarico vengono eliminati insieme a esso. Questa azione non può essere annullata.

Quando è utile il programma in basso? Non appena esiste almeno un turno, il programma mostra tutti i turni come barre colorate su una linea temporale. Così vedi a colpo d’occhio se i turni si sovrappongono o se ci sono vuoti.