Dispositions-Board für die Personalplanung

Das Dispositions-Board zeigt dir Mitarbeitende × Wochentage auf einen Blick — über alle Events der Woche hinweg. Statt Schicht für Schicht im einzelnen Event zu planen, siehst du hier sofort, wer wann wo eingeteilt ist, und besetzt bei Bedarf per Drag & Drop um.

Im Video siehst du, wie du Schichten an einer Veranstaltung anlegst und besetzt und die ganze Woche im Dispositions-Board planst.

Video abspielen4:28

Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Wo du das Board findest

1. Öffne links in der Navigation Personal.
2. Wechsle zum Tab Schichtplan.

Anders als der Schichtplan innerhalb eines Events (dort planst du nur die Schichten dieses einen Events, legst Jobs an und bepreist sie) zeigt dir das Dispositions-Board alle Mitarbeitenden über alle Events der sichtbaren Woche gleichzeitig.

So liest du das Board

• Zeilen sind deine Mitarbeitenden, Spalten die sieben Wochentage.
• Mit den Pfeil-Symbolen links und rechts neben der Zeitraum-Anzeige (z. B. „KW 34 | 18. Aug – 24. Aug") blätterst du eine Woche vor oder zurück. Stehst du in der Monatsansicht, springen dieselben Pfeile einen Monat weit.
• Jede Schicht-Kachel trägt einen farbigen Punkt, der ihr Event zuordnet. Die Legende Events diese Woche über dem Board löst die Farben auf.
• Laufen mehrere Events in der Woche, blenden die Filter-Chips (Alle + Event-Namen) das Board auf ein einzelnes Event ein.
• Das Board zeigt nur Veranstaltungen, die noch laufen. Abgesagte Veranstaltungen und abgelehnte Anfragen tauchen weder als Filter-Chip noch in der Legende noch als Schicht-Kachel auf — offene Anfragen dagegen schon, die sind ja noch echte Arbeit.

Monatsansicht: den ganzen Monat und die offenen Schichten sehen

Oben rechts im Board schaltest du zwischen Woche und Monat um. Beim Öffnen steht der Schalter immer auf Woche — an deiner gewohnten Ansicht ändert sich also nichts, solange du nicht umschaltest.

Die Monatsansicht beantwortet zwei Fragen, die das Wochen-Raster nicht beantworten kann: „Wie voll ist der Monat?" und „Welche Schichten hat noch niemand übernommen?" Im Wochen-Raster ist nämlich jede Zeile eine Person — eine Schicht ohne zugeteilte Person hat dort gar keine Zeile und bleibt unsichtbar.

• Der Monat zeigt sechs Wochen-Zeilen, Montag zuerst. Tage aus dem Vor- und Folgemonat stehen blass am Rand, ihre Schichten zählen aber mit.
• Jede Schicht steht als Kachel im Tag, chronologisch sortiert: Startzeit, Bezeichnung und der Besetzungsstand 2/3 — also zwei von drei benötigten Personen.
• Der farbige Punkt ordnet die Schicht wie in der Woche ihrem Event zu; bei einer Schicht ohne Event ist es die Farbe des Jobs.
• Sind an einem Tag mehr als drei Schichten, steht darunter +2 weitere.
• Abgesagte Veranstaltungen und abgelehnte Anfragen bleiben auch hier draußen — dieselbe Regel wie in der Woche.

Unbesetzte Schichten finden

Die Kacheln sind nach Besetzung eingefärbt. Die Legende Besetzung über dem Raster nennt die drei Stufen:

Mit dem Schalter Nur unbesetzte rechts über dem Raster blendest du alle voll besetzten Schichten aus. Übrig bleibt genau die Arbeit, die noch zu verteilen ist. Der Schalter bleibt aktiv, während du durch die Monate blätterst.

Vom Monat zurück in die Woche

Ein Klick auf einen Tag — oder auf +2 weitere — schaltet auf Woche um, und zwar auf genau die Woche dieses Tages. Der Monat ist der Überblick, die Woche bleibt die Fläche zum Umbesetzen und Anlegen.

Auf dem Handy ersetzt eine Terminliste das Raster: alle Tage des Monats mit Schichten, chronologisch untereinander.

Schicht per Drag & Drop umbesetzen

1. Fasse eine Schicht-Kachel an und ziehe sie auf die Zelle des gewünschten Mitarbeiters — am selben Tag. Ein Ziehen auf einen anderen Wochentag ist nicht möglich; das Board zeigt dann den Hinweis „Schichten können nicht auf einen anderen Tag gezogen werden".
2. Lässt du die Kachel über einer gültigen Zelle los, wird die Schicht sofort umbesetzt.
3. Hat die Zielperson an dem Tag einen Urlaubs- oder Überschneidungs-Konflikt, öffnet sich zuerst der Dialog Umbesetzen bestätigen mit den Details zum Konflikt. Klicke Umbesetzen, um trotzdem fortzufahren, oder Abbrechen, um die ursprüngliche Zuteilung zu behalten.
4. Ohne Ziehen geht es auch: Klicke auf das kleine Tausch-Symbol oben rechts in der Kachel (auf Touch-Geräten dauerhaft sichtbar) und wähle im Dialog Umbesetzen auf … die Zielperson aus der Liste.

Neue Schicht direkt im Board anlegen

1. Fahre mit der Maus über eine leere Zelle — oben rechts erscheint ein Plus-Symbol.
2. Klicke darauf: Der Dialog Schicht hinzufügen öffnet sich. Gibt es an diesem Tag bereits offene, unbesetzte Schichten, weist du die Person direkt einer davon zu (Abschnitt Offene Schichten an diesem Tag, Button Zuweisen).
3. Alternativ trägst du im Abschnitt Neue Schicht eine Bezeichnung, Beginn und Ende ein und klickst auf Schicht anlegen — die Schicht entsteht direkt für diese Person und diesen Tag, ohne Event-Zuordnung.
4. Für eine vollständige Schicht mit Event-Zuordnung klicke stattdessen oben rechts im Board auf Neue Schicht. Der große Dialog verlangt die Auswahl eines Events und bietet alle Felder aus der Event-Schichtplanung.

Woche kopieren: den Plan auf die nächsten Wochen übertragen

Planst du jede Woche dieselben Schichten, etwa einen Mittagsservice von Montag bis Freitag mit derselben Besetzung, musst du sie nicht jede Woche neu anlegen. Plane eine Woche fertig und kopiere sie.

1. Blättere in der Woche-Ansicht zu der Woche, die als Vorlage dienen soll.
2. Klicke oben rechts auf Woche kopieren.
3. Gib an, auf wie viele Folgewochen kopiert werden soll (1 bis 12). Darunter siehst du die Ziel-Kalenderwochen mit Datum.
4. Lass Personen mit übernehmen angehakt, wenn die eingeteilten Personen mitwandern sollen. Ohne Haken entstehen nur die Schichten, die Plätze bleiben offen.
5. Lass Feiertage überspringen angehakt, wenn an Feiertagen keine Schicht entstehen soll. Es gelten die Feiertage, die du in den Einstellungen für den Workspace hinterlegt hast.
6. Prüfe die Vorschau und klicke auf Kopieren.

Die Vorschau rechnet bei jeder Änderung neu, angelegt wird dabei noch nichts. Sie zeigt dir:

• wie viele Schichten angelegt werden,
• welche übersprungen werden, mit Grund: Feiertag oder Schon vorhanden (die Schicht steht in der Zielwoche schon, zum Beispiel weil du dieselbe Woche schon einmal kopiert hast),
• welche Personen nicht eingeteilt werden, mit Grund: Urlaub (genehmigter Urlaub an dem Tag) oder Überschneidung mit eigener Schicht. Die Schicht wird trotzdem angelegt, nur der Platz bleibt offen,
• als reinen Hinweis, wer sich an dem Tag als nicht verfügbar eingetragen hat. Diese Personen werden trotzdem eingeteilt.

Was beim Kopieren gilt:

• Kopiert werden nur Schichten ohne Veranstaltung. Schichten an Veranstaltungen bleiben bei ihrer Veranstaltung, dafür gibt es Veranstaltung kopieren. Der Dialog nennt dir, wie viele es in der Woche gibt.
• Jede Kopie liegt am selben Wochentag zur selben Uhrzeit, auch über die Zeitumstellung hinweg. Eine Nachtschicht von Freitag 22:00 bis Samstag 02:00 bleibt eine Nachtschicht.
• Job, Anzahl der benötigten Personen, Ort, Verantwortliche, Stundensatz, Personalkosten-Zeilen und die Einstellungen zur Selbst-Eintragung wandern mit.
• Eingeteilte Personen behalten ihren Stand: Wer zugesagt hat, ist auch in der Kopie zugesagt; wer noch bestätigen muss, muss das auch in der Kopie. Krankmeldungen, Absagen und Bewerbungen werden nicht kopiert.
• Höchstens 500 neue Schichten pro Durchgang.
• Jede eingeteilte Person bekommt eine Benachrichtigung aufs Handy, zum Beispiel „5 neue Schichten vom 21.10. bis 15.11.“, und keine Mail pro Schicht. Wer Benachrichtigungen nicht eingeschaltet hat, sieht die Schichten in der App und im Kalender-Abo.

Nach dem Kopieren bleibt das Board auf der Vorlagen-Woche stehen. Die neuen Wochen siehst du mit den Pfeilen.

Kopie rückgängig machen

Direkt nach dem Kopieren zeigt die Meldung unten einen Knopf Rückgängig. Später findest du ihn im Dialog Woche kopieren unter Letzte Kopie rückgängig machen; dort fragt Univents vorher noch einmal nach, wie viele Schichten in welchen Kalenderwochen gelöscht werden. Dabei verschwinden genau die Schichten dieses Durchgangs samt Einteilungen und Personalkosten-Zeilen. Die betroffenen Personen bekommen eine gesammelte Benachrichtigung, keine Absage-Mail.

Rückgängig geht nur, solange keine kopierte Schicht verändert wurde. Wurde eine davon inzwischen umbesetzt, bestätigt, abgesagt oder hat jemand Zeiten darauf erfasst, erscheint „Einzelne Schichten wurden schon bearbeitet, bitte einzeln löschen.“

Eine Schicht aus der Liste heraus bearbeiten

Neben Schichtplan liegt der Reiter Alle Schichten. Er listet jede Schicht des Workspace mit Veranstaltung, Beginn, Ende, Besetzungsstand und Status — auch die, die an keiner Veranstaltung hängen (Filter Ohne Veranstaltung).

1. Klicke eine Zeile an. Es öffnet sich dieselbe Bearbeiten-Fläche wie in der Veranstaltung.
2. Dort änderst du Bezeichnung, Beginn und Ende, die benötigte Anzahl, Adresse, Verantwortliche, Notiz und die Preiszeilen.
3. Im selben Dialog teilst du Personen zu, duplizierst die Schicht oder löschst sie.
4. Nach dem Speichern steht der neue Stand sofort in der Liste, auch der Besetzungsstand.

Wer Veranstaltungen nicht bearbeiten darf, kann die Liste weiterhin lesen, aber nichts ändern.

Personalkosten live im Blick

Unterhalb des Boards zeigt die Leiste Geplante Personalkosten die Summe aller geplanten Schichten der sichtbaren Woche.

• Pro Event steht eine Zeile mit Stundenzahl und Kosten; Schichten ohne Event laufen unter Ohne Event.
• Oben rechts in der Leiste steht der Gesamt-Betrag der Woche.
• Nach jedem Umbesetzen oder Neuanlegen aktualisiert sich die Leiste automatisch — eine veränderte Zeile blinkt kurz grün auf.

Diese Kostenanzeige rechnet mit den hinterlegten Stundensätzen (Lohn-Produkten) deiner Mitarbeitenden — mehr dazu im Artikel Personal anlegen & konfigurieren.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich das Dispositions-Board vom Schichtplan im Event? Der Schichtplan innerhalb eines Events zeigt nur die Schichten dieses einen Events und dient dort dem Anlegen und Bepreisen von Jobs. Das Dispositions-Board unter Personal > Schichtplan zeigt stattdessen alle Mitarbeitenden über alle Events einer Woche hinweg — ideal, um Überschneidungen zu erkennen und schnell umzubesetzen. Details zur Job- und Schicht-Anlage findest du im Artikel Schichten & Jobs anlegen und bepreisen.

Warum sehe ich eine Schicht in der Monatsansicht, in der Woche aber nicht? Weil ihr noch niemand zugeteilt ist. Das Wochen-Raster hat je Mitarbeiter eine Zeile; eine Schicht ohne Person hat dort keinen Platz. Die Monatsansicht listet die Schichten pro Tag und zeigt sie deshalb — mit 0/3 und Warn-Farbe. Klicke den Tag an, um in der Woche jemanden zuzuteilen.

Warum kann ich eine Schicht nicht ziehen? Umbesetzen per Drag & Drop erfordert die Berechtigung Events → Bearbeiten oder Personal → Bearbeiten aus der Rollenmatrix. Ohne diese Rechte zeigt dir das Board die Wocheneinteilung weiterhin an, das Ziehen und der Tausch-Button sind aber deaktiviert.

Warum sehe ich den Knopf „Woche kopieren“ nicht? Er steht nur in der Ansicht Woche, nicht im Monat. Außerdem braucht deine Rolle im Modul Personal die Rechte Erstellen und Bearbeiten (alternativ beides im Modul Events). Bearbeiten ist nötig, weil die Personalkosten-Zeilen der Schichten mitkopiert werden. Zum Rückgängigmachen braucht es zusätzlich Löschen.

Ich sehe keine Kosten- und Verfügbarkeitsanzeige — was fehlt? Diese beiden Ebenen benötigen die Berechtigung Personal → Erstellen. Fehlt sie, bleibt das Grid mit den Schichten trotzdem voll nutzbar, nur die Kostenleiste und die Verfügbarkeits-Einfärbung bleiben ausgeblendet.

Woher kommt die grüne oder rote Färbung einer Zelle, obwohl kein Urlaub eingetragen ist? Grün und Rot stammen aus den Verfügbarkeits-Angaben der Mitarbeitenden (bevorzugt / nicht verfügbar), nicht aus dem Urlaubskalender. Urlaub wird separat als grünes Badge Urlaub angezeigt. Mehr zur Pflege von Verfügbarkeiten und Urlaub im Artikel Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung.