Lista di carico: preparare, registrare le quantità mancanti e caricare

La lista di carico è il percorso dal magazzino al camion: dice al tuo team cosa deve finire nella cassa, registra ciò che è stato davvero preparato e mostra in qualsiasi momento lo stato al responsabile dell’evento. Si trova in due punti — nel Portale dipendenti per chi prepara la merce e nella sezione Prenotazioni dell’evento per chi coordina. Entrambe le parti lavorano sugli stessi dati.

Nel video vedi come ordinare le prenotazioni per categoria, fornitore o ubicazione, esportare la lista di carico in PDF e spuntare le righe come preparate o caricate.

Video abspielen1:29

I singoli passaggi li trovi qui sotto anche da leggere.

Creare e aggiornare la lista di carico

La lista di carico nasce dalle righe prenotate dell’evento.

1. Apri l’evento e passa alla sezione Prenotazioni.
2. Se non esiste ancora una lista, trovi Per questo evento non esiste ancora una lista di carico con un pulsante che la crea.
3. Se in seguito qualcosa cambia nella prenotazione, clicca su Aggiorna lista di carico.

Una lista di carico viene creata solo quando c’è davvero qualcosa da preparare. Se l’evento non ha ancora righe di prenotazione, Univents non crea una lista vuota — il pulsante Crea lista di carico resta lì finché la prenotazione non è pronta.

Fino alla finalizzazione la lista si aggiorna da sola

Finché la lista di carico non è finalizzata, vale come bozza — e Univents la tiene automaticamente allineata alla prenotazione. Se aggiungi una riga, cambi una quantità, rimuovi qualcosa o applichi un modello di righe, la lista si aggiorna in background. Non devi ricordarti di premere Aggiorna lista di carico.

Se Univents si accorge comunque che prenotazione e lista divergono — per esempio perché la modifica arriva da una pagina di prenotazione o da un altro canale —, nella sezione Prenotazioni e nel portale compare un avviso: La prenotazione è cambiata da quando questa lista di carico è stata generata l’ultima volta. Un clic su Aggiorna lista di carico le riallinea.

Dalla finalizzazione l’aggiornamento automatico si ferma. Da quel momento la lista è un ordine di lavoro su cui qualcuno sta preparando la merce, e Univents non la modifica più mentre ci lavora: ti avvisa soltanto (vedi sotto) e decidi tu.

Univents ti mostra prima cosa cambia. Invece di scrivere in silenzio, si apre una finestra di dialogo con il confronto tra prenotazione e lista:

• Rimosso — righe che spariscono dalla lista. Sono volutamente in cima e evidenziate a colori, perché sono l’unica cosa che puoi perdere.
• Nuovo — righe che si aggiungono.
• Quantità modificata — righe la cui quantità è cambiata, con valore vecchio e nuovo.

Il pulsante di conferma riporta il numero delle modifiche. Solo allora si scrive. Se annulli, la lista resta invariata — non viene inserita, modificata o eliminata nemmeno una riga.

Due meccanismi di protezione intervengono automaticamente:

• Le righe già caricate non vengono eliminate. Ciò che è già sul camion non sparisce dalla lista solo perché la prenotazione è cambiata. Se una modifica riguarda una riga preparata o caricata, la finestra chiede conferma una seconda volta.
• Se la quantità prevista scende sotto la quantità già preparata, Univents riduce di conseguenza la quantità preparata. Nella lista non compare mai «6 di 3».

Se qualcuno modifica la prenotazione mentre la finestra è aperta, l’applicazione delle modifiche si interrompe e vedi il confronto aggiornato. Così non applichi mai uno stato superato.

Finalizzare la lista

Quando la lista di carico è definitiva, clicca su Finalizza lista di carico. Ha due effetti:

• Tutte le persone con un turno su questo evento ricevono una notifica push che la lista è pronta — se hanno installato il portale sul telefono e consentito le notifiche.
• Da ora Univents non aggiorna più automaticamente la lista. Se in seguito la prenotazione si discosta dalla lista, compare invece un avviso ben visibile: nella sezione Prenotazioni e nel portale, nella schermata di preparazione. Prima, in questa situazione, la lista restava semplicemente sbagliata in silenzio, e nessuno se ne accorgeva fino allo scarico sul posto.

L’avviso scompare non appena aggiorni la lista.

Come prepara la merce il tuo team nel portale

Nel Portale dipendenti la persona che prepara la merce apre la sezione Lista di carico — vale sia con login personale sia tramite un link del portale senza accesso.

In alto c’è una barra sottile con evento, orario di consegna, tempo rimanente e avanzamento. Un tocco sulla barra mostra i dettagli (numero di ospiti, luogo).

Ogni riga mostra:

• Foto del prodotto, se nell’inventario ne è presente una
• Descrizione
• Confezione — se nel prodotto è indicata una dimensione di confezionamento, Univents fa il calcolo: «9 casse da 20» come valore principale, «180 pezzi» sotto. Se la quantità non è divisibile esattamente, viene indicato il resto. Senza dimensione di confezionamento compare solo il numero di pezzi.
• Nota, se presente
• un chip cucina per le righe che devono essere prodotte prima

Un tocco sul segno di spunta significa: preparati per intero. Resta il caso normale e basta un pollice.

Raggruppato secondo il tuo percorso

Le righe sono raggruppate per Categoria di prodotto. Non appena nella lista sono indicate almeno due ubicazioni diverse, il raggruppamento passa all’ubicazione — «Cella frigorifera 2», «Scaffale stoviglie», «Rollcontainer attrezzatura». È il percorso attraverso il magazzino. Con un selettore in alto passi in qualsiasi momento da una vista all’altra.

Perché funzioni, l’ubicazione deve essere indicata sul prodotto. Due modi rapidi:

• Nell’inventario come azione multipla: seleziona più prodotti e imposta l’ubicazione in un colpo solo.
• Direttamente dalla riga della lista di carico: se manca l’ubicazione, puoi inserirla lì senza lasciare la lista.

Registrare una quantità mancante

Se manca qualcosa, la riga non mente più:

1. Tocca la quantità prevista accanto al segno di spunta — è un pulsante a sé, non una pressione prolungata né un gesto.
2. Inserisci nel tastierino numerico la quantità effettivamente preparata, per esempio 3 di 6.

Da quel momento la riga non conta più come completa, viene contrassegnata come quantità mancante e compare in cima nella vista del responsabile dell’evento. Funziona anche su una riga già spuntata. Quantità come chilogrammi o litri puoi inserirle con i decimali. Se inserisci 0, la riga torna su aperta ed è contrassegnata come non disponibile. Univents non accetta più della quantità prevista.

Caricare come secondo passaggio

Accanto a «preparato» ora c’è Carico. Si può caricare solo ciò che è stato preparato prima — l’ordine è vincolante.

Al camion non lavori riga per riga, ma per gruppi: Cella frigorifera 2 — 8 righe caricate spunta l’intero gruppo in una volta. Puoi escludere singole righe se restano ancora in magazzino.

Se una riga di cucina torna in seguito a «non prodotto», Univents riporta indietro anche «preparato» e «caricato» per quella riga — altrimenti risulterebbe «caricata» merce che ancora non esiste.

Quando la rete in magazzino è scarsa

Un tocco che non va a buon fine non ti costa più una spunta. La riga mantiene il segno di spunta e mostra una piccola icona dell’orologio; la modifica attende in una coda e viene inviata appena la connessione torna. Una barra ti dice quante modifiche sono ancora in transito.

Una spunta viene annullata solo se il server la rifiuta per ragioni di merito — per esempio se inserisci più della quantità prevista o vuoi caricare ciò che non è ancora stato preparato. Un errore di rete non toglie mai nulla.

Chi ha preparato?

Univents ricorda chi ha spuntato una riga e quando — anche per le persone senza login personale. Lo vedi come timbro subito dopo la quantità: la sigla della persona e l’orario, per esempio MK · 14:32. Le righe caricate riportano in più il timbro del carico. Vale sia nel portale sia nella sezione Prenotazioni; chi spunta in ufficio compare lì con il nome e non più come «qualcuno».

• Se la merce è stata preparata in un altro giorno, la data precede l’orario, per esempio «30.09. 14:32».
• Se due persone dello stesso evento condividono una sigla, compare invece il nome con l’iniziale, per esempio «Max K.», così puoi distinguerle.
• Se il nome non è attribuibile, compare solo l’orario. Non compare mai un nome inventato o un punto interrogativo. Per le righe per cui Univents non ha salvato alcun momento non c’è nessun timbro.
• Quando spunti una riga, vedi subito il tuo timbro. Se togli la spunta, scompare di nuovo. Se una spunta è ancora in attesa di invio per via della connessione debole, accanto compare «non inviato».
• Sul computer il nome completo compare nel testo del suggerimento del timbro, e gli screen reader lo leggono ad alta voce.

Chi vede i timbri: tutti coloro che vedono la riga — le persone con un turno sull’evento nel portale, chi è assegnato solo tramite una sottolista sulle righe della propria sottolista, e l’amministrazione nella sezione Prenotazioni. Vengono trasmessi solo nome visualizzato e sigla, nessun indirizzo e-mail e nessun numero di telefono. Al momento i timbri non si possono nascondere. Se avete una rappresentanza sindacale aziendale, il tema va concordato con loro prima di far lavorare il vostro team con la lista di carico.

Cosa vede il responsabile dell’evento

Nella sezione Prenotazioni, invece di un lungo elenco compare prima il numero: 32 di 40 preparati · 28 caricati · 2 quantità mancanti, con una barra di avanzamento, l’orario di consegna e chi ha spuntato qualcosa per ultimo — con il nome, anche se la persona ha spuntato in ufficio.

Sotto compaiono prima le eccezioni — tutte le quantità mancanti. L’elenco completo è chiuso e si può aprire. Nel numero in testa contano solo le righe davvero preparate per intero; una quantità mancante è un valore a sé e non viene conteggiata come «Fatto».

Da lì puoi spuntare anche tu e correggere le quantità.

Dividere e assegnare la lista di carico

Se a preparare il carico sono più persone (una per il bar, una per la cucina calda, una per la logistica), puoi dividere la lista di carico in Liste parziali. Una sottolista non è una seconda lista, ma un filtro salvato sulla lista di carico: un nome, dei tag e/o una categoria e le persone che se ne occupano. Spuntare le righe, attivare e aggiornare funzionano come sempre. Se la prenotazione cambia, le sottoliste si adeguano da sole, perché mostrano solo una parte della lista.

Creare una sottolista

1. Nell'area Prenotazioni apri la lista di carico e clicca su Dividi e assegna nell'intestazione. Vedi il pulsante se hai l'autorizzazione a modificare gli eventi.
2. Clicca su Crea sottolista. Se non esiste ancora nessuna sottolista, Univents ti propone un punto di partenza per ogni categoria della lista (a partire da tre righe, al massimo sei): con un clic nome e categoria sono già compilati.
3. Assegna un nome e scegli dei tag e/o una categoria. Più tag valgono come «oppure»: una riga corrisponde se ha almeno uno dei tag. Tag e categoria insieme valgono come «e»: la riga deve allora trovarsi anche nella categoria. Senza tag seleziona esattamente le righe che non hanno alcun tag.
4. L'anteprima ti dice subito a quante righe corrisponde il filtro («Corrisponde a 14 righe su 52»), e con Mostra righe vedi quali. Se alcune righe compaiono anche in un'altra sottolista, l'anteprima lo segnala, ma puoi salvare comunque.
5. Sotto Assegnata a scegli le persone del tuo personale. In alto trovi tutte quelle già pianificate per l'evento (turno o attività), sotto tutti gli altri dipendenti; se le persone sono molte, ti aiuta il campo di ricerca.
6. Clicca su Salva sottolista.

È obbligatorio almeno un tag o una categoria: una sottolista senza filtro conterrebbe tutto o niente, per questo Univents non la consente. Per ogni evento un nome può esistere una sola volta.

La tua lista non ha tag? Allora dividi per categoria. La categoria è impostata su ogni prodotto, i tag no, e la finestra ti avvisa quando nella lista non compaiono tag.

Una persona deve occuparsi di più aree? Crea più sottoliste e assegnale tutte alla stessa persona. Nel portale la scheda Mie le riunisce.

Modificare ed eliminare: con Modifica cambi nome, filtro e persone assegnate, mentre dal menu Altre azioni elimini una sottolista dopo una richiesta di conferma. Lo stato delle spunte sulle righe resta sempre invariato, così come i timbri e le quantità mancanti.

Chi può essere assegnato

Può essere assegnata qualsiasi persona attiva del tuo personale, con o senza turno all'evento. Così puoi dare una sottolista anche a chi ha solo un'attività o non è affatto pianificato. Chi nella scheda del dipendente risulta Uscito dall'azienda o Archiviato non è selezionabile; i dipendenti in congedo o malati invece sì.

• Con turno, la persona vede nel portale l'intera lista di carico; la sua sottolista compare per prima.
• Senza turno, la persona vede nel portale esattamente le righe delle sue sottoliste e spunta solo quelle, senza vedere nient'altro dell'evento. Non può modificare il luogo di stoccaggio di una riga: questo resta riservato a chi ha un turno.

Chi può assegnare sottoliste, quindi, dà anche accesso a queste righe. Se all'evento non è ancora pianificato nessuno, la finestra te lo segnala; puoi comunque scegliere qualcuno dal personale oppure pianificare prima i turni con Salva e vai ai turni. Se una persona assegnata viene poi eliminata dal personale oppure impostata come Uscito dall'azienda o Archiviato nella scheda del dipendente, resta inserita ed è contrassegnata: «non fa più parte del personale attivo e non vede la lista». Da quel momento non vede più la sottolista nel portale, nemmeno con il suo vecchio link.

La barra delle sottoliste sopra la lista di carico

Se esistono sottoliste, sopra la lista di carico compare una barra con una scheda per ogni vista: Lista completa, ogni sottolista e Non assegnate per le righe che non si trovano in nessuna sottolista. Ogni scheda mostra il proprio avanzamento, per esempio Bevande 12/20, e a seconda della modalità conta le righe preparate o caricate. Dopo il nome compaiono le sigle delle persone assegnate. Raggruppamento per categoria o luogo di stoccaggio, quantità mancanti e modalità di carico funzionano in ogni vista come al solito. Il riepilogo in alto resta sempre quello dell'intera lista.

La somma delle sottoliste può essere maggiore del totale: se una riga corrisponde a due sottoliste, viene contata in entrambe, ma nel totale una volta sola. Non assegnate non è un errore; molti dividono di proposito solo un'area. Se una sottolista non corrisponde più a nessuna riga, per esempio perché hai eliminato la categoria, compare «0/0» con un'icona di avviso e la segnalazione che il filtro non corrisponde a nessuna riga. Una categoria eliminata non trasforma mai di nascosto la sottolista in una più ampia («solo caldo» invece di «caldo e stoviglie»): non corrisponde a nulla finché non la modifichi. Un tag rinominato o una categoria eliminata compare contrassegnato nel filtro durante la modifica («non presente in questa lista», «categoria eliminata») e può essere deselezionato.

Copia link

Accanto a ogni persona assegnata trovi Copia link. Il link apre il portale della persona direttamente sulla sua sottolista, senza login. Perché funzioni, deve essere soddisfatta una serie di condizioni:

1. La persona è nel Personale ed è assegnata alla sottolista. Per questo non le serve un turno.
2. Ha un accesso al portale: un link del portale o un login crew. Se non ne ha ancora nessuno ma ha un indirizzo e-mail, Copia link crea subito l'accesso, esattamente come la scheda del dipendente (per questo il tuo piano deve includere la gestione del personale). Senza indirizzo e-mail, al posto del pulsante compare «nessuna e-mail · Vai alla scheda dipendente»: inserisci lì l'indirizzo. Se l'accesso è stato disattivato nella scheda del dipendente, compare «nessun accesso al portale · Vai alla scheda dipendente»; Univents non riattiva mai da solo un accesso disattivato.
3. Hai il permesso di gestire il personale. Senza questa autorizzazione il pulsante non è attivo, ma la persona trova comunque la sua sottolista nel portale sotto Lista di carico.
4. La lista di carico è visibile nel portale: lì compaiono le liste di carico da 14 giorni prima a 2 giorni dopo l'inizio dell'evento. Se l'inizio è più lontano nel futuro, dopo la copia compare «Visibile dal …». Un evento senza data non compare mai lì.

Se l'accesso al portale della persona scade prima dell'evento, Univents ti indica la data; collegarlo di nuovo nella scheda del dipendente lo prolunga.

⚠️ Invia il link solo direttamente alla persona, per esempio come messaggio singolo, mai in un gruppo. Un link del portale apre l'intero portale della persona, quindi anche i suoi turni e la sua retribuzione.

Che cosa vede la persona assegnata nel portale

Chi è assegnato a una sottolista, aprendo la Lista di carico vede per prima la propria sottolista: con il suo nome se è una sola, sotto Mie se sono più di una. La Lista di carico compare per questo nel menu del portale, anche senza turno. Chi non è assegnato a nessuna sottolista vede l'intera lista come sempre.

Con turno compaiono accanto anche Lista completa e Altre con le restanti sottoliste, e l'assegnazione limita solo la Vista, mai la possibilità di spuntare: da Lista completa chiunque abbia un turno può spuntare qualsiasi riga. Così qualcuno può subentrare al posto di un collega malato senza che tu debba ripianificare nulla; il timbro mostra chi è stato. Quando qualcuno ha preparato tutto ciò che c'è nelle sue sottoliste, un avviso segnala le righe non assegnate a nessuna sottolista.

Senza turno non esistono né Lista completa né Non assegnate: la persona vede solo le proprie sottoliste e spunta solo le loro righe. Se la togli dalla sottolista o elimini la sottolista, al caricamento successivo l'evento è sparito dalla sua lista di carico.

Che cosa le sottoliste non possono ancora fare

• Dividere per documento di trasporto non è possibile. Una riga della lista di carico è un prodotto per l'intero evento e una spunta vale per l'intera riga, anche se il prodotto compare su più documenti di trasporto.
• Nessuna notifica all'assegnazione. Il messaggio all'attivazione continua ad arrivare a tutti quelli con un turno, ma chi viene assegnato a una sottolista non ne riceve uno proprio. Avvisalo tu o copia il link.
• Nessuna copia. Se duplichi un evento, le sottoliste non vengono copiate.
• Piano: creare e modificare sottoliste rientra nello stesso modulo del piano della lista di carico. Se non lo hai, le sottoliste esistenti restano consultabili, stampabili e collegabili tramite link.

Stampa

Accanto a Aggiorna lista di carico trovi il pulsante Stampa. Apre la vista PDF pronta per la stampa e non modifica nulla nella lista: lo schermo sostituisce il foglio, ma non lo abolisce.

Viene stampata esattamente la parte che stai guardando: i filtri Categoria e Giorno impostati finiscono nel PDF. Se l'evento ha documenti di trasporto o programmi, Univents ti chiede prima quali includere nel foglio.

Anche la finestra Aggiorna lista di carico porta al foglio: se non c'è nulla da modificare, il pulsante lì si chiama Stampa lista; se ci sono modifiche, si chiama … applica e stampa e apre il PDF subito dopo l'applicazione.

Stampare una sottolista. Ogni sottolista si stampa singolarmente: con Stampa nella sua riga nella finestra Dividi e assegna oppure nella barra sopra la lista di carico, non appena lì è selezionata una sottolista; funziona anche con la sola autorizzazione di lettura. Si apre lo stesso PDF di sempre, con il filtro per tag e categoria della sottolista, e la stampa compare poi sotto Ultima stampa. Il foglio può mostrare qualche riga in più rispetto al numero nella scheda, perché include anche le righe digitate liberamente senza articolo di magazzino. Se l'evento ha più liste di carico, il foglio stampa come sempre solo la più recente, e Univents te lo segnala al momento della stampa. Se la sottolista non corrisponde a nessuna riga, Stampa è bloccato.

Come creare e filtrare liste di produzione, d'ordine e di consegna è spiegato in Creare liste d'ordine, di carico, di consegna e di produzione.

Domande frequenti

Perché tutte le righe sono in un unico gruppo? Significa che nei prodotti non è indicata alcuna ubicazione di magazzino, oppure ne è indicata una sola, e la lista raggruppa per categoria di prodotto. Imposta l'ubicazione nell'inventario con un'azione collettiva su più prodotti contemporaneamente: dalla seconda ubicazione diversa in poi, la lista passa automaticamente alla vista per ubicazione.

Chi può spuntare imballato e caricato? Tutti coloro che hanno un turno nell'evento, sia nel portale con il proprio login sia tramite un link del portale senza accesso, e questo vale per ogni riga della lista di carico, anche al di fuori della propria sottolista. Chi è assegnato solo a una sottolista, senza turno, spunta esattamente le righe delle proprie sottoliste. Aggiornare e attivare restano riservati all'area di gestione e richiedono l'autorizzazione a modificare gli eventi.

Come riconosco chi ha imballato una riga? Dal timbro accanto alla quantità: sigla e orario, per esempio «MK · 14:32». Il nome completo compare nel testo del suggerimento sul computer. Maggiori informazioni in Chi ha imballato?.

Perché non vedo «Dividi e assegna»? Il pulsante è visibile con l'autorizzazione a modificare gli eventi, e solo quando esiste una lista di carico. Con meno autorizzazioni vedi le sottoliste esistenti come barra sopra la lista di carico, puoi passare dall'una all'altra e stamparle.

Perché non trovo una persona nella selezione dei responsabili? Nella selezione compaiono tutte le persone del tuo Personale, con o senza turno. Se manca qualcuno, la persona non è stata creata come dipendente, è stata eliminata oppure nella sua scheda risulta con stato Uscito dall'azienda o Archiviato: creala in Personale o modifica lì il suo stato.

Perché «Copia link» è disattivato o non c'è? O la persona non ha accesso al portale e Univents non può crearne uno (nessun indirizzo e-mail, accesso disattivato nella scheda del dipendente oppure un piano senza gestione del personale; in questo caso la finestra di dialogo ti porta alla scheda del dipendente), oppure non hai l'autorizzazione a gestire il personale. In quest'ultimo caso la persona trova comunque la propria sottolista nel portale, in Lista di carico.

La somma delle sottoliste è maggiore del totale: è corretto? Sì. Una riga che rientra in due sottoliste viene contata in entrambe, mentre nel totale della lista di carico viene contata una sola volta.

La persona assegnata riceve una notifica? No. Con l'assegnazione non parte ancora nulla. Il messaggio al momento dell'attivazione lo ricevono sempre tutti coloro che hanno un turno, a condizione che abbiano installato il portale e abilitato le notifiche. Avvisa la persona oppure copia e inviale il link.

Posso chiedere all'assistente IA lo stato di avanzamento dell'imballaggio? Sì. Nelle pagine di un evento l'assistente conosce l'avanzamento della lista di carico: totale, per ogni sottolista con i responsabili e l'ultima azione con nome e orario. Non fornisce mai link ai portali.

Qual è la differenza tra prodotto e imballato? «Prodotto» risponde alla domanda «la cucina l'ha cucinato?», «imballato» a «è nella cassa?». Sono due domande e due passaggi distinti: una riga di cucina può essere imballata solo dopo essere stata contrassegnata come prodotta. Per le righe di cucina, la quantità di produzione resta il valore di riferimento.

Ho aggiornato per errore: le righe già imballate sono andate perse? No. Le righe caricate non vengono eliminate durante l'aggiornamento, e per le righe imballate o caricate la finestra di dialogo chiede una seconda conferma prima di applicare le modifiche. Senza la tua conferma, durante l'aggiornamento non viene scritto assolutamente nulla.

Posso usare la lista di carico senza il monitor di cucina? Sì. La lista di carico funziona completamente anche senza.

Ho modificato una riga: devo aggiornare la lista di carico? Finché la lista non è attivata: no, si allinea da sola. Se è attivata, la modifichi in modo consapevole con Aggiorna lista di carico: così vedi prima cosa cambia. Il suggerimento La prenotazione è cambiata si riferisce proprio a questo caso.

Perché per un evento non vedo la lista di carico, anche se ci ho già cliccato sopra? Perché in quel momento non era ancora stata inserita alcuna riga della prenotazione. Univents non crea una lista vuota: non appena la prenotazione è completa, crei la lista con un clic.