Board di pianificazione per la gestione del personale

Il board di pianificazione ti mostra a colpo d'occhio dipendenti × giorni della settimana, su tutti gli eventi della settimana. Invece di pianificare turno per turno nel singolo evento, qui vedi subito chi è assegnato, quando e dove, e se serve riassegni con il drag & drop.

Nel video vedi come creare e coprire i turni di un evento e come pianificare l'intera settimana nel board di pianificazione.

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Puoi rileggere i singoli passaggi anche qui sotto.

Dove trovi il board

1. Apri Personale nella navigazione a sinistra.
2. Passa alla scheda Piano turni.

A differenza del piano turni all'interno di un evento (lì pianifichi solo i turni di quell'unico evento, crei le mansioni e ne definisci i prezzi), il board di pianificazione mostra tutti i dipendenti su tutti gli eventi della settimana visibile contemporaneamente.

Come leggere il board

• Le Righe sono i tuoi dipendenti, le Colonne i sette giorni della settimana.
• Con le frecce a sinistra e a destra dell'indicazione del periodo (ad es. «Sett. 34 | 18 ago – 24 ago») vai avanti o indietro di una settimana. Nella vista mensile le stesse frecce si spostano di un mese.
• Ogni riquadro turno ha un punto colorato che lo associa al suo evento. La legenda Eventi di questa settimana sopra il board spiega i colori.
• Se nella settimana ci sono più eventi, i chip filtro (Tutti + nomi degli eventi) restringono il board a un singolo evento.
• Il board mostra solo gli eventi ancora in corso. Gli eventi annullati e le richieste rifiutate non compaiono né come chip filtro, né nella legenda, né come riquadro turno; le richieste aperte invece sì, perché sono lavoro ancora concreto.

Vista mensile: vedere l'intero mese e i turni aperti

In alto a destra nel board passi da Settimana a Mese e viceversa. All'apertura il selettore è sempre su Settimana: la vista a cui sei abituato non cambia finché non cambi tu.

La vista mensile risponde a due domande a cui la griglia settimanale non sa rispondere: «Quanto è pieno il mese?» e «Quali turni non ha ancora preso in carico nessuno?» Nella griglia settimanale, infatti, ogni riga è una persona: un turno senza persona assegnata lì non ha nessuna riga e resta invisibile.

• Il mese mostra sei righe settimanali, a partire dal lunedì. I giorni del mese precedente e di quello successivo compaiono sbiaditi ai margini, ma i loro turni vengono conteggiati.
• Ogni turno è un riquadro nel giorno, in ordine cronologico: ora di inizio, descrizione e stato di copertura 2/3, cioè due persone su tre necessarie.
• Il punto colorato associa il turno al suo evento, come nella settimana; per un turno senza evento è il colore della mansione.
• Se in un giorno ci sono più di tre turni, sotto compare +2 altri.
• Anche qui restano esclusi gli eventi annullati e le richieste rifiutate: stessa regola della settimana.

Trovare i turni non coperti

I riquadri sono colorati in base alla copertura. La legenda Personale sopra la griglia indica i tre livelli:

Con l'interruttore Solo non coperti in alto a destra sopra la griglia nascondi tutti i turni completamente coperti. Restano esattamente il lavoro ancora da distribuire. L'interruttore resta attivo mentre scorri i mesi.

Dal mese alla settimana

Un clic su un giorno, o su +2 altri, passa a Settimana, e precisamente alla settimana di quel giorno. Il mese è la panoramica, la settimana resta lo spazio per riassegnare e creare.

Sullo smartphone, al posto della griglia c'è un elenco degli appuntamenti: tutti i giorni del mese con turni, in ordine cronologico uno sotto l'altro.

Riassegnare un turno con il drag & drop

1. Afferra un riquadro turno e trascinalo sulla cella del dipendente desiderato, nello stesso giorno. Non è possibile trascinarlo su un altro giorno della settimana: il board mostra in quel caso l'avviso «I turni non possono essere trascinati su un altro giorno».
2. Se rilasci il riquadro su una cella valida, il turno viene riassegnato subito.
3. Se la persona di destinazione ha in quel giorno un conflitto di ferie o di sovrapposizione, si apre prima la finestra Conferma riassegnazione con i dettagli del conflitto. Fai clic su Riassegna per procedere comunque oppure su Annulla per mantenere l'assegnazione originale.
4. Si può fare anche senza trascinare: fai clic sulla piccola icona di scambio in alto a destra nel riquadro (sui dispositivi touch sempre visibile) e scegli la persona di destinazione dall'elenco nella finestra Riassegna a ….

Creare un nuovo turno direttamente nel board

1. Passa con il mouse su una cella vuota: in alto a destra compare un'icona con il segno più.
2. Fai clic: si apre la finestra Aggiungi turno. Se in quel giorno ci sono già turni aperti e non coperti, assegni la persona direttamente a uno di essi (sezione Turni aperti in questo giorno, pulsante Assegna).
3. In alternativa, nella sezione Nuovo turno inserisci una Descrizione, Inizio e Fine e fai clic su Crea turno: il turno viene creato direttamente per questa persona e per questo giorno, senza assegnazione a un evento.
4. Per un turno completo con assegnazione a un evento, fai invece clic su Nuovo turno in alto a destra nel board. La finestra più grande richiede la scelta di un evento e offre tutti i campi della pianificazione dei turni dell'evento.

Copia settimana: riporta il piano sulle settimane successive

Se pianifichi ogni settimana gli stessi turni, ad esempio un servizio pranzo dal lunedì al venerdì con le stesse persone, non devi ricrearli ogni volta. Pianifica una settimana per intero e copiala.

1. Nella vista Settimana scorri fino alla settimana che deve fare da modello.
2. Fai clic in alto a destra su Copia settimana.
3. Indica su quante settimane successive copiare (da 1 a 12). Sotto vedi le settimane di calendario di destinazione con le date.
4. Lascia spuntato Copia anche le persone assegnate se le persone assegnate devono essere copiate. Senza spunta vengono creati solo i turni, i posti restano aperti.
5. Lascia spuntato Salta i giorni festivi se nei giorni festivi non deve essere creato alcun turno. Valgono i giorni festivi che hai impostato per il workspace nelle impostazioni.
6. Controlla l'anteprima e fai clic su Copia.

L'anteprima si ricalcola a ogni modifica e in questa fase non viene creato nulla. Ti mostra:

• quanti turni verranno creati,
• quali vengono saltati, con il motivo: Festivo o Già presente (il turno è già nella settimana di destinazione, ad esempio perché hai già copiato la stessa settimana),
• quali persone non vengono assegnate, con il motivo: Ferie (ferie approvate in quel giorno) o Si sovrappone a un altro turno della persona. Il turno viene creato comunque, solo il posto resta aperto,
• come semplice avviso, chi in quel giorno ha indicato di non essere disponibile. Queste persone vengono assegnate comunque.

Cosa vale quando copi:

• Vengono copiati solo i turni Senza evento. I turni legati a un evento restano con il loro evento: per questo c'è Duplica evento. La finestra ti dice quanti ce ne sono nella settimana.
• Ogni copia cade nello stesso giorno della settimana alla stessa ora, anche attraverso il cambio dell'ora. Un turno di notte dal venerdì alle 22:00 al sabato alle 02:00 resta un turno di notte.
• Mansione, numero di persone necessarie, luogo, responsabili, tariffa oraria, righe dei costi del personale e impostazioni dell'iscrizione autonoma vengono copiati.
• Le persone assegnate mantengono il loro stato: chi ha accettato risulta accettato anche nella copia; chi deve ancora confermare deve farlo anche nella copia. Le segnalazioni di malattia, le rinunce e le candidature non vengono copiate.
• Al massimo 500 nuovi turni per volta.
• Ogni persona assegnata riceve una notifica sul telefono, ad esempio «5 nuovi turni dal 21/10 al 15/11», e non una e-mail per turno. Chi non ha attivato le notifiche vede i turni nell'app e nell'abbonamento al calendario.

Dopo la copia il board resta sulla settimana modello. Le nuove settimane le vedi con le frecce.

Annullare la copia

Subito dopo la copia, il messaggio in basso mostra un pulsante Annulla. Più tardi lo trovi nella finestra Copia settimana sotto Annulla l'ultima copia; qui Univents chiede ancora una volta conferma, indicando quanti turni in quali settimane di calendario verranno eliminati. Spariscono esattamente i turni di quell'operazione, insieme alle assegnazioni e alle righe dei costi del personale. Le persone interessate ricevono una notifica cumulativa, non un'e-mail di annullamento.

L'annullamento è possibile solo finché nessun turno copiato è stato modificato. Se nel frattempo uno di essi è stato riassegnato, confermato, disdetto o se qualcuno vi ha registrato dei tempi, compare «Alcuni turni sono già stati modificati, eliminali singolarmente.»

Modificare un turno dall'elenco

Accanto a Piano turni si trova la scheda Tutti i turni. Elenca ogni turno del workspace con evento, inizio, fine, stato di copertura e status, anche quelli non collegati ad alcun evento (filtro Senza evento).

1. Fai clic su una riga. Si apre la stessa schermata di modifica dell'evento.
2. Qui modifichi la descrizione, Inizio e Fine, il numero di persone necessarie, l'indirizzo, i responsabili, la nota e le righe prezzo.
3. Nella stessa finestra assegni le persone, duplichi il turno o lo elimini.
4. Dopo il salvataggio il nuovo stato compare subito nell'elenco, anche lo stato di copertura.

Chi non è autorizzato a modificare gli eventi può comunque leggere l'elenco, ma non modificare nulla.

Costi del personale in tempo reale

Sotto il board la barra Costi del personale pianificati mostra la somma di tutti i turni pianificati della settimana visibile.

• Per ogni evento c'è una riga con ore e costi; i turni senza evento sono raggruppati sotto Senza evento.
• In alto a destra nella barra c'è l'importo Totale della settimana.
• Dopo ogni riassegnazione o nuova creazione la barra si aggiorna automaticamente: una riga modificata lampeggia brevemente di verde.

Questa visualizzazione dei costi usa le tariffe orarie (prodotti di retribuzione) impostate per i tuoi dipendenti; per saperne di più leggi l'articolo Creare e configurare il personale.

Domande frequenti

In cosa si differenzia il board di pianificazione dal piano turni nell'evento? Il piano turni all'interno di un evento mostra solo i turni di quell'unico evento e serve lì per creare le mansioni e definirne i prezzi. Il board di pianificazione in Personale > Piano turni mostra invece tutti i dipendenti su tutti gli eventi di una settimana: ideale per individuare le sovrapposizioni e riassegnare in fretta. Trovi i dettagli sulla creazione di mansioni e turni nell'articolo Creare turni e mansioni e definirne i prezzi.

Perché vedo un turno nella vista mensile ma non nella settimana? Perché non è ancora assegnato a nessuno. La griglia settimanale ha una riga per dipendente; un turno senza persona lì non trova posto. La vista mensile elenca i turni per giorno e quindi lo mostra, con 0/3 e il colore di avviso. Fai clic sul giorno per assegnare qualcuno nella settimana.

Perché non riesco a trascinare un turno? Riassegnare con il drag & drop richiede l'autorizzazione Eventi → Modifica oppure Personale → Modifica dalla matrice dei ruoli. Senza questi diritti il board continua a mostrare la pianificazione settimanale, ma il trascinamento e il pulsante di scambio sono disattivati.

Perché non vedo il pulsante «Copia settimana»? Compare solo nella vista Settimana, non nel mese. Inoltre il tuo ruolo nel modulo Personale deve avere le autorizzazioni Crea e Modifica (in alternativa entrambe nel modulo Eventi). Modifica serve perché vengono copiate anche le righe dei costi del personale dei turni. Per annullare serve inoltre Elimina.

Non vedo la barra dei costi e la visualizzazione della disponibilità: cosa manca? Questi due livelli richiedono l'autorizzazione Personale → Crea. Se manca, la griglia con i turni resta comunque pienamente utilizzabile, solo la barra dei costi e la colorazione della disponibilità restano nascoste.

Da dove viene la colorazione verde o rossa di una cella, anche se non ci sono ferie inserite? Verde e rosso derivano dalle indicazioni di disponibilità dei dipendenti (preferito / non disponibile), non dal calendario delle ferie. Le ferie vengono mostrate separatamente come badge verde Ferie. Per saperne di più su come gestire disponibilità e ferie leggi l'articolo Rilevazione delle presenze e gestione delle ferie.