Portail des employés : services, suivi du temps et plus encore

Le portail des employés est la vue mobile dédiée à votre équipe — distincte de l'espace d'administration. Les membres de l'équipe (crew) disposant d'un accès se connectent avec leur propre identifiant ; ceux qui n'en ont pas y accèdent via un lien du portail, sans compte personnel. Les deux y voient leurs services, saisissent leurs heures et traitent les tâches liées à leur intervention. La barre inférieure sur mobile comporte quatre entrées : Début, Services, Suivi du temps et Moi.

Tout le reste se trouve sous Moi (sur ordinateur, dans la barre latérale), organisé en Travail, Profil, Boîte de réception et Documents. Sous Travail se trouvent, en plus des tâches, Événements, Déroulé, Cuisine, Liste de chargement et Livraisons — précisément les rubriques qui couvrent l'ensemble des événements. Sous Boîte de réception se trouve en outre Messages — la voie directe vers le bureau (voir Messages). Chacune de ces entrées n'apparaît que s'il y a quelque chose pour vous : aucune ligne de liste de chargement, pas d'entrée « Liste de chargement ». En outre, chaque service mène à la page de l'événement, qui rassemble tout ce qui concerne cette intervention.

Votre entreprise peut désactiver certaines de ces rubriques. La marche à suivre se trouve dans les paramètres, sous Portails. Une rubrique désactivée disparaît alors de votre navigation, et la page elle-même vous est fermée : même avec un lien enregistré, vous n'y accédez plus. Ce que votre entreprise ne peut pas désactiver, ce sont Début et Moi.

Dans la vidéo, vous voyez ce que votre équipe (crew) voit dans le portail : événements et services en un coup d'œil, services ouverts à l'inscription autonome, suivi du temps, tâches et détails de chaque événement.

Video abspielen3:05

Vous retrouvez aussi les différentes étapes ci-dessous, par écrit.

Accès au portail

Il existe deux façons d'accéder au portail :

1. L'équipe (crew) avec identifiant personnel se connecte à Univents comme d'habitude (adresse e-mail + code à 6 chiffres) et arrive automatiquement dans le portail du workspace. La façon de configurer cet accès pour une personne est décrite dans Créer et configurer le personnel.
2. Les personnes sans compte personnel reçoivent par e-mail un lien personnel lors de leur première affectation à un service. Un clic ouvre directement le portail — sans connexion. La mention « Extra » apparaît alors dans l'en-tête. Les deux groupes disposent des mêmes fonctionnalités — y compris salaire, congés et fichiers. Seule exception : le Solde de temps sous Moi, que seule l'équipe avec identifiant personnel voit.

Si un lien a expiré ou a été révoqué, la page affiche « Ce lien n'est plus valide » — seul un nouveau lien de l'équipe y remédie.

Garder un œil sur vos services

Dans l'onglet Services, un tableau liste toutes les interventions avec date, horaire, rôle/événement, heures, salaire et statut. Les filtres Tous / Confirmé / En attente / Candidature envoyée / Ouvert permettent de restreindre la liste — Candidature envoyée n'apparaît que si vous avez actuellement une candidature en cours. L'onglet Calendrier affiche les mêmes services en vue mensuelle ou hebdomadaire, avec une légende de statuts en couleurs et une fonction de navigation.

Les services ouverts pour lesquels votre profil de compétences ne convient pas ne sont même pas affichés — si vous voyez « Aucun service correspondant », vous pouvez vous adresser à l'administration au sujet de compétences manquantes.

Avec qui je travaille ? Si l'un de vos services indique qui d'autre est présent, vous le voyez directement dans la liste : les collègues du même événement le même jour, avec leur prénom et leur nom abrégé, ainsi que le rôle de leur service et l'horaire. La même information figure sur la page de détail du service. Les personnes affectées uniquement un autre jour ou à un autre événement n'y figurent pas — pas plus que celles qui ont annulé ou refusé.

Tout sur un événement en un seul endroit

Depuis un service ouvert, Voir l'événement mène à cette page. Elle rassemble tout ce qui concerne l'intervention, dans l'ordre où l'on en a besoin en déplacement :

• Lieu avec l'adresse et un bouton qui ouvre l'itinéraire dans l'application de cartes.
• Interlocuteur avec numéro de téléphone — un appui dessus lance l'appel.
• Mon service avec le statut et le retour vers le détail du service, où se fait le pointage à l'arrivée.
• Déroulé et documents avec les points du déroulé et le Function Sheet.
• Mes tâches pour cet événement — à cocher directement.
• Cuisine, Liste de chargement et livraison, lorsqu'il y a quelque chose pour vous, chacun avec un accès à la liste complète.
• Messages sur l'événement (voir ci-dessous) et, tout en bas, repliée, la Description.

Les sections sans contenu disparaissent. Lorsque cela prêterait à confusion, une phrase les remplace — par exemple « Aucune liste de chargement n'a encore été publiée pour cet événement », afin que personne ne confonde « pas de liste » avec « rien à charger ».

Un événement est visible pour toutes les personnes qui y ont un service, qui y ont une tâche propre, dont l'accès aux documents est activé par jour, ou qui sont inscrites comme fournisseur sur un bon de livraison. Les événements annulés n'apparaissent pas dans le portail — ni sur cette page, ni dans la liste, ni dans le déroulé.

Messages sur l'événement

La section Messages sur l'événement de la page de l'événement est l'historique de commentaires de cette intervention précise. Vous y voyez tout l'historique, y compris les messages écrits auparavant — la page de l'événement s'adresse à toutes les personnes qui y sont affectées.

Vous pouvez écrire si vous avez sur cet événement un service qui attend encore votre confirmation ou qui est déjà confirmé. Si vous n'êtes lié à l'événement que par une tâche, une livraison ou des documents publiés, vous ne voyez pas l'historique.

Dans l'historique, vous pouvez utiliser @ pour interpeller directement quelqu'un — des personnes du bureau et des collègues également affectés à cet événement. La personne mentionnée reçoit une notification.

Voici comment les noms apparaissent :

• Les collègues apparaissent sous la forme « Prénom N. » — le prénom plus la première lettre du nom.
• Les personnes du bureau apparaissent avec leur nom. Si aucun nom n'y est renseigné, c'est Équipe qui s'affiche. Une adresse e-mail n'apparaît jamais.

Vous pouvez modifier vos propres messages via l'icône en forme de crayon et les supprimer via la corbeille, tant que vous avez accès à l'événement. Ce n'est pas possible pour les messages des autres.

Les nouveaux messages des autres apparaissent au prochain rechargement de la page — il n'y a pas de mise à jour en direct ici.

Le bureau lit aussi. Tout ce qui figure dans cet historique est également visible par l'administration. Pour une note destinée uniquement à vous, il y a le commentaire sur la tâche ou sur le document.

Sous Moi → Travail → Événements se trouve en plus l'aperçu de tous les prochains rendez-vous : Vos événements sont cliquables et mènent à cette page, Autres dates de l'équipe s'affichent sans détails, afin que vous puissiez planifier votre disponibilité. Cette liste montre volontairement aussi des événements sur lesquels vous n'avez (encore) aucun service — c'est pourquoi aucun chemin ne mène à ces événements depuis une page d'événement.

Messages (messages directs)

Sous Moi → Messages (sur mobile via Moi), vous écrivez directement au bureau — sans détour par un commentaire sur une tâche. Une conversation se déroule toujours entre exactement deux personnes et est Privé : même la direction ne lit pas les conversations des autres, chaque personne ne voit que les siennes.

À gauche figurent vos conversations, à droite l'historique ouvert (sur mobile, c'est l'historique qui s'affiche à la place, avec Retour à la liste). Un point Non lu sur une conversation disparaît dès que vous l'ouvrez.

Avec Nouveau message, vous choisissez la personne :

• Le bureau est toujours joignable — toutes les personnes qui utilisent l'espace d'administration.
• Les collègues n'apparaissent que si vous êtes affectés à la même intervention. Une personne que vous ne voyez pas, vous ne pouvez pas lui écrire.
• Les clients et les partenaires n'y figurent jamais. Pour eux, il existe les canaux clients de l'événement.

Si la personne a installé le portail comme application, votre message lui parvient sous forme de notification push sur son mobile. Sur ordinateur, il apparaît dans la cloche.

Cette rubrique peut être désactivée par l'entreprise sous Portails — l'entrée de menu disparaît alors. Vous continuez à écrire dans l'historique d'un événement indépendamment de cela (section ci-dessus) : les messages directs servent à tout ce qui n'appartient pas à un événement précis.

Accepter, confirmer ou refuser un service

Les boutons changent selon le statut :

Que le bouton s'appelle S'inscrire ou Postuler, c'est l'administration qui le décide service par service. Avec Postuler, vous n'êtes pas encore planifié : vous voyez le statut Candidature envoyée, et ce n'est qu'avec la réponse positive que le service est réellement le vôtre. D'ici là, d'autres personnes peuvent aussi postuler — et vous pouvez à tout moment utiliser Retirer. Dès qu'une décision est prise, vous recevez un message.

Candidature envoyée et En attente sont deux choses différentes : « En attente » signifie que l'administration vous a planifié et attend votre confirmation. « Candidature envoyée » signifie à l'inverse que vous vous êtes manifesté et que vous attendez l'administration. C'est pourquoi la liste dispose d'un filtre dédié.

Un clic sur un service ouvre la page de détail avec l'événement, l'interlocuteur, les collègues en poste (« Avec vous en poste »), le lien d'itinéraire et — si publié — le déroulé de l'événement.

Ce qui figure sur le service

La page de détail du service est celle que l'on ouvre en déplacement, vingt minutes avant la prise de poste. Elle réunit donc tout ce qui compte pour le trajet et les premières minutes :

• Lieu avec itinéraire. Si le service lui-même n'indique pas d'adresse, c'est l'adresse de l'événement qui s'applique — avec rue et ville, pas seulement le nom de l'établissement. Si le service porte sa propre adresse ou son propre lieu, celui-ci l'emporte : le montage à l'entrepôt reste le montage à l'entrepôt. Un bouton ouvre l'itinéraire dans l'application de cartes.
• Arrivée et accès. Ce que vous avez renseigné dans la description du lieu — entrée fournisseurs, stationnement, inscription à l'accueil — figure directement sous l'adresse. Les notes internes du lieu n'y apparaissent jamais.
• Téléphone et plan de situation du lieu, s'ils sont renseignés.
• Activité issue du planning des services et Nombre d'invités de l'événement.
• Remarque sur le service — la note que vous rédigez lors de la création du service.
• Responsable (interne) et Contact sur place sous forme de deux cartes distinctes, chacune avec un bouton d'appel. Le contact sur place est la personne côté client que vous renseignez sur l'événement.

Seules les personnes réellement affectées au service voient les deux interlocuteurs. Celui qui n'a fait que postuler ne voit ni noms ni numéros de téléphone — pas même ceux du client. Il en va de même pour les collègues en poste.

Tout ce qui n'est pas renseigné disparaît sans remplacement. Si aucune adresse n'est indiquée, il n'y a ni encadré Lieu vide ni bouton d'itinéraire qui mène nulle part.

Saisir le temps et consulter le solde de temps

Sur la page de détail du service, vous pointez directement : Pointer maintenant n'est actif que dans la fenêtre de pointage, ensuite Pointer la sortie.

Dans l'onglet Suivi du temps, deux voies s'offrent à vous : le Chronomètre (Démarrer/Pause) ou une saisie manuelle (événement, tâche/service, début, fin, pause en minutes, notes, Enregistrer) — cette voie manuelle est ouverte aussi bien à l'équipe avec identifiant personnel qu'à toutes les personnes disposant d'un lien du portail sans connexion. Les règles légales de pause s'appliquent automatiquement et vous sont affichées. Juste en dessous, le Solde de temps indique Travaillé, Prévu, Solde et Report pour le mois choisi — avec navigation. Vous trouverez les détails sur la validation par votre équipe dans Suivi du temps et gestion des congés.

Traiter les tâches et poser des questions

Dans la rubrique Tâches figurent toutes les tâches qui vous sont assignées — réparties entre En retard, Ouvert et Terminé. Un clic sur la case coche une tâche ; un second clic l'annule.

Sous chaque tâche, vous trouverez la section Commentaires. Dépliez-la pour poser une question ou laisser un point d'avancement — directement sur la tâche, au lieu de passer par WhatsApp en contournant le bureau.

• Votre équipe lit aussi. Ce que vous écrivez ici figure dans l'espace d'administration, dans le même historique, sur la même tâche, précédé de votre nom. Les clients et les partenaires ne voient jamais ces commentaires.
• Toutes les personnes responsables sont notifiées. Si la tâche est assignée à plusieurs personnes, toutes les autres reçoivent une notification — et une notification push si elles ont installé le portail comme application. Vous-même, vous n'en recevez pas.
• Modification et suppression : uniquement les vôtres. Le crayon et la corbeille n'apparaissent que sur vos propres commentaires. Si vous en corrigez un après coup, « modifié » apparaît ensuite à la suite.

Cette rubrique est ouverte aussi bien à l'équipe avec identifiant personnel qu'à toutes les personnes disposant d'un lien du portail sans connexion.

Assistant IA pour les questions sur vos documents

Si vous partagez dans la base de connaissances des documents Pour la Crew, le portail affiche en plus l'entrée Assistant IA : dans la barre latérale sur ordinateur, sous Moi sur mobile. Vos équipes y posent leurs questions sur le point de rendez-vous, le code vestimentaire ou le déroulé, et reçoivent la réponse avec sa source, au lieu de vous appeler. L'assistant ne lit que les documents partagés : ni devis, ni services, ni données clients. S'il ne trouve rien, il vous le dit ; demandez alors directement à votre interlocuteur. Cela vaut pour les deux accès au portail : avec identifiant et via le lien du portail. La configuration, les coûts et le coupe-circuit sont décrits dans Assistant IA dans le portail des employés et dans le portail client.

Congés, salaire et documents

Salaire et heures et Fichiers n'apparaissent sous Moi que si quelque chose est effectivement enregistré pour vous. Si vous ne recevez jamais de décompte, vous ne voyez pas du tout cette entrée.

Ces trois sections ne sont disponibles que pour les employés en poste fixe disposant d'un identifiant :

• Congés affiche votre budget annuel (Pris / Planifié / Restant). Avec Nouvelle demande, vous choisissez le type (Congés, Repos, Maladie), la période et, si vous le souhaitez, un motif. Les demandes sont d'abord « En attente » jusqu'à ce que votre équipe les confirme ou les refuse ; en cas de refus, vous voyez le motif directement dans la demande.
• Salaire et heures affiche le mois en cours, vos heures sur l'année et un tableau par mois avec téléchargement du PDF de votre décompte.
• Fichiers liste les documents d'équipe partagés ainsi que les documents privés, tous deux téléchargeables.

Cocher la liste de chargement et charger

Dès que le bureau a créé la liste de chargement d'un événement, la section Liste de chargement apparaît dans le portail, aussi bien avec un identifiant personnel que via un lien du portail sans connexion. Vous la voyez si vous avez un service sur l'événement ou si le bureau vous a attribué une sous-liste. L'en-tête indique l'événement avec l'heure de livraison, le temps restant et l'avancement.

Toutes les lignes figurent dans une seule liste, regroupées par catégorie de produits. Si au moins deux emplacements de stockage différents sont renseignés sur les produits, c'est l'emplacement de stockage qui sert de regroupement, soit votre parcours dans l'entrepôt. Un commutateur dans l'en-tête permet de passer d'une vue à l'autre. Chaque ligne affiche la photo, la désignation, le conditionnement (« 9 caisses de 20 · 180 pièces ») et la note.

• Un appui sur la coche signifie entièrement préparé ; un second appui l'annule.
• S'il manque quelque chose, appuyez sur la quantité prévue à côté et saisissez la quantité réellement préparée (« 3 sur 6 »). La ligne est alors considérée comme une quantité manquante et apparaît tout en haut dans la vue de la direction de l'événement.
• Lorsque le camion est chargé, vous cochez en plus Chargement. Cela n'est possible qu'après « préparé », et, au camion, pour un groupe entier en une fois, par exemple « Chambre froide 2 — 8 lignes chargées ».

Le statut est conservé après un rechargement, de sorte que toute l'équipe voit le même état. Si un appui n'est pas pris en compte à cause d'un mauvais réseau, la coche reste affichée et la modification est renvoyée dès que la connexion est rétablie.

Qui a préparé ? Derrière chaque ligne préparée figurent les initiales de la personne et l'heure, par exemple « MK · 14:32 ». Vous le voyez sur les lignes de vos collègues, et ils le voient sur les vôtres : le nom et l'heure sont visibles par toutes les personnes qui voient la ligne dans la liste de chargement. À la première ouverture, le portail vous le signale une fois.

Mes sous-listes. Si le bureau a réparti la liste de chargement en sous-listes et vous en a attribué une, vous voyez d'abord votre sous-liste à l'ouverture ; si vous en avez plusieurs, elles se trouvent sous Mes listes. Si vous avez un service sur l'événement, vous voyez tout via Liste complète et pouvez continuer à cocher chaque ligne, par exemple pour remplacer un collègue. Si vous n'y avez pas de service, vous ne voyez que les lignes de vos sous-listes et ne cochez que celles-ci ; seuls les collègues ayant un service peuvent alors modifier l'emplacement de stockage d'une ligne. Si aucune sous-liste ne vous est attribuée, vous voyez la liste complète comme auparavant. Les détails pour le bureau figurent dans Liste de chargement : préparer, saisir les quantités manquantes et charger.

La même liste de chargement est également disponible dans l'espace d'administration : dans l'onglet Réservations de l'événement, vous la trouvez sous les lignes et pouvez y cocher vous-même ; dans la section Cuisine, vous pouvez en plus cocher « Produit », afin que la direction de l'événement voie l'état à tout moment et puisse le compléter.

Produit et préparé sont deux étapes distinctes. Pour les lignes de cuisine, le statut de production figure à droite : « Produit » ou « Pas encore produit ». Une ligne de cuisine ne peut être cochée qu'une fois marquée comme produite en cuisine ; tant qu'elle ne l'est pas, la ligne est verrouillée (grisée). Ainsi, rien ne peut être marqué comme préparé alors que ce n'est pas encore prêt. Les lignes de logistique n'ont pas d'étape de production et peuvent être cochées à tout moment.

La liste de production imprimée reste disponible telle quelle : l'écran numérique remplace le papier, mais ne le supprime pas. Tous les détails — mise à jour avec aperçu, activation, quantités manquantes et chargement — figurent dans Liste de chargement : préparer, saisir les quantités manquantes et charger.

Planification de la cuisine : réservée à la cuisine

L'entrée Cuisine affiche la planification de la production tous événements confondus, comme une cuisine planifie sa journée. On y trouve les quantités, les recettes et l'état de la production, donc votre base de calcul.

Vous décidez personne par personne qui peut le voir : dans le dossier du personnel, il existe le commutateur Portail : planification de la cuisine. S'il est désactivé, cette personne ne voit ni l'entrée de menu ni la section cuisine sur la page de l'événement ; si elle ouvre directement l'adresse, elle reçoit un message à la place de la liste. Ce commutateur ne commande pas la liste de chargement : celle-ci reste ouverte pour la logistique.

Les personnes qui utilisaient la cuisine jusqu'ici conservent leur accès : lors de la migration, nous avons activé le commutateur pour tous ceux qui pouvaient voir la planification de la cuisine auparavant. Pour les nouveaux membres de la cuisine, vous l'activez vous-même.

Effectuer des livraisons et faire signer

Si le bureau vous inscrit comme Livreur sur un bon de livraison, la section Livraisons apparaît dans le portail, aussi bien avec un identifiant personnel que via un lien du portail sans connexion. La liste est répartie entre À venir et Terminé ; les livraisons sans heure renseignée figurent dans « À venir » afin de ne pas passer inaperçues.

Quand vous appuyez sur une livraison, vous voyez :

• Client et numéro de téléphone — un appui lance l'appel. Si aucun numéro n'est renseigné, c'est indiqué explicitement.
• Adresse de livraison — un appui ouvre l'application de cartes de votre appareil.
• Heure de livraison — l'heure n'apparaît que si le bureau en a renseigné une.
• Ce qui part avec vous — quantité et désignation des lignes. Vous n'y voyez pas les prix.

Avec Faire signer, le client signe directement sur votre appareil : vous lui tendez le téléphone, il signe, saisit son nom et confirme son consentement. Le bon de livraison est ensuite enregistré comme signé, et la signature figure avec le nom et l'horodatage dans la vue détaillée. Si aucun client n'est renseigné sur le bon de livraison, la signature est impossible ; signalez-le alors au bureau.

Renseigner votre disponibilité

Dans l'onglet Disponibilité (visible pour les deux groupes), vous saisissez un Schéma hebdomadaire : appuyez sur un jour de la semaine, choisissez le type (Disponible, Indisponible, Préféré) et, si vous le souhaitez, une plage horaire. Pour des jours particuliers, vous créez en plus des Dates ponctuelles comme exceptions à une date précise. Votre équipe utilise ces informations pour la planification des services, voir Tableau de dispatch pour la planification du personnel.

Installer comme application et activer les notifications

Sur la page d'accueil du portail, la carte Installer comme application vous montre comment placer le portail sous forme d'icône d'application sur votre écran d'accueil (« Notifications sur les services et les messages directement sur votre mobile. ») :

• Android / Chrome : appuyez sur Installer — votre navigateur vous demande alors directement si l'application doit être installée.
• iPhone (Safari) : il n'existe pas ici de véritable installation en un clic. Ouvrez plutôt le menu Partager et choisissez Sur l'écran d'accueil. Sur iPhone, les notifications ne fonctionnent qu'à partir d'iOS 16.4 et uniquement dans l'application ainsi installée, pas dans un onglet Safari normal.

La carte disparaît automatiquement dès que vous avez déjà installé l'application ou que vous l'avez fermée une fois (pendant 30 jours).

Vous activez séparément les notifications push : ouvrez dans le portail la section Notifications et activez le commutateur Activer les notifications. Votre navigateur vous demande alors l'autorisation ; si vous confirmez, la carte affiche ensuite Notifications activées (« Cet appareil est prévenu en cas de nouveaux services, de modifications et de messages. »). Si vous avez refusé l'autorisation dans le navigateur auparavant, la carte affiche à la place Notifications bloquées avec l'indication de donner l'autorisation dans les paramètres du navigateur. Si un collègue utilise le même appareil avec son propre accès, la carte affiche « Cet appareil reçoit les notifications de : [nom] », afin que l'on sache de qui les notifications arrivent en ce moment.

Les notifications push activées vous informent de :

• un service nouvellement attribué (immédiatement)
• modifications ou annulation d'un service (regroupées si plusieurs modifications interviennent à peu de temps d'intervalle)
• un rappel quotidien des services à venir
• une mention dans un commentaire, par exemple sur un événement ou une tâche
• la décision concernant une demande de congés

Questions fréquentes

Je ne vois pas un service ouvert alors que je serais disponible. Les services avec exigence de compétence ne sont affichés qu'aux employés dont les compétences renseignées correspondent. Adressez-vous à l'administration si une compétence manque.

Le bouton « Refuser » a disparu. Après la confirmation d'un service, il ne reste que « Se déclarer malade » — le refus n'est volontairement plus possible. Dans certains workspaces, le refus est désactivé de manière générale.

Je ne vois pas une tâche sur laquelle je travaille. Le portail n'affiche que les tâches qui vous sont directement attribuées. S'il en manque une, demandez à votre équipe de vous y inscrire — elle apparaît alors avec sa zone de commentaires.

Je ne trouve pas le salaire, les congés ou les fichiers dans le menu. Ces sections n'existent qu'avec un identifiant personnel, donc à partir du niveau Crew. Avec un lien du portail sans connexion, vous ne voyez que les sections opérationnelles.

Mon lien ne fonctionne plus. Les liens du portail sans connexion peuvent expirer ou être retirés par l'équipe. Demandez un nouveau lien à votre interlocuteur.

J'ai activé les notifications push, mais je n'en reçois aucune. Vérifiez dans la section Notifications si Notifications bloquées y est affiché — dans ce cas, vous avez refusé l'autorisation du navigateur auparavant et devez l'autoriser manuellement pour ce site dans les paramètres du navigateur. Sur iPhone, les notifications push ne fonctionnent en outre que si vous avez installé le portail via Sur l'écran d'accueil et lancez l'application depuis cet emplacement, pas dans un onglet Safari normal.