Tablero de planificación para la gestión del personal

El tablero de planificación te muestra de un vistazo a los empleados × los días de la semana, en todos los eventos de la semana. En lugar de planificar turno a turno dentro de cada evento, ves al instante quién está asignado a qué y cuándo, y, si hace falta, reasignas arrastrando y soltando.

En el vídeo ves cómo crear y cubrir turnos en un evento y cómo planificar toda la semana en el tablero de planificación.

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Debajo también tienes los pasos por escrito.

Dónde encontrar el tablero

1. Abre Personal en la navegación de la izquierda.
2. Cambia a la pestaña Cuadrante de turnos.

A diferencia del cuadrante de turnos dentro de un evento (donde solo planificas los turnos de ese evento, creas puestos y les asignas precio), el tablero de planificación te muestra a todos los empleados en todos los eventos de la semana visible a la vez.

Cómo leer el tablero

• Las filas son tus empleados y las Columnas, los siete días de la semana.
• Con los iconos de flecha a izquierda y derecha del indicador de periodo (p. ej. «Sem. 34 | 18 ago – 24 ago») avanzas o retrocedes una semana. En la vista mensual, esas mismas flechas saltan un mes.
• Cada tarjeta de turno lleva un punto de color que la asocia a su evento. La leyenda Eventos esta semana, sobre el tablero, explica los colores.
• Si en la semana hay varios eventos en marcha, los chips de filtro (Todos + nombres de eventos) limitan el tablero a un solo evento.
• El tablero solo muestra eventos que siguen en marcha. Los eventos cancelados y las solicitudes rechazadas no aparecen ni como chip de filtro, ni en la leyenda, ni como tarjeta de turno; las solicitudes abiertas sí, porque todavía son trabajo real.

Vista mensual: ver todo el mes y los turnos abiertos

En la parte superior derecha del tablero alternas entre Semana y Mes. Al abrirlo, el selector siempre está en Semana, así que tu vista habitual no cambia mientras no lo modifiques.

La vista mensual responde a dos preguntas que la cuadrícula semanal no puede responder: «¿Qué carga tiene el mes?» y «¿Qué turnos no ha asumido nadie todavía?». En la cuadrícula semanal cada fila es una persona, así que un turno sin persona asignada no tiene fila y queda invisible.

• El mes muestra seis filas de semanas, empezando por el lunes. Los días del mes anterior y del siguiente aparecen atenuados en los bordes, pero sus turnos también cuentan.
• Cada turno aparece como una tarjeta dentro de su día, ordenado cronológicamente: hora de inicio, nombre y estado de cobertura 2/3, es decir, dos de las tres personas necesarias.
• El punto de color asocia el turno a su evento igual que en la semana; en un turno sin evento es el color del puesto.
• Si un día tiene más de tres turnos, debajo aparece +2 más.
• Los eventos cancelados y las solicitudes rechazadas tampoco aparecen aquí: es la misma regla que en la semana.

Encontrar turnos sin cubrir

Las tarjetas se colorean según la cobertura. La leyenda Personal, sobre la cuadrícula, nombra los tres niveles:

Con el interruptor Solo sin cubrir, situado arriba a la derecha de la cuadrícula, ocultas todos los turnos totalmente cubiertos. Queda justo el trabajo que aún hay que repartir. El interruptor sigue activo mientras pasas de un mes a otro.

Del mes de vuelta a la semana

Al hacer clic en un día, o en +2 más, se cambia a Semana, concretamente a la semana de ese día. El mes sirve para tener una visión general; la semana sigue siendo el espacio para reasignar y crear turnos.

En el móvil, una lista de agenda sustituye a la cuadrícula: todos los días del mes con turnos, uno debajo de otro en orden cronológico.

Reasignar un turno arrastrando y soltando

1. Coge una tarjeta de turno y arrástrala a la celda del empleado que quieras, el mismo día. No es posible arrastrarla a otro día de la semana; el tablero muestra entonces el aviso «No se pueden arrastrar turnos a otro día».
2. Si sueltas la tarjeta sobre una celda válida, el turno se reasigna al instante.
3. Si la persona de destino tiene ese día un conflicto de vacaciones o de solapamiento, primero se abre el cuadro de diálogo Confirmar reasignación con los detalles del conflicto. Haz clic en Reasignar para continuar de todos modos o en Cancelar para mantener la asignación original.
4. También se puede hacer sin arrastrar: haz clic en el pequeño icono de intercambio de la esquina superior derecha de la tarjeta (siempre visible en dispositivos táctiles) y elige a la persona de destino en la lista del cuadro Reasignar a ….

Crear un turno directamente en el tablero

1. Pasa el ratón por una celda vacía: arriba a la derecha aparece un icono de más.
2. Haz clic en él: se abre el cuadro de diálogo Añadir turno. Si ese día ya hay turnos abiertos sin cubrir, puedes asignar a la persona directamente a uno de ellos (sección Turnos abiertos este día, botón Asignar).
3. También puedes introducir un Nombre, un Inicio y un Fin en la sección Nuevo turno y hacer clic en Crear turno: el turno se crea directamente para esa persona y ese día, sin asignación a un evento.
4. Para un turno completo con asignación a un evento, haz clic en su lugar en Nuevo turno, arriba a la derecha del tablero. El cuadro de diálogo grande exige elegir un evento y ofrece todos los campos de la planificación de turnos del evento.

Copiar semana: trasladar el plan a las semanas siguientes

Si planificas los mismos turnos cada semana, por ejemplo un servicio de mediodía de lunes a viernes con el mismo personal, no tienes que crearlos de nuevo cada semana. Planifica una semana completa y cópiala.

1. En la vista Semana, ve a la semana que quieras usar como plantilla.
2. Haz clic en Copiar semana, arriba a la derecha.
3. Indica a cuántas semanas siguientes se debe copiar (de 1 a 12). Debajo verás las semanas naturales de destino con sus fechas.
4. Deja marcada la casilla Incluir personas asignadas si las personas asignadas deben copiarse también. Sin la marca, solo se crean los turnos y las plazas quedan abiertas.
5. Deja marcada la casilla Omitir festivos si no quieres que se creen turnos en días festivos. Se aplican los festivos que hayas configurado para el workspace en los ajustes.
6. Revisa la vista previa y haz clic en Copiar.

La vista previa se recalcula con cada cambio y todavía no crea nada. Te muestra:

• cuántos turnos se crearán,
• cuáles se omiten, con el motivo: Festivo o Ya existe (el turno ya está en la semana de destino, por ejemplo porque ya copiaste antes la misma semana),
• a qué personas no se asigna, con el motivo: Vacaciones (vacaciones aprobadas ese día) o Se solapa con un turno propio. El turno se crea igualmente, solo que la plaza queda abierta,
• a modo de simple aviso, quién ha marcado ese día como no disponible. Esas personas se asignan igualmente.

Qué hay que tener en cuenta al copiar:

• Solo se copian los turnos Sin evento. Los turnos de eventos permanecen en su evento; para ellos existe Duplicar evento. El cuadro de diálogo te indica cuántos hay en la semana.
• Cada copia queda en el mismo día de la semana y a la misma hora, también a través del cambio de hora. Un turno de noche de viernes a las 22:00 a sábado a las 02:00 sigue siendo un turno de noche.
• Se copian el puesto, el número de personas necesarias, el lugar, los responsables, la tarifa por hora, las líneas de costes de personal y los ajustes de autoinscripción.
• Las personas asignadas conservan su estado: quien había confirmado también está confirmado en la copia; quien aún tiene que confirmar, también tendrá que hacerlo en la copia. Las bajas por enfermedad, las renuncias y las candidaturas no se copian.
• Un máximo de 500 turnos nuevos por operación.
• Cada persona asignada recibe una notificación en el móvil, por ejemplo «5 nuevos turnos del 21/10 al 15/11», y no un correo por turno. Quien no tenga activadas las notificaciones ve los turnos en la app y en la suscripción de calendario.

Tras copiar, el tablero se queda en la semana de la plantilla. Las semanas nuevas las ves con las flechas.

Deshacer una copia

Justo después de copiar, el mensaje de la parte inferior muestra un botón Deshacer. Más adelante lo encuentras en el cuadro de diálogo Copiar semana, en Deshacer última copia; allí Univents vuelve a preguntarte antes cuántos turnos se eliminarán y en qué semanas naturales. Desaparecen exactamente los turnos de esa operación, junto con las asignaciones y las líneas de costes de personal. Las personas afectadas reciben una notificación agrupada, no un correo de cancelación.

Solo se puede deshacer mientras no se haya modificado ningún turno copiado. Si alguno se ha reasignado, confirmado o cancelado, o alguien ha registrado tiempos en él, aparece «Algunos turnos ya se han editado; elimínalos uno por uno.»

Editar un turno desde la lista

Junto a Cuadrante de turnos está la pestaña Todos los turnos. Enumera todos los turnos del workspace con evento, inicio, fin, estado de cobertura y estado, incluidos los que no pertenecen a ningún evento (filtro Sin evento).

1. Haz clic en una fila. Se abre el mismo panel de edición que en el evento.
2. Allí cambias el nombre, el Inicio y el Fin, el número de personas necesarias, la dirección, los responsables, la nota y las líneas de precio.
3. En el mismo cuadro de diálogo asignas personas, duplicas el turno o lo eliminas.
4. Al guardar, el nuevo estado aparece al instante en la lista, también el estado de cobertura.

Quien no tenga permiso para editar eventos puede seguir leyendo la lista, pero no puede cambiar nada.

Costes de personal en tiempo real

Debajo del tablero, la barra Costes de personal previstos muestra la suma de todos los turnos planificados de la semana visible.

• Cada evento tiene una fila con el número de horas y los costes; los turnos sin evento se agrupan bajo Sin evento.
• En la parte superior derecha de la barra aparece el importe Total de la semana.
• Tras cada reasignación o creación, la barra se actualiza automáticamente; una fila modificada parpadea brevemente en verde.

Este cálculo de costes utiliza las tarifas por hora (productos de salario) definidas para tus empleados. Encontrarás más información en el artículo Crear y configurar personal.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia el tablero de planificación del cuadrante de turnos del evento? El cuadrante de turnos dentro de un evento solo muestra los turnos de ese evento y sirve allí para crear puestos y asignarles precio. El tablero de planificación, en Personal > Cuadrante de turnos, muestra en cambio a todos los empleados en todos los eventos de una semana, algo ideal para detectar solapamientos y reasignar rápidamente. Los detalles sobre la creación de puestos y turnos están en el artículo Crear turnos y puestos y asignarles precio.

¿Por qué veo un turno en la vista mensual pero no en la semanal? Porque todavía no tiene a nadie asignado. La cuadrícula semanal tiene una fila por empleado; un turno sin persona no tiene sitio allí. La vista mensual enumera los turnos por día y por eso lo muestra, con 0/3 y color de advertencia. Haz clic en el día para asignar a alguien en la semana.

¿Por qué no puedo arrastrar un turno? Reasignar arrastrando y soltando requiere el permiso Eventos → Editar o Personal → Editar de la matriz de roles. Sin esos permisos, el tablero sigue mostrando la asignación de la semana, pero arrastrar y el botón de intercambio están desactivados.

¿Por qué no veo el botón «Copiar semana»? Solo aparece en la vista Semana, no en la mensual. Además, tu rol necesita los permisos Crear y Editar en el módulo Personal (o ambos en el módulo Eventos). Editar es necesario porque las líneas de costes de personal de los turnos también se copian. Para deshacer se necesita además Eliminar.

No veo la indicación de costes ni de disponibilidad: ¿qué falta? Estas dos capas requieren el permiso Personal → Crear. Si falta, la cuadrícula con los turnos sigue siendo plenamente utilizable; solo quedan ocultas la barra de costes y el coloreado de disponibilidad.

¿De dónde viene el color verde o rojo de una celda si no hay vacaciones registradas? El verde y el rojo proceden de las indicaciones de disponibilidad de los empleados (preferente / no disponible), no del calendario de vacaciones. Las vacaciones se muestran aparte como una insignia verde Vacaciones. Encontrarás más información sobre cómo gestionar la disponibilidad y las vacaciones en el artículo Registro de tiempo y gestión de vacaciones.