Medewerkersportaal: diensten, tijdregistratie & meer

Het medewerkersportaal is de eigen, mobiele weergave voor je team — los van het beheergedeelte. Wie crewtoegang heeft, meldt zich aan met een eigen login; wie die niet heeft, komt binnen via een portaallink zonder eigen account. Beiden zien daar hun diensten, registreren tijden en doen taken rondom hun inzet. De onderste balk op je telefoon heeft vier items: Start, Diensten, Tijdregistratie en Ik.

Al het andere staat onder Ik (op de computer in de zijbalk), onderverdeeld in Werk, Profiel, Inbox en Documenten. Onder Werk vind je naast de taken ook Evenementen, Draaiboek, Keuken, Paklijst en Leveringen — precies de onderdelen die over alle evenementen heen lopen. Onder Inbox staat bovendien Berichten — de directe weg naar het kantoor (zie Berichten). Elk van deze items verschijnt alleen als er voor jou iets te zien is: geen paklijstregel, geen item „Paklijst”. Daarnaast leidt vanuit elke dienst een weg naar de pagina van het evenement, waar alles over die ene inzet samenkomt.

Je bedrijf kan afzonderlijke onderdelen uitschakelen. Hoe dat werkt, staat in de instellingen onder Portalen. Een uitgeschakeld onderdeel ontbreekt dan in je navigatie, en de pagina zelf is voor jou geblokkeerd: ook via een opgeslagen link kom je er niet meer in. Wat je bedrijf niet kan uitschakelen, zijn Start en Ik.

In de video zie je wat je crew in het portaal ziet: evenementen en diensten in overzicht, open diensten om je zelf voor in te schrijven, tijdregistratie, taken en de details per evenement.

Video abspielen3:05

De afzonderlijke stappen vind je hieronder ook om na te lezen.

Toegang tot het portaal

Er zijn twee manieren om het portaal in te komen:

1. Crew met eigen login meldt zich zoals gewoonlijk aan bij Univents (e-mailadres + 6-cijferige code) en komt automatisch in het portaal van de workspace. Hoe je iemand deze toegang geeft, lees je in Personeel aanmaken & configureren.
2. Personen zonder eigen account krijgen bij de eerste indeling op een dienst een persoonlijke link per e-mail. Eén klik opent het portaal direct — zonder login. In de header verschijnt daarvoor de aanduiding „Oproepkracht”. Beide groepen zien dezelfde functies — ook loon, vakantie en bestanden. Enige uitzondering is het Tijdsaldo onder Ik, dat alleen crew met een eigen login ziet.

Is een link verlopen of ingetrokken, dan toont de pagina „Deze link is niet meer geldig” — dan helpt alleen een nieuwe link van het team.

Diensten in het oog houden

In het tabblad Diensten staat in een tabel elke inzet met datum, tijd, rol/evenement, uren, loon en status. Met de filters Alle / Bevestigd / In afwachting / Gesolliciteerd / Open beperk je de lijst — Gesolliciteerd verschijnt alleen als je op dat moment een open sollicitatie hebt. Het tabblad Agenda toont dezelfde diensten in een maand- of weekweergave, met een kleurenlegenda voor de status en een bladerfunctie.

Open diensten waarvoor je vaardighedenprofiel niet past, worden helemaal niet getoond — zie je „Geen passende diensten”, dan kun je het beheer wijzen op ontbrekende vaardigheden.

Met wie werk ik? Staat er bij een van je diensten wie er verder nog is, dan zie je dat direct in de lijst: de collega’s van hetzelfde evenement op dezelfde dag, telkens met voornaam en afgekorte achternaam, plus de rol van hun dienst en de tijd. Dezelfde informatie staat op de detailpagina van de dienst. Wie alleen op een andere dag of bij een ander evenement is ingedeeld, staat er niet bij — en wie heeft afgezegd of afgewezen evenmin.

Alles over een evenement op één plek

Open je een dienst, dan kom je van daaruit via Naar evenement op de evenementpagina. Deze pagina brengt alles over de inzet samen, in de volgorde waarin je het onderweg nodig hebt:

• Locatie met adres en een knop die de route in de kaartenapp opent.
• Contactpersoon met telefoonnummer — een tik erop belt.
• Mijn dienst met status en de weg terug naar de dienstdetails, waar je incheckt.
• Draaiboek & documenten met de draaiboekpunten en het Function Sheet.
• Mijn taken bij dit evenement — direct af te vinken.
• Keuken, paklijst en levering, voor zover er iets voor jou klaarstaat, telkens met een sprong naar de volledige lijst.
• Berichten over het evenement (zie hieronder) en helemaal onderaan, ingeklapt, de Beschrijving.

Onderdelen zonder inhoud vallen weg. Waar dat verwarrend zou zijn, staat er in plaats daarvan een zin — bijvoorbeeld „Voor dit evenement is nog geen paklijst vrijgegeven”, zodat niemand „geen lijst” verwart met „niets in te pakken”.

Zichtbaar is een evenement voor iedereen die daar een dienst heeft, daar een eigen taak heeft, per dag is vrijgeschakeld voor documenten, of als leverancier op een pakbon staat. Geannuleerde evenementen verschijnen niet in het portaal — niet op deze pagina, niet in de lijst en niet in het draaiboek.

Berichten over het evenement

Het onderdeel Berichten over het evenement op de evenementpagina is de opmerkingenhistorie van precies deze inzet. Je ziet daar de hele geschiedenis, ook de berichten die eerder zijn geschreven — de evenementpagina is er voor iedereen die daar is ingedeeld.

Schrijven mag je als je bij dit evenement een dienst hebt die nog op jouw bevestiging wacht of al bevestigd is. Ben je alleen via een taak, een levering of vrijgegeven documenten met het evenement verbonden, dan zie je de geschiedenis niet.

In de geschiedenis kun je @ gebruiken en iemand direct aanspreken — mensen van het kantoor en collega’s die ook bij dit evenement zijn ingedeeld. De genoemde persoon krijgt een melding.

Zo verschijnen de namen:

• Collega’s staan als „Voornaam N.” — voornaam plus de eerste letter van de achternaam.
• Mensen van het kantoor staan met hun naam. Is daar geen naam ingevuld, dan staat er Team. Een e-mailadres verschijnt nooit.

Eigen berichten kun je via het potloodpictogram wijzigen en via de prullenbak verwijderen, zolang je toegang tot het evenement hebt. Berichten van anderen niet.

Nieuwe berichten van anderen verschijnen zodra je de pagina opnieuw laadt — live bijwerken is er hier niet.

Het kantoor leest mee. Alles wat in deze geschiedenis staat, ziet ook het beheer. Voor een notitie die alleen voor jullie bedoeld is, is er de opmerking bij de taak of bij het document.

Onder Ik → Werk → Evenementen staat bovendien het overzicht van alle komende data: Jouw evenementen zijn aanklikbaar en leiden naar deze pagina, Andere data in het team staan er zonder details, zodat jullie je beschikbaarheid kunnen plannen. Deze lijst toont bewust ook evenementen waarvoor je (nog) geen dienst hebt — daarom leidt er geen weg via een evenementpagina naartoe.

Berichten (directe berichten)

Onder Ik → Berichten (op de telefoon via Ik) schrijf je direct naar het kantoor — zonder omweg via een opmerking bij een taak. Een gesprek loopt altijd tussen precies twee personen en is Privé: ook de directie leest gesprekken van anderen niet mee, iedereen ziet alleen de eigen gesprekken.

Links staan je gesprekken, rechts de geopende geschiedenis (op de telefoon in plaats daarvan de geschiedenis met Terug naar lijst). Een Ongelezen-stip bij een gesprek verdwijnt zodra je het opent.

Via Nieuw bericht kies je de persoon:

• Het kantoor bereik je altijd — iedereen die het beheer gebruikt.
• Collega’s verschijnen alleen als jullie bij dezelfde inzet zijn ingedeeld. Wie je helemaal niet ziet, kun je ook niet aanschrijven.
• Klanten en partners staan er nooit. Voor hen zijn er de klantkanalen bij het evenement.

Heeft de persoon het portaal als app geïnstalleerd, dan komt je bericht binnen als pushmelding op zijn of haar telefoon. Op de computer staat het in de bel.

Het onderdeel kan door het bedrijf onder Portalen worden uitgeschakeld — dan ontbreekt het menu-item. De geschiedenis van een evenement blijf je daarvan los gewoon schrijven (zie het onderdeel hierboven): directe berichten zijn voor alles wat niet bij een specifiek evenement hoort.

Dienst accepteren, bevestigen of afwijzen

De knoppen veranderen afhankelijk van de status:

Of de knop Inschrijven of Solliciteren heet, bepaalt het beheer per dienst. Bij Solliciteren ben je nog niet ingepland: je ziet de status Gesolliciteerd, en pas met de toezegging is de dienst echt van jou. Tot die tijd kunnen ook anderen solliciteren — en je kunt op elk moment Intrekken. Zodra er is beslist, krijg je een bericht.

Gesolliciteerd en In afwachting zijn twee verschillende dingen: „In afwachting” betekent dat het beheer je heeft ingepland en op jouw bevestiging wacht. „Gesolliciteerd” betekent omgekeerd dat jij je hebt gemeld en op het beheer wacht. Daarom heeft de lijst hiervoor een eigen filter.

Een klik op een dienst opent de detailpagina met evenement, contactpersoon, collega’s die meewerken („Met jou aan het werk”), routelink en — indien vrijgegeven — het draaiboek van het evenement.

Wat er bij de dienst staat

De detailpagina van de dienst is de pagina die iemand twintig minuten voor aanvang van de dienst onderweg opent. Daarom bevat die alles wat telt voor de weg en de eerste minuten:

• Locatie met route. Staat er bij de dienst zelf geen adres, dan geldt het adres van het evenement — inclusief straat en plaats, niet alleen de naam van het gebouw. Heeft de dienst een eigen adres of een eigen locatie, dan wint die: opbouw in het magazijn blijft opbouw in het magazijn. Een knop opent de route in de kaartenapp.
• Aankomst & toegang. Wat jullie bij de locatie als beschrijving hebben ingevuld — leveranciersingang, parkeren, aanmelden bij de receptie — staat direct onder het adres. Interne notities van de locatie verschijnen daar nooit.
• Telefoon en plattegrond van de locatie, voor zover ingevuld.
• Activiteit uit het dienstrooster en het Aantal gasten van het evenement.
• Opmerking bij de dienst — de notitie die jullie schrijven bij het aanmaken van de dienst.
• Verantwoordelijke (intern) en Contactpersoon ter plaatse als twee aparte kaarten, elk met een belknop. De contactpersoon ter plaatse is de persoon aan klantzijde die jullie bij het evenement hebben ingevuld.

Beide contactpersonen ziet alleen wie echt op de dienst is ingedeeld. Wie alleen heeft gesolliciteerd, ziet geen namen en geen telefoonnummers — ook niet die van de klant. Hetzelfde geldt voor de collega’s die meewerken.

Alles wat niet is ingevuld, valt zonder vervanging weg. Staat er nergens een adres, dan is er geen leeg locatievak en geen routeknop die nergens heen leidt.

Tijd registreren en tijdsaldo controleren

Op de detailpagina van de dienst klok je direct in: Nu inklokken is alleen binnen het incheckvenster actief, daarna Uitklokken.

In het tabblad Tijdregistratie heb je twee mogelijkheden: de Stopwatch (start/pauze) of een handmatige invoer (evenement, taak/dienst, start, einde, pauze in minuten, notities, Opslaan) — deze handmatige invoer staat open voor crew met een eigen login net zo goed als voor iedereen met een portaallink zonder aanmelding. Wettelijke pauzeregels worden daarbij automatisch toegepast en aan je getoond. Direct daaronder toont het Tijdsaldo Gewerkt, Norm, Saldo en Overdracht voor de gekozen maand — met bladerfunctie. Details over de goedkeuring door je team vind je in Tijdregistratie & vakantiebeheer.

Taken afhandelen en vragen stellen

In het onderdeel Taken staan alle taken die aan jou zijn toegewezen — gescheiden in Achterstallig, Open en Afgerond. Een klik op het vakje vinkt een taak af; een tweede klik maakt dat weer ongedaan.

Onder elke taak vind je het onderdeel Opmerkingen. Klap het open om een vraag te stellen of een tussenstand achter te laten — direct bij de taak, in plaats van via WhatsApp langs het kantoor heen.

• Je team leest mee. Wat je hier schrijft, staat in het beheergedeelte in dezelfde geschiedenis bij dezelfde taak, met jouw naam ervoor. Klanten en partners zien deze opmerkingen nooit.
• Alle verantwoordelijken krijgen een melding. Is de taak aan meerdere personen toegewezen, dan krijgen alle anderen een melding — en een pushmelding als ze het portaal als app hebben geïnstalleerd. Zelf krijg je er geen.
• Alleen zelf bewerken en verwijderen. Potlood en prullenbak verschijnen alleen bij je eigen opmerkingen. Pas je er achteraf een aan, dan staat er daarna „bewerkt” achter.

Het onderdeel staat open voor crew met een eigen login net zo goed als voor iedereen met een portaallink zonder aanmelding.

AI-assistent voor vragen over jullie documenten

Als je in de kennisbank documenten voor de crew vrijgeeft, staat er in het portaal ook een onderdeel AI-assistent. Dat vind je in de zijbalk op de computer en op de telefoon onder Ik. Je mensen vragen daar naar verzamelplaats, dresscode of draaiboek en krijgen het antwoord inclusief bron, in plaats van jou te bellen. De assistent leest alleen de vrijgegeven documenten: geen offertes, geen diensten, geen klantgegevens. Vindt hij niets, dan zegt hij dat tegen je. Vraag het dan rechtstreeks aan je contactpersoon. Dit geldt voor beide manieren om het portaal te openen: met login en via de portaallink. Instellen, kosten en noodstop staan in AI-assistent in het medewerkersportaal en het klantenportaal.

Vakantie, loon en documenten

Loon & uren en Bestanden verschijnen onder Ik alleen als er daadwerkelijk iets voor je is vastgelegd. Wie nooit een afrekening krijgt, ziet het onderdeel helemaal niet.

Deze drie onderdelen zijn alleen beschikbaar voor medewerkers in vaste dienst met een login:

• Vakantie toont je jaarbudget (Opgenomen / Gepland / Resterend). Via Nieuwe aanvraag kies je het type (Vakantie, Vrij, Ziek), de periode en eventueel een reden. Aanvragen staan eerst op „In afwachting” tot je team ze bevestigt of afwijst. Bij afwijzing zie je de reden direct in de aanvraag.
• Loon & uren toont de huidige maand, je uren over het jaar en een tabel per maand met een PDF-download van je afrekening.
• Bestanden toont gedeelde teamdocumenten en privédocumenten, allebei om te downloaden.

Paklijst afvinken en inladen

Zodra het kantoor voor een evenement de paklijst heeft aangemaakt, verschijnt in het portaal het onderdeel Paklijst. Dat geldt voor je eigen login en ook voor een portaallink zonder aanmelding. Je ziet de lijst als je bij het evenement een dienst hebt of als het kantoor je een deellijst heeft toegewezen. Bovenaan staan het evenement met aanlevertijd, resterende tijd en voortgang.

Alle regels staan in één lijst, gegroepeerd per productcategorie. Zijn er bij de producten minstens twee verschillende opslaglocaties vastgelegd, dan bepaalt de opslaglocatie de groepering. Dat is dan je looproute door het magazijn. Met een schakelaar bovenaan wissel je tussen beide weergaven. Elke rij toont foto, omschrijving, verpakkingseenheid („9 kratten à 20 · 180 stuks”) en notitie.

• Eén tik op het vinkje betekent volledig ingepakt. Met een tweede tik maak je dat weer ongedaan.
• Ontbreekt er iets, tik dan op het gewenste aantal ernaast en vul het aantal in dat je daadwerkelijk hebt ingepakt („3 van 6”). De rij geldt dan als tekort en staat in de weergave van de evenementleiding helemaal bovenaan.
• Is de vrachtwagen geladen, dan vink je daarnaast Inladen af. Dat kan pas na „ingepakt”. Bij de vrachtwagen kan dat voor een hele groep tegelijk, bijvoorbeeld „Koelcel 2 — 8 regels ingeladen”.

De status blijft na het opnieuw laden behouden, zodat het hele team dezelfde stand ziet. Lukt een tik niet door een slechte verbinding, dan blijft het vinkje staan en wordt de wijziging alsnog verstuurd zodra er weer verbinding is.

Wie heeft ingepakt? Achter elke ingepakte rij staan de initialen van de persoon en het tijdstip, bijvoorbeeld „MK · 14:32”. Dat zie je bij de rijen van je collega’s en zij zien het bij die van jou: naam en tijdstip zijn zichtbaar voor iedereen die de rij in de paklijst ziet. Bij het eerste openen wijst het portaal hier één keer op.

Mijn deellijsten. Heeft het kantoor de paklijst in deellijsten opgedeeld en jou aan een lijst toegewezen, dan zie je bij het openen eerst je deellijst. Bij meerdere lijsten vind je ze onder Mijn. Heb je bij het evenement een dienst, dan zie je via Hele lijst alles en kun je nog steeds elke rij afvinken, bijvoorbeeld als je inspringt voor een collega. Heb je daar geen dienst, dan zie je alleen de regels van je deellijsten en vink je precies die af. De opslaglocatie van een regel kunnen dan alleen collega’s met een dienst wijzigen. Ben je aan geen enkele deellijst toegewezen, dan zie je de hele lijst zoals voorheen. De details voor het kantoor staan in Paklijst: inpakken, tekorten registreren en inladen.

Dezelfde paklijst staat ook in de beheeromgeving: op het tabblad Boekingen van het evenement vind je hem onder de regels en kun je daar zelf ook afvinken. In het keukengedeelte kun je bovendien „Geproduceerd” afvinken, zodat de evenementleiding de stand altijd kan zien en kan bijwerken.

Geproduceerd en ingepakt zijn twee aparte stappen. Bij keukenregels staat rechts de productiestatus: „Geproduceerd” of „Nog niet geproduceerd”. Een keukenregel kun je pas afvinken als hij in de keuken als geproduceerd is gemarkeerd. Zolang dat niet zo is, is de rij vergrendeld (grijs). Zo kan niets als ingepakt worden gemarkeerd dat nog niet klaar is. Logistieke regels hebben geen productiestap en kun je altijd afvinken.

De afgedrukte productielijst blijft ongewijzigd beschikbaar: het digitale scherm vervangt het papier, maar schaft het niet af. Alle details, zoals bijwerken met voorbeeld, activeren, tekorten en inladen, staan in Paklijst: inpakken, tekorten registreren en inladen.

Keukenplanning: alleen voor de keuken

Het onderdeel Keuken toont de productieplanning over alle evenementen heen, zoals een keuken haar dag plant. Daar staan aantallen, recepten en de productiestand, dus jullie calculatiegrondslag.

Wie dit ziet, bepaal je per persoon: in het personeelsdossier staat de schakelaar Portaal: keukenplanning. Staat die uit, dan ziet die persoon noch het menu-item noch het keukengedeelte op de evenementpagina. Opent de persoon het adres direct, dan krijgt hij een melding in plaats van de lijst. De paklijst wordt door deze schakelaar niet aangestuurd. Die blijft open voor de logistiek.

Wie de keuken tot nu toe gebruikte, houdt toegang: bij de omschakeling hebben we de schakelaar aangezet voor iedereen die de keukenplanning eerder kon zien. Voor nieuwe keukenmedewerkers zet je hem zelf aan.

Leveringen rijden en laten ondertekenen

Zet het kantoor je op een pakbon als Bezorger, dan verschijnt in het portaal het onderdeel Leveringen. Dat geldt voor je eigen login en ook voor een portaallink zonder aanmelding. De lijst is verdeeld in Aankomend en Afgerond. Leveringen zonder vastgelegd tijdstip staan bij „Aankomend”, zodat ze niet zoekraken.

Tik je op een levering, dan zie je:

• Klant en telefoonnummer: tikken start het gesprek. Is er geen nummer vastgelegd, dan staat dat er uitdrukkelijk.
• Afleveradres: tikken opent de kaarten-app van je apparaat.
• Leveringstijdstip: de tijd verschijnt alleen als het kantoor er een heeft ingevuld.
• Wat er meegaat: aantal en omschrijving van de regels. Prijzen zie je hier niet.

Via Laten ondertekenen tekent de klant direct op jouw apparaat. Je geeft de telefoon aan, hij zet zijn handtekening, vult zijn naam in en bevestigt zijn toestemming. Daarna is de pakbon als ondertekend vastgelegd en staat de handtekening met naam en tijdstip in de detailweergave. Is er op de pakbon geen klant vastgelegd, dan is ondertekenen niet mogelijk. Meld dit dan bij het kantoor.

Beschikbaarheid invullen

Op het tabblad Beschikbaarheid (zichtbaar voor beide groepen) vul je een Wekelijks basispatroon in. Tik op een weekdag, kies het type (Beschikbaar, Niet beschikbaar, Voorkeur) en eventueel een tijdvenster. Voor losse dagen maak je daarnaast Losse data aan als uitzondering voor een specifieke datum. Je team gebruikt deze gegevens bij de dienstplanning, zie Dispositiebord voor personeelsplanning.

Installeren als app en meldingen inschakelen

Op de startpagina van het portaal laat de kaart Installeren als app zien hoe je het portaal als eigen app-icoon op je beginscherm zet („Meldingen over diensten en berichten rechtstreeks op je telefoon.”):

• Android / Chrome: tik op Installeren. Je browser vraagt dan direct of de app geïnstalleerd mag worden.
• iPhone (Safari): een echte installatie met één druk op de knop bestaat hier niet. Open in plaats daarvan het menu Delen en kies Zet op beginscherm. Meldingen werken op de iPhone pas vanaf iOS 16.4 en uitsluitend in de op die manier geïnstalleerde app, niet in een gewoon Safari-tabblad.

De kaart verdwijnt automatisch zodra je de app al hebt geïnstalleerd of de kaart één keer hebt weggeklikt (voor 30 dagen).

Pushmeldingen schakel je apart in: open in het portaal het onderdeel Meldingen en zet de schakelaar Meldingen inschakelen aan. Je browser vraagt dan om toestemming. Bevestig je die, dan toont de kaart daarna Meldingen actief („Dit apparaat krijgt bericht bij nieuwe diensten, wijzigingen en berichten.”). Heb je de toestemming in de browser eerder geweigerd, dan staat er in plaats daarvan Meldingen geblokkeerd met de aanwijzing om de toestemming alsnog te geven in de browserinstellingen. Gebruikt een collega hetzelfde apparaat met een eigen account, dan toont de kaart „Dit apparaat ontvangt voor: [naam]”, zodat duidelijk is van wie de meldingen op dat moment binnenkomen.

Ingeschakelde pushmeldingen informeren je over:

• een nieuw toegewezen dienst (direct)
• wijzigingen of het annuleren van een dienst (gebundeld, als er kort na elkaar meerdere wijzigingen zijn)
• een dagelijkse herinnering aan aankomende diensten
• een vermelding in een opmerking, bijvoorbeeld bij een evenement of een taak
• de beslissing over een vakantieaanvraag

Veelgestelde vragen

Ik zie een open dienst niet, terwijl ik tijd zou hebben. Diensten met een vaardigheidseis worden alleen getoond aan medewerkers van wie de vastgelegde vaardigheden passen. Neem contact op met het beheer als er een vaardigheid ontbreekt.

De knop „Afwijzen” is weg. Nadat je een dienst hebt bevestigd, blijft alleen „Ziek melden” over. Afwijzen kan bewust niet meer. In sommige workspaces is afwijzen helemaal uitgeschakeld.

Ik zie een taak niet waaraan ik meewerk. In het portaal staan alleen taken die rechtstreeks aan jou zijn toegewezen. Ontbreekt er een, vraag je team dan om jou toe te voegen. Dan verschijnt de taak inclusief het gedeelte voor opmerkingen.

Ik vind loon, vakantie of bestanden niet in het menu. Deze onderdelen zijn er alleen met een eigen login, dus vanaf het niveau Crew. Via een portaallink zonder aanmelding zie je alleen de operationele onderdelen.

Mijn link werkt niet meer. Portaallinks zonder aanmelding kunnen verlopen of door het team worden ingetrokken. Vraag je contactpersoon om een nieuwe link.

Ik heb pushmeldingen ingeschakeld, maar ontvang er geen. Controleer in het onderdeel Meldingen of daar Meldingen geblokkeerd staat. Dan heb je de browsertoestemming eerder geweigerd en moet je die in de browserinstellingen voor deze site handmatig toestaan. Op de iPhone werken pushmeldingen bovendien alleen als je het portaal via Zet op beginscherm hebt geïnstalleerd en de app van daaruit start, niet in een gewoon Safari-tabblad.