Lista de carga: embalar, registar quantidades em falta e carregar

A lista de carga é o caminho do armazém até ao camião: indica à equipa o que deve ir em cada caixa, regista o que foi realmente embalado e mostra à gestão do evento o ponto da situação em qualquer momento. Aparece em dois locais — no Portal do colaborador, para quem embala, e na área Reservas do evento, para a gestão. Ambos trabalham com os mesmos dados.

No vídeo, vê-se como ordenar as reservas por categoria, fornecedor ou local de armazenamento, gerar a lista de carga em PDF e marcar linhas como embaladas ou carregadas.

Video abspielen1:29

Os passos individuais estão também descritos abaixo, para consulta em texto.

Criar e atualizar a lista de carga

A lista de carga é gerada a partir das linhas reservadas do evento.

1. Abrir o evento e mudar para a área Reservas.
2. Se ainda não existir lista, aparece Ainda não existe uma lista de carga para este evento, com um botão que a cria.
3. Se mais tarde algo mudar na reserva, clicar em Atualizar lista de carga.

Uma lista de carga só é criada quando há algo para embalar. Se o evento ainda não tiver linhas de reserva, o Univents não cria uma lista vazia — o botão Criar lista de carga mantém-se até a reserva estar definida.

Até à finalização, a lista atualiza-se sozinha

Enquanto a lista de carga não estiver finalizada, é considerada um rascunho — e o Univents mantém-na automaticamente alinhada com a reserva. Ao adicionar uma linha, alterar uma quantidade, remover algo ou aplicar um modelo de linha, a lista atualiza-se em segundo plano. Não é preciso lembrar-se de carregar em Atualizar lista de carga.

Se, ainda assim, o Univents detetar que a reserva e a lista divergem — por exemplo, porque a alteração veio de uma página de reservas ou de outra via —, aparece um aviso na área Reservas e no portal: A reserva foi alterada desde que esta lista de carga foi gerada pela última vez. Um clique em Atualizar lista de carga volta a alinhar ambas.

A partir da finalização, a atualização automática deixa de funcionar. Daí em diante, a lista é uma ordem de trabalho segundo a qual alguém embala, e o Univents já não a altera nas mãos dessa pessoa — limita-se a avisar (ver abaixo), e a decisão é de quem gere.

O Univents mostra primeiro o que vai mudar. Em vez de gravar em silêncio, abre-se uma caixa de diálogo com a comparação entre a reserva e a lista:

• Removido — linhas que desaparecem da lista. Ficam propositadamente no topo e destacadas a cores, porque são a única coisa que pode perder.
• Novo — linhas que são acrescentadas.
• Quantidade alterada — linhas cuja quantidade mudou, com o valor antigo e o novo.

O botão de confirmação indica o número de alterações. Só então é que se grava. Se cancelar, a lista permanece inalterada — nenhuma linha é inserida, alterada ou eliminada.

Dois mecanismos de proteção atuam automaticamente:

• As linhas já carregadas não são eliminadas. O que já está no camião não desaparece da lista só porque a reserva mudou. Se uma alteração afetar uma linha embalada ou carregada, a caixa de diálogo pede uma segunda confirmação.
• Se a quantidade prevista descer abaixo da quantidade já embalada, o Univents ajusta também a quantidade embalada. Nunca aparece «6 de 3» na lista.

Se alguém alterar a reserva enquanto a caixa de diálogo está aberta, a aplicação é interrompida e surge a comparação atualizada. Assim, nunca se aplica um estado desatualizado.

Finalizar a lista

Quando a lista de carga está definitiva, clicar em Finalizar lista de carga. Isto tem dois efeitos:

• Todas as pessoas com turno neste evento recebem uma notificação push a informar que a lista está pronta — desde que tenham o portal instalado no telemóvel e as notificações permitidas.
• A partir daí, o Univents deixa de atualizar a lista automaticamente. Se a reserva divergir da lista depois disso, surge um aviso bem visível: na área Reservas e no portal, no ecrã de embalamento. Antes, nesta situação, a lista ficava simplesmente errada sem ninguém reparar, até ao descarregamento no local.

O aviso desaparece assim que a lista for atualizada.

Como a equipa embala no portal

No Portal do colaborador, quem embala abre a secção Lista de carga — isto aplica-se tanto com login próprio como através de um link do portal sem início de sessão.

No topo há uma barra estreita com o evento, a hora de entrega, o tempo restante e o progresso. Tocar nela abre os detalhes (número de convidados, local).

Cada linha mostra:

• Foto do produto, se existir uma no inventário
• Designação
• embalagem — se o produto tiver um tamanho de embalagem definido, o Univents faz a conversão: «9 caixas de 20» em destaque e «180 unidades» por baixo. Se a quantidade não for exata, o resto é indicado. Sem tamanho de embalagem, aparece apenas o número de unidades.
• Nota, quando existir uma
• uma etiqueta de cozinha nas linhas que têm de ser produzidas antes

Tocar na marca de verificação significa: totalmente embalado. Este é o caso normal e basta um toque.

Agrupado pelo teu percurso

As linhas aparecem agrupadas por Categoria de produto. Assim que existirem na lista pelo menos dois locais de armazenamento diferentes, é o local de armazenamento que passa a determinar o agrupamento — «Câmara frigorífica 2», «Prateleira de louça», «Contentor de rodas de equipamento». Este é o percurso pelo armazém. Com um seletor no topo, é possível alternar a qualquer momento entre as duas vistas.

Para isto funcionar, o local de armazenamento tem de estar definido no produto. Há dois caminhos rápidos:

• No inventário, como ação em massa: selecionar vários produtos e definir o local de armazenamento de uma só vez.
• Diretamente na linha da lista de carga: se faltar o local de armazenamento, pode ser indicado ali, sem sair da lista.

Registar uma quantidade em falta

Quando falta algo, a linha deixa de mostrar um valor que não corresponde à realidade:

1. Tocar na quantidade prevista junto à marca de verificação — é um botão próprio, não é um toque longo nem um gesto.
2. No teclado numérico, introduzir a quantidade realmente embalada, por exemplo 3 de 6.

A linha deixa de contar como completa, é marcada como Quantidade em falta e aparece no topo na vista da gestão do evento. Isto também funciona numa linha que já tenha sido marcada. Para quantidades como quilogramas ou litros, é possível introduzir casas decimais. Se introduzir 0, a linha volta a ficar em aberto e é marcada como não disponível. O Univents não aceita mais do que a quantidade prevista.

Carregar como segundo passo

Além de «embalado», existe agora Carregar. Só se pode carregar o que foi embalado antes — a ordem é obrigatória.

No camião, não se trabalha linha a linha, mas em grupos: Câmara frigorífica 2 — Carregar 8 linhas marca o grupo inteiro de uma só vez. É possível excluir linhas individuais, se ainda ficarem no armazém.

Se uma linha de cozinha voltar mais tarde ao estado «não produzido», o Univents reverte também «embalado» e «carregado» nessa linha — caso contrário, apareceria «carregado» em mercadoria que ainda nem existe.

Quando a rede no armazém é fraca

Um toque que não chega ao servidor já não faz perder a marcação. A linha mantém a marca de verificação e mostra um pequeno ícone de relógio; a alteração aguarda numa fila e é enviada assim que a ligação voltar. Uma barra indica quantas alterações ainda estão a caminho.

Uma marcação só é revertida se o servidor a recusar por motivos funcionais — por exemplo, ao introduzir mais do que a quantidade prevista ou ao tentar carregar algo que ainda não foi embalado. Uma falha de rede nunca remove nada.

Quem embalou?

O Univents regista quem marcou uma linha e quando — mesmo no caso de pessoas sem login próprio. Isto é visível como carimbo logo a seguir à quantidade: as iniciais da pessoa e a hora, por exemplo MK · 14:32. As linhas carregadas têm, além disso, o carimbo do carregamento. Isto aplica-se tanto no portal como na área Reservas; quem marca no escritório aparece ali com o nome e já não como «alguém».

• Se o embalamento tiver sido feito noutro dia, a data aparece antes da hora, por exemplo «30.09. 14:32».
• Se duas pessoas do mesmo evento partilharem as mesmas iniciais, aparece em vez disso o primeiro nome com a inicial do apelido, por exemplo «Max K.», para as distinguir.
• Se não for possível associar o nome, aparece apenas a hora. Nunca surge um nome inventado nem um ponto de interrogação. Nas linhas para as quais o Univents não guardou nenhum momento, não aparece carimbo.
• Ao marcar uma linha, vê-se imediatamente o próprio carimbo. Se retirar a marcação, o carimbo desaparece de novo. Se uma marcação estiver à espera de ser enviada por ligação fraca, aparece ao lado «não enviado».
• O nome completo surge no computador no texto de ajuda do carimbo, e os leitores de ecrã leem-no em voz alta.

Quem vê os carimbos: todas as pessoas que veem a linha — quem tem turno no evento, no portal; quem está atribuído apenas através de uma lista parcial, nas linhas dessa lista parcial; e a administração, na área Reservas. São transmitidos apenas o nome de apresentação e as iniciais, sem endereço de email nem número de telefone. De momento, não é possível ocultar os carimbos. Se existir uma comissão de trabalhadores, este ponto deve ser acordado com ela antes de a equipa começar a trabalhar com a lista de carga.

O que a gestão do evento vê

Na área Reservas, em vez de uma lista longa, aparece primeiro o número: 32 de 40 embalados · 28 carregados · 2 quantidades em falta, além de uma barra de progresso, da hora de entrega e de quem marcou algo por último — com nome, mesmo que a pessoa tenha marcado no escritório.

Por baixo aparecem primeiro as exceções — todas as quantidades em falta. A lista completa está recolhida e pode ser expandida. No número do cabeçalho só contam as linhas realmente embaladas na totalidade; uma quantidade em falta é um valor à parte e não é contabilizada como «Concluído».

Também é possível marcar linhas e corrigir quantidades diretamente a partir daí.

Dividir e atribuir a lista de carga

Quando várias pessoas fazem a carga (uma para o bar, outra para a cozinha quente, outra para a logística), a lista de carga única divide-se em Sublistas. Uma sublista não é uma segunda lista, mas um filtro guardado na lista de carga: um nome, etiquetas e/ou uma categoria e as pessoas responsáveis. Marcar, ativar e atualizar funcionam como até agora. Se a reserva mudar, as sublistas acompanham-na automaticamente, porque mostram apenas um excerto da lista.

Criar sublista

1. Na área Reservas, abrir a lista de carga e clicar em Dividir e atribuir no cabeçalho. O botão aparece a quem tem permissão para editar eventos.
2. Clicar em Criar sublista. Se ainda não existir nenhuma sublista, o Univents sugere um ponto de partida por cada categoria da lista (a partir de três linhas, no máximo seis). Um clique preenche logo o nome e a categoria.
3. Atribuir um Nome e escolher Etiquetas e/ou uma Categoria. Várias etiquetas funcionam como «ou»: uma linha corresponde se tiver pelo menos uma das etiquetas. Etiquetas e categoria em conjunto funcionam como «e»: a linha tem de estar também na categoria. Sem etiqueta seleciona exatamente as linhas que não têm nenhuma etiqueta.
4. A pré-visualização indica logo em quantas linhas o filtro se aplica («Corresponde a 14 de 52 linhas»), e com Mostrar linhas vê-se quais. Se houver linhas que também constam de outra sublista, a pré-visualização refere-o, mas é possível guardar na mesma.
5. Em Responsável, escolher as pessoas do pessoal. No topo aparecem todas as que já estão escaladas para o evento (turno ou tarefa) e, abaixo, todos os restantes colaboradores. Com muitas pessoas, o campo de pesquisa ajuda.
6. Clicar em Guardar sublista.

É obrigatório indicar pelo menos uma etiqueta ou uma categoria: uma sublista sem filtro conteria tudo ou nada, por isso o Univents não a permite. Cada nome só pode existir uma vez por evento.

A lista não tem etiquetas? Dividir então por Categoria. A categoria está mantida em todos os produtos, as etiquetas não, e a caixa de diálogo avisa quando a lista não tem etiquetas.

Uma pessoa deve fazer a carga de várias áreas? Criar várias sublistas e atribuí-las todas à mesma pessoa. No portal, o separador As minhas reúne-as.

Alterar e eliminar: com Editar alteram-se o nome, o filtro e os responsáveis; no menu Mais ações elimina-se uma sublista, após confirmação. O estado de marcação das linhas mantém-se sempre inalterado, incluindo carimbos e quantidades em falta.

Quem pode ser responsável

Pode ser responsável qualquer pessoa ativa do pessoal, com ou sem turno no evento. Assim, também é possível atribuir uma sublista a quem tem apenas uma tarefa nesse evento ou nem sequer está escalado. Quem estiver como Saiu da empresa ou Arquivado na ficha de pessoal não pode ser escolhido; colaboradores de licença ou doentes podem.

• Com turno, a pessoa vê no portal a lista de carga completa; a sua sublista aparece em primeiro lugar.
• Sem turno, a pessoa vê no portal exatamente as linhas das suas sublistas e marca apenas essas, nada mais do evento. Não pode alterar o local de armazenamento de uma linha; isso fica reservado a quem tem turno.

Quem pode atribuir sublistas dá, por isso, também acesso a essas linhas. Se ainda ninguém estiver escalado para o evento, a caixa de diálogo indica-o; mesmo assim, é possível escolher alguém do pessoal ou, com Guardar e ir para os turnos, planear primeiro os turnos. Se uma pessoa atribuída for mais tarde eliminada do pessoal ou passar a Saiu da empresa ou Arquivado na ficha de pessoal, continua registada e fica assinalada: «já não pertence ao pessoal ativo e não vê a lista». A partir desse momento, deixa de ver a sublista no portal, mesmo com o link antigo.

A barra de sublistas por cima da lista de carga

Se existirem sublistas, aparece por cima da lista de carga uma barra com um separador por vista: Lista completa, cada sublista e Sem atribuição, para as linhas que não constam de nenhuma sublista. Cada separador mostra o seu progresso, por exemplo Bebidas 12/20, e, consoante o modo, conta as linhas embaladas ou carregadas. Depois do nome aparecem as iniciais dos responsáveis. O agrupamento por categoria ou local de armazenamento, as quantidades em falta e o modo de carregamento funcionam em todas as vistas como habitualmente. O resumo no topo continua a ser sempre o da lista completa.

A soma das sublistas pode ser superior ao total: se uma linha corresponder a duas sublistas, conta em ambas, mas no total conta apenas uma vez. Sem atribuição não é um erro; muitos dividem de propósito apenas uma área. Se uma sublista deixar de corresponder a qualquer linha, por exemplo porque a categoria foi eliminada, aparece «0/0» com um símbolo de aviso e a indicação de que o filtro não corresponde a nenhuma linha. Uma categoria eliminada nunca transforma silenciosamente a sublista numa mais abrangente («só quente» em vez de «quente e loiça»): a sublista não corresponde a nada até ser editada. Uma etiqueta renomeada ou uma categoria eliminada aparece assinalada no filtro ao editar («não existe nesta lista», «categoria eliminada») e pode ser desmarcada.

Copiar link

Junto de cada pessoa responsável existe Copiar link. O link abre o portal da pessoa diretamente na sua sublista, sem login. Para isso funcionar, tem de se verificar uma cadeia de condições:

1. A pessoa consta do Pessoal e está atribuída à sublista. Não precisa de turno para isso.
2. Tem um acesso ao portal: um link do portal ou um login de equipa (crew). Se ainda não tiver nenhum, mas tiver endereço de e-mail, Copiar link cria logo o acesso, tal como a ficha de pessoal (para isso, o plano tem de incluir a gestão de pessoal). Sem endereço de e-mail, em vez do botão aparece «sem e-mail · Ir para a ficha de pessoal»; inserir lá o endereço. Se o acesso foi desativado na ficha de pessoal, aparece «sem acesso ao portal · Ir para a ficha de pessoal»; um acesso desativado nunca é reativado automaticamente pelo Univents.
3. Tem permissão para gerir o pessoal. Sem essa permissão, o botão não está ativo, mas a pessoa encontra na mesma a sua sublista no portal, em Lista de carga.
4. A lista de carga está visível no portal: aí aparecem as listas de carga desde 14 dias antes até 2 dias depois do início do evento. Se o início for mais adiante, depois de copiar aparece «Visível a partir de …». Um evento sem data nunca aparece aí.

Se o acesso ao portal da pessoa expirar antes do evento, o Univents indica a data; voltar a associar o acesso na ficha de pessoal prolonga-o.

⚠️ Enviar o link apenas diretamente à pessoa, por exemplo como mensagem individual, nunca para um grupo. Um link do portal abre todo o portal da pessoa, ou seja, também os seus turnos e o seu salário.

O que a pessoa atribuída vê no portal

Quem estiver atribuído a uma sublista vê, ao abrir a Lista de carga, primeiro a sua própria sublista: com uma única sublista, com o respetivo nome; com várias, em As minhas. Para isso, a Lista de carga consta do menu do portal, mesmo sem turno. Quem não estiver atribuído a nenhuma sublista vê a lista completa, como até agora.

Com turno, aparecem ao lado Lista completa e Mais, com as restantes sublistas, e a atribuição limita apenas a Vista, nunca a marcação: em Lista completa, qualquer pessoa com turno pode marcar qualquer linha. Assim, alguém pode substituir um colega doente sem ser preciso replanear nada, e o carimbo mostra quem foi. Quando alguém tiver embalado tudo o que consta das suas sublistas, um aviso chama a atenção para as linhas que não estão atribuídas a nenhuma sublista.

Sem turno, não existem Lista completa nem Sem atribuição: a pessoa vê apenas as suas próprias sublistas e marca apenas as respetivas linhas. Se a retirar da sublista ou eliminar a sublista, o evento desaparece da sua lista de carga no carregamento seguinte.

O que as sublistas ainda não permitem

• Dividir por guia de remessa não é possível. Uma linha da lista de carga é um produto para o evento inteiro, e uma marcação vale para a linha inteira, mesmo que o produto conste de várias guias de remessa.
• Sem notificação na atribuição. A mensagem ao ativar continua a ir para todos os que têm turno, mas quem é atribuído a uma sublista não recebe uma própria. Avisar a pessoa ou copiar o link.
• Sem cópia. Ao duplicar um evento, as sublistas não são copiadas.
• Plano: criar e alterar sublistas pertence ao mesmo módulo do plano que a lista de carga. Se esse módulo não estiver disponível, as sublistas existentes continuam a poder ser lidas, impressas e partilhadas por link.

Imprimir

Ao lado de Atualizar lista de carga está o botão Imprimir. Abre a vista PDF pronta a imprimir sem alterar nada na lista: o ecrã substitui o papel, mas não o elimina.

Imprime-se exatamente o excerto que se está a ver: os filtros de Categoria e de Etiqueta definidos passam para o PDF. Se o evento tiver guias de remessa ou programas, o Univents pergunta antes quais devem ir para a folha.

Também a janela Atualizar lista de carga leva à folha: se não houver nada a alterar, o botão chama-se aí Imprimir lista; se houver alterações, chama-se … aplicar e imprimir e abre o PDF logo após a aplicação.

Imprimir uma sublista. Cada sublista imprime-se individualmente: com Imprimir na sua linha na janela Dividir e atribuir ou na barra por cima da lista de carga, assim que lá estiver selecionada uma sublista. Isto é possível mesmo apenas com permissão de leitura. Abre-se o mesmo PDF de sempre, com o filtro de etiquetas e de categoria da sublista, e a impressão fica depois em Última impressão. A folha pode mostrar algumas linhas a mais do que o número no separador, porque inclui também linhas escritas livremente, sem artigo de stock. Se o evento tiver várias listas de carga, a folha imprime, como até agora, apenas a mais recente, e o Univents avisa disso ao imprimir. Se a sublista não corresponder a nenhuma linha, Imprimir fica bloqueado.

Como criar e filtrar listas de produção, de encomenda e de entrega está descrito em Criar listas de encomenda, carga, entrega e produção.

Perguntas frequentes

Porque é que todas as linhas aparecem num único grupo? Nesse caso, os produtos não têm local de armazenamento definido, ou têm apenas um, e a lista agrupa por categoria de produto. Define o local de armazenamento no inventário como ação em massa para vários produtos de uma só vez. A partir do segundo local de armazenamento diferente, a lista passa automaticamente para a vista por local de armazenamento.

Quem pode marcar como embalado e carregado? Todos os que têm turno no evento, tanto no portal com login próprio como através de um link do portal sem início de sessão, e podem fazê-lo em qualquer linha da lista de carga, mesmo fora da própria sublista. Quem estiver atribuído apenas a uma sublista, sem turno, marca exatamente as linhas das suas sublistas. Atualizar e ativar ficam reservados à área de administração e exigem a permissão para editar eventos.

Como sei quem embalou uma linha? Pelo carimbo a seguir à quantidade: iniciais e hora, por exemplo «MK · 14:32». No computador, o nome completo aparece no texto de ajuda. Mais informações em Quem embalou?.

Porque não vejo «Dividir e atribuir»? O botão aparece com a permissão para editar eventos e apenas depois de existir uma lista de carga. Com menos permissões, vês as sublistas existentes numa barra acima da lista de carga, podes alternar entre elas e imprimi-las.

Porque não encontro uma pessoa na seleção de responsáveis? A seleção inclui todos os elementos do teu Pessoal, com ou sem turno. Se alguém não aparecer, a pessoa não está registada como colaborador, foi eliminada ou tem na ficha do colaborador o estado Saiu da empresa ou Arquivado. Cria-a em Pessoal ou altera aí o respetivo estado.

Porque está «Copiar link» bloqueado ou em falta? Ou a pessoa não tem acesso ao portal e a Univents não consegue criar um (sem endereço de e-mail, acesso desativado na ficha do colaborador ou um plano sem gestão de pessoal; nesse caso, a caixa de diálogo encaminha-te para a ficha do colaborador), ou não tens permissão para gerir o pessoal. No segundo caso, a pessoa encontra na mesma a sua sublista no portal, em Lista de carga.

A soma das sublistas é superior ao total. Está correto? Sim. Uma linha que se enquadra em duas sublistas conta em ambas, mas no total da lista de carga conta apenas uma vez.

A pessoa atribuída recebe uma notificação? Não. Ao atribuir, ainda não é enviado nada. A mensagem ao ativar continua a ser recebida por todos os que têm turno, desde que tenham o portal instalado e as notificações permitidas. Avisa a pessoa ou copia-lhe o link.

Posso perguntar ao assistente de IA pelo progresso da embalagem? Sim. Nas páginas de um evento, o assistente conhece o progresso da lista de carga: total, por sublista com os responsáveis e a última ação com nome e hora. Nunca divulga links para portais.

Qual é a diferença entre produzido e embalado? Produzido responde a «a cozinha já cozinhou?» e embalado responde a «já está na caixa?». São duas perguntas e dois passos separados: uma linha de cozinha só pode ser embalada depois de ser marcada como produzida. Nas linhas de cozinha, a quantidade de produção continua a ser o valor de referência.

Atualizei por engano. As linhas embaladas desapareceram? Não. As linhas carregadas não são eliminadas ao atualizar e, para linhas embaladas ou carregadas, a caixa de diálogo pede uma segunda confirmação antes de aplicar as alterações. Sem a tua confirmação, não é gravado absolutamente nada ao atualizar.

Posso usar a lista de carga sem o monitor de cozinha? Sim. A lista de carga funciona na totalidade de forma independente.

Alterei uma linha. Tenho de atualizar a lista de carga? Enquanto a lista não estiver ativada: não, ela acompanha as alterações automaticamente. Se estiver ativada, alteras de forma deliberada através de Atualizar lista de carga, e vês antes o que vai mudar. É exatamente isso que significa o aviso A reserva foi alterada.

Porque não vejo uma lista de carga num evento, apesar de já ter clicado nele? Porque, nesse momento, ainda não existia nenhuma linha de reserva. A Univents não cria listas vazias: assim que a reserva estiver definida, crias a lista com um clique.