Tableau de dispatch pour la planification du personnel

Le tableau de dispatch affiche en un coup d’œil vos employés × les jours de la semaine, tous les événements de la semaine confondus. Au lieu de planifier service par service dans chaque événement, vous voyez tout de suite qui est affecté, quand et où, et vous réaffectez si besoin par glisser-déposer.

La vidéo montre comment créer et pourvoir des services sur un événement, puis planifier toute la semaine dans le tableau de dispatch.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Où trouver le tableau

1. Ouvrez Personnel dans la navigation à gauche.
2. Passez à l’onglet Planning des services.

Contrairement au planning des services au sein d’un événement (où vous ne planifiez que les services de cet événement, créez des postes et leur attribuez un tarif), le tableau de dispatch affiche tous les employés sur tous les événements de la semaine visible, en même temps.

Comment lire le tableau

• Lignes : vos employés ; Colonnes : les sept jours de la semaine.
• Les flèches de part et d’autre de l’indicateur de période (par ex. «S. 34 | 18 août – 24 août») permettent d’avancer ou de reculer d’une semaine. En vue mensuelle, les mêmes flèches avancent ou reculent d’un mois.
• Chaque carte de service porte un point coloré qui l’associe à son événement. La légende Événements cette semaine, au-dessus du tableau, détaille les couleurs.
• Si plusieurs événements ont lieu dans la semaine, les puces de filtre (Tous + noms des événements) permettent de n’afficher qu’un seul événement.
• Le tableau n’affiche que les événements encore d’actualité. Les événements annulés et les demandes refusées n’apparaissent ni comme puce de filtre, ni dans la légende, ni comme carte de service. Les demandes en cours, en revanche, y figurent, car elles représentent encore du travail réel.

Vue mensuelle : voir tout le mois et les services ouverts

En haut à droite du tableau, vous basculez entre Semaine et Mois. À l’ouverture, le sélecteur est toujours sur Semaine : votre affichage habituel ne change donc pas tant que vous ne basculez pas.

La vue mensuelle répond à deux questions auxquelles la grille hebdomadaire ne peut pas répondre : «Quel est le taux de remplissage du mois ?» et «Quels services personne n’a-t-il encore pris en charge ?» Dans la grille hebdomadaire, chaque ligne correspond à une personne : un service sans personne affectée n’y a donc aucune ligne et reste invisible.

• Le mois affiche six lignes de semaines, le lundi en premier. Les jours du mois précédent et du mois suivant apparaissent en grisé sur les bords, mais leurs services sont pris en compte.
• Chaque service figure sous forme de carte dans son jour, classé par ordre chronologique : heure de début, désignation et effectif 2/3, c’est-à-dire deux personnes sur trois nécessaires.
• Le point coloré associe le service à son événement, comme dans la vue hebdomadaire ; pour un service sans événement, c’est la couleur du poste.
• Si un jour compte plus de trois services, +2 autres s’affiche en dessous.
• Les événements annulés et les demandes refusées restent également exclus ici — même règle que dans la vue hebdomadaire.

Trouver les services non pourvus

Les cartes sont colorées selon l’effectif. La légende Équipe, au-dessus de la grille, indique les trois niveaux :

Avec le sélecteur Non pourvus uniquement, à droite au-dessus de la grille, vous masquez tous les services entièrement pourvus. Il ne reste que le travail qu’il faut encore répartir. Le sélecteur reste actif lorsque vous naviguez d’un mois à l’autre.

Du mois à la semaine

Un clic sur un jour — ou sur +2 autres — bascule sur Semaine, précisément sur la semaine de ce jour. Le mois offre la vue d’ensemble, la semaine reste l’espace pour réaffecter et créer.

Sur mobile, une liste chronologique remplace la grille : tous les jours du mois comportant des services, les uns sous les autres.

Réaffecter un service par glisser-déposer

1. Saisissez une carte de service et déposez-la sur la cellule de l’employé souhaité — le même jour. Il n’est pas possible de la déplacer vers un autre jour de la semaine ; le tableau affiche alors le message «Les services ne peuvent pas être déplacés vers un autre jour».
2. Si vous relâchez la carte sur une cellule valide, le service est réaffecté immédiatement.
3. Si la personne cible a ce jour-là un conflit de congés ou de chevauchement, la boîte de dialogue Confirmer la réaffectation s’ouvre d’abord avec les détails du conflit. Cliquez sur Réaffecter pour continuer malgré tout, ou sur Annuler pour conserver l’affectation d’origine.
4. Le glisser-déposer n’est pas obligatoire : cliquez sur la petite icône d’échange en haut à droite de la carte (toujours visible sur les appareils tactiles), puis choisissez la personne cible dans la liste de la boîte de dialogue Réaffecter à ….

Créer un nouveau service directement dans le tableau

1. Passez la souris sur une cellule vide — une icône plus apparaît en haut à droite.
2. Cliquez dessus : la boîte de dialogue Ajouter un service s’ouvre. S’il existe déjà des services ouverts et non pourvus ce jour-là, vous pouvez affecter la personne directement à l’un d’eux (section Services ouverts ce jour-là, bouton Affecter).
3. Sinon, dans la section Nouveau service, saisissez une Désignation, un Début et une Fin, puis cliquez sur Créer le service — le service est créé directement pour cette personne et ce jour, sans rattachement à un événement.
4. Pour un service complet rattaché à un événement, cliquez plutôt sur Nouveau service en haut à droite du tableau. La grande boîte de dialogue exige de choisir un événement et propose tous les champs de la planification des services de l’événement.

Copier la semaine : reporter le planning sur les semaines suivantes

Si vous planifiez chaque semaine les mêmes services, par exemple un service du midi du lundi au vendredi avec la même équipe, inutile de les recréer chaque semaine. Planifiez une semaine complète, puis copiez-la.

1. Dans la vue Semaine, rendez-vous sur la semaine qui doit servir de modèle.
2. Cliquez sur Copier la semaine en haut à droite.
3. Indiquez sur combien de semaines suivantes copier (de 1 à 12). En dessous, vous voyez les semaines cibles avec leurs dates.
4. Laissez Reprendre aussi les personnes coché si les personnes affectées doivent être reprises. Sans cette case, seuls les services sont créés et les places restent ouvertes.
5. Laissez Ignorer les jours fériés coché si aucun service ne doit être créé les jours fériés. Ce sont les jours fériés que vous avez définis dans les paramètres du workspace qui s’appliquent.
6. Vérifiez l’aperçu, puis cliquez sur Copier.

L’aperçu se recalcule à chaque modification, sans rien créer pour l’instant. Il vous indique :

• combien de services seront créés,
• lesquels seront ignorés, avec le motif : Jour férié ou Existe déjà (le service existe déjà dans la semaine cible, par exemple parce que vous avez déjà copié la même semaine),
• quelles personnes ne seront pas affectées, avec le motif : Congés (congés validés ce jour-là) ou Chevauchement avec son propre service. Le service est tout de même créé, seule la place reste ouverte,
• à titre d’information uniquement, qui s’est déclaré indisponible ce jour-là. Ces personnes sont tout de même affectées.

Ce qui s’applique lors de la copie :

• Seuls les services sans événement sont copiés. Les services liés à des événements restent rattachés à leur événement ; pour cela, utilisez Dupliquer l'événement. La boîte de dialogue vous indique combien il y en a dans la semaine.
• Chaque copie tombe le même jour de la semaine à la même heure, y compris lors d’un changement d’heure. Un service de nuit du vendredi 22:00 au samedi 02:00 reste un service de nuit.
• Le poste, le nombre de personnes nécessaires, le lieu, les responsables, le taux horaire, les lignes de coûts de personnel et les paramètres d’auto-inscription sont repris.
• Les personnes affectées conservent leur statut : celles qui avaient confirmé sont aussi confirmées dans la copie ; celles qui doivent encore confirmer devront le faire dans la copie. Les arrêts maladie, les refus et les candidatures ne sont pas copiés.
• 500 nouveaux services au maximum par opération.
• Chaque personne affectée reçoit une seule notification sur son téléphone, par exemple «5 nouveaux services du 21/10 au 15/11», et non un e-mail par service. Les personnes qui n’ont pas activé les notifications voient les services dans l’application et dans l’abonnement au calendrier.

Après la copie, le tableau reste sur la semaine modèle. Vous voyez les nouvelles semaines avec les flèches.

Annuler une copie

Juste après la copie, le message en bas affiche un bouton Annuler. Vous le retrouvez ensuite dans la boîte de dialogue Copier la semaine, sous Annuler la dernière copie ; Univents vous demande alors une dernière confirmation en indiquant combien de services seront supprimés et dans quelles semaines. Seuls les services de cette opération disparaissent, avec leurs affectations et leurs lignes de coûts de personnel. Les personnes concernées reçoivent une notification groupée, pas d’e-mail d’annulation.

L’annulation n’est possible que tant qu’aucun service copié n’a été modifié. Si l’un d’eux a entre-temps été réaffecté, confirmé, annulé, ou si quelqu’un y a saisi des heures, le message «Certains services ont déjà été modifiés, veuillez les supprimer un par un.» s’affiche.

Modifier un service depuis la liste

À côté de Planning des services se trouve l’onglet Tous les services. Il liste chaque service du workspace avec son événement, son début, sa fin, son effectif et son statut — y compris ceux qui ne sont rattachés à aucun événement (filtre Sans événement).

1. Cliquez sur une ligne. Le même panneau de modification que dans l’événement s’ouvre.
2. Vous y modifiez la désignation, le Début et la Fin, le nombre de personnes nécessaires, l’adresse, les responsables, la note et les lignes de tarifs.
3. Dans la même boîte de dialogue, vous affectez des personnes, dupliquez le service ou le supprimez.
4. Après l’enregistrement, le nouvel état apparaît immédiatement dans la liste, effectif compris.

Les personnes qui n’ont pas le droit de modifier les événements peuvent toujours lire la liste, mais ne peuvent rien changer.

Suivre les coûts de personnel en direct

Sous le tableau, la barre Coûts de personnel prévus affiche la somme de tous les services planifiés de la semaine visible.

• Chaque événement a une ligne avec le nombre d’heures et les coûts ; les services sans événement sont regroupés sous Sans événement.
• En haut à droite de la barre figure le montant Total de la semaine.
• Après chaque réaffectation ou création, la barre se met à jour automatiquement — une ligne modifiée clignote brièvement en vert.

Cet affichage des coûts se base sur les taux horaires (produits de salaire) enregistrés pour vos employés — pour en savoir plus, consultez l’article Créer et configurer le personnel.

Questions fréquentes

En quoi le tableau de dispatch diffère-t-il du planning des services dans l’événement ? Le planning des services au sein d’un événement n’affiche que les services de cet événement et sert à y créer des postes et à leur attribuer un tarif. Le tableau de dispatch, sous Personnel > Planning des services, affiche en revanche tous les employés sur tous les événements d’une semaine — idéal pour repérer les chevauchements et réaffecter rapidement. Pour les détails sur la création de postes et de services, consultez l’article Créer des services et des postes et leur attribuer un tarif.

Pourquoi un service apparaît-il dans la vue mensuelle mais pas dans la vue hebdomadaire ? Parce que personne ne lui est encore affecté. La grille hebdomadaire compte une ligne par employé ; un service sans personne n’y a donc pas de place. La vue mensuelle liste les services par jour et l’affiche donc — avec 0/3 et la couleur d’alerte. Cliquez sur le jour pour affecter quelqu’un dans la vue hebdomadaire.

Pourquoi ne puis-je pas déplacer un service ? La réaffectation par glisser-déposer nécessite l’autorisation Événements → Modifier ou Personnel → Modifier de la matrice des rôles. Sans ces droits, le tableau continue d’afficher le planning de la semaine, mais le glisser-déposer et le bouton d’échange sont désactivés.

Pourquoi ne vois-je pas le bouton «Copier la semaine» ? Il n’apparaît que dans la vue Semaine, pas dans la vue mensuelle. En outre, votre rôle doit disposer dans le module Personnel des droits Créer et Modifier (ou, à défaut, des deux dans le module Événements). Le droit de modification est nécessaire, car les lignes de coûts de personnel des services sont copiées elles aussi. Pour annuler une copie, il faut en plus le droit Supprimer.

Je ne vois ni l’affichage des coûts ni celui des disponibilités — que manque-t-il ? Ces deux couches nécessitent l’autorisation Personnel → Créer. Si elle manque, la grille avec les services reste pleinement utilisable ; seuls la barre des coûts et le coloriage des disponibilités restent masqués.

D’où vient la couleur verte ou rouge d’une cellule alors qu’aucun congé n’est saisi ? Le vert et le rouge proviennent des indications de disponibilité des employés (préférée / indisponible), et non du calendrier des congés. Les congés sont affichés séparément sous forme de badge vert Congés. Pour en savoir plus sur la gestion des disponibilités et des congés, consultez l’article Suivi du temps et gestion des congés.