Portale dipendenti: turni, rilevazione delle presenze e altro

Il portale dipendenti è la vista mobile dedicata al tuo team, separata dall'area di amministrazione. Chi ha accesso come crew accede con il proprio login; chi non ce l'ha entra tramite un link del portale, senza account personale. Entrambi vedono qui i propri turni, registrano gli orari e svolgono le attività legate al loro incarico. La barra in basso sullo smartphone ha quattro voci: Inizio, Turni, Rilevazione delle presenze e Io.

Tutto il resto si trova sotto Io (sul computer nella barra laterale), suddiviso in Lavoro, Profilo, Posta in arrivo e Documenti. Sotto Lavoro, oltre alle attività, trovi anche Eventi, Programma, Cucina, Lista di carico e Consegne — proprio le aree che valgono per tutti gli eventi. Sotto Posta in arrivo trovi inoltre Messaggi — la via diretta verso l'ufficio (vedi Messaggi). Ognuna di queste voci compare solo se per te c'è qualcosa: nessuna riga nella lista di carico, nessuna voce «Lista di carico». Inoltre, da ogni turno parte un percorso verso la pagina dell'evento, che raccoglie tutto su quel singolo incarico.

La tua azienda può disattivare alcune di queste aree. Come si fa è spiegato nelle impostazioni, sotto Portali. Un'area disattivata non compare più nella navigazione e la pagina stessa ti è preclusa: nemmeno con un link salvato puoi più accedervi. Quello che la tua azienda non può disattivare sono Inizio e Io.

Nel video vedi cosa vede la tua crew nel portale: eventi e turni in panoramica, turni aperti a cui iscriversi da soli, rilevazione delle presenze, attività e i dettagli di ogni evento.

Video abspielen3:05

I singoli passaggi li trovi qui sotto anche da leggere.

Accesso al portale

Ci sono due modi per accedere al portale:

1. La crew con login personale accede a Univents come di consueto (indirizzo e-mail + codice a 6 cifre) e arriva automaticamente nel portale del workspace. Come configurare questo accesso per una persona è spiegato in Creare e configurare il personale.
2. Le persone senza account personale ricevono per e-mail, alla prima assegnazione a un turno, un link personale. Un clic apre direttamente il portale, senza login. Nell'header compare per questo l'indicazione «Extra». Entrambi i gruppi vedono le stesse funzioni, anche retribuzione, ferie e file. L'unica eccezione è il Saldo ore sotto Io, che vede solo la crew con login personale.

Se un link è scaduto o è stato revocato, la pagina mostra «Questo link non è più valido»: in questo caso serve un nuovo link dal team.

Tenere d'occhio i turni

Nella scheda Turni una tabella elenca tutti gli incarichi con data, orario, ruolo/evento, ore, retribuzione e stato. Con i filtri Tutti / Confermato / In sospeso / Candidato / Aperta restringi l'elenco — Candidato compare solo se al momento hai una candidatura aperta. La scheda Calendario mostra gli stessi turni in una vista mensile o settimanale, con legenda colorata degli stati e possibilità di scorrere.

I turni aperti per cui il tuo profilo di competenze non è adatto non vengono nemmeno mostrati: se vedi «Nessun turno adatto», puoi chiedere all'amministrazione se mancano delle competenze.

Con chi lavoro? Se in uno dei tuoi turni è indicato chi altro è presente, lo vedi direttamente nell'elenco: i colleghi dello stesso evento nello stesso giorno, ciascuno con il nome e il cognome abbreviato, più il ruolo del loro turno e l'orario. La stessa indicazione compare nella pagina di dettaglio del turno. Chi è assegnato solo in un altro giorno o a un altro evento non compare — e nemmeno chi ha annullato o rifiutato.

Tutto su un evento in un unico posto

Quando apri un turno, da lì trovi il pulsante Vai all'evento. Questa pagina raccoglie tutto sull'incarico, nell'ordine in cui serve quando si è in viaggio:

• Luogo con indirizzo e un pulsante che apre il percorso nell'app delle mappe.
• Referente con numero di telefono — un tocco per chiamare.
• Il mio turno con lo stato e il percorso di ritorno al dettaglio del turno, dove si fa il check-in.
• Programma e documenti con i punti del programma e il Function Sheet.
• Le mie attività per questo evento — spuntabili direttamente.
• Cucina, lista di carico e consegna, se per te c'è qualcosa in programma, ciascuna con un collegamento all'elenco completo.
• Messaggi sull'evento (vedi sotto) e, in fondo, richiusa, la Descrizione.

Le sezioni senza contenuto vengono omesse. Dove potrebbe creare equivoci, compare invece una frase — ad esempio «Per questo evento non è ancora stata rilasciata alcuna lista di carico», perché nessuno scambi «nessuna lista» con «niente da caricare».

Un evento è visibile a chi vi ha un turno, a chi vi ha un'attività propria, a chi è abilitato per giorno ai documenti o a chi è indicato come fornitore su un documento di trasporto. Gli eventi annullati non compaiono nel portale — né in questa pagina, né nell'elenco, né nel programma.

Messaggi sull'evento

La sezione Messaggi sull'evento nella pagina dell'evento è lo storico dei commenti su quello specifico incarico. Qui vedi tutto lo storico, anche i contributi scritti prima: la pagina dell'evento è per tutti coloro che vi sono assegnati.

Puoi scrivere se hai un turno in questo evento che attende ancora la tua conferma o che è già confermato. Se sei collegato all'evento solo tramite un'attività, una consegna o documenti rilasciati, non vedi lo storico.

Nello storico puoi usare @ per rivolgerti direttamente a qualcuno — persone dell'ufficio e colleghi assegnati anch'essi a questo evento. La persona menzionata riceve una notifica.

Ecco come compaiono i nomi:

• I colleghi compaiono come «Nome N.» — il nome più la prima lettera del cognome.
• Le persone dell'ufficio compaiono con il loro nome. Se lì non è indicato alcun nome, compare Team. Un indirizzo e-mail non compare mai.

I tuoi contributi puoi modificarli con l'icona della matita ed eliminarli con il cestino, finché hai accesso all'evento. Quelli degli altri no.

I nuovi contributi degli altri compaiono al prossimo ricaricamento della pagina — qui non c'è un aggiornamento in tempo reale.

L'ufficio legge. Tutto ciò che compare in questo storico lo vede anche l'amministrazione. Per una nota destinata solo a voi c'è il commento sull'attività o sul documento.

Sotto Io → Lavoro → Eventi trovi inoltre la panoramica di tutti i prossimi appuntamenti: I tuoi eventi sono cliccabili e portano a questa pagina, Altri appuntamenti del team compaiono senza dettagli, così potete pianificare la vostra disponibilità. Questo elenco mostra volutamente anche eventi in cui (ancora) non hai un turno — per questo da una pagina evento non c'è alcun percorso che porti lì.

Messaggi (messaggi diretti)

Sotto Io → Messaggi (sullo smartphone tramite Io) scrivi direttamente all'ufficio, senza passare per un commento a un'attività. Una conversazione avviene sempre tra esattamente due persone ed è Privato: nemmeno la direzione legge le conversazioni altrui, ogni persona vede solo le proprie.

A sinistra ci sono le tue conversazioni, a destra lo storico aperto (sullo smartphone invece lo storico con Torna all'elenco). Un punto Non letto su una conversazione scompare non appena la apri.

Con Nuovo messaggio scegli la persona:

• L'ufficio lo raggiungi sempre — tutti coloro che usano l'amministrazione.
• I colleghi compaiono solo se siete assegnati allo stesso incarico. Chi non vedi, non puoi nemmeno contattarlo.
• Clienti e partner non compaiono mai. Per loro ci sono i canali clienti dell'evento.

Se la persona ha installato il portale come app, il tuo messaggio arriva come notifica push sul suo smartphone. Sul computer compare nella campanella.

L'area può essere disattivata dall'azienda sotto Portali: in tal caso la voce di menu non compare. Lo storico di un evento puoi comunque continuare a scriverlo, indipendentemente da questo (sezione sopra): i messaggi diretti servono per tutto ciò che non riguarda un evento specifico.

Accettare, confermare o rifiutare un turno

I pulsanti cambiano in base allo stato:

Se il pulsante si chiama Iscriviti o Candidati lo decide l'amministrazione per ogni turno. Con Candidati non sei ancora pianificato: vedi lo stato Candidato e solo con la conferma il turno è davvero tuo. Fino ad allora possono candidarsi anche altri — e tu puoi sempre usare Ritira. Appena c'è una decisione, ricevi un messaggio.

Candidato e In sospeso sono due cose diverse: «In sospeso» significa che l'amministrazione ti ha pianificato e attende la tua conferma. «Candidato» significa, al contrario, che hai presentato la tua candidatura e attendi l'amministrazione. Per questo l'elenco ha un filtro apposito.

Un clic su un turno apre la pagina di dettaglio con evento, referente, colleghi in servizio («Con te in servizio»), link al percorso e — se rilasciato — il programma dell'evento.

Cosa trovi nel turno

La pagina di dettaglio del turno è quella che qualcuno apre in viaggio, venti minuti prima dell'inizio del servizio. Per questo contiene tutto ciò che conta per il tragitto e per i primi minuti:

• Luogo con percorso. Se sul turno stesso non c'è un indirizzo, vale l'indirizzo dell'evento — comprensivo di via e città, non solo il nome della struttura. Se il turno ha un proprio indirizzo o una propria location, prevale questo: l'allestimento in magazzino resta allestimento in magazzino. Un pulsante apre il percorso nell'app delle mappe.
• Arrivo e accesso. Ciò che avete inserito come descrizione nella location — ingresso fornitori, parcheggio, registrazione alla reception — compare subito sotto l'indirizzo. Le note interne della location non compaiono mai.
• Telefono e planimetria della location, se compilati.
• Mansione dal piano turni e Numero di ospiti dell'evento.
• Nota sul turno — la nota che scrivete quando create il turno.
• Responsabile (interno) e Referente in loco come due schede separate, ciascuna con un pulsante di chiamata. Il referente in loco è la persona lato cliente che indicate nell'evento.

Entrambi i referenti li vede solo chi è davvero assegnato al turno. Chi si è solo candidato non vede né nomi né numeri di telefono — nemmeno quelli del cliente. Lo stesso vale per i colleghi in servizio.

Tutto ciò che non è compilato viene omesso, senza sostituzioni. Se non c'è un indirizzo da nessuna parte, non compare un riquadro Luogo vuoto né un pulsante di percorso che porta nel nulla.

Registrare le ore e controllare il saldo ore

Nella pagina di dettaglio del turno timbri direttamente: Timbra ora è attivo solo entro la finestra di check-in, poi compare Timbra l'uscita.

Nella scheda Rilevazione delle presenze hai due modi: il Cronometro (Start/Pausa) oppure una registrazione manuale (evento, attività/turno, inizio, fine, pausa in minuti, note, Salva) — questo modo manuale è aperto sia alla crew con login personale sia a tutti coloro che hanno un link del portale senza accesso. Le regole di legge sulle pause si applicano automaticamente e ti vengono mostrate. Subito sotto, il Saldo ore mostra Ore lavorate, Previste, Saldo e Riporto per il mese selezionato — con possibilità di scorrere. I dettagli sull'approvazione da parte del tuo team li trovi in Rilevazione delle presenze e gestione ferie.

Svolgere le attività e fare domande

Nell'area Attività trovi tutte le attività assegnate a te — suddivise in Scaduta, Aperta e Completata. Un clic sulla casella spunta un'attività; un secondo clic la ripristina.

Sotto ogni attività trovi l'area Commenti. Aprila per fare una domanda o lasciare un aggiornamento — direttamente sull'attività, invece che su WhatsApp senza passare dall'ufficio.

• Il tuo team legge. Ciò che scrivi qui compare nell'area di amministrazione nello stesso storico, sulla stessa attività, con il tuo nome davanti. Clienti e partner non vedono mai questi commenti.
• Tutti i responsabili vengono avvisati. Se l'attività è assegnata a più persone, tutte le altre ricevono una notifica — e una notifica push se hanno installato il portale come app. Tu non ne ricevi.
• Modifica ed eliminazione solo da parte tua. Matita e cestino compaiono solo sui tuoi commenti. Se ne correggi uno in un secondo momento, accanto compare «modificata».

L'area è a disposizione sia della crew con login personale sia di tutti coloro che hanno un link del portale senza accesso.

Assistente IA per le domande sui tuoi materiali

Se nella base di conoscenza condividi materiali Per la crew, nel portale compare anche la voce Assistente IA: nella barra laterale sul computer, sotto Io sullo smartphone. Le tue persone chiedono lì punto di ritrovo, dress code o programma e ricevono la risposta con la fonte, invece di telefonarti. L'assistente legge solo i materiali condivisi: nessun preventivo, nessun turno, nessun dato dei clienti. Se non trova nulla, te lo dice: in quel caso chiedi direttamente al tuo referente. Questo vale per entrambi gli accessi al portale, con login e tramite link del portale. Configurazione, costi e interruttore di emergenza sono descritti in Assistente IA nel portale dipendenti e nel portale clienti.

Ferie, retribuzione e documenti

Retribuzione e ore e File compaiono sotto Io solo se per te è effettivamente presente qualcosa. Chi non riceve mai un cedolino non vede nemmeno la voce.

Queste tre aree sono disponibili solo per i dipendenti assunti con contratto stabile e dotati di login:

• Ferie mostra il tuo budget annuale (Godute / Pianificate / Rimanenti). Con Nuova richiesta scegli il tipo (Ferie, Permesso, Malattia), il periodo e, facoltativamente, un motivo. Le richieste restano inizialmente su «In attesa» finché il tuo team non le conferma o le rifiuta; in caso di rifiuto vedi il motivo direttamente nella richiesta.
• Retribuzione e ore mostra il mese corrente, le tue ore nel corso dell'anno e una tabella per ogni mese con download in PDF del tuo cedolino.
• File elenca i documenti condivisi del team e i documenti privati, entrambi scaricabili.

Spuntare la lista di carico e caricare

Non appena l'ufficio ha creato la lista di carico per un evento, nel portale compare l'area Lista di carico, sia con il tuo login personale sia tramite un link del portale senza accesso. La vedi se hai un turno all'evento o se l'ufficio ti ha assegnato una lista parziale. In alto trovi l'evento con orario di arrivo, tempo rimanente e avanzamento.

Tutte le righe sono in un'unica lista, raggruppate per categoria di prodotto. Se per i prodotti sono indicate almeno due ubicazioni di magazzino diverse, il raggruppamento avviene per ubicazione: è il tuo percorso nel magazzino. Un selettore in alto passa da una vista all'altra. Ogni riga mostra foto, denominazione, confezione («9 casse da 20 · 180 pezzi») e nota.

• Un tocco sulla spunta segna la riga come preparati per intero; un secondo tocco la annulla.
• Se manca qualcosa, tocca la quantità prevista accanto e inserisci la quantità effettivamente preparata («3 di 6»). La riga viene quindi considerata con quantità mancante e compare in cima nella vista della direzione evento.
• Quando il camion è carico, spunti anche Carico. È possibile solo dopo aver segnato la riga come preparata e, direttamente al camion, per un intero gruppo in una volta, ad esempio «Cella frigorifera 2 — 8 righe caricate».

Lo stato resta salvato dopo il ricaricamento, così tutto il team vede lo stesso stato. Se un tocco non va a buon fine per via di una rete debole, la spunta resta impostata e la modifica viene inviata di nuovo appena la connessione torna disponibile.

Chi ha preparato? Dietro ogni riga preparata compaiono la sigla della persona e l'orario, ad esempio «MK · 14:32». Lo vedi sulle righe delle tue colleghe e dei tuoi colleghi, e loro lo vedono sulle tue: nome e orario sono visibili a tutti coloro che vedono la riga nella lista di carico. Alla prima apertura il portale lo segnala una volta.

Le mie liste parziali. Se l'ufficio ha suddiviso la lista di carico in liste parziali e te ne ha assegnata una, all'apertura vedi prima la tua lista parziale; se sono più di una, le trovi sotto Mie. Se hai un turno all'evento, con Lista completa vedi tutto e puoi continuare a spuntare ogni riga, ad esempio quando sostituisci un collega. Se non hai un turno, vedi solo le righe delle tue liste parziali e spunti proprio quelle; l'ubicazione di magazzino di una riga può allora essere modificata solo dai colleghi con un turno. Se non sei assegnato a nessuna lista parziale, vedi l'intera lista come prima. I dettagli per l'ufficio sono in Lista di carico: preparare, registrare le quantità mancanti e caricare.

La stessa lista di carico è disponibile anche nell'area di amministrazione: nella scheda Prenotazioni dell'evento la trovi sotto le righe e puoi spuntarla anche da lì; nell'area Cucina c'è inoltre «Prodotto», così la direzione evento vede lo stato in qualsiasi momento e può aggiornarlo.

Prodotto e preparato sono due passaggi distinti. Per le righe di cucina, a destra compare lo stato di produzione: «Prodotto» oppure «Non ancora prodotto». Una riga di cucina può essere spuntata solo dopo che è stata segnata come prodotta in cucina: finché non lo è, la riga è bloccata (in grigio). In questo modo nulla può risultare preparato se non è ancora pronto. Le righe di logistica non hanno un passaggio di produzione e si possono spuntare in qualsiasi momento.

La lista di produzione stampata resta disponibile invariata: lo schermo digitale sostituisce il foglio, ma non lo abolisce. Tutti i dettagli — aggiornamento con anteprima, attivazione, quantità mancanti e carico — sono in Lista di carico: preparare, registrare le quantità mancanti e caricare.

Pianificazione cucina: solo per la cucina

La voce Cucina mostra la pianificazione della produzione su tutti gli eventi, proprio come una cucina pianifica la propria giornata. Lì trovi quantità, ricette e stato di produzione, ovvero la vostra base di calcolo.

Chi può vederla lo decidi persona per persona: nella scheda del dipendente c'è l'interruttore Portale: pianificazione cucina. Se è disattivato, per quella persona non compaiono né la voce di menu né la sezione cucina nella pagina dell'evento; se apre direttamente l'indirizzo, riceve un avviso al posto dell'elenco. Questo interruttore non controlla la lista di carico, che resta aperta per la logistica.

Chi finora usava la cucina mantiene l'accesso: durante il passaggio abbiamo attivato l'interruttore per tutti coloro che prima potevano vedere la pianificazione cucina. Per il nuovo personale di cucina lo imposti tu.

Fare le consegne e far firmare

Se l'ufficio ti indica come Fornitore su un documento di trasporto, nel portale compare l'area Consegne, sia con il tuo login personale sia tramite un link del portale senza accesso. L'elenco è diviso in Prossime e Completata; le consegne senza un orario indicato restano tra le «Prossime», in modo che non vengano dimenticate.

Se tocchi una consegna, vedi:

• Cliente e numero di telefono: toccandolo parte la chiamata. Se non è indicato alcun numero, viene scritto espressamente.
• Indirizzo di consegna: toccandolo si apre l'app delle mappe del tuo dispositivo.
• Orario di consegna: l'ora compare solo se in ufficio ne è stata indicata una.
• Cosa portare: quantità e denominazione delle righe. Qui non vedi i prezzi.

Con Fai firmare il cliente firma direttamente sul tuo dispositivo: gli porgi lo smartphone, lui traccia la firma, inserisce il suo nome e conferma il consenso. Dopodiché il documento di trasporto risulta firmato e la firma compare con nome e orario nella vista di dettaglio. Se sul documento di trasporto non è indicato alcun cliente, la firma non è possibile: in tal caso segnalalo in ufficio.

Inserire la disponibilità

Nella scheda Disponibilità (visibile per entrambi i gruppi) inserisci uno Schema settimanale: tocca un giorno della settimana, scegli il tipo (Disponibile, Non disponibile, Preferito) e, facoltativamente, una fascia oraria. Per singoli giorni aggiungi inoltre Date singole come eccezione con data precisa. Il tuo team usa questi dati nella pianificazione dei turni, vedi Bacheca di disposizione per la pianificazione del personale.

Installa come app e attiva le notifiche

Nella home del portale la scheda Installa come app mostra come aggiungere il portale alla schermata Home come icona di app a sé («Notifiche su turni e messaggi direttamente sullo smartphone.»):

• Android / Chrome: tocca Installa: il browser ti chiede subito se vuoi installare l'app.
• iPhone (Safari): qui non esiste una vera installazione con un solo tocco. Apri invece il menu Condividi e scegli Aggiungi alla schermata Home. Le notifiche sull'iPhone funzionano solo da iOS 16.4 e esclusivamente nell'app installata in questo modo, non nella normale scheda di Safari.

La scheda scompare automaticamente quando hai già installato l'app o l'hai chiusa una volta (per 30 giorni).

Le notifiche push si attivano separatamente: apri nel portale l'area Notifiche e attiva l'interruttore Attiva le notifiche. Il browser ti chiede quindi l'autorizzazione; se confermi, la scheda mostra Notifiche attive («Questo dispositivo riceve avvisi su nuovi turni, modifiche e messaggi.»). Se in precedenza hai negato l'autorizzazione nel browser, compare invece Notifiche bloccate con l'indicazione di concedere l'autorizzazione nelle impostazioni del browser. Se un collega usa lo stesso dispositivo con un proprio accesso, la scheda mostra «Questo dispositivo riceve per: [Nome]», così è chiaro di chi sono le notifiche che stanno arrivando.

Le notifiche push attivate ti informano su:

• un turno appena assegnato (subito)
• modifiche o annullamento di un turno (raggruppate, se più modifiche avvengono a breve distanza)
• un promemoria quotidiano sui turni in programma
• una menzione in un commento, ad esempio a un evento o a un'attività
• la decisione su una richiesta di ferie

Domande frequenti

Non vedo un turno aperto, anche se avrei tempo. I turni con requisito di competenza vengono mostrati solo ai dipendenti le cui competenze indicate corrispondono. Rivolgiti all'amministrazione se manca una competenza.

Il pulsante «Rifiuta» è sparito. Dopo aver confermato un turno resta solo «Segnala malattia»: rifiutare non è più possibile, ed è voluto. In alcuni workspace rifiutare è disattivato in generale.

Non vedo un'attività a cui collaboro. Nel portale compaiono solo le attività assegnate direttamente a te. Se ne manca una, chiedi al tuo team di inserirti: comparirà insieme all'area commenti.

Non trovo retribuzione, ferie o file nel menu. Queste aree esistono solo con un login personale, quindi dal livello crew in su. Tramite un link del portale senza accesso vedi solo le aree operative.

Il mio link non funziona più. I link del portale senza accesso possono scadere o essere revocati dal team. Chiedi un nuovo link al tuo referente.

Ho attivato le notifiche push, ma non ne ricevo. Controlla nell'area Notifiche se compare Notifiche bloccate: in tal caso in precedenza hai negato l'autorizzazione del browser e devi consentirla manualmente nelle impostazioni del browser per questo sito. Sull'iPhone le notifiche push funzionano inoltre solo se hai installato il portale tramite Aggiungi alla schermata Home e avvii l'app da lì, non nella normale scheda di Safari.