Quadro de planeamento de pessoal

O quadro de planeamento mostra, de relance, colaboradores × dias da semana, em todos os eventos da semana. Em vez de planear turno a turno em cada evento, é possível ver logo quem está escalado, quando e onde, e reatribuir turnos com arrastar e largar sempre que necessário.

No vídeo, é possível ver como criar e preencher turnos num evento e como planear a semana inteira no quadro de planeamento.

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Os passos individuais estão também descritos por escrito abaixo.

Onde encontrar o quadro

1. Abrir Pessoal na navegação à esquerda.
2. Mudar para o separador Escala de turnos.

Ao contrário da escala de turnos dentro de um evento (onde só se planeiam os turnos desse evento, se criam postos e se definem os respetivos preços), o quadro de planeamento mostra todos os colaboradores em todos os eventos da semana visível, em simultâneo.

Como ler o quadro

• As linhas são os colaboradores e as colunas os sete dias da semana.
• Os ícones de seta à esquerda e à direita do indicador de período (por exemplo, «Sem. 34 | 18 ago – 24 ago») permitem avançar ou recuar uma semana. Na vista mensal, as mesmas setas avançam ou recuam um mês.
• Cada cartão de turno tem um ponto colorido que o associa ao respetivo evento. A legenda Eventos esta semana, por cima do quadro, explica as cores.
• Quando decorrem vários eventos na semana, os filtros em forma de etiqueta (Todos + nomes dos eventos) restringem o quadro a um único evento.
• O quadro mostra apenas eventos que ainda se realizam. Eventos cancelados e pedidos recusados não aparecem como filtro, na legenda nem como cartão de turno. Os pedidos em aberto, por outro lado, aparecem, porque ainda representam trabalho real.

Vista mensal: ver o mês inteiro e os turnos abertos

No canto superior direito do quadro, alterna-se entre Semana e Mês. Ao abrir, o seletor está sempre em Semana, pelo que a vista habitual não se altera enquanto não se mudar.

A vista mensal responde a duas perguntas a que a grelha semanal não consegue responder: «Quão cheio está o mês?» e «Que turnos ainda ninguém assumiu?». Na grelha semanal, cada linha é uma pessoa, pelo que um turno sem pessoa atribuída não tem linha e fica invisível.

• O mês mostra seis linhas de semanas, começando pela segunda-feira. Os dias do mês anterior e do seguinte aparecem esbatidos nas margens, mas os respetivos turnos contam na mesma.
• Cada turno aparece como cartão dentro do dia, por ordem cronológica: hora de início, designação e o estado de preenchimento 2/3, ou seja, duas das três pessoas necessárias.
• O ponto colorido associa o turno ao respetivo evento, tal como na semana; num turno sem evento, é a cor do posto.
• Se houver mais de três turnos num dia, aparece por baixo +2 mais.
• Eventos cancelados e pedidos recusados ficam também aqui de fora — a mesma regra da semana.

Encontrar turnos por preencher

Os cartões são coloridos consoante o preenchimento. A legenda Equipa, por cima da grelha, indica os três níveis:

Com o interruptor Só por preencher, à direita por cima da grelha, ocultam-se todos os turnos totalmente preenchidos. Fica apenas o trabalho que ainda falta distribuir. O interruptor mantém-se ativo enquanto se navega entre meses.

Do mês de volta à semana

Um clique num dia — ou em +2 mais — muda para Semana, precisamente na semana desse dia. O mês serve de visão geral; a semana continua a ser o espaço para reatribuir e criar turnos.

No telemóvel, uma lista de agenda substitui a grelha: todos os dias do mês com turnos, por ordem cronológica, uns por baixo dos outros.

Reatribuir um turno com arrastar e largar

1. Agarrar um cartão de turno e arrastá-lo para a célula do colaborador pretendido — no mesmo dia. Não é possível arrastar para outro dia da semana; o quadro mostra então o aviso «Não é possível arrastar turnos para outro dia».
2. Se o cartão for largado sobre uma célula válida, o turno é reatribuído de imediato.
3. Se a pessoa de destino tiver nesse dia um conflito de férias ou de sobreposição, abre-se primeiro a caixa de diálogo Confirmar reatribuição, com os detalhes do conflito. Clicar em Reatribuir para continuar mesmo assim ou em Cancelar para manter a atribuição original.
4. Também é possível sem arrastar: clicar no pequeno ícone de troca no canto superior direito do cartão (sempre visível em dispositivos táteis) e escolher a pessoa de destino na lista da caixa de diálogo Reatribuir a ….

Criar um novo turno diretamente no quadro

1. Passar o rato sobre uma célula vazia — aparece um ícone de mais no canto superior direito.
2. Clicar nele: abre-se a caixa de diálogo Adicionar turno. Se nesse dia já existirem turnos abertos e por preencher, a pessoa pode ser atribuída diretamente a um deles (secção Turnos abertos neste dia, botão Atribuir).
3. Em alternativa, na secção Novo turno, preencher Designação, Início e Fim e clicar em Criar turno — o turno é criado diretamente para essa pessoa e esse dia, sem associação a um evento.
4. Para um turno completo com associação a um evento, clicar antes em Novo turno, no canto superior direito do quadro. A caixa de diálogo maior exige a escolha de um evento e oferece todos os campos do planeamento de turnos do evento.

Copiar semana: transferir o plano para as semanas seguintes

Se os mesmos turnos se repetem todas as semanas, por exemplo um serviço de almoço de segunda a sexta com a mesma equipa, não é preciso criá-los de novo semana após semana. Basta planear uma semana e copiá-la.

1. Na vista Semana, navegar até à semana que servirá de modelo.
2. Clicar em Copiar semana, no canto superior direito.
3. Indicar para quantas semanas seguintes copiar (de 1 a 12). Por baixo, aparecem as semanas de destino com as respetivas datas.
4. Manter Copiar também as pessoas assinalado se as pessoas escaladas devem ser copiadas. Sem esta opção, só são criados os turnos e os lugares ficam por preencher.
5. Manter Ignorar feriados assinalado se não deve ser criado nenhum turno em feriados. Aplicam-se os feriados registados nas definições do workspace.
6. Verificar a pré-visualização e clicar em Copiar.

A pré-visualização é recalculada a cada alteração, sem criar nada nesse momento. Mostra:

• quantos turnos serão criados,
• quais serão ignorados, com o motivo: Feriado ou Já existe (o turno já existe na semana de destino, por exemplo porque a mesma semana já foi copiada antes),
• quais as pessoas que não serão escaladas, com o motivo: Férias (férias aprovadas nesse dia) ou Sobreposição com turno próprio. O turno é criado na mesma, apenas o lugar fica por preencher,
• apenas a título informativo, quem indicou não estar disponível nesse dia. Estas pessoas são escaladas na mesma.

O que se aplica ao copiar:

• Só são copiados turnos sem evento. Os turnos associados a eventos permanecem no respetivo evento; para esses, existe Duplicar evento. A caixa de diálogo indica quantos há na semana.
• Cada cópia fica no mesmo dia da semana e à mesma hora, mesmo através da mudança de hora. Um turno da noite de sexta-feira às 22:00 até sábado às 02:00 continua a ser um turno da noite.
• Posto, número de pessoas necessárias, local, responsáveis, valor por hora, linhas de custos de pessoal e definições de inscrição autónoma são copiados.
• As pessoas escaladas mantêm o seu estado: quem confirmou está também confirmado na cópia; quem ainda tem de confirmar continua a ter de o fazer na cópia. Baixas por doença, recusas e candidaturas não são copiadas.
• No máximo, 500 novos turnos por operação.
• Cada pessoa escalada recebe uma notificação no telemóvel, por exemplo «5 novos turnos de 21/10 a 15/11», e não um e-mail por turno. Quem não tem as notificações ativadas vê os turnos na aplicação e na subscrição de calendário.

Após a cópia, o quadro permanece na semana-modelo. As novas semanas veem-se com as setas.

Anular uma cópia

Logo após a cópia, a mensagem na parte inferior mostra um botão Anular. Mais tarde, encontra-se na caixa de diálogo Copiar semana, em Anular última cópia; aí, o Univents volta a pedir confirmação, indicando quantos turnos serão eliminados e em que semanas. São removidos exatamente os turnos dessa operação, incluindo atribuições e linhas de custos de pessoal. As pessoas afetadas recebem uma notificação agrupada, sem e-mail de cancelamento.

Só é possível anular enquanto nenhum turno copiado tiver sido alterado. Se algum deles entretanto foi reatribuído, confirmado, cancelado ou se alguém registou tempos nele, aparece «Alguns turnos já foram editados; é necessário eliminá-los individualmente.»

Editar um turno a partir da lista

Ao lado de Escala de turnos está o separador Todos os turnos. Lista todos os turnos do workspace com evento, início, fim, estado de preenchimento e estado — incluindo os que não estão associados a nenhum evento (filtro Sem evento).

1. Clicar numa linha. Abre-se o mesmo painel de edição que existe no evento.
2. Aí alteram-se a designação, o Início e o Fim, o número de pessoas necessárias, a morada, os responsáveis, a nota e as linhas de preços.
3. Na mesma caixa de diálogo, atribuem-se pessoas, duplica-se o turno ou elimina-se.
4. Depois de guardar, o novo estado aparece imediatamente na lista, incluindo o estado de preenchimento.

Quem não tem permissão para editar eventos pode continuar a ler a lista, mas não pode alterar nada.

Custos de pessoal em tempo real

Por baixo do quadro, a barra Custos de pessoal previstos mostra a soma de todos os turnos planeados da semana visível.

• Cada evento tem uma linha com o número de horas e os custos; os turnos sem evento aparecem em Sem evento.
• No canto superior direito da barra, está o valor Total da semana.
• Após cada reatribuição ou criação de turno, a barra atualiza-se automaticamente — uma linha alterada pisca brevemente a verde.

Este cálculo de custos usa os valores por hora (produtos de salário) definidos para os colaboradores — mais informações no artigo Criar e configurar pessoal.

Perguntas frequentes

Em que difere o quadro de planeamento da escala de turnos no evento? A escala de turnos dentro de um evento mostra apenas os turnos desse evento e serve para criar postos e definir os respetivos preços. O quadro de planeamento, em Pessoal > Escala de turnos, mostra, em vez disso, todos os colaboradores em todos os eventos de uma semana — ideal para detetar sobreposições e reatribuir rapidamente. Os detalhes sobre a criação de postos e turnos estão no artigo Criar e definir preços de turnos e postos.

Porque é que um turno aparece na vista mensal, mas não na semana? Porque ainda não tem ninguém atribuído. A grelha semanal tem uma linha por colaborador; um turno sem pessoa não tem lugar nela. A vista mensal lista os turnos por dia e, por isso, mostra-o — com 0/3 e cor de aviso. Clicar no dia para atribuir alguém na semana.

Porque não é possível arrastar um turno? Reatribuir com arrastar e largar exige a permissão Eventos → Editar ou Pessoal → Editar da matriz de funções. Sem estes direitos, o quadro continua a mostrar a escala da semana, mas o arrastar e o botão de troca ficam desativados.

Porque não aparece o botão «Copiar semana»? Só aparece na vista Semana, não no mês. Além disso, a função precisa, no módulo Pessoal, dos direitos Criar e Editar (em alternativa, ambos no módulo Eventos). É necessário Editar porque as linhas de custos de pessoal dos turnos também são copiadas. Para anular, é necessário ainda Eliminar.

Não aparece a indicação de custos e disponibilidade — o que falta? Estes dois níveis exigem a permissão Pessoal → Criar. Se faltar, a grelha com os turnos continua totalmente utilizável; apenas a barra de custos e a coloração de disponibilidade ficam ocultas.

De onde vem a cor verde ou vermelha de uma célula, quando não há férias registadas? O verde e o vermelho vêm das indicações de disponibilidade dos colaboradores (preferencial / indisponível), não do calendário de férias. As férias são mostradas em separado, num distintivo verde Férias. Mais informações sobre a gestão de disponibilidades e férias no artigo Registo de tempo e gestão de férias.