Mitarbeiter-Portal: Schichten, Zeiterfassung & mehr
Nach dem Lesen weißt du, wie das Mitarbeiter-Portal funktioniert — vom Zugang über Schichten annehmen oder ablehnen bis zur Zeiterfassung und zum Urlaubsantrag.
Das Mitarbeiter-Portal ist die eigene, mobile Ansicht für dein Team — getrennt vom Verwaltungsbereich. Fest angestellte Mitarbeitende loggen sich mit ihrem eigenen Zugang ein, externe Aushilfen kommen über einen Link ohne eigenes Konto rein. Beide sehen dort ihre Schichten, tragen Zeiten ein und erledigen Aufgaben rund um ihren Einsatz.
Zugang zum Portal
Es gibt zwei Wege ins Portal:
- Feste Teammitglieder mit Login melden sich wie gewohnt bei Univents an (E-Mail-Adresse + 6-stelliger Code) und landen automatisch im Portal ihres Workspace. Wie du jemandem diesen Zugang einrichtest, steht in Personal anlegen & konfigurieren.
- Externe Aushilfen ohne eigenes Konto bekommen bei der ersten Schichtzuweisung einen persönlichen Link per Mail. Ein Klick öffnet das Portal direkt — ohne Login. Im Header erscheint dafür der Hinweis „Aushilfe". Diese Gruppe sieht nur die operativen Bereiche: Schichten, Kalender, Aufgaben, Zeiterfassung, Verfügbarkeit, Ablauf und Küche. Lohn, Urlaub, Dateien und Nachrichten bleiben fest angestellten Mitarbeitenden mit Login vorbehalten.
Ist ein Link abgelaufen oder wurde zurückgezogen, zeigt die Seite „Dieser Link ist nicht mehr gültig" — dann hilft nur ein neuer Link vom Team.
Schichten im Blick behalten
Im Tab Schichten listet eine Tabelle alle Einsätze mit Datum, Zeit, Rolle/Event, Stunden, Lohn und Status. Über die Filter Alle / Bestätigt / Ausstehend / Offen grenzt du die Liste ein. Der Tab Kalender zeigt dieselben Schichten in einer Monats- oder Wochenansicht mit farbiger Status-Legende und Blätterfunktion.
Offene Schichten, für die dein Skill-Profil nicht passt, werden gar nicht erst angezeigt — bei „Keine passenden Schichten" kannst du deinen Manager auf fehlende Skills ansprechen.
Schicht annehmen, bestätigen oder ablehnen
Die Buttons ändern sich je nach Status:
| Status | Verfügbare Aktion |
|---|---|
| Offen | Eintragen — du bewirbst dich auf die freie Schicht |
| Ausstehend | Bestätigen oder Ablehnen (Ablehnen nur, wenn dein Workspace das erlaubt) |
| Bestätigt | nur noch Krank melden — Ablehnen ist danach nicht mehr möglich |
Der Klick auf eine Schicht öffnet die Detailseite mit Event, Ansprechpartner, Kolleg:innen im Einsatz („Mit dir im Einsatz"), Routenlink und — falls freigegeben — dem Ablaufplan des Events.
Zeit erfassen und Zeitsaldo prüfen
Auf der Schicht-Detailseite stempelst du direkt ein: Jetzt einstempeln ist nur innerhalb des Check-in-Fensters aktiv, danach Ausstempeln.
Im Tab Zeiterfassung stehen dir zwei Wege offen: die Stoppuhr (Start/Pause) oder ein manueller Eintrag (Event, Schicht/Aufgabe, Von/Bis, Notiz, Eintrag speichern). Gesetzliche Pausenregeln greifen dabei automatisch und werden dir angezeigt. Direkt darunter zeigt der Zeitsaldo Gearbeitet, Soll, Saldo und Übertrag für den gewählten Monat — mit Blätterfunktion. Details zur Freigabe durch dein Team findest du in Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung.
Urlaub, Lohn und Dokumente
Diese drei Bereiche stehen nur fest angestellten Mitarbeitenden mit Login zur Verfügung:
- Urlaub zeigt dein Jahresbudget (Genommen / Geplant / Verbleibend). Über Neuer Antrag wählst du Art (Urlaub, Frei, Krank), Zeitraum und optional einen Grund. Anträge stehen zunächst auf „Wartet", bis dein Team sie bestätigt oder ablehnt — bei Ablehnung siehst du den Grund direkt im Antrag.
- Lohn & Stunden zeigt den aktuellen Monat, deine Stunden im Jahresverlauf und eine Tabelle je Monat mit PDF-Download deiner Abrechnung.
- Dateien listet geteilte Team-Dokumente sowie private Unterlagen — beide zum Download.
Verfügbarkeit eintragen
Über den Tab Verfügbarkeit (für beide Gruppen sichtbar) trägst du ein wöchentliches Grundmuster ein — tippe auf einen Wochentag, wähle Art (Verfügbar, Nicht verfügbar, Bevorzugt) und optional ein Zeitfenster. Für einzelne Tage legst du zusätzlich Einzelne Termine als datumskonkrete Ausnahme an. Dein Team nutzt diese Angaben bei der Schichtplanung, siehe Dispositions-Board für die Personalplanung.
Häufige Fragen
Ich sehe eine offene Schicht nicht, obwohl ich Zeit hätte. Schichten mit Skill-Anforderung werden nur Mitarbeitenden angezeigt, deren hinterlegte Skills passen. Sprich deinen Manager an, wenn ein Skill fehlt.
Der „Ablehnen"-Button ist weg. Nach dem Bestätigen einer Schicht bleibt nur noch „Krank melden" — Ablehnen ist absichtlich nicht mehr möglich. In manchen Workspaces ist Ablehnen generell deaktiviert.
Ich finde Lohn, Urlaub oder Dateien nicht im Menü. Diese Bereiche gibt es nur für fest angestellte Mitarbeitende mit eigenem Login. Als externe Aushilfe über einen Link siehst du nur die operativen Bereiche.
Mein Link funktioniert nicht mehr. Links für Aushilfen können ablaufen oder vom Team zurückgezogen werden. Bitte um einen neuen Link von deinem Ansprechpartner.