Tablica dyspozycyjna do planowania personelu

Tablica dyspozycyjna pokazuje jednym rzutem oka pracowników × dni tygodnia — ze wszystkich wydarzeń danego tygodnia. Zamiast planować zmiana po zmianie w pojedynczym wydarzeniu, od razu widzisz, kto, kiedy i gdzie jest przypisany, a w razie potrzeby zmieniasz obsadę przeciągnięciem.

W filmie zobaczysz, jak tworzysz i obsadzasz zmiany w wydarzeniu oraz planujesz cały tydzień w tablicy dyspozycyjnej.

Odtwórz wideo4:28

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstu.

Gdzie znaleźć tablicę

1. Otwórz w nawigacji po lewej stronie Personel.
2. Przejdź na kartę Grafik zmian.

W odróżnieniu od grafiku zmian wewnątrz wydarzenia (planujesz tam tylko zmiany tego jednego wydarzenia, tworzysz stanowiska i ustalasz ich ceny) tablica dyspozycyjna pokazuje wszystkich pracowników we wszystkich wydarzeniach widocznego tygodnia jednocześnie.

Jak czytać tablicę

• Wiersze to Twoi pracownicy, Kolumny to siedem dni tygodnia.
• Ikonami strzałek po lewej i prawej stronie wskaźnika okresu (np. „tydz. 34 | 18 sie – 24 sie”) przechodzisz o tydzień do przodu lub wstecz. W widoku miesiąca te same strzałki przesuwają o miesiąc.
• Każdy kafelek zmiany ma kolorową kropkę, która przypisuje go do wydarzenia. Legenda Wydarzenia w tym tygodniu nad tablicą wyjaśnia kolory.
• Jeśli w tygodniu odbywa się kilka wydarzeń, chipy filtra (Wszystkie + nazwy wydarzeń) ograniczają tablicę do jednego wydarzenia.
• Tablica pokazuje tylko wydarzenia, które wciąż się odbywają. Odwołane wydarzenia i odrzucone zapytania nie pojawiają się ani jako chip filtra, ani w legendzie, ani jako kafelek zmiany — otwarte zapytania natomiast tak, bo to wciąż realna praca.

Widok miesiąca: cały miesiąc i otwarte zmiany

W prawym górnym rogu tablicy przełączasz się między widokiem Tydzień a Miesiąc. Po otwarciu przełącznik zawsze ustawiony jest na Tydzień — Twój zwykły widok się więc nie zmienia, dopóki sam nie przełączysz.

Widok miesiąca odpowiada na dwa pytania, na które siatka tygodniowa nie odpowie: „Jak bardzo zapełniony jest miesiąc?” oraz „Których zmian nikt jeszcze nie przejął?”. W siatce tygodniowej każdy wiersz to jedna osoba — zmiana bez przypisanej osoby nie ma tam własnego wiersza i pozostaje niewidoczna.

• Miesiąc pokazuje sześć wierszy tygodni, od poniedziałku. Dni z poprzedniego i następnego miesiąca widnieją blado na brzegach, ale ich zmiany są wliczane.
• Każda zmiana jest kafelkiem w danym dniu, posortowanym chronologicznie: godzina rozpoczęcia, nazwa i stan obsady 2/3 — czyli dwie z trzech potrzebnych osób.
• Kolorowa kropka przypisuje zmianę do wydarzenia, tak jak w widoku tygodnia; w przypadku zmiany bez wydarzenia jest to kolor stanowiska.
• Jeśli danego dnia jest więcej niż trzy zmiany, poniżej widnieje +2 więcej.
• Odwołane wydarzenia i odrzucone zapytania pozostają również tutaj poza widokiem — obowiązuje ta sama reguła co w tygodniu.

Znajdowanie nieobsadzonych zmian

Kafelki są kolorowane według obsady. Legenda Obsada nad siatką podaje trzy poziomy:

Przełącznikiem Tylko nieobsadzone nad siatką po prawej ukrywasz wszystkie w pełni obsadzone zmiany. Zostaje dokładnie ta praca, którą jeszcze trzeba rozdzielić. Przełącznik pozostaje aktywny podczas przechodzenia między miesiącami.

Z miesiąca z powrotem do tygodnia

Kliknięcie dnia — lub +2 więcej — przełącza na Tydzień, i to dokładnie na tydzień tego dnia. Miesiąc służy do przeglądu, a tydzień pozostaje miejscem do zmiany obsady i tworzenia zmian.

Na telefonie siatkę zastępuje lista terminów: wszystkie dni miesiąca ze zmianami, chronologicznie jeden pod drugim.

Zmiana obsady zmiany metodą przeciągnij i upuść

1. Chwyć kafelek zmiany i przeciągnij go na komórkę wybranego pracownika — w tym samym dniu. Przeciągnięcie na inny dzień tygodnia nie jest możliwe; tablica wyświetli wtedy komunikat „Zmian nie można przeciągać na inny dzień”.
2. Gdy upuścisz kafelek nad prawidłową komórką, obsada zmiany zmieni się od razu.
3. Jeśli wskazana osoba ma tego dnia konflikt (urlop lub nakładanie się zmian), najpierw otworzy się okno Potwierdź zmianę obsady ze szczegółami konfliktu. Kliknij Zmień obsadę, aby mimo to kontynuować, lub Anuluj, aby zachować pierwotne przypisanie.
4. Można też bez przeciągania: kliknij małą ikonę zamiany w prawym górnym rogu kafelka (na urządzeniach dotykowych widoczną stale) i wybierz w oknie Zmień obsadę na … osobę docelową z listy.

Tworzenie nowej zmiany bezpośrednio w tablicy

1. Najedź myszą na pustą komórkę — w prawym górnym rogu pojawi się ikona plusa.
2. Kliknij ją: otworzy się okno Dodaj zmianę. Jeśli tego dnia są już otwarte, nieobsadzone zmiany, możesz przypisać osobę bezpośrednio do jednej z nich (sekcja Otwarte zmiany tego dnia, przycisk Przypisz).
3. Alternatywnie w sekcji Nowa zmiana wpisz Nazwa, Początek i Koniec i kliknij Utwórz zmianę — zmiana powstanie bezpośrednio dla tej osoby i tego dnia, bez przypisania do wydarzenia.
4. Aby utworzyć pełną zmianę z przypisaniem do wydarzenia, kliknij zamiast tego w prawym górnym rogu tablicy Nowa zmiana. Duże okno wymaga wyboru wydarzenia i oferuje wszystkie pola z planowania zmian w wydarzeniu.

Kopiuj tydzień: przeniesienie planu na kolejne tygodnie

Jeśli co tydzień planujesz te same zmiany, na przykład obsługę lunchu od poniedziałku do piątku z taką samą obsadą, nie musisz tworzyć ich za każdym razem od nowa. Zaplanuj jeden tydzień do końca i skopiuj go.

1. W widoku Tydzień przejdź do tygodnia, który ma posłużyć jako wzór.
2. Kliknij w prawym górnym rogu Kopiuj tydzień.
3. Podaj, na ile kolejnych tygodni ma być skopiowany plan (od 1 do 12). Poniżej zobaczysz docelowe numery tygodni kalendarzowych z datami.
4. Pozostaw zaznaczone Kopiuj z przypisanymi osobami, jeśli przypisane osoby mają zostać przeniesione. Bez zaznaczenia powstaną tylko zmiany, a miejsca pozostaną otwarte.
5. Pozostaw zaznaczone Pomiń święta, jeśli w święta nie mają powstawać zmiany. Obowiązują święta zapisane w ustawieniach workspace.
6. Sprawdź podgląd i kliknij Kopiuj.

Podgląd przelicza się po każdej zmianie, przy czym nic jeszcze nie jest tworzone. Pokazuje:

• ile zmian zostanie utworzonych,
• które zostaną pominięte, wraz z powodem: Święto lub Już istnieje (zmiana istnieje już w tygodniu docelowym, na przykład dlatego, że ten sam tydzień został już kiedyś skopiowany),
• które osoby nie zostaną przypisane, wraz z powodem: Urlop (zatwierdzony urlop tego dnia) lub Nakłada się na własną zmianę. Zmiana zostanie mimo to utworzona, tylko miejsce pozostanie otwarte,
• jako samą informację, kto oznaczył ten dzień jako niedostępny. Te osoby zostaną mimo to przypisane.

Co obowiązuje przy kopiowaniu:

• Kopiowane są tylko zmiany bez wydarzenia. Zmiany przypisane do wydarzeń pozostają przy swoim wydarzeniu — do tego służy Kopiuj wydarzenie. Okno informuje, ile ich jest w danym tygodniu.
• Każda kopia przypada na ten sam dzień tygodnia o tej samej godzinie, także przy zmianie czasu. Zmiana nocna od piątku 22:00 do soboty 02:00 pozostaje zmianą nocną.
• Stanowisko, liczba potrzebnych osób, miejsce, osoby odpowiedzialne, stawka godzinowa, wiersze kosztów personelu oraz ustawienia samodzielnego zapisywania się są kopiowane razem ze zmianą.
• Przypisane osoby zachowują swój status: kto potwierdził, ten jest potwierdzony także w kopii; kto jeszcze musi potwierdzić, musi to zrobić również w kopii. Zgłoszenia choroby, odmowy i zgłoszenia chętnych nie są kopiowane.
• Maksymalnie 500 nowych zmian na jedno uruchomienie.
• Każda przypisana osoba otrzymuje jedno powiadomienie na telefon, na przykład „5 nowych zmian od 21.10 do 15.11”, a nie jedną wiadomość e-mail na zmianę. Osoby, które nie mają włączonych powiadomień, zobaczą zmiany w aplikacji i w subskrypcji kalendarza.

Po skopiowaniu tablica pozostaje na tygodniu wzorcowym. Nowe tygodnie zobaczysz za pomocą strzałek.

Cofanie kopii

Zaraz po skopiowaniu komunikat na dole pokazuje przycisk Cofnij. Później znajdziesz go w oknie Kopiuj tydzień pod Cofnij ostatnią kopię; tam Univents jeszcze raz zapyta, ile zmian w których tygodniach kalendarzowych zostanie usuniętych. Znikają wtedy dokładnie zmiany z tego uruchomienia wraz z przypisaniami i wierszami kosztów personelu. Osoby, których to dotyczy, otrzymają jedno zbiorcze powiadomienie, a nie wiadomość e-mail o odwołaniu.

Cofnięcie jest możliwe tylko dopóki żadna ze skopiowanych zmian nie została zmieniona. Jeśli w międzyczasie zmieniono obsadę którejś z nich, potwierdzono ją, odwołano albo ktoś zarejestrował na niej czas, zobaczysz komunikat „Niektóre zmiany zostały już zmodyfikowane, usuń je pojedynczo.”

Edycja zmiany z poziomu listy

Obok karty Grafik zmian znajduje się karta Wszystkie zmiany. Wyświetla każdą zmianę workspace z wydarzeniem, początkiem, końcem, stanem obsady i statusem — także te, które nie są przypisane do żadnego wydarzenia (filtr Bez wydarzenia).

1. Kliknij wiersz. Otworzy się ten sam panel edycji co w wydarzeniu.
2. Zmieniasz tam nazwę, Początek i Koniec, wymaganą liczbę osób, adres, osoby odpowiedzialne, notatkę i wiersze cen.
3. W tym samym oknie przypisujesz osoby, duplikujesz zmianę lub ją usuwasz.
4. Po zapisaniu nowy stan jest od razu widoczny na liście, także stan obsady.

Kto nie ma uprawnień do edycji wydarzeń, może nadal czytać listę, ale niczego nie zmieni.

Koszty personelu na bieżąco

Pod tablicą pasek Planowane koszty personelu pokazuje sumę wszystkich zaplanowanych zmian widocznego tygodnia.

• Dla każdego wydarzenia widnieje wiersz z liczbą godzin i kosztami; zmiany bez wydarzenia są podsumowane pod Bez wydarzenia.
• W prawym górnym rogu paska widnieje kwota Razem za tydzień.
• Po każdej zmianie obsady lub utworzeniu nowej zmiany pasek aktualizuje się automatycznie — wiersz ze zmienioną kwotą na chwilę podświetla się na zielono.

Ten wskaźnik kosztów liczy na podstawie zapisanych stawek godzinowych (produktów wynagrodzeniowych) Twoich pracowników — więcej w artykule Dodawanie i konfiguracja personelu.

Często zadawane pytania

Czym tablica dyspozycyjna różni się od grafiku zmian w wydarzeniu? Grafik zmian wewnątrz wydarzenia pokazuje tylko zmiany tego jednego wydarzenia i służy tam do tworzenia stanowisk oraz ustalania ich cen. Tablica dyspozycyjna w Personel > Grafik zmian pokazuje natomiast wszystkich pracowników we wszystkich wydarzeniach tygodnia — idealnie, by wykrywać nakładanie się zmian i szybko zmieniać obsadę. Szczegóły dotyczące tworzenia stanowisk i zmian znajdziesz w artykule Tworzenie i wycena zmian i stanowisk.

Dlaczego widzę zmianę w widoku miesiąca, a w tygodniu jej nie ma? Ponieważ nikt nie jest jeszcze do niej przypisany. Siatka tygodniowa ma jeden wiersz na pracownika, więc zmiana bez osoby nie ma tam miejsca. Widok miesiąca wyświetla zmiany według dni i dlatego ją pokazuje — jako 0/3 w kolorze ostrzegawczym. Kliknij dzień, aby w tygodniu kogoś przypisać.

Dlaczego nie mogę przeciągnąć zmiany? Zmiana obsady metodą przeciągnij i upuść wymaga uprawnienia Wydarzenia → Edytuj lub Personel → Edytuj z macierzy ról. Bez tych uprawnień tablica nadal wyświetla grafik tygodnia, ale przeciąganie i przycisk zamiany są wyłączone.

Dlaczego nie widzę przycisku „Kopiuj tydzień”? Jest dostępny tylko w widoku Tydzień, nie w miesiącu. Ponadto Twoja rola w module Personel potrzebuje uprawnień Utwórz i Edytuj (alternatywnie obu w module Wydarzenia). Edycja jest potrzebna, ponieważ razem ze zmianami kopiowane są wiersze kosztów personelu. Do cofnięcia kopii potrzebne jest dodatkowo Usuń.

Nie widzę wskaźnika kosztów ani dostępności — czego brakuje? Te dwie warstwy wymagają uprawnienia Personel → Utwórz. Jeśli go brakuje, siatka ze zmianami nadal jest w pełni użyteczna, tylko pasek kosztów i kolorowanie dostępności pozostają ukryte.

Skąd bierze się zielone lub czerwone zabarwienie komórki, skoro nie wpisano urlopu? Zieleń i czerwień pochodzą z deklaracji dostępności pracowników (preferowany / niedostępny), a nie z kalendarza urlopów. Urlop jest wyświetlany osobno jako zielona plakietka Urlop. Więcej o zarządzaniu dostępnością i urlopami znajdziesz w artykule Ewidencja czasu pracy i zarządzanie urlopami.