Criar e definir preços de turnos e jobs

Na Escala de turnos de um evento planeia-se quem trabalha quando e onde, quanto custa o trabalho e como preencher rapidamente os turnos em aberto.

Visão geral: jobs e turnos

Um Job é a estrutura — por exemplo «Empregado de mesa», «Equipa de montagem» ou «Barman». Dentro de um job criam-se Turnos concretos, ou seja, blocos de tempo individuais com data, hora e necessidade de pessoal.

Abrir no evento o separador Turnos. Em cima, à direita, existem quatro botões: Turno, Job, Inserir a partir de modelo e Lembrete. Jobs e turnos podem ser criados por qualquer ordem; um turno sem job fica na secção Outros turnos.

Criar um job

1. Clicar em Job para abrir o diálogo «Adicionar posto».
2. No campo Designação do posto, introduzir um nome, p. ex. «Empregado de mesa» ou «Equipa de montagem».
3. Escolher uma Cor — ajuda a ter uma visão geral no cronograma.
4. Opcional: preencher Descrição, Morada, Nota sobre a morada e Competências necessárias.
5. Clicar em Adicionar. O job aparece como cartão na escala de turnos.

Dica sobre Competências necessárias: se forem indicadas aqui competências (p. ex. «Barista», «Carta de condução de empilhador»), só as pessoas com essas competências veem o turno no portal do colaborador.

Criar um turno

1. Clicar, no cabeçalho do job, no botão colorido Turno — ou usar o botão global Turno, em cima à direita, para um turno sem associação a um job.
2. No diálogo «Adicionar turno», preencher:
   • Nome do turno / função (p. ex. «Montagem», «Serviço»)
   • Hora de início e Hora de fim — preenchidas automaticamente com base na data do evento
   • Colaboradores necessários — quantas pessoas são precisas para este turno
   • Opcional: Colaboradores atribuídos (atribuir pessoas diretamente), Pessoa de contacto / responsável, Morada / ponto de encontro
3. Ativar Permitir autoinscrição se os colaboradores puderem inscrever-se por si próprios neste turno através do portal.
4. Assim que esta opção estiver ativa, aparece por baixo Aprovação necessária. Deixar o interruptor desativado se valer a regra «quem chega primeiro, fica primeiro» — a pessoa fica no turno com um clique. Ativá-lo se se pretender decidir quem fica com o turno.
5. Clicar em Turno para guardar.

Inscrever ou candidatar?

Os dois interruptores resultam em duas formas de trabalhar:

Os turnos existentes não mudam de comportamento: nestes, a aprovação está desativada e a inscrição continua a ser imediata. Quem usa modelos de turno define o interruptor uma única vez no modelo — todos os turnos criados a partir dele herdam essa definição.

Aceitar ou recusar candidaturas

As candidaturas encontram-se em dois locais:

• No próprio turno — abrir o turno; a secção Candidaturas lista todas as pessoas que se candidataram.
• Em Pessoal → Candidaturas — a lista geral de todos os turnos, ordenada por data. Assim, nenhuma candidatura fica esquecida só porque ninguém voltou a abrir o turno.

Aceitar coloca a pessoa no turno e ocupa a vaga. Recusar remove a candidatura; a mesma pessoa pode voltar a candidatar-se depois. Em ambos os casos, a pessoa recebe uma mensagem com o resultado. Se o turno ficar completo depois de aceitar, as restantes candidaturas deixam de ter efeito — basta não aceitar mais nenhuma.

Definir preços de um turno

No mesmo diálogo — ao criar ou ao editar um turno — encontra-se a secção Definir preços. Com ela, o trabalho do pessoal fica ligado diretamente ao cálculo.

1. Clicar em Adicionar produto.
2. Preencher as colunas Título, Quantidade, Unidade, Preço de custo, Preço de venda, Desc.% e IVA%.
3. A coluna Total é calculada automaticamente. São possíveis várias linhas, p. ex. uma para a hora base e outra para um suplemento noturno.
4. Guardar o turno — as linhas aparecem depois no cálculo financeiro do evento.

Guardar um job como modelo e reutilizá-lo

Para não ser preciso criar de novo, de cada vez, um job já testado:

1. Clicar, no cabeçalho do job, em Guardar como modelo. O job é guardado como modelo, incluindo todos os turnos.
2. Noutro evento, clicar em Inserir a partir de modelo, escolher o modelo guardado na lista e confirmar. O job e os turnos são copiados na íntegra.

Os modelos que já não sejam necessários removem-se diretamente no diálogo Inserir a partir de modelo — ao lado de cada modelo existe um ícone de eliminar.

Enviar um lembrete para turnos em aberto

Se ainda nem todos os turnos estiverem preenchidos, é possível notificar pessoal específico por e-mail.

1. Clicar em Lembrete, em cima à direita na escala de turnos. O diálogo mostra quantos turnos em aberto ainda existem.
2. Escolher quem notificar — é possível filtrar por Grupos de crew, Modelos de crew, Etiquetas ou Competências.
3. Clicar em Enviar lembrete. Cada pessoa selecionada recebe um e-mail com uma ligação direta à página de candidatura.

Vista semanal de todos os eventos: quadro de planeamento

A escala de turnos aqui descrita mostra os turnos de um único evento. Para ver, em vez disso, quem está escalado esta semana em vários eventos, mudar para Pessoal > Escala de turnos — o quadro de planeamento mostra a semana inteira, colaborador × dia, de relance, incluindo reatribuição por arrastar e largar, indicação de disponibilidade e custos de pessoal em curso. Mais detalhes no artigo Quadro de planeamento para a gestão de pessoal.

Perguntas frequentes

O indicador de ocupação aparece a vermelho — o que significa? Vermelho significa que o turno ainda não está totalmente preenchido (p. ex. «1/2» em vez de «2/2»). O resumo na parte inferior da escala de turnos lista todos os turnos afetados.

É possível associar um turno a vários jobs? Não. Um turno pertence a exatamente um job. Se um turno for criado sem associação a um job (através do botão global Turno), aparece na secção Outros turnos.

Como se remove um job? Clicar no símbolo ✕ no cabeçalho do job. Confirmar o diálogo — todos os turnos do job são eliminados em conjunto. Esta ação não pode ser revertida.

Quando faz sentido o cronograma em baixo? Assim que existir pelo menos um turno, o cronograma mostra todos os turnos como barras coloridas num eixo temporal. Assim, vê-se de relance se há turnos sobrepostos ou lacunas.