Portal del empleado: turnos, registro de tiempo y más

El portal del empleado es la vista móvil propia de tu equipo, separada del área de administración. Quien tiene acceso de crew inicia sesión con su propio usuario; quien no lo tiene entra mediante un enlace al portal, sin cuenta propia. Ambos ven allí sus turnos, registran sus horas y resuelven las tareas relacionadas con su trabajo. La barra inferior del móvil tiene cuatro apartados: Inicio, Turnos, Registro de tiempo y Yo.

Todo lo demás está en Yo (en el ordenador, en la barra lateral), organizado en Trabajo, Perfil, Bandeja de entrada y Documentación. En Trabajo encuentras, además de las tareas, Eventos, Programa, Cocina, Lista de carga y Entregas: justo las áreas que abarcan todos los eventos. En Bandeja de entrada también está Mensajes, el canal directo con la oficina (consulta Mensajes). Cada uno de estos apartados solo aparece si hay algo para ti: sin ninguna línea en la lista de carga, no verás el apartado «Lista de carga». Además, desde cada turno hay un acceso a la página del evento, que reúne todo lo relativo a ese trabajo concreto.

Tu empresa puede desactivar algunas de estas áreas. Cómo hacerlo se explica en los ajustes, en Portales. Un área desactivada desaparece de tu navegación y la propia página queda bloqueada para ti: ni siquiera con un enlace guardado puedes entrar. Lo que tu empresa no puede desactivar son Inicio y Yo.

En el vídeo ves lo que ve tu crew en el portal: eventos y turnos de un vistazo, turnos abiertos para apuntarse por cuenta propia, registro de tiempo, tareas y los detalles de cada evento.

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Los pasos concretos también los tienes más abajo por escrito.

Acceso al portal

Hay dos formas de entrar en el portal:

1. La crew con usuario propio inicia sesión en Univents como siempre (correo electrónico + código de 6 dígitos) y llega automáticamente al portal del workspace. Cómo configurar este acceso a alguien se explica en Crear y configurar personal.
2. Las personas sin cuenta propia reciben un enlace personal por correo al asignarles el primer turno. Con un clic se abre el portal directamente, sin iniciar sesión. En la cabecera aparece entonces la indicación «Eventual». Ambos grupos ven las mismas funciones, también salario, vacaciones y archivos. La única excepción es el Saldo de horas en Yo, que solo ve la crew con usuario propio.

Si un enlace ha caducado o se ha retirado, la página muestra «Este enlace ya no es válido»; en ese caso solo ayuda un enlace nuevo del equipo.

Ten tus turnos controlados

En la pestaña Turnos, una tabla enumera todos los trabajos con fecha, hora, rol/evento, horas, salario y estado. Con los filtros Todos / Confirmado / Pendiente / Postulado / Abierto acotas la lista; Postulado solo aparece si tienes una candidatura abierta en ese momento. La pestaña Calendario muestra esos mismos turnos en vista mensual o semanal, con una leyenda de estados por colores y navegación entre periodos.

Los turnos abiertos para los que tu perfil de habilidades no encaja ni siquiera se muestran; si ves «No hay turnos adecuados», puedes comentar a la administración que te faltan habilidades.

¿Con quién trabajo? Si en uno de tus turnos figura quién más estará, lo ves directamente en la lista: los compañeros del mismo evento y el mismo día, con el nombre y el apellido abreviado, junto con el rol de su turno y la hora. La misma información aparece en la página de detalle del turno. Quien esté asignado solo en otro día o en otro evento no aparece ahí, y tampoco quien haya cancelado o rechazado.

Todo sobre un evento en un solo lugar

Cuando abres un turno, desde ahí Ir al evento te lleva a la página del evento. Esta página reúne todo lo relativo a ese trabajo, en el orden en que se necesita sobre la marcha:

• Lugar con dirección y un botón que abre la ruta en la app de mapas.
• Persona de contacto con número de teléfono: al pulsarlo, llama.
• Mi turno con el estado y el acceso de vuelta al detalle del turno, donde se hace el check-in.
• Programa y documentos con los puntos del programa y el Function Sheet.
• Mis tareas de este evento, que puedes marcar directamente.
• Cocina, Lista de carga y Entrega, siempre que haya algo pendiente para ti, cada uno con un salto a la lista completa.
• Mensajes sobre el evento (ver más abajo) y, al final del todo, plegada, la Descripción.

Las secciones sin contenido se omiten. Donde pudiera dar lugar a confusión, aparece en su lugar una frase, por ejemplo «Todavía no se ha habilitado ninguna lista de carga para este evento», para que nadie confunda «no hay lista» con «no hay nada que cargar».

Un evento es visible para quienes tienen allí un turno, para quienes tienen allí una tarea propia, para quienes tienen habilitada la documentación por día y para quienes figuran como proveedor en un albarán. Los eventos cancelados no aparecen en el portal, ni en esta página ni en la lista ni en el programa.

Mensajes sobre el evento

La sección Mensajes sobre el evento de la página del evento es el historial de comentarios de ese trabajo concreto. Ahí ves todo el historial, también los mensajes escritos antes: la página del evento es para todos los asignados a él.

Puedes escribir si tienes en este evento un turno que aún espera tu confirmación o que ya está confirmado. Si solo estás vinculado al evento por una tarea, una entrega o documentación habilitada, no ves el historial.

En el historial puedes usar @ para dirigirte directamente a alguien: personas de la oficina y compañeros que también estén asignados a este evento. La persona mencionada recibe una notificación.

Así aparecen los nombres:

• Los compañeros figuran como «Nombre N.»: el nombre más la inicial del apellido.
• Las personas de la oficina figuran con su nombre. Si no hay ningún nombre guardado, aparece Equipo. Nunca se muestra una dirección de correo electrónico.

Puedes editar tus propios mensajes con el icono del lápiz y borrarlos con la papelera, mientras tengas acceso al evento. Los mensajes de otros, no.

Los mensajes nuevos de los demás aparecen al recargar la página; aquí no hay actualización en directo.

La oficina también lo lee. Todo lo que aparece en este historial lo ve también la administración. Para una nota pensada solo para vosotros, existe el comentario en la tarea o en el documento.

En Yo → Trabajo → Eventos tienes además la vista general de todas las próximas fechas: Tus eventos se pueden pulsar y llevan a esta página, mientras que Otras fechas del equipo aparecen sin detalles, para que podáis planificar vuestra disponibilidad. Esta lista muestra a propósito también eventos en los que (todavía) no tienes turno; por eso no hay ningún camino hacia ellos desde la página de un evento.

Mensajes (mensajes directos)

En Yo → Mensajes (en el móvil, a través de Yo) escribes directamente a la oficina, sin rodeos como un comentario en una tarea. Una conversación se desarrolla siempre entre exactamente dos personas y es Privado: ni siquiera la dirección lee las conversaciones ajenas; cada persona ve solo las suyas.

A la izquierda están tus conversaciones y a la derecha el historial abierto (en el móvil, en su lugar, el historial con Volver a la lista). Un indicador Sin leer en una conversación desaparece en cuanto la abres.

Con Mensaje nuevo eliges a la persona:

• La oficina siempre está disponible: todas las personas que usan la administración.
• Los compañeros solo aparecen si estáis asignados al mismo trabajo. A quien no ves, tampoco puedes escribirle.
• Clientes y partners nunca aparecen ahí. Para ellos existen los canales de cliente del evento.

Si la persona ha instalado el portal como app, tu mensaje le llega como notificación push al móvil. En el ordenador aparece en la campana.

La empresa puede desactivar esta área en Portales; entonces desaparece la opción del menú. El historial de un evento sigues escribiéndolo con independencia de ello (sección anterior): los mensajes directos son para todo lo que no pertenece a un evento concreto.

Aceptar, confirmar o rechazar un turno

Los botones cambian según el estado:

Si el botón se llama Apuntarme o Postularme lo decide la administración para cada turno. Con Postularme todavía no estás asignado: ves el estado Postulado y el turno solo es realmente tuyo cuando te lo conceden. Hasta entonces también otros pueden postularse, y tú puedes Retirar tu candidatura en cualquier momento. En cuanto se decide, recibes un mensaje.

Postulado y Pendiente son dos cosas distintas: «Pendiente» significa que la administración te ha asignado y espera tu confirmación. «Postulado» significa lo contrario: te has presentado tú y esperas a la administración. Por eso la lista tiene un filtro propio para cada uno.

Al hacer clic en un turno se abre la página de detalle con el evento, la persona de contacto, los compañeros de turno («Trabajan contigo»), el enlace de ruta y, si está habilitado, el programa del evento.

Qué incluye el turno

La página de detalle del turno es la que alguien abre por el camino veinte minutos antes de empezar. Por eso reúne todo lo que cuenta para llegar y para los primeros minutos:

• Lugar con ruta. Si el propio turno no tiene dirección, vale la del evento, con calle y localidad, no solo el nombre del local. Si el turno tiene una dirección propia o un espacio propio, prevalece esa: el montaje en el almacén sigue siendo montaje en el almacén. Un botón abre la ruta en la app de mapas.
• Cómo llegar y acceso. Lo que hayáis guardado como descripción del espacio (entrada de proveedores, aparcamiento, registro en recepción) aparece justo debajo de la dirección. Las notas internas del espacio nunca aparecen ahí.
• Teléfono y plano de situación del espacio, si están rellenados.
• Actividad del cuadrante de turnos y el Número de invitados del evento.
• Nota del turno: la nota que escribís al crear el turno.
• Responsable (interno) y Contacto en el lugar como dos tarjetas separadas, cada una con su botón de llamada. El contacto en el lugar es la persona del lado del cliente que registráis en el evento.

Solo ve ambos contactos quien está realmente asignado al turno. Quien solo se ha postulado no ve ni nombres ni números de teléfono, tampoco los del cliente. Lo mismo vale para los compañeros de turno.

Todo lo que no esté rellenado se omite sin más. Si no hay ninguna dirección, no aparece un recuadro de lugar vacío ni un botón de ruta que no lleva a ninguna parte.

Registrar el tiempo y consultar el saldo de horas

En la página de detalle del turno fichas directamente: Fichar entrada ahora solo está activo dentro de la ventana de check-in; después, Fichar salida.

En la pestaña Registro de tiempo tienes dos opciones: el Cronómetro (inicio/pausa) o una entrada manual (evento, tarea/turno, inicio, fin, pausa en minutos, notas, Guardar); esta vía manual está tan disponible para la crew con usuario propio como para quienes tienen un enlace al portal sin iniciar sesión. Las normas legales de descanso se aplican automáticamente y se te muestran. Justo debajo, el Saldo de horas muestra horas trabajadas, horas previstas, saldo y arrastre del mes seleccionado, con navegación entre meses. Encontrarás los detalles sobre la aprobación por parte de tu equipo en Registro de tiempo y gestión de vacaciones.

Completar tareas y hacer consultas

En la sección Tareas están todas las tareas que tienes asignadas, separadas en Vencida, Abierto y Completada. Un clic en la casilla marca una tarea como hecha; un segundo clic lo deshace.

Debajo de cada tarea encuentras la sección Comentarios. Despliégala para hacer una consulta o dejar un avance, directamente en la tarea, en lugar de usar WhatsApp a espaldas de la oficina.

• Tu equipo lo lee. Lo que escribes aquí aparece en el área de administración, en el mismo historial de la misma tarea, con tu nombre delante. Los clientes y los partners nunca ven estos comentarios.
• Se notifica a todos los responsables. Si la tarea está asignada a varias personas, todas las demás reciben una notificación, y una notificación push si han instalado el portal como app. Tú no recibes ninguna.
• Solo editas y borras los tuyos. El lápiz y la papelera aparecen solo en tus propios comentarios. Si corriges uno después, detrás aparece «editada».

Esta sección está tan disponible para la crew con usuario propio como para quienes tienen un enlace al portal sin iniciar sesión.

Asistente de IA para consultas sobre vuestra documentación

Si en la base de conocimiento compartes documentación Para la crew, en el portal aparece además la opción Asistente de IA: en la barra lateral en el ordenador y en Yo en el móvil. Tu gente pregunta ahí por el punto de encuentro, el código de vestimenta o el programa, y recibe la respuesta junto con la fuente, en lugar de llamarte. El asistente solo lee la documentación compartida: ni presupuestos, ni turnos, ni datos de clientes. Si no encuentra nada, te lo dice; entonces pregunta directamente a tu persona de contacto. Esto vale para las dos formas de entrar al portal: con inicio de sesión y mediante el enlace del portal. La configuración, los costes y el freno de emergencia se explican en Asistente de IA en el portal del empleado y en el portal de clientes.

Vacaciones, salario y documentos

Salario y horas y Archivos aparecen en Yo solo si realmente hay algo guardado para ti. Quien nunca recibe una nómina no ve esa opción.

Estas tres áreas solo están disponibles para empleados con contrato fijo y con inicio de sesión:

• Vacaciones muestra tu presupuesto anual (Disfrutadas / Planificadas / Restantes). Con Nueva solicitud eliges el tipo (Vacaciones, Libre, Baja), el periodo y, si quieres, un motivo. Las solicitudes quedan en «Pendiente» hasta que tu equipo las confirma o las rechaza; si se rechaza, ves el motivo directamente en la solicitud.
• Salario y horas muestra el mes en curso, tus horas a lo largo del año y una tabla por mes con la descarga en PDF de tu nómina.
• Archivos enumera los documentos compartidos del equipo y los documentos privados; ambos se pueden descargar.

Marcar la lista de carga y cargar

En cuanto la oficina ha creado la lista de carga de un evento, en el portal aparece el área Lista de carga, tanto con tu propio inicio de sesión como mediante un enlace del portal sin registro. La ves si tienes un turno en el evento o si la oficina te ha asignado una sublista. En la cabecera aparecen el evento con la hora de entrega, el tiempo restante y el progreso.

Todas las líneas están en una lista, agrupadas por categoría de producto. Si en los productos hay al menos dos ubicaciones de almacén distintas, la agrupación pasa a ser por ubicación: tu recorrido por el almacén. Un selector en la cabecera alterna entre ambas vistas. Cada fila muestra foto, denominación, embalaje («9 cajas de 20 · 180 unidades») y nota.

• Un toque en la marca de verificación significa empaquetados por completo; un segundo toque lo deshace.
• Si falta algo, toca la cantidad prevista que aparece al lado e introduce la cantidad realmente empaquetada («3 de 6»). La fila pasa entonces a contar como cantidad faltante y aparece arriba del todo en la vista de la dirección del evento.
• Cuando el camión está cargado, marcas además Cargar. Esto solo es posible después de «empaquetado», y en el camión puedes hacerlo para un grupo entero a la vez, por ejemplo «Cámara frigorífica 2 — 8 líneas cargadas».

El estado se conserva al recargar, de modo que todo el equipo ve la misma situación. Si un toque no llega por mala cobertura, la marca de verificación se queda y el cambio se reenvía en cuanto vuelve la conexión.

¿Quién ha empaquetado? Detrás de cada fila empaquetada aparecen las iniciales de la persona y la hora, por ejemplo «MK · 14:32». Lo ves en las filas de tus compañeros y ellos lo ven en las tuyas: nombre y hora son visibles para todos los que ven la fila en la lista de carga. La primera vez que lo abres, el portal te lo indica una vez.

Mis sublistas. Si la oficina ha dividido la lista de carga en sublistas y te ha asignado a una, al abrirla ves primero tu sublista; si son varias, en Mías. Si tienes un turno en el evento, con Lista completa lo ves todo y puedes seguir marcando cualquier fila, por ejemplo cuando cubres a un compañero. Si no tienes turno ahí, solo ves las líneas de tus sublistas y marcas exactamente esas; entonces solo los compañeros con turno pueden cambiar la ubicación de almacén de una línea. Si no estás asignado a ninguna sublista, ves la lista completa como hasta ahora. Los detalles para la oficina están en Lista de carga: empaquetar, registrar cantidades faltantes y cargar.

La misma lista de carga está también en el área de administración: en la pestaña Reservas del evento la encuentras bajo las líneas y puedes marcar tú mismo allí; en el área de Cocina, además, «Producido», para que la dirección del evento vea el estado en cualquier momento y pueda actualizarlo.

Producido y empaquetado son dos pasos separados. En las líneas de cocina aparece a la derecha el estado de producción: «Producido» o «Aún sin producir». Una línea de cocina solo se puede marcar cuando en la cocina se ha marcado como producida; mientras no lo esté, la fila está bloqueada (en gris). Así no se puede marcar como empaquetado algo que aún no está listo. Las líneas de logística no tienen paso de producción y se pueden marcar en cualquier momento.

La lista de producción impresa sigue disponible sin cambios: la pantalla digital sustituye al papel, pero no lo elimina. Todos los detalles —actualizar con vista previa, activar, cantidades faltantes y carga— están en Lista de carga: empaquetar, registrar cantidades faltantes y cargar.

Planificación de cocina: solo para la cocina

La opción Cocina muestra la planificación de producción de todos los eventos, tal como una cocina planifica su día. Ahí están las cantidades, las recetas y el estado de producción, es decir, vuestra base de cálculo.

Quién lo ve lo decidís por persona: en la ficha de personal hay el interruptor Portal: planificación de cocina. Si está desactivado, esa persona no ve ni la opción de menú ni la sección de cocina en la página del evento; si accede directamente a la dirección, recibe un aviso en lugar de la lista. Este interruptor no controla la lista de carga, que sigue abierta para la logística.

Quien ya usaba la cocina conserva el acceso: al hacer el cambio activamos el interruptor para todos los que podían ver antes la planificación de cocina. Para el nuevo personal de cocina lo activáis vosotros.

Hacer entregas y pedir firma

Si la oficina te asigna como Repartidor en un albarán, en el portal aparece el área Entregas, tanto con tu propio inicio de sesión como mediante un enlace del portal sin registro. La lista se divide en Próximas y Completada; las entregas sin hora registrada aparecen en «Próximas» para que no se pierdan.

Al tocar una entrega, ves:

• Cliente y número de teléfono: al tocarlo se inicia la llamada. Si no hay número guardado, aparece indicado expresamente.
• Dirección de entrega: al tocarla se abre la app de mapas de tu dispositivo.
• Hora de entrega: la hora solo aparece si en la oficina se ha indicado una.
• Qué se lleva: cantidad y denominación de las líneas. Aquí no ves los precios.

Con Pedir firma, el cliente firma directamente en tu dispositivo: le pasas el móvil, dibuja su firma, escribe su nombre y confirma el consentimiento. Después el albarán queda registrado como firmado y la firma aparece con nombre y hora en la vista de detalle. Si en el albarán no hay ningún cliente, no es posible firmar; en ese caso, avisa a la oficina.

Indicar tu disponibilidad

En la pestaña Disponibilidad (visible para ambos grupos) indicas un Patrón semanal base: toca un día de la semana, elige el tipo (Disponible, No disponible, Preferido) y, si quieres, una franja horaria. Para días concretos creas además Fechas puntuales como excepción con fecha específica. Tu equipo usa estos datos en la planificación de turnos; consulta Panel de disposición para la planificación del personal.

Instalar como app y activar notificaciones

En la página de inicio del portal, la tarjeta Instalar como app te muestra cómo poner el portal como icono propio en la pantalla de inicio («Notificaciones sobre turnos y mensajes directamente en el móvil.»):

• Android / Chrome: toca Instalar; tu navegador te pregunta enseguida si quieres instalar la app.
• iPhone (Safari): aquí no existe una instalación real con un solo botón. Abre en su lugar el menú Compartir y elige Añadir a pantalla de inicio. En el iPhone, las notificaciones solo funcionan a partir de iOS 16.4 y únicamente en la app instalada de este modo, no en la pestaña normal de Safari.

La tarjeta desaparece automáticamente cuando ya has instalado la app o la has cerrado una vez (durante 30 días).

Las notificaciones push se activan por separado: abre en el portal el área Notificaciones y activa el interruptor Activar notificaciones. Tu navegador te pedirá permiso; si lo confirmas, la tarjeta muestra después Notificaciones activas («Este dispositivo recibe avisos de nuevos turnos, cambios y mensajes.»). Si antes rechazaste el permiso en el navegador, aparece en su lugar Notificaciones bloqueadas con la indicación de conceder el permiso en los ajustes del navegador. Si un compañero usa el mismo dispositivo con un acceso propio, la tarjeta muestra «Este dispositivo recibe notificaciones de: [Nombre]», para que quede claro de quién llegan las notificaciones en ese momento.

Las notificaciones push activadas te informan de:

• un turno recién asignado (de inmediato)
• cambios o la cancelación de un turno (agrupados, si se producen varios cambios seguidos en poco tiempo)
• un recordatorio diario de los turnos próximos
• una mención en un comentario, por ejemplo en un evento o en una tarea
• la decisión sobre una solicitud de vacaciones

Preguntas frecuentes

No veo un turno abierto aunque tendría tiempo. Los turnos con requisito de habilidad solo se muestran a los empleados cuyas habilidades registradas coinciden. Habla con la administración si te falta alguna habilidad.

El botón «Rechazar» ha desaparecido. Después de confirmar un turno solo queda «Avisar de baja»; rechazar ya no es posible, y es intencionado. En algunos workspaces, rechazar está desactivado de forma general.

No veo una tarea en la que colaboro. En el portal solo aparecen las tareas que se te han asignado directamente. Si falta alguna, pide a tu equipo que te añada; entonces aparecerá junto con el área de comentarios.

No encuentro salario, vacaciones o archivos en el menú. Estas áreas solo existen con inicio de sesión propio, es decir, a partir del nivel crew. Con un enlace del portal sin registro solo ves las áreas operativas.

Mi enlace ya no funciona. Los enlaces del portal sin registro pueden caducar o ser retirados por el equipo. Pide un enlace nuevo a tu persona de contacto.

He activado las notificaciones push, pero no recibo ninguna. Comprueba en el área Notificaciones si aparece Notificaciones bloqueadas: en ese caso rechazaste antes el permiso del navegador y tienes que permitirlo manualmente en los ajustes del navegador para esta página. En el iPhone, además, las notificaciones push solo funcionan si has instalado el portal mediante Añadir a pantalla de inicio y abres la app desde ahí, no en la pestaña normal de Safari.