Créer et configurer le personnel

Dans la section Personnel, vous gérez toute votre équipe : de la première création aux données de contrat, aux compétences et à l’archivage. Vous accédez à toutes les fonctions via Personnel dans la navigation de gauche.

Dans la vidéo, vous créez un membre de l’équipe et vous gérez le dossier du personnel — y compris le solde initial du compte de temps de travail et l’accès au portail des employés.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes ci-dessous.

Créer un employé

1. Ouvrez la section Personnel dans la navigation.
2. Passez à l’onglet Employé.
3. Cliquez en haut à droite sur Employé (icône plus).
4. Le formulaire s’ouvre. Les champs obligatoires sont Prénom et Nom — tous les autres champs sont facultatifs.
5. Remplissez les champs souhaités (détails sur les champs ci-dessous).
6. Cliquez sur Créer l'employé.

Après la création, la personne apparaît sous forme de carte dans la liste des employés et dispose de sa propre page de détail.

Champs du formulaire de création

Le formulaire est organisé en sections :

Personne

• Prénom / Nom (champs obligatoires)
• E-mail — pour la communication et pour tout accès sauf « Aucun accès »
• Téléphone — numéro fixe ou mobile

Accès

• Une section à part, directement sous la personne, avec trois niveaux : Aucun accès, Crew et Admin. Détails dans la section « Définir l’accès » plus bas.

Rôle et contrat

• Ligne — texte libre, p. ex. « Serveur de jour »
• h / semaine — heures hebdomadaires convenues par contrat ; base du solde de temps
• Jours de congés — droit annuel ; alimente l’aperçu des congés dans la vue de détail
• Produit salaire — associez un produit du catalogue des salaires pour calculer automatiquement les suppléments (jour férié, nuit, week-end)

Compétences

• Saisissez les compétences sous forme de tags (validez la saisie avec Entrée ou une virgule). Exemples : Service, Bar, Montage. Les compétences sont consultables par recherche et aident pour la planification des services.

Définir l’accès

Dans la section Accès, vous décidez à la création si et comment la personne peut se connecter. C’est la même décision que vous pourrez corriger à tout moment via Modifier l'accès — elle n’existe qu’à cet endroit.

Aucun accès est présélectionné. Pour Crew et Admin, la personne a besoin d’une Adresse e-mail — si elle manque, les deux options sont bloquées, avec le message « Pour un accès au portail ou admin, la personne doit avoir une adresse e-mail. »

Si vous choisissez Admin, deux lignes apparaissent en dessous : la liste déroulante Autorisations (valeur par défaut Accès complet (sans restriction)) et la ligne Places admin avec l’état actuel — soit 2 sur 3 occupées, incluses dans la formule, soit 3 sur 3 occupées, la place suivante coûte 79 € par mois. Le prix s’affiche donc avant le clic, et à l’enregistrement vous le confirmez encore une fois expressément. Si vous annulez à ce stade, la personne est créée, mais avec Aucun accès et sans invitation. Pendant la période d’essai, la ligne indique à la place Gratuit pendant la période d’essai. À l’activation, vous voyez ce que coûtent vos admins. — il n’y a alors pas de demande de confirmation du prix.

Crew est gratuit et illimité. Toute personne qui travaille en service peut obtenir sa propre connexion au portail, sans que votre facture change.

Au-dessus de la sélection des niveaux figure, pour une période de transition, la ligne « Avant : Manager, Aide, Extra » — ces trois niveaux portaient un autre nom jusqu’à cette mise à jour. Admin s’appelait Manager, Crew s’appelait Aide ou Extra.

Créer un produit salaire

La sélection dans le champ Produit salaire n’affiche que les produits explicitement marqués comme produit salaire.

Directement dans le dossier du personnel : ouvrez le champ Produit salaire et choisissez Créer un nouveau produit salaire — cette entrée figure toujours tout en haut ; si vous saisissez d’abord un nom, il est déjà prérempli. La boîte de dialogue vous guide en deux étapes :

1. Données de base — nom d’affichage (il figure tel quel sur la facture et le devis ; via DE/EN, vous gérez la version anglaise), nom interne, description, Salaire horaire (obligatoire) et, en option, le Prix de vente avec lequel les heures saisies sont facturées au client.
2. Suppléments et conditions — les mêmes conditions de prix que pour le produit : montant fixe en euros ou pourcentage, plages horaires libres (y compris à cheval sur minuit, p. ex. 22 h–2 h et 2 h–6 h séparément), jours de la semaine et jours fériés. Ces règles s’appliquent au Salaire (export des salaires et rapport du personnel) — les prix clients ne sont pas modifiés.

Le salaire horaire est obligatoire : c’est lui qui fait le produit salaire. Sans lui, chaque temps de travail saisi serait valorisé à 0 € — dans les coûts réels de l’événement comme dans l’export des salaires.

Une fois créé, le produit est immédiatement sélectionné. Vous pouvez aussi toujours créer un produit salaire via Inventaire > Ajouter un produit (type Prestation, interrupteur Utiliser comme produit salaire dans la section des détails de la prestation, salaire horaire comme prix d’achat).

Ensuite, le produit est disponible dans chaque dossier du personnel. Il est courant d’avoir plusieurs produits salaire — par exemple un par activité, avec son propre salaire horaire.

Utiliser des modèles

Les modèles accélèrent l’intégration lorsque vous créez de nombreux employés avec les mêmes conditions de contrat.

1. Dans l’onglet Employé, cliquez sur Modèles (en haut à droite).
2. La boîte de dialogue des modèles s’ouvre. Cliquez sur Nouveau modèle et renseignez le nom, la ligne, les heures, les jours de congés et les compétences.
3. Cliquez sur Créer un modèle pour l’enregistrer.
4. Lors de la prochaine création d’un employé, choisissez votre modèle en haut du formulaire sous Appliquer un modèle. Le formulaire se remplit automatiquement. Les champs déjà remplis ne sont pas écrasés.

Les modèles ne définissent aucun accès. Un modèle renseigne les données de contrat et les compétences — le champ Accès reste toujours sur votre sélection, et un modèle n’envoie jamais d’invitation. Les modèles sont de simples aides à l’intégration et n’ont aucune incidence sur les employés déjà créés.

Modifier ensuite les données de profil

1. Dans l’onglet Employé, ouvrez la personne souhaitée (clic sur la carte).
2. Vous arrivez sur la page de détail. Cliquez en haut à droite sur Modifier.
3. Le formulaire de modification s’ouvre. En plus des champs de création, vous y trouvez Mobile, l’Adresse complète (avec saisie semi-automatique), la section Dossier du personnel et une section distincte Contact d'urgence (détails sur les deux dans la section suivante).
4. Enregistrez avec Enregistrer les modifications.

La page de détail affiche en outre un bandeau d’indicateurs avec les heures contractuelles, le salaire horaire, les congés restants et les heures saisies, ainsi que les onglets Aperçu, Services, Suivi du temps, Congés et Documents. Dans l’onglet Aperçu, vous voyez les données fiscales (numéro de sécurité sociale, numéro d’imposition sur les salaires) et le contact d’urgence dans la section Fiscalité et urgence, puis, en dessous, une carte Dossier du personnel avec les champs complémentaires renseignés dans la vue de modification.

Gérer le dossier du personnel

Ces champs ne sont disponibles dans le formulaire de modification (section Dossier du personnel) qu’après la première création :

Le Type de contrat décrit la relation de travail et n’a rien à voir avec l’accès : un extra au sens du contrat peut être Crew, être Admin ou n’avoir aucun accès.

Jours fériés par région est utile si quelqu’un travaille dans une autre région ou un autre pays que votre entreprise : choisissez Comme le workspace (valeur par défaut), un pays entier ou une seule région. Ce choix détermine quels jours fériés légaux comptent pour cette personne — dans les heures dues du solde de temps, pour les suppléments jours fériés, dans l’export des salaires et dans le rapport du personnel. Sans indication propre, c’est la région de jours fériés du Produit salaire qui s’applique aux suppléments jours fériés (si une région y est définie), sinon la région définie sous Paramètres → Jours fériés. Une région de jours fériés propre n’est attribuée qu’à ceux qui en ont vraiment besoin ; dans la vue de détail de la personne, la ligne n’apparaît donc que si elle contient autre chose que le workspace.

Juste en dessous, mais dans une section distincte Contact d'urgence du formulaire de modification, vous saisissez le Nom, le Téléphone et le Lien de parenté de la personne à prévenir en cas d’urgence.

Dans une autre section distincte, Coordonnées bancaires, vous enregistrez l’IBAN et, en option, le BIC de la personne. Les deux champs sont facultatifs ; à l’enregistrement, l’IBAN est automatiquement converti en majuscules sans espaces et son format est vérifié sommairement. Les coordonnées bancaires sont traitées comme les données de salaire : la section et les deux valeurs dans la vue de détail (sous Fiscalité et urgence) n’apparaissent que si vous avez le droit de voir les salaires — selon la Visibilité des salaires de votre workspace, donc pour toutes les personnes ayant accès au personnel, uniquement pour les admins ou uniquement pour le Propriétaire et les personnes disposant de l’Accès aux salaires. Sans ce droit, vous ne pouvez pas non plus définir les coordonnées bancaires. Les modifications sont consignées dans le journal d’activité.

La valeur « Congé maternité » du champ Statut ne remplace aucun autre état — c’est l’une des six valeurs possibles, au même titre que « Actif » et « Archivé », et on la retrouve dans la liste des employés grâce au filtre de statut.

Configurer l’accès au portail des employés

Il y a deux façons d’accéder au portail des employés, et elles diffèrent selon que la personne a ou non son propre compte.

Crew : connexion personnelle

1. À la création, dans la section Accès, choisissez le niveau Crew — ou plus tard, dans le dossier du personnel, via Modifier l'accès.
2. Univents envoie une invitation. La personne configure sa connexion et se connecte ensuite avec son adresse e-mail et un code à 6 chiffres.
3. Elle arrive automatiquement dans le portail de son workspace, jamais dans l’espace d’administration, et y voit services, heures, salaire, congés, fichiers et messages.

Pour inviter plusieurs personnes à la fois, utilisez Personnel › Accès avec le bouton Inviter sur le portail — jusqu’à 50 par lot.

Lien du portail sans connexion

1. Ouvrez le dossier du personnel de la personne — une adresse E-mail enregistrée est nécessaire.
2. Dans la carte Lien du portail, cliquez sur Copier le lien du portail (sans connexion), ou sur Envoyer le lien du portail (sans connexion) pour qu’Univents l’envoie.
3. Un clic sur le lien ouvre directement le portail — sans compte, mais aussi sans accès au salaire, aux congés, aux fichiers et aux messages (voir Portail des employés et services).

Le lien du portail est la solution rapide pour les missions de dernière minute ; Crew est la bonne solution pour celles et ceux qui travaillent régulièrement et doivent consulter eux-mêmes leur salaire. Les deux sont gratuits.

Admin n’est pas un accès au portail : un admin voit l’espace d’administration /home, pas la vue du portail.

Accès : Propriétaire, Admin et Crew

Seul son accès au workspace détermine l’accès d’une personne. C’est pourquoi il n’apparaît qu’à un seul endroit — et ne figure plus dans les contacts et les modèles qu’à titre de consultation.

Le même repère figure dans la liste des employés, dans le dossier du personnel et dans l’onglet Accès — trois vues, un seul message. Vous pouvez filtrer la liste des employés en conséquence via Tous les accès, avec les valeurs Admin, Crew et Aucun accès.

Modifier l'accès : ouvrez le dossier du personnel. Dans la section Accès figurent le repère et, à côté, le bouton Modifier l'accès. Il ouvre une boîte de dialogue avec les trois niveaux et exactement un bouton de confirmation : Nommer admin, Passer en Crew, Retirer l'accès ou Inviter sur le portail. Rien ne se passe avant la confirmation ; si l’étape coûte une place admin supplémentaire, la boîte de dialogue indique le montant mensuel. Les mêmes étapes existent dans le menu à trois points sous Personnel › Accès.

Seul le propriétaire du workspace peut attribuer l’accès admin, de même que le retirer, le supprimer et Réparer l'accès. Un admin ne voit pas ces entrées de menu ; s’il exécute l’action par un autre biais, Univents répond « Aucune autorisation ». La raison : qui peut attribuer l’accès admin s’octroie, via une deuxième personne, tous les droits que son propre rôle lui refuse. Inviter sur le portail fait exception — tout admin autorisé à envoyer des invitations et à créer des entrées dans Personnel peut le faire, car une connexion au portail ne donne aucun droit dans l’administration et est gratuite.

Pour en savoir plus, consultez Accès, rôles et autorisations.

Importer des documents

Dans l’onglet Documents de la page de détail, vous déposez pour la personne des fichiers tels que le contrat de travail ou un arrêt maladie.

1. Cliquez sur Importer un document.
2. Dans le champ Type de document, choisissez l’une des quatre catégories : Contrat de travail, Arrêt maladie, Certificat ou Autre.
3. Dans le champ Fichiers, sélectionnez un ou plusieurs fichiers — chaque fichier peut peser 10 Mo au maximum.
4. Cliquez sur Importer.

Les documents importés peuvent être récupérés via Télécharger. Tant qu’aucun document n’est enregistré, l’onglet affiche le message « Aucun document enregistré pour le moment. ».

Archiver un employé

Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, archivez-la — toutes les données historiques (services, suivi du temps, congés) sont conservées.

1. Ouvrez la page de détail de la personne et cliquez sur Modifier.
2. Faites défiler tout en bas de la boîte de dialogue de modification. Archiver se trouve en bas à gauche de la barre de boutons, en face de Annuler et Enregistrer les modifications.
3. Confirmez la demande de confirmation (« Archiver l'employé ? »).

Les employés archivés n’apparaissent plus dans la liste active et ne sont plus proposés dans la planification des services.

Les personnes disposant d’une connexion ne peuvent pas être archivées directement. Tant qu’une connexion est liée à l’entrée du personnel, Univents refuse l’archivage — sinon la personne aurait disparu de la liste tout en pouvant continuer à se connecter.

La marche à suivre passe par Modifier l'accès et le niveau Aucun accès (bouton Retirer l'accès), dans le dossier du personnel ou dans le menu à trois points sous Personnel › Accès. Seule cette opération supprime le lien ; ensuite, l’entrée peut être archivée comme d’habitude. Passer en Crew ne suffit pas : la personne conserve sa connexion et reste liée en tant que Crew avec accès au portail — elle perd seulement l’espace d’administration. L’archivage reste alors bloqué.

Retirer l'accès s’applique à toutes les entrées de cette personne, y compris aux doublons déjà archivés : ensuite, aucune d’entre elles n’est plus rattachée à la connexion.

Le même blocage s’applique à la suppression d’un contact sous Contacts : si le contact correspond à une connexion, il ne peut être supprimé qu’après le retrait de l’accès.

À ne pas confondre avec le champ Statut du dossier du personnel : si « Archivé » ou « Sorti de l'entreprise » y figure, ce n’est qu’une information — la personne reste dans la liste active. Seul le bouton Archiver la retire de la liste.

Questions fréquentes

Où définir si quelqu’un est admin ou Crew ? À la création, dans la section Accès, puis dans le dossier du personnel via Modifier l'accès ou dans le menu à trois points sous Personnel › Accès. Il n’existe volontairement plus de champ de sélection dans le contact ou dans un modèle — sinon le même accès figurerait à plusieurs endroits et finirait par diverger.

Que sont devenus Manager et Aide ? Manager est devenu Admin, Aide et Extra sont devenus Crew. Les droits ne changent pas, seulement les termes — et Crew dispose désormais en plus d’une connexion personnelle et gratuite au portail des employés, que vous pouvez attribuer directement depuis Personnel.

Est-ce payant de passer quelqu’un en Crew ? Non. Crew est illimité et inclus dans la formule. Seuls le propriétaire, les admins et les invitations admin en attente comptent dans les places admin ; leur nombre s’affiche dans la tuile KPI Places admin au-dessus de la liste des employés.

Que se passe-t-il si je n’attribue aucun produit salaire ? Le suivi du temps et la planification des services fonctionnent malgré tout. En revanche, les suppléments et l’export des salaires ne peuvent alors pas être calculés automatiquement.

Combien de compétences une personne peut-elle avoir ? Jusqu’à 20 compétences par employé. Elles peuvent être retirées ou ajoutées à tout moment dans le formulaire de modification.

Où voir qui a une connexion ? Sous Personnel, dans l’onglet Accès : vous y trouvez toutes les personnes avec connexion, toutes les invitations en attente et toutes celles expirées — et c’est là que vous modifiez l’accès via le menu à trois points. Les mêmes actions existent toujours sur la page Personnes et accès (univents.app/home/<dein-workspace>/settings/members), qui ne figure dans aucun menu. Le personnel dans Univents, ce sont des contacts qui n’ont pas forcément de connexion.

Le type de contrat « Extra » est-il la même chose que Crew ? Non. Le Type de contrat décrit le contrat (temps plein, Minijob, Extra, saisonnier …), l’Accès décrit comment la personne se connecte. Un extra peut être Crew, peut recevoir un lien du portail sans connexion et, dans de rares cas, peut aussi être Admin.

La liste indique « Accès incomplet » — que faire ? Cela signifie que l’accès de la personne et son entrée du personnel ne correspondent pas. Le propriétaire du workspace trouve dans le menu à trois points sous Personnel › Accès l’entrée Réparer l'accès, qui règle le problème en une seule étape. Les droits de la personne ne changent pas, sauf ce qui s’appliquait de toute façon.