SMS-Benachrichtigungen
So schickst du wichtige Benachrichtigungen zusätzlich per SMS an Personal und Kunden: Zusatzmodul, Absenderkennung, Anlässe, Kosten aus dem Guthaben, Einwilligung und Verlauf.
Manche Leute lesen keine Mail und haben das Mitarbeiter-Portal nicht als App installiert. Für sie kannst du ausgewählte Benachrichtigungen zusätzlich per SMS verschicken – zum Beispiel „Neue Schicht morgen 7:00 Uhr“ oder die Erinnerung vor der Veranstaltung an den Kunden. Mail, Glocke und Push laufen immer wie bisher weiter; die SMS kommt nur dazu.
Was du brauchst
- Das Zusatzmodul „Nachrichten“ ab dem Core-Tarif (29 € im Monat). Es ist nicht im Tarif enthalten und nicht kostenlos testbar, weil jede SMS echtes Geld kostet. Sprich uns an, wir schalten es frei.
- Guthaben: Jede SMS kostet 0,15 € und wird aus demselben Guthaben abgebucht wie die KI – ein Kontostand für beides. Den Stand siehst du unter Abrechnung.
Solange der SMS-Versand bei Univents noch nicht eingerichtet ist, siehst du auf der Seite einen Hinweis. Du kannst trotzdem schon alles vorbereiten.
SMS einrichten
- Öffne Integrationen und wähle in der Kategorie Nachrichten die Karte SMS.
- Trage eine Absenderkennung ein und klicke auf Speichern. So erscheint dein Betrieb auf dem Handy, zum Beispiel „SalzSonne“. Erlaubt sind höchstens 11 Zeichen: Buchstaben, Ziffern, Leerzeichen und
. & + _ -, mindestens ein Buchstabe. Auf eine SMS mit Absenderkennung kann man nicht antworten. - Schalte SMS-Versand einschalten ein.
- Schalte unter Anlässe ein, was zusätzlich per SMS gehen soll. Beim Einschalten zeigt dir ein Fenster den Preis je SMS und deinen aktuellen Kontostand. Erst mit Einschalten gilt es.
- Optional: Lege einen Monats-Höchstbetrag fest. Sind die SMS-Kosten im laufenden Monat erreicht, geht keine SMS mehr raus.
Einstellen dürfen nur Inhaberinnen und Inhaber des Workspace. Alle anderen sehen die Seite, können aber nichts schalten.
Welche Anlässe es gibt
| Anlass | Wer bekommt die SMS | Wann |
|---|---|---|
| Schicht zugeteilt | die eingeteilte Person | sobald die Schicht zugeteilt ist; zurückgehaltene Anfragen erst beim Freigeben |
| Schicht abgesagt | alle Eingeteilten | wenn die Schicht gelöscht wird |
| Schicht-Erinnerung | alle Eingeteilten | zur selben Zeit wie die Erinnerungs-Mail |
| Erinnerung vor der Veranstaltung (Kunde) | der Hauptkontakt der Veranstaltung | zusammen mit der Erinnerungs-Mail; nie nach einem abgelehnten Angebot |
Der Text ist kurz und enthält einen Link zur Schicht im Mitarbeiter-Portal bzw. zum Kundenportal. Die SMS kommt in der Sprache der Person und ist höchstens zwei SMS lang.
Einwilligung
- Personal bekommt SMS nur mit Einwilligung. Mitarbeitende schalten SMS im Mitarbeiter-Portal unter Benachrichtigungen selbst ein und aus. Hat jemand mündlich oder im Arbeitsvertrag eingewilligt, kannst du das in der Personal-Akte unter SMS mit Einwilligung eintragen festhalten – mit Pflicht-Vermerk.
- Kunden bekommen die Erinnerung zu ihrer gebuchten Veranstaltung auch ohne Einwilligung, solange sie nicht widersprochen haben. Einen Widerspruch trägst du im Kontakt unter SMS mit Widerruf eintragen ein. Werbung per SMS gibt es nicht.
Jede Einwilligung und jeder Widerruf wird mit Datum, Herkunft und Nummer gespeichert. Einwilligungen lassen sich nicht importieren – beim Import fehlt der Nachweis.
Verlauf und Kosten
Im Kontakt bzw. in der Personal-Akte siehst du unter SMS jede Nachricht mit ihrem Zustand: verschickt, zugestellt, fehlgeschlagen oder nicht verschickt mit Grund. Die Integrationsseite zeigt die letzten 20 SMS des Workspace.
Abgebucht wird nur, was wirklich verschickt wurde. Keine Kosten entstehen, wenn:
- die Nummer ungültig ist („Nummer ungültig“) oder eine Festnetznummer,
- das Guthaben aufgebraucht ist („Guthaben aufgebraucht“),
- der Monats-Höchstbetrag oder das Tageslimit erreicht ist,
- keine Einwilligung vorliegt.
In all diesen Fällen gehen Mail, Glocke und Push trotzdem raus.
Gut zu wissen
- Welche Nummer? Die Mobilnummer des Kontakts. Steht nur eine Nummer im Feld Telefon, wird sie genutzt, wenn es eine Mobilnummer ist. Nummern ohne Ländervorwahl gelten als Nummern aus dem Land deines Betriebs.
- Länder: SMS gehen nur an Mobilnummern in Deutschland, Österreich, der Schweiz und weiteren europäischen Ländern.
- Keine doppelten SMS: Läuft eine Erinnerung zweimal, geht trotzdem nur eine SMS raus.
- Ausschalten geht jederzeit, auch ohne Zusatzmodul.
- Den KI-Chat kannst du fragen, welche Anlässe per SMS gehen, und ihn Anlässe ein- oder ausschalten lassen. Einschalten und Einwilligungen bestätigst du dort per Klick.