SMS-meldingen
Zo stuur je belangrijke meldingen ook per sms naar personeel en klanten: extra module, afzendernaam, aanleidingen, kosten van je tegoed, toestemming en verloop.
Sommige mensen lezen geen mail en hebben het medewerkersportaal niet als app geïnstalleerd. Voor hen kun je geselecteerde meldingen extra per sms versturen – bijvoorbeeld „Nieuwe dienst morgen 7:00 uur” of de herinnering voor het evenement aan de klant. Mail, bel en push blijven gewoon werken zoals altijd; de sms komt er alleen bij.
Wat je nodig hebt
- De extra module „Berichten” vanaf het Core-abonnement (€ 29 per maand). Deze zit niet in het abonnement en kun je niet gratis uitproberen, omdat elke sms echt geld kost. Neem contact met ons op, dan schakelen wij de module voor je in.
- Tegoed: elke sms kost € 0,15 en wordt afgeschreven van hetzelfde tegoed als de AI – één saldo voor beide. Je saldo zie je onder Facturering.
Zolang het versturen van sms bij Univents nog niet is ingericht, zie je op de pagina een melding. Je kunt dan alvast alles voorbereiden.
Sms instellen
- Open Integraties en kies in de categorie Berichten de kaart SMS.
- Vul een afzendernaam in en klik op Opslaan. Zo verschijnt jouw bedrijf op de telefoon, bijvoorbeeld „ZoutZon”. Toegestaan zijn maximaal 11 tekens: letters, cijfers, spaties en
. & + _ -, minimaal één letter. Op een sms met afzendernaam kan niet worden geantwoord. - Schakel SMS-versand einschalten in.
- Schakel onder Anlässe in wat er extra per sms moet gaan. Bij het inschakelen toont een venster de prijs per sms en je actuele saldo. Pas met Einschalten gaat het in.
- Optioneel: stel een maandelijks maximumbedrag in. Als de sms-kosten in de lopende maand dit bedrag bereiken, wordt er geen sms meer verstuurd.
Alleen eigenaren van de workspace kunnen dit instellen. Alle anderen zien de pagina, maar kunnen niets wijzigen.
Welke aanleidingen er zijn
| Aanleiding | Wie krijgt de sms | Wanneer |
|---|---|---|
| Dienst toegewezen | de ingeroosterde persoon | zodra de dienst is toegewezen; achtergehouden aanvragen pas bij het vrijgeven |
| Dienst geannuleerd | alle ingeroosterde personen | wanneer de dienst wordt verwijderd |
| Dienstherinnering | alle ingeroosterde personen | op hetzelfde moment als de herinneringsmail |
| Herinnering voor het evenement (klant) | het hoofdcontact van het evenement | samen met de herinneringsmail; nooit na een afgewezen offerte |
De tekst is kort en bevat een link naar de dienst in het medewerkersportaal of naar het klantenportaal. De sms komt in de taal van de persoon en is maximaal twee sms'jes lang.
Toestemming
- Personeel krijgt alleen sms met toestemming. Medewerkers schakelen sms zelf in en uit in het medewerkersportaal onder Meldingen. Heeft iemand mondeling of in het arbeidscontract toestemming gegeven, dan kun je dat vastleggen in het personeelsdossier onder SMS met Einwilligung eintragen – met verplichte toelichting.
- Klanten krijgen de herinnering voor hun geboekte evenement ook zonder toestemming, zolang ze geen bezwaar hebben gemaakt. Een bezwaar registreer je bij het contact onder SMS met Widerruf eintragen. Reclame per sms bestaat niet.
Elke toestemming en elke intrekking wordt opgeslagen met datum, herkomst en nummer. Toestemmingen kunnen niet worden geïmporteerd – bij een import ontbreekt het bewijs.
Verloop en kosten
Bij het contact of in het personeelsdossier zie je onder SMS elk bericht met de status: verschickt, Bezorgd, Mislukt of nicht verschickt met reden. De integratiepagina toont de laatste 20 sms'jes van de workspace.
Er wordt alleen afgeschreven wat daadwerkelijk is verstuurd. Er zijn geen kosten als:
- het nummer ongeldig is („Nummer ungültig”) of een vast nummer,
- het tegoed op is („Guthaben aufgebraucht”),
- het maandelijkse maximumbedrag of de daglimiet is bereikt,
- er geen toestemming is.
In al deze gevallen gaan mail, bel en push toch uit.
Goed om te weten
- Welk nummer? Het mobiele nummer van het contact. Staat er alleen een nummer in het veld Telefoon, dan wordt dat gebruikt als het een mobiel nummer is. Nummers zonder landnummer gelden als nummers uit het land van je bedrijf.
- Landen: sms'jes gaan alleen naar mobiele nummers in Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en andere Europese landen.
- Geen dubbele sms'jes: als een herinnering twee keer wordt uitgevoerd, gaat er toch maar één sms uit.
- Uitschakelen kan op elk moment, ook zonder extra module.
- Je kunt de AI-chat vragen welke aanleidingen per sms gaan en hem aanleidingen laten in- of uitschakelen. Inschakelen en toestemmingen bevestig je daar met een klik.