Portal do colaborador: turnos, registo de tempo e mais

O portal do colaborador é a vista própria, pensada para o telemóvel, para a equipa — separada da área de administração. Quem tem acesso de crew inicia sessão com o login próprio; quem não tem entra através de uma ligação do portal, sem conta própria. Ambos veem aí os seus turnos, registam tempos e tratam das tarefas relacionadas com o serviço. A barra inferior no telemóvel tem quatro itens: Início, Turnos, Registo de tempo e Eu.

Tudo o resto encontra-se em Eu (no computador, na barra lateral), organizado em Trabalho, Perfil, Caixa de entrada e Documentos. Em Trabalho encontram-se, além das tarefas, também Eventos, Programa, Cozinha, Lista de carga e Entregas — precisamente as áreas que abrangem todos os eventos. Em Caixa de entrada encontra-se ainda Mensagens — o caminho direto para o escritório (ver Mensagens). Cada um destes itens só aparece quando existe algo para o colaborador: sem linhas na lista de carga, não há o item «Lista de carga». Além disso, de cada turno há um caminho para a página do evento, que reúne tudo sobre esse serviço.

A empresa pode desativar algumas destas áreas. Como fazê-lo está descrito nas definições, em Portais. Uma área desativada deixa de aparecer na navegação e a própria página fica bloqueada: mesmo através de uma ligação guardada já não é possível entrar. O que a empresa não pode desativar são Início e Eu.

No vídeo vê-se o que a crew vê no portal: eventos e turnos em resumo, turnos abertos para inscrição própria, registo de tempo, tarefas e os detalhes de cada evento.

Video abspielen3:05

Os passos individuais também estão descritos abaixo, para consulta.

Acesso ao portal

Há duas formas de entrar no portal:

1. A crew com login próprio inicia sessão no Univents como habitualmente (endereço de e-mail + código de 6 dígitos) e chega automaticamente ao portal do workspace. Como configurar este acesso a alguém está descrito em Criar e configurar pessoal.
2. Pessoas sem conta própria recebem, na primeira atribuição de turno, uma ligação pessoal por e-mail. Um clique abre o portal diretamente — sem login. No cabeçalho aparece, para o efeito, a indicação «Extra». Ambos os grupos veem as mesmas funcionalidades — incluindo salário, férias e ficheiros. A única exceção é o Saldo de horas em Eu, que só a crew com login próprio vê.

Se uma ligação tiver expirado ou tiver sido retirada, a página mostra «Esta ligação já não é válida» — nesse caso, só uma nova ligação enviada pela equipa resolve.

Acompanhar os turnos

No separador Turnos, uma tabela lista todos os serviços com data, hora, função/evento, horas, salário e estado. Com os filtros Todos / Confirmado / Pendente / Candidatado / Em aberto restringe-se a lista — Candidatado só aparece quando há uma candidatura em curso. O separador Calendário mostra os mesmos turnos numa vista mensal ou semanal, com legenda de estados a cores e navegação.

Os turnos abertos para os quais o perfil de competências não é adequado nem sequer são apresentados — perante «Sem turnos adequados», pode-se contactar a administração a propósito de competências em falta.

Com quem vou trabalhar? Se num dos turnos constar quem mais lá estará, vê-se logo na lista: os colegas do mesmo evento no mesmo dia, cada um com o primeiro nome e o apelido abreviado, mais a função do turno e a hora. A mesma informação consta da página de detalhe do turno. Quem está escalado apenas noutro dia ou noutro evento não aparece aí — nem quem cancelou ou recusou.

Tudo sobre um evento num só sítio

Ao abrir um turno, daí segue-se para Ir para o evento. Esta página reúne tudo sobre o serviço, pela ordem em que é preciso quando se está na rua:

• Local com morada e um botão que abre o trajeto na app de mapas.
• Pessoa de contacto com número de telefone — um toque faz a chamada.
• O meu turno com o estado e o caminho de volta ao detalhe do turno, onde se faz o check-in.
• Programa e documentos com os pontos do programa e o Function Sheet.
• As minhas tarefas deste evento — assinaláveis diretamente.
• Cozinha, Lista de carga e Entrega, se houver algo previsto para o colaborador, cada uma com ligação para a lista completa.
• Mensagens sobre o evento (ver abaixo) e, no fim, recolhida, a Descrição.

As secções sem conteúdo desaparecem. Onde isso poderia causar confusão, aparece em vez disso uma frase — por exemplo, «Para este evento ainda não foi disponibilizada nenhuma lista de carga», para que ninguém confunda «sem lista» com «nada para carregar».

Um evento é visível para todos os que aí têm um turno, que aí têm uma tarefa própria, que têm os documentos desbloqueados por dia ou que constam numa guia de remessa como fornecedor. Os eventos cancelados não aparecem no portal — nem nesta página, nem na lista, nem no programa.

Mensagens sobre o evento

A secção Mensagens sobre o evento na página do evento é o histórico de comentários deste serviço em concreto. Vê-se aí o histórico completo, incluindo as mensagens escritas anteriormente — a página do evento é para todos os que aí estão escalados.

Pode escrever quem tiver neste evento um turno que aguarda a sua confirmação ou que já está confirmado. Quem está ligado ao evento apenas através de uma tarefa, de uma entrega ou de documentos disponibilizados não vê o histórico.

No histórico pode usar-se @ para mencionar alguém diretamente — pessoas do escritório e colegas que também estejam escalados neste evento. A pessoa mencionada recebe uma notificação.

Assim aparecem os nomes:

• Colegas aparecem como «Nome N.» — o primeiro nome mais a primeira letra do apelido.
• Pessoas do escritório aparecem com o seu nome. Se não houver nome registado, aparece Equipa. Nunca aparece um endereço de e-mail.

As mensagens próprias podem ser alteradas através do ícone do lápis e eliminadas através do caixote do lixo, enquanto houver acesso ao evento. As de outras pessoas não.

As novas mensagens de outras pessoas aparecem ao recarregar a página — aqui não há atualização em direto.

O escritório também lê. Tudo o que consta neste histórico é visto também pela administração. Para uma nota destinada só a colegas, existe o comentário na tarefa ou no documento.

Em Eu → Trabalho → Eventos encontra-se ainda o resumo de todas as datas futuras: Os meus eventos são clicáveis e levam a esta página, Outras datas da equipa aparecem sem detalhes, para que seja possível planear a disponibilidade. Esta lista mostra de propósito também eventos em que (ainda) não há turno — por isso nenhum caminho leva até lá a partir de uma página de evento.

Mensagens (mensagens diretas)

Em Eu → Mensagens (no telemóvel, através de Eu) escreve-se diretamente ao escritório — sem desvio por um comentário numa tarefa. Uma conversa decorre sempre entre exatamente duas pessoas e fica como Privado: nem a direção lê conversas alheias, cada pessoa vê apenas as suas.

À esquerda estão as conversas, à direita o histórico aberto (no telemóvel, em vez disso, o histórico com Voltar à lista). O ponto Não lida numa conversa desaparece assim que esta é aberta.

Com Nova mensagem escolhe-se a pessoa:

• O escritório está sempre acessível — todos os que utilizam a administração.
• Colegas só aparecem se estiverem escalados para o mesmo serviço. Quem não se vê, também não pode receber mensagens.
• Clientes e parceiros nunca aparecem aí. Para eles existem os canais de cliente no evento.

Se a pessoa tiver instalado o portal como app, a mensagem chega como notificação push ao telemóvel. No computador, aparece no sino.

A área pode ser desativada pela empresa em Portais — nesse caso, o item de menu desaparece. O histórico de um evento continua a poder ser escrito, independentemente disso (secção acima): as mensagens diretas servem para tudo o que não pertence a um evento específico.

Aceitar, confirmar ou recusar um turno

Os botões mudam consoante o estado:

Se o botão se chama Inscrever ou Candidatar é a administração que decide para cada turno. Com Candidatar, o colaborador ainda não está escalado: vê o estado Candidatado e só com a aprovação o turno passa a ser efetivamente seu. Até lá, outras pessoas também se podem candidatar — e é possível Retirar a qualquer momento. Assim que houver uma decisão, chega uma mensagem.

Candidatado e Pendente são duas coisas diferentes: «Pendente» significa que a administração escalou o colaborador e aguarda a sua confirmação. «Candidatado» significa o inverso: o colaborador manifestou-se e aguarda pela administração. Por isso a lista tem um filtro próprio para cada um.

Ao clicar num turno, abre-se a página de detalhe com evento, pessoa de contacto, colegas em serviço («Equipa neste turno»), ligação do trajeto e — se estiver disponibilizado — o programa do evento.

O que consta no turno

A página de detalhe do turno é a que alguém abre na rua, vinte minutos antes do início do serviço. Por isso reúne tudo o que conta para o caminho e para os primeiros minutos:

• Local com trajeto. Se o próprio turno não tiver morada, vale a morada do evento — incluindo rua e localidade, não apenas o nome do edifício. Se o turno tiver uma morada própria ou um espaço próprio, esta prevalece: a montagem no armazém continua a ser montagem no armazém. Um botão abre o trajeto na app de mapas.
• Chegada e acesso. O que tiver sido registado no espaço como descrição — entrada de fornecedores, estacionamento, registo na receção — aparece logo abaixo da morada. As notas internas do espaço nunca aparecem aí.
• Telefone e planta de localização do espaço, se estiverem preenchidos.
• Atividade da escala de turnos e Número de convidados do evento.
• Nota sobre o turno — a nota que se escreve ao criar o turno.
• Responsável (interno) e Pessoa de contacto no local como dois cartões separados, cada um com um botão de chamada. A pessoa de contacto no local é a pessoa do lado do cliente que está registada no evento.

Ambas as pessoas de contacto só são visíveis a quem está realmente escalado no turno. Quem apenas se candidatou não vê nomes nem números de telefone — nem os do cliente. O mesmo vale para os colegas em serviço.

Tudo o que não estiver preenchido desaparece sem substituição. Se não houver morada em lado nenhum, não há caixa de local vazia nem botão de trajeto que leve a lado nenhum.

Registar o tempo e consultar o saldo de horas

Na página de detalhe do turno regista-se a entrada diretamente: Registar entrada agora só está ativo dentro da janela de check-in e, depois, Registar saída.

No separador Registo de tempo há dois caminhos: o Cronómetro (início/pausa) ou um registo manual (evento, tarefa/turno, início, fim, pausa em minutos, notas, Guardar) — este caminho manual está igualmente disponível para a crew com login próprio e para todos os que usam uma ligação do portal sem início de sessão. As regras legais de pausas aplicam-se automaticamente e são apresentadas. Logo abaixo, o Saldo de horas mostra Trabalhadas, Previstas, Saldo e Transitado para o mês selecionado — com navegação. Os detalhes sobre a aprovação pela equipa encontram-se em Registo de tempo e gestão de férias.

Concluir tarefas e colocar perguntas

Na área Tarefas estão todas as tarefas atribuídas ao colaborador — separadas por Em atraso, Em aberto e Concluído. Um clique na caixa assinala uma tarefa; um segundo clique desfaz.

Sob cada tarefa encontra-se a área Comentários. Expandi-la permite colocar uma pergunta ou deixar um ponto de situação — diretamente na tarefa, em vez de via WhatsApp, à margem do escritório.

• A equipa também lê. O que se escreve aqui aparece, na área de administração, no mesmo histórico da mesma tarefa, com o nome à frente. Clientes e parceiros nunca veem estes comentários.
• Todos os responsáveis são notificados. Se a tarefa estiver atribuída a várias pessoas, todas as outras recebem uma notificação — e uma notificação push, se tiverem instalado o portal como app. O próprio autor não recebe nenhuma.
• Editar e eliminar só os próprios. O lápis e o caixote do lixo só aparecem nos comentários próprios. Se um comentário for corrigido depois, fica «editado» a seguir.

A área está disponível tanto para a crew com login próprio como para todos os que usam uma ligação do portal sem início de sessão.

Assistente de IA para perguntas sobre os vossos documentos

Se na base de conhecimento partilhas documentos Para a Crew, o portal passa a ter também o item Assistente de IA, na barra lateral no computador e em Eu no telemóvel. A tua equipa pergunta aí pelo ponto de encontro, pelo código de vestuário ou pelo programa e recebe a resposta com a fonte, em vez de te ligar. O assistente lê apenas os documentos partilhados: sem orçamentos, sem turnos, sem dados de clientes. Se não encontrar nada, di-lo — nesse caso, pergunta diretamente à tua pessoa de contacto. Isto aplica-se às duas formas de aceder ao portal — com login e através do link do portal. A configuração, os custos e o travão de emergência estão descritos em Assistente de IA no portal do colaborador e no portal do cliente.

Férias, salário e documentos

Salário e horas e Ficheiros só aparecem em Eu quando existe efetivamente algo associado a ti. Quem nunca recebe um recibo não vê sequer este item.

Estas três áreas estão disponíveis apenas para colaboradores com contrato efetivo e com login:

• Férias mostra o teu saldo anual (Gozados / Planeados / Restantes). Em Novo pedido, escolhes o tipo (Férias, Folga, Doença), o período e, opcionalmente, um motivo. Os pedidos ficam primeiro em «Em espera», até a tua equipa os confirmar ou recusar — em caso de recusa, vês o motivo diretamente no pedido.
• Salário e horas mostra o mês atual, as tuas horas ao longo do ano e uma tabela por mês com download em PDF do teu recibo.
• Ficheiros lista documentos de equipa partilhados e documentos privados — ambos disponíveis para download.

Marcar a lista de carga e carregar

Assim que o escritório cria a lista de carga de um evento, aparece no portal a área Lista de carga — tanto com login próprio como através de um link do portal sem início de sessão. Vês a lista se tiveres um turno nesse evento ou se o escritório te tiver atribuído uma lista parcial. No topo aparece o evento com a hora de entrega, o tempo restante e o progresso.

Todas as linhas estão numa única lista, agrupadas por categoria de produto. Se nos produtos estiverem registados pelo menos dois locais de armazenamento diferentes, o agrupamento passa a ser feito por local — o teu percurso pelo armazém. Um seletor no topo alterna entre as duas vistas. Cada linha mostra foto, designação, embalagem («9 caixas de 20 · 180 unidades») e nota.

• Um toque na marca de verificação significa totalmente embalado; um segundo toque anula-o.
• Se faltar algo, toca na quantidade prevista ao lado e introduz a quantidade efetivamente embalada («3 de 6»). A linha passa a contar como quantidade em falta e aparece no topo na vista da direção do evento.
• Quando o camião estiver carregado, marcas adicionalmente Carregar. Só é possível depois de «embalado» — e, junto ao camião, para um grupo inteiro de uma só vez, por exemplo «Câmara frigorífica 2 — 8 linhas carregadas».

O estado mantém-se depois de recarregar, para que toda a equipa veja a mesma situação. Se um toque não passar por causa de rede fraca, a marca de verificação fica visível e a alteração é reenviada assim que a ligação voltar.

Quem embalou? Em cada linha embalada aparecem as iniciais da pessoa e a hora, por exemplo «MK · 14:32». Vês isto nas linhas dos teus colegas, e eles veem-no nas tuas: nome e hora são visíveis para todos os que veem a linha na lista de carga. Na primeira abertura, o portal chama a atenção para isso uma vez.

As minhas listas parciais. Se o escritório dividiu a lista de carga em listas parciais e te atribuiu uma, vês primeiro a tua lista parcial ao abrir — se forem várias, em As minhas. Se tiveres um turno no evento, vês tudo em Lista completa e podes continuar a marcar qualquer linha, por exemplo quando substituis um colega. Se não tiveres aí um turno, vês apenas as linhas das tuas listas parciais e marcas exatamente essas; o local de armazenamento de uma linha só pode então ser alterado por colegas com turno. Se não estiveres atribuído a nenhuma lista parcial, vês a lista completa como até agora. Os detalhes para o escritório estão em Lista de carga: embalar, registar quantidades em falta e carregar.

A mesma lista de carga está também disponível na área de administração: no separador Reservas do evento encontra-se por baixo das linhas e pode ser marcada aí diretamente — na área Cozinha, também com «produzido», para que a direção do evento veja o estado a qualquer momento e possa atualizá-lo.

Produzido e embalado são dois passos separados. Nas linhas de cozinha, o estado de produção aparece à direita: «Produzido» ou «Ainda não produzido». Uma linha de cozinha só pode ser marcada depois de ter sido assinalada como produzida na cozinha — enquanto isso não acontecer, a linha fica bloqueada (a cinzento). Assim, nada pode ser marcado como embalado se ainda nem está pronto. As linhas de logística não têm passo de produção e podem ser marcadas a qualquer momento.

A lista de produção impressa continua disponível sem alterações — o ecrã digital substitui o papel, mas não o elimina. Todos os detalhes — atualizar com pré-visualização, ativar, quantidades em falta e carregar — estão em Lista de carga: embalar, registar quantidades em falta e carregar.

Planeamento da cozinha: só para a cozinha

O item Cozinha mostra o planeamento de produção de todos os eventos — tal como uma cozinha planeia o seu dia. Aí estão as quantidades, as receitas e o estado de produção, ou seja, a vossa base de cálculo.

Quem vê isto é decidido por pessoa: na ficha de pessoal existe o interruptor Portal: planeamento da cozinha. Se estiver desativado, essa pessoa não vê nem o item de menu nem a secção de cozinha na página do evento; se abrir o endereço diretamente, recebe um aviso em vez da lista. A lista de carga não é controlada por este interruptor — fica aberta para a logística.

Quem já utilizava a cozinha mantém o acesso: na alteração, ativámos o interruptor para todos os que já conseguiam ver o planeamento da cozinha. Para novos elementos da cozinha, ativam-no vocês.

Fazer entregas e recolher assinatura

Se o escritório te indicar como Fornecedor numa guia de remessa, aparece no portal a área Entregas — tanto com login próprio como através de um link do portal sem início de sessão. A lista está dividida em Próximas e Concluído; as entregas sem hora definida ficam em «Próximas», para que não se percam.

Ao tocares numa entrega, vês:

• Cliente e número de telefone — tocar inicia a chamada. Se não houver número registado, isso é indicado de forma explícita.
• Morada de entrega — tocar abre a aplicação de mapas do teu dispositivo.
• Hora de entrega — a hora só aparece se tiver sido registada no escritório.
• O que vai junto — quantidade e designação das linhas. Aqui não vês preços.

Com Recolher assinatura, o cliente assina diretamente no teu dispositivo: entregas o telemóvel, ele desenha a assinatura, introduz o nome e confirma o consentimento. Depois disso, a guia de remessa fica registada como assinada e a assinatura aparece, com nome e hora, na vista de detalhe. Se a guia de remessa não tiver cliente associado, não é possível assinar — nesse caso, comunica-o ao escritório.

Registar a disponibilidade

No separador Disponibilidade (visível para ambos os grupos) registas um Padrão semanal — toca num dia da semana, escolhe o tipo (Disponível, Indisponível, Preferido) e, opcionalmente, um intervalo de tempo. Para dias específicos, crias adicionalmente Datas pontuais como exceção com data concreta. A tua equipa usa estas indicações no planeamento de turnos; ver Quadro de disposição para o planeamento de pessoal.

Instalar como app e ativar notificações

Na página inicial do portal, o cartão Instalar como app mostra como colocar o portal como ícone de app próprio no ecrã principal («Notificações sobre turnos e mensagens diretamente no telemóvel.»):

• Android / Chrome: toca em Instalar — o browser pergunta de imediato se a app deve ser instalada.
• iPhone (Safari): aqui não existe uma instalação real com um único toque. Em alternativa, abre o menu Partilhar e escolhe Adicionar ao ecrã principal. No iPhone, as notificações só funcionam a partir do iOS 16.4 e exclusivamente na app assim instalada, não no separador normal do Safari.

O cartão desaparece automaticamente assim que já tiveres instalado a app ou o tiveres fechado uma vez (durante 30 dias).

As notificações push são ativadas em separado: no portal, abre a área Notificações e ativa o interruptor Ativar notificações. O browser pede-te então autorização — se confirmares, o cartão passa a mostrar Notificações ativas («Este dispositivo é avisado de novos turnos, alterações e mensagens.»). Se tiveres recusado anteriormente a permissão no browser, aparece em vez disso Notificações bloqueadas, com a indicação de que a autorização tem de ser dada nas definições do browser. Se um colega usar o mesmo dispositivo com um acesso próprio, o cartão mostra «Este dispositivo recebe para: [Nome]», para ficar claro de quem são as notificações que estão a chegar.

As notificações push ativadas informam-te sobre:

• um turno recém-atribuído (de imediato)
• alterações ou o cancelamento de um turno (agrupadas, caso ocorram várias alterações em pouco tempo)
• um lembrete diário dos turnos próximos
• uma menção num comentário, por exemplo num evento ou numa tarefa
• a decisão sobre um pedido de férias

Perguntas frequentes

Não vejo um turno em aberto, apesar de ter disponibilidade. Os turnos com requisito de competência só são mostrados a colaboradores cujas competências registadas correspondam. Fala com a administração se faltar alguma competência.

O botão «Recusar» desapareceu. Depois de confirmar um turno, só resta «Comunicar doença» — recusar deixa de ser possível, de propósito. Em alguns workspaces, a recusa está desativada de forma geral.

Não vejo uma tarefa em que estou a colaborar. No portal aparecem apenas tarefas que te estão atribuídas diretamente. Se faltar alguma, pede à tua equipa que te inclua — assim ela aparece, juntamente com a área de comentários.

Não encontro salário, férias ou ficheiros no menu. Estas áreas só existem com login próprio, ou seja, a partir do nível Crew. Através de um link do portal sem início de sessão, vês apenas as áreas operacionais.

O meu link já não funciona. Os links do portal sem início de sessão podem expirar ou ser revogados pela equipa. Pede um novo link à tua pessoa de contacto.

Ativei as notificações push, mas não recebo nenhuma. Verifica na área Notificações se aparece Notificações bloqueadas — nesse caso, recusaste anteriormente a autorização do browser e tens de a permitir manualmente nas definições do browser para este site. No iPhone, as notificações push só funcionam, além disso, se tiveres instalado o portal através de Adicionar ao ecrã principal e abrires a app a partir daí, não no separador normal do Safari.