Creare e configurare il personale

Nell'area Personale gestisci tutto il tuo team: dalla prima creazione fino ai dati contrattuali, alle competenze e all'archiviazione. Tutte le funzioni sono raggiungibili da Personale nella navigazione a sinistra.

Nel video crei un membro del team e gestisci il fascicolo personale, incluso il saldo iniziale del conto ore e l'accesso al portale dipendenti.

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I singoli passaggi sono riportati anche qui sotto.

Creare un dipendente

1. Apri l'area Personale nella navigazione.
2. Passa alla scheda Dipendente.
3. Clicca in alto a destra su Dipendente (icona più).
4. Si apre il modulo. I campi obbligatori sono Nome e Cognome — tutti gli altri campi sono facoltativi.
5. Compila i campi che ti servono (dettagli sui campi più sotto).
6. Clicca su Crea dipendente.

Dopo la creazione la persona compare come card nell'elenco dei dipendenti e ottiene una propria pagina di dettaglio.

Campi del modulo di creazione

Il modulo è suddiviso in sezioni:

Persona

• Nome / Cognome (campi obbligatori)
• E-mail — per la comunicazione e per ogni accesso tranne «Nessun accesso»
• Telefono — numero fisso o cellulare

Accesso

• Una sezione a sé, subito sotto Persona, con tre livelli: Nessun accesso, Crew e Admin. Dettagli nella sezione «Definire l'accesso» più sotto.

Ruolo & contratto

• Posizione — testo libero, ad es. «Addetto al servizio, turno di giorno»
• h / settimana — ore settimanali concordate da contratto; base per il saldo ore
• Giorni di ferie — diritto annuo; alimenta la panoramica delle ferie nella vista di dettaglio
• Prodotto per la retribuzione — collega un prodotto del catalogo delle retribuzioni per calcolare automaticamente i supplementi (festivi, notte, weekend)

Competenze

• Inserisci le competenze come tag (conferma con Invio o con la virgola). Esempi: Servizio, Barkeeping, Allestimento. Le competenze sono ricercabili e aiutano nella pianificazione dei turni.

Definire l'accesso

Nella sezione Accesso decidi, al momento della creazione, se e come la persona può accedere. È la stessa decisione che potrai correggere in qualsiasi momento tramite Modifica accesso — esiste solo in questo punto.

Preselezionato è Nessun accesso. Per Crew e Admin la persona ha bisogno di un Indirizzo e-mail — se manca, entrambe le opzioni sono bloccate, con il messaggio «Per l'accesso al portale o come admin la persona ha bisogno di un indirizzo e-mail.»

Se scegli Admin, sotto compaiono due righe: il menu a tendina Autorizzazioni (impostazione predefinita Accesso completo (nessuna restrizione)) e la riga Posti admin con la situazione attuale — 2 di 3 occupati, inclusi nel piano oppure 3 di 3 occupati, il prossimo posto costa 79 € al mese. Il prezzo è quindi visibile prima del clic e, al salvataggio, lo confermi ancora una volta in modo esplicito. Se annulli in quel momento, la persona viene creata ma con Nessun accesso e senza invito. Durante il periodo di prova la riga mostra invece Gratis durante il periodo di prova. All'attivazione vedrai quanto costano i tuoi admin. — in quel caso non viene chiesta alcuna conferma del prezzo.

Crew è gratuito e illimitato. Ogni persona che lavora a turni può avere un proprio login per il portale, senza che cambi nulla nella tua fattura.

Sopra la selezione dei livelli compare, per un periodo di transizione, la riga «Prima: Manager, Aiutante, Extra» — fino a questo aggiornamento gli stessi tre livelli avevano nomi diversi. Admin si chiamava Manager, Crew si chiamava Aiutante o Extra.

Creare un prodotto per la retribuzione

La selezione nel campo Prodotto per la retribuzione mostra solo i prodotti contrassegnati espressamente come prodotto per la retribuzione.

Direttamente nel fascicolo personale: apri il campo Prodotto per la retribuzione e scegli Crea nuovo prodotto retributivo — la voce è sempre in cima; se prima digiti un nome, risulta già precompilato. La finestra di dialogo ti guida in due passaggi:

1. Anagrafica — nome visualizzato (compare così su fattura e preventivo; con DE/EN gestisci la versione inglese), nome interno, descrizione, Retribuzione oraria (obbligatoria) e, facoltativo, il Prezzo di vendita con cui i tempi rilevati vengono addebitati al cliente.
2. Supplementi e condizioni — le stesse condizioni di prezzo del prodotto: importo fisso in euro o percentuale, fasce orarie libere (anche a cavallo della mezzanotte, ad es. dalle 22 alle 2 e dalle 2 alle 6 separate), giorni della settimana e festivi. Queste regole incidono sulla Retribuzione (esportazione delle retribuzioni e report del personale) — i prezzi per i clienti restano invariati.

La retribuzione oraria è obbligatoria: è ciò che definisce il prodotto per la retribuzione. Senza di essa ogni ora lavorata registrata verrebbe valutata 0 € — sia nei costi effettivi dell'evento sia nell'esportazione delle retribuzioni.

Dopo la creazione il prodotto è subito selezionato. In alternativa puoi continuare a creare un prodotto per la retribuzione da Inventario > Aggiungi prodotto (tipo Servizio, interruttore Usa come prodotto per la retribuzione nella sezione Dettagli del servizio, retribuzione oraria come Prezzo di acquisto).

Poi il prodotto è selezionabile in ogni fascicolo personale. È normale avere più prodotti per la retribuzione — ad esempio uno per ogni mansione, con una propria retribuzione oraria.

Usare i modelli

I modelli velocizzano l'onboarding quando crei molti dipendenti con le stesse condizioni contrattuali.

1. Nella scheda Dipendente clicca su Modelli (in alto a destra).
2. Si apre la finestra dei modelli. Clicca su Nuovo modello e inserisci nome, posizione, ore, giorni di ferie e competenze.
3. Clicca su Crea modello per salvare il modello.
4. Alla prossima creazione di un dipendente scegli il tuo modello in alto nel modulo, sotto Applica modello. Il modulo si compila automaticamente. I campi già compilati non vengono sovrascritti.

I modelli non impostano l'accesso. Un modello compila dati contrattuali e competenze — il campo Accesso resta sempre sulla tua scelta e un modello non invia mai un invito. I modelli sono semplici aiuti per l'onboarding e non hanno alcun effetto sui dipendenti già creati.

Modificare in seguito i dati del profilo

1. Nella scheda Dipendente apri la persona desiderata (clic sulla card).
2. Arrivi alla pagina di dettaglio. Clicca in alto a destra su Modifica.
3. Si apre il modulo di modifica. Oltre ai campi di creazione sono disponibili anche Cellulare, l'Indirizzo completo (con completamento automatico), la sezione Fascicolo personale e una sezione separata Contatto di emergenza (dettagli su entrambe nella prossima sezione).
4. Salva con Salva modifiche.

La pagina di dettaglio mostra inoltre una fascia di KPI con ore contrattuali, retribuzione oraria, ferie residue e ore registrate, oltre alle schede Panoramica, Turni, Rilevazione delle presenze, Ferie e Documenti. Nella scheda Panoramica vedi i dati fiscali (numero di previdenza sociale, numero di imposta sul reddito da lavoro) e il contatto di emergenza nella sezione Fisco & emergenza; sotto trovi una card dedicata Fascicolo personale con i campi aggiuntivi gestiti nella vista di modifica.

Gestire il fascicolo personale

Questi campi sono disponibili nel modulo di modifica solo dopo la prima creazione (sezione Fascicolo personale):

Il Tipo di impiego descrive il rapporto di lavoro e non c'entra nulla con l'accesso: un extra a livello contrattuale può essere Crew, essere Admin oppure non avere alcun accesso.

Festività per regione ti serve quando qualcuno lavora in una regione o in un paese diverso da quello della tua azienda: scegli Come il workspace (l'impostazione predefinita), un intero paese o una singola regione. La scelta determina quali festività legali valgono per quella persona — nelle ore previste del saldo ore, nei supplementi festivi, nell'esportazione delle retribuzioni e nel report del personale. Se non specifichi nulla, per i supplementi festivi vale la regione delle festività del Prodotto per la retribuzione (se ne è impostata una), altrimenti la regione indicata in Impostazioni → Festività. Una regione di festività propria viene assegnata solo a chi ne ha davvero bisogno; nella vista di dettaglio della persona la riga compare quindi solo se è impostato qualcosa di diverso dal workspace.

Subito sotto, ma come sezione separata Contatto di emergenza nel modulo di modifica, inserisci Nome, Telefono e Relazione della persona da contattare in caso di emergenza.

In un'altra sezione separata, Coordinate bancarie, inserisci l'IBAN e, facoltativamente, il BIC della persona. Entrambi i campi sono facoltativi; al salvataggio l'IBAN viene convertito automaticamente in maiuscolo e senza spazi e sottoposto a un controllo di base del formato. Le coordinate bancarie sono trattate come i dati retributivi: la sezione e i due valori nella vista di dettaglio (sotto Fisco & emergenza) compaiono solo se puoi vedere le retribuzioni — a seconda della Visibilità delle retribuzioni del tuo workspace quindi per tutti coloro che hanno accesso al personale, solo per gli admin o solo per il titolare e per le persone con Visibilità retribuzioni. Senza questa autorizzazione non puoi nemmeno impostare le coordinate bancarie. Le modifiche vengono registrate nel registro delle attività.

Il valore «Maternità» nel campo Stato non sostituisce nessun altro stato — è uno dei sei valori possibili, alla pari di «Attivo» e «Archiviato», e si trova nell'elenco dei dipendenti tramite il filtro per stato.

Configurare l'accesso al portale dipendenti

Ci sono due modi per accedere al portale dipendenti e si distinguono per il fatto che la persona abbia o meno un account proprio.

Crew: login personale

1. Al momento della creazione, nella sezione Accesso, scegli il livello Crew — oppure più tardi nel fascicolo personale tramite Modifica accesso.
2. Univents invia un invito. La persona configura il proprio login e in futuro accede con indirizzo e-mail e codice a 6 cifre.
3. Arriva automaticamente nel portale del suo workspace, mai nell'area di amministrazione, e lì vede turni, orari, retribuzione, ferie, file e messaggi.

Per invitare più persone contemporaneamente vai su Personale › Accessi e usa il pulsante Invita al portale — fino a 50 per volta.

Link del portale senza accesso

1. Apri il fascicolo personale della persona — requisito: un indirizzo E-mail registrato.
2. Nella card Link al portale clicca su Copia link del portale (senza accesso) oppure su Invia link del portale (senza accesso), così lo invia Univents.
3. Un clic sul link apre direttamente il portale — senza account, ma anche senza accesso a retribuzione, ferie, file e messaggi (vedi Portale dipendenti e turni).

Il link del portale è la via rapida per gli impieghi a breve termine; Crew è la via giusta per chi lavora con regolarità e deve poter consultare da sé la propria retribuzione. Entrambi sono gratuiti.

Admin non è un accesso al portale: un admin vede l'area di amministrazione /home, non la vista del portale.

Accesso: titolare, admin e crew

L'accesso di una persona dipende esclusivamente dal suo accesso al workspace. Per questo compare in un solo punto — e nei contatti e nei modelli è presente solo in sola lettura.

Lo stesso indicatore compare nell'elenco dei dipendenti, nel fascicolo personale e nella scheda Accessi — tre viste, un'unica informazione. Puoi filtrare l'elenco dei dipendenti in base a questo tramite Tutti gli accessi, con i valori Admin, Crew e Nessun accesso.

Modifica accesso: apri il fascicolo personale. Nella sezione Accesso trovi l'indicatore e accanto il pulsante Modifica accesso. Apre una finestra con i tre livelli e un solo pulsante di conferma: Rendi admin, Rendi crew, Rimuovi accesso oppure Invita al portale. Finché non confermi non succede nulla; se il passaggio costa un posto admin aggiuntivo, la finestra indica l'importo mensile. Gli stessi passaggi sono disponibili nel menu a tre puntini in Personale › Accessi.

L'accesso admin può essere assegnato esclusivamente dal titolare del workspace, così come la revoca, la rimozione e Ripara accesso. Un admin non vede queste voci di menu; se esegue l'azione in altro modo, Univents risponde con «Nessuna autorizzazione». Il motivo: chi può assegnare l'accesso admin si procurerebbe, tramite una seconda persona, tutti i diritti che il proprio ruolo gli nega. Invita al portale ne è escluso — può farlo ogni admin che può inviare inviti e creare voci in Personale, perché un login per il portale non dà alcun diritto nell'amministrazione ed è gratuito.

Maggiori informazioni in Accessi, ruoli e autorizzazioni.

Caricare documenti

Nella scheda Documenti della pagina di dettaglio archivi file come il contratto di lavoro o il certificato di malattia della persona.

1. Clicca su Carica documento.
2. Nel campo Tipo di documento scegli una delle quattro categorie: Contratto di lavoro, Certificato di malattia, Attestato oppure Altro.
3. Nel campo File seleziona uno o più file — ogni file può pesare al massimo 10 MB.
4. Clicca su Carica.

I documenti caricati si possono recuperare con Scarica. Finché non ci sono documenti, la scheda mostra il messaggio «Nessun documento ancora caricato.».

Archiviare un dipendente

Quando una persona lascia l'azienda, archiviala — tutti i dati storici (turni, rilevazione delle presenze, ferie) vengono conservati.

1. Apri la pagina di dettaglio della persona e clicca su Modifica.
2. Scorri fino in fondo nella finestra di modifica. Archivia si trova in basso a sinistra nella barra dei pulsanti, di fronte a Annulla e Salva modifiche.
3. Conferma la richiesta di sicurezza («Archiviare il dipendente?»).

I dipendenti archiviati non compaiono più nell'elenco attivo e non vengono più proposti nella pianificazione dei turni.

Le persone con login non si possono archiviare direttamente. Finché un login è collegato alla voce del personale, Univents rifiuta l'archiviazione — altrimenti la persona sparirebbe dall'elenco e potrebbe comunque continuare ad accedere.

La strada passa da Modifica accesso e dal livello Nessun accesso (pulsante Rimuovi accesso), nel fascicolo personale o nel menu a tre puntini in Personale › Accessi. Solo così il collegamento si scioglie; poi la voce può essere archiviata come al solito. Rendi crew non basta: la persona mantiene il proprio login e resta collegata come Crew con accesso al portale — perde solo l'area di amministrazione. L'archiviazione resta quindi bloccata.

Rimuovi accesso agisce su tutte le voci di questa persona, anche su eventuali voci duplicate già archiviate: dopo, nessuna di esse è più collegata al login.

Lo stesso blocco vale per l'eliminazione di un contatto in Contatti: se il contatto appartiene a un login, si può eliminare solo dopo aver rimosso l'accesso.

Da non confondere con il campo Stato nel fascicolo personale: se lì c'è «Archiviato» o «Uscito dall'azienda», è solo un'informazione — la persona resta nell'elenco attivo. Dall'elenco la toglie esclusivamente il pulsante Archivia.

Domande frequenti

Dove imposto se qualcuno è Admin o Crew? Al momento della creazione, nella sezione Accesso; poi nel fascicolo personale tramite Modifica accesso o nel menu a tre puntini in Personale › Accessi. Un campo di selezione nel contatto o in un modello per questo non esiste più, volutamente — altrimenti lo stesso accesso comparirebbe in più punti e finirebbe per non essere allineato.

Che fine hanno fatto Manager e Aiutante? Manager è diventato Admin, Aiutante ed Extra sono diventati Crew. I diritti non cambiano, cambiano solo le parole — e Crew ha ora in più un login proprio e gratuito per il portale dipendenti, che puoi assegnare direttamente da Personale.

Costa qualcosa impostare qualcuno su Crew? No. Crew è illimitato e incluso nel piano. Solo titolare, admin e inviti admin aperti contano sui posti admin; il numero compare come tessera KPI Posti admin sopra l'elenco dei dipendenti.

Cosa succede se non assegno un prodotto per la retribuzione? La rilevazione delle presenze e la pianificazione dei turni funzionano comunque. In questo caso, però, supplementi ed esportazione delle retribuzioni non possono essere calcolati automaticamente.

Quante competenze può avere una persona? Fino a 20 competenze per dipendente. Le competenze si possono rimuovere o aggiungere in qualsiasi momento nel modulo di modifica.

Dove vedo chi ha un login? In Personale, nella scheda Accessi: ci sono tutte le persone con login, tutti gli inviti aperti e tutti quelli scaduti — e lì modifichi l'accesso tramite il menu a tre puntini. Le stesse azioni sono ancora disponibili nella pagina Persone e accessi (univents.app/home/<dein-workspace>/settings/members), che non compare in nessun menu. Il personale in Univents è costituito da contatti che non hanno necessariamente un login.

Il tipo di impiego «Extra» equivale a Crew? No. Il Tipo di impiego descrive il contratto (Tempo pieno, Minijob, Extra, Stagionale …), Accesso descrive con cosa la persona accede. Un extra può essere Crew, può ricevere un link del portale senza accesso e, in rari casi, può anche essere Admin.

Nell'elenco compare «Accesso incompleto» — cosa devo fare? Significa che l'accesso della persona e la sua voce del personale non corrispondono. Il titolare del workspace trova nel menu a tre puntini in Personale › Accessi la voce Ripara accesso, che sistema tutto in un solo passaggio. Nei diritti della persona non cambia nulla che non valga già.