Schichten & Jobs anlegen und bepreisen

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slug: schichten-jobs-anlegen-und-bepreisen title: "⏱️ Schichten & Jobs anlegen und bepreisen" category: team-personal published_url: https://univents.app/docs/team-personal/schichten-jobs-anlegen-und-bepreisen updated_at: 2026-06-04T00:00:00Z tags: [schichtplan, jobs, bepreisen, personalplanung, erinnerung] summary: "Nach dem Lesen kannst du Jobs anlegen, Schichten bepreisen und per Reminder gezielt Personal auf offene Schichten aufmerksam machen."

Im Schichtplan eines Events planst du, wer wann wo arbeitet, was die Arbeit kostet und wie du offene Schichten schnell besetzt bekommst.

Überblick: Jobs und Schichten

Ein Job ist der Rahmen — zum Beispiel "Servicekraft", "Aufbau-Team" oder "Barkeeping". Innerhalb eines Jobs legst du konkrete Schichten an, also einzelne Zeitblöcke mit Datum, Uhrzeit und Personalbedarf.

Öffne im Event die Registerkarte Schichten. Oben rechts siehst du vier Schaltflächen: Schicht, Job, Aus Vorlage einfügen und Reminder. Du kannst Jobs und Schichten in beliebiger Reihenfolge anlegen; eine Schicht ohne Job landet im Abschnitt Sonstige Schichten.

Job anlegen

1. Klicke auf Job, um den Dialog "Job hinzufügen" zu öffnen.
2. Trage im Feld Job-Bezeichnung einen Namen ein, z. B. "Servicekraft" oder "Aufbau-Team".
3. Wähle eine Farbe — sie hilft bei der Übersicht im Zeitplan.
4. Optional: fülle Beschreibung, Adresse, Adressen Info und Erforderliche Fähigkeiten aus.
5. Klicke auf Hinzufügen. Der Job erscheint als Karte im Schichtplan.

Tipp zu Erforderliche Fähigkeiten: Trägst du hier Skills ein (z. B. "Barista", "Staplerführerschein"), sehen nur Personen mit diesen Skills die Schicht im Mitarbeiterportal.

Schicht anlegen

1. Klicke im Job-Header auf die farbige Schaltfläche Schicht — oder nutze den globalen Schicht-Button oben rechts für eine Schicht ohne Job-Zuordnung.
2. Im Dialog "Schicht hinzufügen" füllst du aus:
   • Schichtname / Rolle (z. B. "Aufbau", "Service")
   • Startzeit und Endzeit — werden automatisch vom Event-Datum vorausgefüllt
   • Benötigte Mitarbeiter — wie viele Personen werden für diese Schicht gebraucht
   • Optional: Eingeplante Mitarbeitende (Personen direkt zuweisen), Ansprechpartner / Verantwortlich, Adresse / Treffpunkt
3. Schalte Selbstbewerbung erlauben ein, wenn sich Mitarbeitende über das Portal selbst für diese Schicht eintragen dürfen.
4. Klicke auf Schicht, um zu speichern.

Schicht bepreisen

Im selben Dialog — beim Anlegen oder beim Bearbeiten einer Schicht — befindet sich der Abschnitt Bepreisen. Damit verknüpfst du die Personalarbeit direkt mit der Kalkulation.

1. Klicke auf Produkt hinzufügen.
2. Fülle die Spalten Titel, Menge, Einheit, Preis EK, Preis VK, Rbt% und USt% aus.
3. Die Gesamt-Spalte rechnet automatisch. Mehrere Zeilen sind möglich, z. B. eine für die Grundstunde und eine für einen Nachtzuschlag.
4. Speichere die Schicht — die Positionen erscheinen anschließend in der Finanzkalkulation des Events.

Job als Vorlage speichern und wiederverwenden

Damit du einen bewährten Job nicht jedes Mal neu anlegen musst:

1. Klicke im Job-Header auf das ★-Symbol. Der Job wird inklusive aller Schichten als Vorlage gespeichert.
2. Bei einem anderen Event klickst du auf Aus Vorlage einfügen, wählst die gespeicherte Vorlage aus der Liste und bestätigst. Job und Schichten werden vollständig übernommen.

Vorlagen verwaltest du außerdem zentral unter Personal > Personalplan-Vorlagen. Dort erstellst du neue Vorlagen mit Neue Vorlage, bearbeitest bestehende und fügst unter Ablauf-Einträge weitere Einträge über Eintrag hinzufügen hinzu.

Reminder für offene Schichten senden

Wenn noch nicht alle Schichten besetzt sind, kannst du gezielt Personal per E-Mail benachrichtigen.

1. Klicke oben rechts im Schichtplan auf Reminder. Der Dialog zeigt, wie viele offene Schichten noch existieren.
2. Wähle aus, wen du benachrichtigen willst — du kannst nach Crew-Gruppen, Crew-Vorlagen, Tags oder Skills filtern.
3. Klicke auf Reminder senden. Jede ausgewählte Person erhält eine E-Mail mit einem direkten Link zur Bewerbungsseite.

Häufige Fragen

Die Besetzungsanzeige zeigt rot — was bedeutet das? Rot bedeutet, dass die Schicht noch nicht vollständig besetzt ist (z. B. "1/2" statt "2/2"). Die Zusammenfassung am unteren Rand des Schichtplans listet alle betroffenen Schichten auf.

Kann ich eine Schicht mehreren Jobs zuordnen? Nein. Eine Schicht gehört genau einem Job. Wenn du eine Schicht ohne Jobzuordnung anlegst (über den globalen Schicht-Button), erscheint sie im Abschnitt Sonstige Schichten.

Wie entferne ich einen Job? Klicke im Job-Header auf das ✕-Symbol. Bestätige den Dialog — alle Schichten des Jobs werden dabei mitgelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wann macht der Zeitplan unten Sinn? Sobald mindestens eine Schicht existiert, zeigt der Zeitplan alle Schichten als farbige Balken auf einer Zeitachse. Du siehst so auf einen Blick, ob Schichten sich überlappen oder ob es Lücken gibt.