Lista de carga: preparar, registrar faltantes y cargar

La lista de carga es el camino del almacén al camión: le dice a tu equipo qué debe ir en cada caja, registra lo que se ha empaquetado realmente y muestra a la dirección del evento el estado en todo momento. Aparece en dos sitios: en el Portal del empleado, para quien prepara la carga, y en el apartado Reservas del evento, para la dirección. Ambos lados trabajan con los mismos datos.

En el vídeo ves cómo ordenar las reservas por categoría, proveedor o ubicación de almacén, sacar la lista de carga en PDF y marcar líneas como empaquetadas o cargadas.

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Los pasos concretos también los tienes más abajo para leerlos con calma.

Crear y actualizar la lista de carga

La lista de carga se genera a partir de las líneas reservadas del evento.

1. Abre el evento y ve al apartado Reservas.
2. Si todavía no hay lista, aparece Todavía no hay una lista de carga para este evento junto con un botón que la crea.
3. Si más adelante cambia algo en la reserva, haz clic en Actualizar lista de carga.

Una lista de carga solo se genera cuando hay algo que preparar. Si el evento aún no tiene líneas de reserva, Univents no crea una lista vacía: el botón Crear lista de carga sigue ahí hasta que la reserva esté lista.

Hasta que la finalizas, la lista se actualiza sola

Mientras la lista de carga no esté finalizada, se considera un borrador, y Univents la mantiene automáticamente al día con la reserva. Si añades una línea, cambias una cantidad, quitas algo o aplicas una plantilla de líneas, la lista se actualiza en segundo plano. No tienes que acordarte de pulsar Actualizar lista de carga.

Si aun así Univents detecta que la reserva y la lista no coinciden —por ejemplo, porque el cambio llegó desde una página de reservas o por otra vía—, aparece un aviso en el apartado Reservas y en el portal: La reserva ha cambiado desde que se generó esta lista de carga por última vez. Un clic en Actualizar lista de carga vuelve a sincronizar ambas.

Desde que la finalizas, la actualización automática se detiene. A partir de ese momento la lista es una orden de trabajo según la cual alguien prepara la carga, y Univents ya no la modifica mientras esa persona trabaja: solo avisa (ver más abajo) y tú decides.

Univents te muestra antes qué va a cambiar. En lugar de escribir los cambios en silencio, se abre un cuadro de diálogo con la comparación entre la reserva y la lista:

• Se elimina — líneas que desaparecen de la lista. Aparecen a propósito arriba del todo y resaltadas en color, porque es lo único que puedes perder.
• Nuevo — líneas que se añaden.
• Cantidad modificada — líneas cuya cantidad ha cambiado, con el valor antiguo y el nuevo.

El botón de confirmación indica el número de cambios. Solo entonces se guardan. Si cancelas, la lista queda como estaba: no se inserta, modifica ni elimina ni una sola fila.

Además, se activan automáticamente dos mecanismos de protección:

• Las líneas ya cargadas no se eliminan. Lo que ya está en el camión no desaparece de la lista solo porque haya cambiado la reserva. Si un cambio afecta a una fila empaquetada o cargada, el cuadro de diálogo pregunta una segunda vez.
• Si la cantidad prevista baja por debajo de la ya empaquetada, Univents ajusta la cantidad empaquetada. Nunca aparecerá «6 de 3» en la lista.

Si alguien modifica la reserva mientras el diálogo está abierto, se cancela la aplicación de cambios y ves la comparación actualizada. Así nunca aplicas un estado obsoleto.

Finalizar la lista

Cuando la lista de carga es definitiva, haces clic en Finalizar lista de carga. Esto tiene dos efectos:

• Todas las personas con turno en este evento reciben una notificación push avisando de que la lista está lista, siempre que tengan instalado el portal en el móvil y hayan permitido las notificaciones.
• A partir de ahora, Univents deja de actualizar la lista automáticamente. Si después la reserva difiere de la lista, aparece en su lugar un aviso claro: en el apartado Reservas y en la pantalla de preparación del portal. Antes, en esa situación la lista se quedaba desfasada sin avisar y nadie lo notaba hasta la descarga en el lugar del evento.

El aviso desaparece en cuanto actualizas la lista.

Así prepara tu equipo la carga en el portal

En el Portal del empleado, quien prepara la carga abre el apartado Lista de carga; esto vale igual con login propio que con un enlace del portal sin inicio de sesión.

En la parte superior hay una barra estrecha con el evento, la hora de entrega, el tiempo restante y el progreso. Al tocarla se despliegan los detalles (número de invitados, lugar).

Cada fila muestra:

• Foto del producto, si hay una guardada en el inventario
• Nombre
• envase — si el producto tiene un tamaño de envase, Univents hace la conversión: «9 cajas de 20» como dato principal y «180 unidades» debajo. Si la cantidad no es exacta, se indica el resto. Sin tamaño de envase, solo aparece el número de unidades.
• Nota, si hay alguna
• un chip de cocina en las líneas que hay que producir antes

Un toque en la casilla significa: empaquetados por completo. Sigue siendo el caso normal y se hace con un solo pulgar.

Agrupada según tu recorrido

Las líneas se agrupan por Categoría de producto. En cuanto la lista tiene al menos dos ubicaciones de almacén distintas, la agrupación pasa a hacerse por ubicación: «Cámara frigorífica 2», «Estantería de vajilla», «Contenedor con ruedas de equipamiento». Es el recorrido por el almacén. Con un conmutador en la parte superior cambias en cualquier momento entre ambas vistas.

Para que esto funcione, la ubicación de almacén debe estar indicada en el producto. Hay dos formas rápidas:

• En el inventario, como acción masiva: selecciona varios productos y asigna la ubicación de almacén de una sola vez.
• Directamente desde la fila de la lista de carga: si falta la ubicación de almacén, puedes introducirla ahí sin salir de la lista.

Registrar un faltante

Si falta algo, la fila ya no cuenta una mentira:

1. Toca la cantidad prevista junto a la casilla: es un botón propio, no una pulsación larga ni un gesto.
2. En el teclado numérico, introduce la cantidad realmente empaquetada, por ejemplo 3 de 6.

A partir de ahí, la fila ya no cuenta como completa, se marca como Faltante y aparece arriba del todo en la vista de la dirección del evento. Esto también funciona en una fila ya marcada. Las cantidades como kilogramos o litros puedes introducirlas con decimales. Si introduces 0, la fila vuelve a pendiente y se marca como no disponible. Univents no acepta una cantidad mayor que la prevista.

Cargar como segundo paso

Además de «empaquetado», ahora existe Cargar. Solo se puede cargar lo que antes se ha empaquetado: el orden es obligatorio.

En el camión no trabajas línea por línea, sino por grupos: Cámara frigorífica 2 — Cargar 8 líneas marca todo el grupo de una vez. Puedes excluir filas concretas si todavía se quedan en el almacén.

Si una línea de cocina vuelve más tarde a «no producido», Univents revierte también «empaquetado» y «cargado» en esa fila; de lo contrario aparecería «cargado» en mercancía que todavía no existe.

Si la cobertura en el almacén es mala

Un toque que no se envía ya no te hace perder la marca. La fila conserva su casilla marcada y muestra un pequeño icono de reloj; el cambio espera en una cola y se envía en cuanto vuelve la conexión. Una barra te indica cuántos cambios están aún pendientes de envío.

Una marca solo se revierte si el servidor la rechaza por motivos funcionales, por ejemplo si introduces más que la cantidad prevista o quieres cargar algo que aún no está empaquetado. Un fallo de red nunca quita nada.

¿Quién ha empaquetado?

Univents registra quién ha marcado una fila y cuándo, también en el caso de personas sin login propio. Se ve como un sello justo detrás de la cantidad: las iniciales de la persona y la hora, por ejemplo MK · 14:32. Las filas cargadas llevan además el sello de la carga. Esto vale tanto en el portal como en el apartado Reservas; quien marca desde la oficina aparece allí con su nombre y ya no como «alguien».

• Si se empaquetó otro día, la fecha aparece antes de la hora, por ejemplo «30/09 14:32».
• Si dos personas del mismo evento comparten las mismas iniciales, aparece en su lugar el nombre con la inicial del apellido, por ejemplo «Max K.», para que puedas distinguirlas.
• Si no se puede asignar el nombre, solo aparece la hora. Nunca se muestra un nombre inventado ni un signo de interrogación. En las filas para las que Univents no ha guardado ninguna fecha y hora, no hay sello.
• Cuando marcas una fila, ves de inmediato tu propio sello. Si desmarcas, desaparece. Si una marca sigue esperando a enviarse por mala conexión, aparece al lado «sin enviar».
• En el ordenador, el nombre completo aparece en el texto emergente del sello, y los lectores de pantalla lo leen en voz alta.

Quién ve los sellos: todas las personas que ven la fila: quienes tienen turno en el evento, en el portal; quien solo está asignado mediante una sublista, en las filas de su sublista; y la administración, en el apartado Reservas. Solo se transmiten el nombre visible y las iniciales, ni dirección de correo electrónico ni número de teléfono. Por ahora los sellos no se pueden ocultar. Si en vuestra empresa hay comité de empresa, conviene consultarlo antes de que vuestro equipo empiece a trabajar con la lista de carga.

Lo que ve la dirección del evento

En el apartado Reservas, en lugar de una lista larga, aparece primero la cifra: 32 de 40 empaquetados · 28 cargados · 2 faltantes, junto con una barra de progreso, la hora de entrega y quién marcó algo por última vez, con su nombre, incluso si esa persona lo marcó desde la oficina.

Debajo aparecen primero las excepciones: todos los faltantes. La lista completa está plegada y se puede desplegar. En la cifra principal solo cuentan las líneas realmente empaquetadas por completo; un faltante es un valor aparte y no se cuenta como «Listo».

Allí también puedes marcar filas y corregir cantidades.

Dividir y asignar la lista de carga

Si varias personas preparan la carga (una para la barra, otra para la cocina caliente y otra para la logística), divide la lista de carga en Sublistas. Una sublista no es una segunda lista, sino un filtro guardado sobre la lista de carga: un nombre, etiquetas y/o una categoría y las personas responsables. Marcar, activar y actualizar funcionan igual que hasta ahora. Si cambia la reserva, las sublistas se ajustan solas, porque solo muestran una parte de la lista.

Crear sublista

1. En el área Reservas, abre la lista de carga y haz clic en Dividir y asignar en la cabecera. Verás el botón si tienes permiso para editar eventos.
2. Haz clic en Crear sublista. Si todavía no hay ninguna sublista, Univents te propone un punto de partida por cada categoría de la lista (a partir de tres líneas, como máximo seis): con un clic, el nombre y la categoría ya vienen rellenados.
3. Asigna un nombre y elige Etiquetas y/o una Categoría. Varias etiquetas se combinan con «o»: una línea coincide si lleva al menos una de las etiquetas. Etiquetas y categoría juntas se combinan con «y»: la línea también debe estar en la categoría. Sin etiqueta selecciona exactamente las líneas que no llevan ninguna etiqueta.
4. La vista previa te indica al instante con cuántas líneas coincide el filtro («Coincide con 14 de 52 líneas») y, con Mostrar líneas, ves cuáles son. Si hay líneas que también están en otra sublista, la vista previa lo indica, pero aun así se puede guardar.
5. En Responsable, elige a las personas de tu personal. Arriba aparecen todas las que ya están asignadas al evento (turno o tarea) y debajo el resto de empleados; si hay mucha gente, te ayuda el campo de búsqueda.
6. Haz clic en Guardar sublista.

Es obligatorio al menos una etiqueta o una categoría: una sublista sin filtro contendría todo o nada, por eso Univents no la permite. Cada nombre solo puede usarse una vez por evento.

¿Tu lista no tiene etiquetas? Entonces divide por Categoría. La categoría está definida en cada producto; las etiquetas, no. Además, el diálogo te avisa si en la lista no hay ninguna etiqueta.

¿Quieres que una persona prepare varias áreas? Crea varias sublistas y asígnalas todas a la misma persona. En el portal, la pestaña Mías las agrupa.

Modificar y eliminar: con Editar cambias el nombre, el filtro y las personas responsables; con el menú Más acciones eliminas una sublista tras una confirmación. El estado de marcado de las líneas permanece siempre intacto, y también los sellos y los faltantes.

Quién puede ser responsable

Puede ser responsable cualquier persona activa de tu personal, con o sin turno en el evento. Así también puedes dar una sublista a alguien que solo tiene una tarea en el evento o que ni siquiera está asignado. Quien figure como Dado de baja o Archivado en su ficha de personal no se puede elegir; los empleados de baja temporal o enfermos, sí.

• Con turno, la persona ve en el portal toda la lista de carga; su sublista aparece primero.
• Sin turno, la persona ve en el portal exactamente las líneas de sus sublistas y marca solo esas, sin ver nada más del evento. No puede cambiar la ubicación de almacén de una línea; eso queda reservado a quienes tienen turno.

Por tanto, quien puede asignar sublistas también da acceso a esas líneas. Si todavía no hay nadie asignado al evento, el diálogo te lo indica; aun así puedes elegir a alguien de tu personal o, con Guardar e ir a los turnos, planificar primero los turnos. Si una persona asignada se elimina más tarde del personal o pasa a Dado de baja o Archivado en su ficha de personal, sigue registrada y aparece marcada: «ya no forma parte del personal activo y no ve la lista». Desde ese momento ya no ve la sublista en el portal, ni siquiera con su antiguo enlace.

La barra de sublistas sobre la lista de carga

Si hay sublistas, sobre la lista de carga aparece una barra con una pestaña por vista: Lista completa, cada sublista y Sin asignar para las líneas que no están en ninguna sublista. Cada pestaña muestra su progreso, por ejemplo Bebidas 12/20, y según el modo cuenta las líneas preparadas o las cargadas. Tras el nombre aparecen las iniciales de los responsables. La agrupación por categoría o ubicación de almacén, los faltantes y el modo de carga funcionan en cada vista como siempre. El resumen superior sigue siendo siempre el de la lista completa.

La suma de las sublistas puede ser mayor que el total: si una línea coincide con dos sublistas, cuenta en ambas, pero en el total solo una vez. Sin asignar no es un error; mucha gente reparte a propósito solo un área. Si una sublista ya no coincide con ninguna línea, por ejemplo porque has eliminado la categoría, aparece «0/0» con un símbolo de advertencia y el aviso de que el filtro no coincide con ninguna línea. Una categoría eliminada nunca convierte la sublista en silencio en una más amplia («solo caliente» en lugar de «caliente y vajilla»): no coincide con nada hasta que la edites. Una etiqueta renombrada o una categoría eliminada aparece marcada en el filtro al editar («no aparece en esta lista», «categoría eliminada») y se puede deseleccionar.

Copiar enlace

Junto a cada persona responsable hay un botón Copiar enlace. El enlace abre el portal de la persona directamente en su sublista, sin inicio de sesión. Para que funcione, debe cumplirse una cadena de condiciones:

1. La persona está en el Personal y asignada a la sublista. No necesita tener un turno.
2. Tiene un acceso al portal: un enlace del portal o un acceso de crew. Si no tiene ninguno pero sí una dirección de correo, Copiar enlace crea el acceso en el momento, igual que la ficha de personal (para ello tu plan necesita la gestión de personal). Sin dirección de correo, en lugar del botón aparece «sin correo · A la ficha de personal»; introduce la dirección allí. Si el acceso se desactivó en la ficha de personal, aparece «sin acceso al portal · A la ficha de personal»; Univents nunca reactiva por su cuenta un acceso desactivado.
3. Tienes permiso para gestionar el personal. Sin este permiso el botón no está activo, pero la persona encuentra igualmente su sublista en el portal, en Lista de carga.
4. La lista de carga es visible en el portal: allí aparecen las listas de carga desde 14 días antes hasta 2 días después del inicio del evento. Si el inicio queda más lejos en el futuro, tras copiar aparece «Visible desde …». Un evento sin fecha no aparece nunca allí.

Si el acceso al portal de la persona caduca antes del evento, Univents te indica la fecha; volver a vincularlo en la ficha de personal lo prolonga.

⚠️ Envía el enlace solo directamente a la persona, por ejemplo como mensaje individual, nunca a un grupo. Un enlace del portal abre todo el portal de la persona, es decir, también sus turnos y su salario.

Qué ve la persona asignada en el portal

Quien está asignado a una sublista ve primero su propia sublista al abrir la Lista de carga: con su nombre si es una sola sublista, y bajo Mías si son varias. La Lista de carga aparece para ello en el menú del portal, incluso sin turno. Quien no está asignado a ninguna sublista ve la lista completa como hasta ahora.

Con turno, junto a ella aparecen Lista completa y Más con las demás sublistas, y la asignación limita solo la Vista, nunca el marcado: desde Lista completa, cualquiera con turno puede marcar cualquier línea. Así alguien puede sustituir a un compañero enfermo sin que tengas que replanificar nada; el sello muestra quién fue. Cuando alguien ha preparado todo lo de sus sublistas, un aviso señala las líneas que no están asignadas a ninguna sublista.

Sin turno no existen ni Lista completa ni Sin asignar: la persona solo ve sus propias sublistas y marca solo sus líneas. Si la quitas de la sublista o eliminas la sublista, el evento desaparece de su lista de carga la próxima vez que cargue.

Qué no pueden hacer todavía las sublistas

• No se puede dividir por albarán. Una línea de la lista de carga es un producto para todo el evento, y una marca vale para toda la línea, aunque el producto figure en varios albaranes.
• No hay notificación al asignar. El mensaje al activar sigue llegando a todos los que tienen turno, pero quien es asignado a una sublista no recibe uno propio. Avísale o copia el enlace.
• No se pueden copiar. Si duplicas un evento, las sublistas no se copian.
• Plan: crear y modificar sublistas pertenece al mismo módulo del plan que la lista de carga. Si no lo tienes, las sublistas existentes se pueden seguir consultando, imprimiendo y enlazando.

Imprimir

Junto a Actualizar lista de carga está el botón Imprimir. Abre la vista PDF lista para imprimir y no modifica nada de la lista: la pantalla sustituye al papel, pero no lo elimina.

Se imprime exactamente la parte que estás viendo: los filtros de Categoría y Etiqueta aplicados pasan al PDF. Si el evento tiene albaranes o programas, Univents te pregunta antes cuáles quieres incluir en la hoja.

La ventana Actualizar lista de carga también lleva a la hoja: si no hay nada que cambiar, el botón se llama Imprimir lista; si hay cambios, se llama … aplicar e imprimir y abre el PDF justo después de aplicarlos.

Imprimir una sublista. Cada sublista se imprime por separado: con Imprimir en su fila de la ventana Dividir y asignar o en la barra sobre la lista de carga, en cuanto hay una sublista seleccionada; también funciona con permiso de solo lectura. Se abre el mismo PDF de siempre, con el filtro de etiquetas y categoría de la sublista, y la impresión aparece después en Últimas generadas. La hoja puede mostrar algunas líneas más que el número de la pestaña, porque también incluye líneas escritas a mano sin artículo de almacén. Si el evento tiene varias listas de carga, la hoja imprime, como hasta ahora, solo la más reciente, y Univents te lo indica al imprimir. Si la sublista no coincide con ninguna línea, Imprimir está bloqueado.

Cómo generar y filtrar listas de producción, pedido y entrega se explica en Crear listas de pedido, carga, entrega y producción.

Preguntas frecuentes

¿Por qué aparecen todas las líneas en un único grupo? Entonces los productos no tienen ninguna ubicación de almacenamiento o solo tienen una, y la lista se agrupa por categoría de producto. Define la ubicación de almacenamiento en el inventario mediante una acción masiva para varios productos a la vez: a partir de la segunda ubicación distinta, la lista cambia automáticamente a la vista por ubicación.

¿Quién puede marcar como empaquetado y cargado? Todas las personas con un turno en el evento, tanto en el portal con acceso propio como a través de un enlace del portal sin inicio de sesión, y pueden marcar cualquier fila de la Lista de carga, también fuera de su propia sublista. Quien solo tiene asignada una sublista, sin turno, marca exactamente las líneas de sus sublistas. Actualizar y activar la lista quedan reservados al área de administración y requieren el permiso para editar eventos.

¿Cómo sé quién ha empaquetado una fila? Por el sello que aparece detrás de la cantidad: iniciales y hora, por ejemplo «MK · 14:32». El nombre completo aparece en el texto emergente en el ordenador. Encontrarás más información en ¿Quién ha empaquetado?.

¿Por qué no veo «Dividir y asignar»? El botón lo ves si tienes permiso para editar eventos y solo cuando ya existe una lista de carga. Con menos permisos ves las sublistas existentes como una barra sobre la lista de carga, puedes cambiar entre ellas e imprimirlas.

¿Por qué no encuentro a alguien en el selector de responsables? En el selector aparecen todas las personas de tu Personal, con o sin turno. Si falta alguien, esa persona no está dada de alta como empleado, se ha eliminado o su ficha de personal tiene el estado Dado de baja o Archivado: dala de alta en Personal o cambia allí su estado.

¿Por qué «Copiar enlace» está bloqueado o no aparece? O bien la persona no tiene acceso al portal y Univents no puede crearlo (no hay dirección de correo electrónico, el acceso está desactivado en la ficha de personal o el plan no incluye gestión de personal; en ese caso, el diálogo te lleva a la ficha de personal), o bien no tienes permiso para gestionar el personal. En el segundo caso, la persona encuentra igualmente su sublista en el portal, en Lista de carga.

La suma de las sublistas es mayor que el total: ¿es correcto? Sí. Una línea que encaja en dos sublistas cuenta en ambas, pero en el total de la lista de carga solo cuenta una vez.

¿Recibe una notificación la persona asignada? No. Al asignar todavía no se envía nada. El mensaje al activar la lista lo siguen recibiendo todas las personas con turno, siempre que hayan instalado el portal y permitido las notificaciones. Avisa a la persona o cópiale el enlace.

¿Puedo preguntar al asistente de IA por el avance del empaquetado? Sí. En las páginas de un evento, el asistente conoce el avance de la lista de carga: el total, el de cada sublista con sus responsables y la última acción con nombre y hora. Nunca facilita enlaces a portales.

¿Qué diferencia hay entre producido y empaquetado? Producido responde a «¿la cocina lo ha cocinado?» y empaquetado responde a «¿está en la caja?». Son dos preguntas y dos pasos independientes: una línea de cocina solo se puede empaquetar cuando está marcada como producida. En las líneas de cocina, la cantidad de producción sigue siendo la cifra de referencia.

He actualizado sin querer: ¿se han perdido las filas empaquetadas? No. Las líneas cargadas no se eliminan al actualizar, y para las filas empaquetadas o cargadas el diálogo te pregunta una segunda vez antes de aplicar los cambios. Sin tu confirmación, al actualizar no se escribe absolutamente nada.

¿Puedo usar la lista de carga sin el monitor de cocina? Sí. La lista de carga funciona por completo de forma independiente.

He cambiado una línea: ¿tengo que actualizar ahora la lista de carga? Mientras la lista no esté activada: no, se actualiza sola. Si está activada, la modificas de forma deliberada con Actualizar lista de carga, y así ves antes qué cambia. El aviso La reserva ha cambiado se refiere exactamente a esto.

¿Por qué no veo ninguna lista de carga en un evento, aunque ya he hecho clic en ella? Porque en ese momento todavía no había ninguna línea de reserva registrada. Univents no crea una lista vacía: en cuanto la reserva esté definida, creas la lista con un clic.