Dispositiebord voor personeelsplanning

Het dispositiebord toont medewerkers × weekdagen in één oogopslag, over alle evenementen van de week heen. In plaats van dienst voor dienst binnen één evenement te plannen, zie je hier meteen wie wanneer waar is ingepland. Heb je een wijziging nodig, dan wijs je opnieuw toe met drag-and-drop.

In de video zie je hoe je diensten aanmaakt en bezet bij een evenement en hoe je de hele week plant in het dispositiebord.

Video afspelen4:28

De afzonderlijke stappen vind je hieronder ook om na te lezen.

Waar je het bord vindt

1. Open links in de navigatie Personeel.
2. Ga naar het tabblad Dienstrooster.

Het dienstrooster binnen een evenement toont alleen de diensten van dat ene evenement. Daar maak je ook jobs aan en geef je ze een prijs. Het dispositiebord toont daarentegen alle medewerkers over alle evenementen van de zichtbare week tegelijk.

Zo lees je het bord

• Rijen zijn je medewerkers, kolommen de zeven weekdagen.
• Met de pijlen links en rechts van de periodeweergave (bijv. „Wk 34 | 18 aug – 24 aug”) blader je een week vooruit of terug. Sta je in de maandweergave, dan springen dezelfde pijlen een maand verder.
• Elke dienstkaart heeft een gekleurde stip die het bijbehorende evenement aangeeft. De legenda Evenementen deze week boven het bord legt de kleuren uit.
• Lopen er meerdere evenementen in de week, dan beperken de filterchips (Alle + evenementnamen) het bord tot één evenement.
• Het bord toont alleen evenementen die nog doorgaan. Geannuleerde evenementen en afgewezen aanvragen verschijnen niet als filterchip, niet in de legenda en niet als dienstkaart. Open aanvragen wel, want dat is nog echt werk.

Maandweergave: de hele maand en de open diensten zien

Rechtsboven in het bord schakel je tussen Week en Maand. Bij het openen staat de schakelaar altijd op Week. Aan je vertrouwde weergave verandert dus niets zolang je niet omschakelt.

De maandweergave beantwoordt twee vragen die het weekraster niet kan beantwoorden: „Hoe vol zit de maand?” en „Welke diensten heeft nog niemand opgepakt?” In het weekraster is elke rij namelijk een persoon. Een dienst zonder toegewezen persoon heeft daar geen rij en blijft onzichtbaar.

• De maand toont zes weekrijen, met maandag eerst. Dagen uit de vorige en volgende maand staan vaag aan de rand, maar hun diensten tellen wel mee.
• Elke dienst staat als kaart in de dag, chronologisch gesorteerd: begintijd, omschrijving en de bezetting 2/3, oftewel twee van de drie benodigde personen.
• De gekleurde stip koppelt de dienst net als in de week aan het evenement. Bij een dienst zonder evenement is het de kleur van de job.
• Zijn er op een dag meer dan drie diensten, dan staat eronder +2 meer.
• Geannuleerde evenementen en afgewezen aanvragen blijven ook hier buiten beeld: dezelfde regel als in de week.

Onbezette diensten vinden

De kaarten zijn gekleurd op basis van de bezetting. De legenda Bezetting boven het raster noemt de drie niveaus:

Met de schakelaar Alleen onbezette rechts boven het raster verberg je alle volledig bezette diensten. Wat overblijft is precies het werk dat nog verdeeld moet worden. De schakelaar blijft actief terwijl je door de maanden bladert.

Van de maand terug naar de week

Een klik op een dag, of op +2 meer, schakelt om naar Week, en wel naar precies de week van die dag. De maand is het overzicht, de week blijft het scherm om opnieuw toe te wijzen en diensten aan te maken.

Op de telefoon vervangt een lijstweergave het raster: alle dagen van de maand met diensten, chronologisch onder elkaar.

Dienst opnieuw toewijzen met drag-and-drop

1. Pak een dienstkaart vast en sleep hem naar de cel van de gewenste medewerker, op dezelfde dag. Slepen naar een andere weekdag kan niet; het bord toont dan de melding „Diensten kunnen niet naar een andere dag worden gesleept”.
2. Laat je de kaart los boven een geldige cel, dan wordt de dienst meteen opnieuw toegewezen.
3. Heeft de doelpersoon die dag een conflict met vakantie of een overlap, dan opent eerst het dialoogvenster Opnieuw toewijzen bevestigen met de details van het conflict. Klik op Opnieuw toewijzen om toch door te gaan, of op Annuleren om de oorspronkelijke toewijzing te behouden.
4. Zonder slepen kan ook: klik op het kleine wisselicoon rechtsboven in de kaart (op touchapparaten altijd zichtbaar) en kies in het dialoogvenster Opnieuw toewijzen aan … de doelpersoon uit de lijst.

Nieuwe dienst direct in het bord aanmaken

1. Ga met de muis over een lege cel. Rechtsboven verschijnt een plusicoon.
2. Klik erop: het dialoogvenster Dienst toevoegen opent. Zijn er die dag al open, onbezette diensten, dan wijs je de persoon direct aan een van die diensten toe (sectie Open diensten op deze dag, knop Toewijzen).
3. Of je vult in de sectie Nieuwe dienst een Omschrijving, Begin en Einde in en klikt op Dienst aanmaken. De dienst ontstaat direct voor deze persoon en deze dag, zonder koppeling aan een evenement.
4. Voor een volledige dienst met koppeling aan een evenement klik je in plaats daarvan rechtsboven in het bord op Nieuwe dienst. Het grote dialoogvenster vereist de keuze van een evenement en biedt alle velden uit de dienstenplanning van het evenement.

Week kopiëren: het rooster doorzetten naar de komende weken

Plan je elke week dezelfde diensten, bijvoorbeeld een lunchservice van maandag tot en met vrijdag met dezelfde bezetting, dan hoef je ze niet elke week opnieuw aan te maken. Plan één week helemaal uit en kopieer die.

1. Blader in de weergave Week naar de week die als sjabloon moet dienen.
2. Klik rechtsboven op Week kopiëren.
3. Geef aan naar hoeveel volgende weken er gekopieerd moet worden (1 tot 12). Eronder zie je de doelweken met datum.
4. Laat Ingeplande personen meekopiëren aangevinkt als de ingeplande personen mee moeten. Zonder vinkje ontstaan alleen de diensten en blijven de plekken open.
5. Laat Feestdagen overslaan aangevinkt als er op feestdagen geen dienst mag ontstaan. Het gaat om de feestdagen die je in de instellingen voor de workspace hebt opgegeven.
6. Controleer het voorbeeld en klik op Kopiëren.

Het voorbeeld rekent bij elke wijziging opnieuw door, er wordt nog niets aangemaakt. Het toont je:

• hoeveel diensten er worden aangemaakt,
• welke worden overgeslagen, met reden: Feestdag of Bestaat al (de dienst staat al in de doelweek, bijvoorbeeld omdat je dezelfde week al eens hebt gekopieerd),
• welke personen niet worden ingepland, met reden: Vakantie (goedgekeurde vakantie op die dag) of Overlapt met eigen dienst. De dienst wordt wel aangemaakt, alleen de plek blijft open,
• als louter aanwijzing, wie zich die dag als niet beschikbaar heeft opgegeven. Deze personen worden wel ingepland.

Wat er bij het kopiëren geldt:

• Er worden alleen diensten Zonder evenement gekopieerd. Diensten bij evenementen blijven bij hun evenement; daarvoor is er Evenement kopiëren. Het dialoogvenster vertelt je hoeveel het er in die week zijn.
• Elke kopie staat op dezelfde weekdag op hetzelfde tijdstip, ook over de overgang tussen zomer- en wintertijd heen. Een nachtdienst van vrijdag 22:00 tot zaterdag 02:00 blijft een nachtdienst.
• Job, aantal benodigde personen, locatie, verantwoordelijken, uurtarief, regels voor personeelskosten en de instellingen voor zelfinschrijving worden meegenomen.
• Ingeplande personen behouden hun status: wie heeft toegezegd, heeft ook in de kopie toegezegd; wie nog moet bevestigen, moet dat ook in de kopie doen. Ziekmeldingen, afmeldingen en sollicitaties worden niet gekopieerd.
• Maximaal 500 nieuwe diensten per keer.
• Elke ingeplande persoon krijgt één melding op de telefoon, bijvoorbeeld „5 nieuwe diensten van 21-10 t/m 15-11”, en geen mail per dienst. Wie meldingen niet heeft ingeschakeld, ziet de diensten in de app en in het agenda-abonnement.

Na het kopiëren blijft het bord op de sjabloonweek staan. De nieuwe weken zie je met de pijlen.

Kopie ongedaan maken

Direct na het kopiëren toont het bericht onderaan een knop Ongedaan maken. Later vind je hem in het dialoogvenster Week kopiëren onder Laatste kopie ongedaan maken; daar vraagt Univents vooraf nog een keer hoeveel diensten in welke weken worden verwijderd. Daarbij verdwijnen precies de diensten van die kopieerronde, inclusief inplanningen en regels voor personeelskosten. De betrokken personen krijgen één gebundelde melding, geen annuleringsmail.

Ongedaan maken kan alleen zolang er geen gekopieerde dienst is gewijzigd. Is een van de diensten inmiddels opnieuw toegewezen, bevestigd of afgezegd, of heeft iemand er tijden op geregistreerd, dan verschijnt „Een aantal diensten is al bewerkt, verwijder ze afzonderlijk.”

Een dienst vanuit de lijst bewerken

Naast Dienstrooster staat het tabblad Alle diensten. Het toont elke dienst van de workspace met evenement, begin, einde, bezetting en status, ook de diensten die aan geen enkel evenement hangen (filter Zonder evenement).

1. Klik op een rij. Dezelfde bewerkingsweergave als in het evenement opent.
2. Daar wijzig je de omschrijving, het Begin en het Einde, het benodigde aantal, het adres, de verantwoordelijken, de notitie en de prijsregels.
3. In hetzelfde dialoogvenster wijs je personen toe, dupliceer je de dienst of Verwijderen je hem.
4. Na het opslaan staat de nieuwe stand meteen in de lijst, ook de bezetting.

Wie evenementen niet mag bewerken, kan de lijst wel blijven lezen, maar niets wijzigen.

Personeelskosten live in beeld

Onder het bord toont de balk Geplande personeelskosten de som van alle geplande diensten van de zichtbare week.

• Per evenement staat er een regel met het aantal uren en de kosten; diensten zonder evenement vallen onder Zonder evenement.
• Rechtsboven in de balk staat het Totaalbedrag van de week.
• Na elke nieuwe toewijzing of nieuwe dienst wordt de balk automatisch bijgewerkt. Een gewijzigde regel knippert kort groen.

Deze kostenweergave rekent met de vastgelegde uurtarieven (loonproducten) van je medewerkers. Meer hierover lees je in het artikel Personeel aanmaken & configureren.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen het dispositiebord en het dienstrooster in het evenement? Het dienstrooster binnen een evenement toont alleen de diensten van dat ene evenement en dient daar om jobs aan te maken en een prijs te geven. Het dispositiebord onder Personeel > Dienstrooster toont in plaats daarvan alle medewerkers over alle evenementen van een week heen. Ideaal om overlappingen te herkennen en snel opnieuw toe te wijzen. Details over het aanmaken van jobs en diensten vind je in het artikel Diensten & jobs aanmaken en prijzen.

Waarom zie ik een dienst in de maandweergave, maar niet in de week? Omdat er nog niemand aan is toegewezen. Het weekraster heeft per medewerker een rij; een dienst zonder persoon heeft daar geen plek. De maandweergave toont de diensten per dag en laat hem daarom wel zien, met 0/3 en een waarschuwingskleur. Klik op de dag om in de week iemand toe te wijzen.

Waarom kan ik een dienst niet slepen? Opnieuw toewijzen met drag-and-drop vereist de machtiging Evenementen → Bewerken of Personeel → Bewerken uit de rollenmatrix. Zonder deze rechten toont het bord de weekindeling nog wel, maar zijn slepen en de wisselknop uitgeschakeld.

Waarom zie ik de knop „Week kopiëren” niet? Hij staat alleen in de weergave Week, niet in de maand. Bovendien heeft je rol in de module Personeel de rechten Aanmaken en Bewerken nodig (of beide in de module Evenementen). Bewerken is nodig omdat de regels voor personeelskosten van de diensten worden meegekopieerd. Voor ongedaan maken is aanvullend Verwijderen nodig.

Ik zie geen kosten- en beschikbaarheidsweergave. Wat ontbreekt er? Deze twee lagen vereisen de machtiging Personeel → Aanmaken. Ontbreekt die, dan blijft het raster met de diensten volledig bruikbaar, alleen de kostenbalk en de beschikbaarheidskleuren blijven verborgen.

Waar komt de groene of rode kleur van een cel vandaan, terwijl er geen vakantie is ingevoerd? Groen en rood komen uit de beschikbaarheidsgegevens van de medewerkers (voorkeur / niet beschikbaar), niet uit de vakantieagenda. Vakantie wordt apart getoond als groene badge Vakantie. Meer over het bijhouden van beschikbaarheid en vakantie vind je in het artikel Tijdregistratie & vakantiebeheer.