Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung

Im Bereich Personal bündelt Univents alles rund um Arbeitszeiten und Abwesenheiten: Mitarbeitende reichen Zeiten ein, du als Manager prüfst, korrigierst und gibst frei — und am Monatsende exportierst du die Daten direkt für die Lohnabrechnung.

Zeiteinträge einsehen und exportieren

Öffne im Hauptmenü Personal und wähle den Tab Zeiterfassung. Die Tabelle zeigt alle erfassten Einträge mit Datum, Beginn, Ende, Pause, Netto-Arbeitszeit, Zuschlägen (Wochenende, Feiertag, Nacht) und aktuellem Status.

Um die Liste als Datei zu speichern:

1. Klicke oben rechts auf CSV exportieren — die Datei zeiterfassung.csv wird sofort heruntergeladen.
2. Für die Lohnabrechnung nutze den Lohnexport: Wähle den gewünschten Monat aus dem Dropdown neben dem Label Lohnexport und klicke Herunterladen. Die CSV-Datei enthält alle genehmigten Zeiten inklusive Zuschlägen und ist direkt an dein Steuerbüro oder Lohnabrechnungssystem weiterleitbar.

Zeiteinträge genehmigen oder ablehnen

Eingereichte Zeiten tauchen im Tab Zeitgenehmigungen auf. Oben siehst du, wie viele Einträge noch ausstehend sind.

1. Suche den gewünschten Eintrag in der Tabelle Ausstehende Zeitgenehmigungen.
2. Klicke Genehmigen, um den Eintrag zu bestätigen — der Status wechselt zu Bestätigt.
3. Klicke Ablehnen, gib optional eine Begründung in das Eingabefeld ein und bestätige mit Bestätigen — der Status wechselt zu Abgelehnt.

Bereits entschiedene Einträge erscheinen darunter im Bereich Zuletzt bearbeitet.

Zeitsaldo prüfen

Direkt unterhalb der Zeiterfassungs-Tabelle (Tab Zeiterfassung) zeigt der Zeitsaldo für den laufenden Monat eine Gegenüberstellung pro Mitarbeitendem:

• Soll — Vertragsstunden hochgerechnet auf die Arbeitstage des Monats
• Ist — Summe aller genehmigten Netto-Stunden
• Saldo — Differenz: positiv (grün) oder negativ (rot)

Mitarbeitende ohne hinterlegte Vertragsstunden erscheinen hier nicht. Trage die Wochenstunden im Profil unter Mitarbeiter im Feld h / Woche ein, damit der Saldo berechnet werden kann.

Urlaubsanträge verwalten

Wechsle zum Tab Urlaubsanfragen. Alle beantragten, genehmigten und abgelehnten Abwesenheiten sind hier aufgelistet.

Urlaub manuell anlegen (z. B. wenn ein Mitarbeitender persönlich Bescheid gibt):

1. Klicke auf Urlaub anlegen.
2. Wähle im Feld Mitarbeiter die betreffende Person aus.
3. Trage Von und Bis ein.
4. Optional: Füge einen Grund hinzu.
5. Klicke Urlaub anlegen — der Antrag gilt sofort als genehmigt.

Für eingereichte Anträge: Nutze Genehmigen oder Ablehnen direkt in der Zeile. Genehmigte Urlaube werden im Schichtplan farblich hervorgehoben, damit du Konflikte erkennst.

Pausenregeln konfigurieren

Unter Einstellungen > Arbeitszeit legst du fest, ob und wie Pausen automatisch berücksichtigt werden.

1. Aktiviere den Schalter Pausenregeln aktiv, um die automatische Logik einzuschalten.
2. Lade optional über das Dropdown Vorlage laden eine Vorlage (z. B. Deutschland (ArbZG)) als Startpunkt — alle Werte bleiben danach editierbar.
3. Unter Pausen nach Schichtlänge definierst du Regeln: Ab wie vielen Arbeitsstunden wird mindestens wie viel Pause abgezogen? Klicke Regel hinzufügen, trage die Werte in die Felder Ab Arbeitszeit (Std) und Pause (Min) ein.
4. Unter Ruhezeit zwischen Schichten kannst du eine Mindest-Ruhezeit hinterlegen — unterschreitet ein Eintrag diese Grenze, erscheint eine Warnung.
5. Trage optional unter Maximale Arbeitszeit pro Eintrag (Std) einen Höchstwert ein.
6. Klicke Speichern.

Häufige Fragen

Ein Mitarbeitender taucht nicht im Zeitsaldo auf. Prüfe, ob unter seinem Profil (Tab Mitarbeiter) im Feld h / Woche ein Wert eingetragen ist. Ohne Vertragsstunden kann kein Soll berechnet werden.

Wo ändere ich einen falschen Zeiteintrag? Zeiteinträge werden im Tab Zeitgenehmigungen angezeigt. Einträge mit Status Eingereicht kannst du über Ablehnen zurückgeben; der Mitarbeitende kann dann korrigieren und erneut einreichen.

Werden genehmigte Urlaube im Schichtplan angezeigt? Ja — im Tab Schichtplan sind genehmigte Abwesenheiten farblich markiert, damit du bei der Planung Engpässe sofort siehst.

Die Vorlage für Pausenregeln passt nicht ganz. Lade eine Vorlage als Ausgangsbasis über Vorlage laden und passe danach jeden Wert manuell an. Der Hinweis unter den Einstellungen erinnert daran, dass die Vorlagen keine Rechtsberatung ersetzen.