Boas práticas: criar corretamente um evento de vários dias

<!-- VIDEO: „Mehrtägige Veranstaltung richtig anlegen“ — Bildschirmaufnahme, 3–5 Minuten, Schritt für Schritt. Drehbuch:

1. Intro (15 s): die Regel einblenden — eine Veranstaltung, ein Angebot, je Tag ein Lieferschein.
2. Veranstaltung anlegen: im Schritt „Termin & Ort“ Start am ersten, Ende am letzten Tag setzen.
3. Übersicht: Karte „Tageszeiten“ zeigen, für jeden Tag Startzeit und Endzeit eintragen.
4. Angebot: mit „Abschnitt hinzufügen“ die Abschnitte „Tag 1 – …“, „Tag 2 – …“ anlegen, Positionen per „In Abschnitt verschieben“ zuordnen; Mengen je Tag statt Gesamtmenge.
5. PDF-Einstellung „Positionen nach Abschnitten + Reihenfolge sortieren“ zeigen.
6. Je Tag einen Lieferschein: „Neuer Lieferschein“, Leistungszeitraum Start = Liefertag mit Uhrzeit, unter „Positionen übernehmen“ → „Aus anderen Belegen“ nur die Zeilen von Tag 1 anhaken, einfügen. Für Tag 2 wiederholen.
7. Küche: Buchungen → Material, Filter „Lieferschein…“; Produktionsliste drucken mit „Je Lieferschein ein eigenes Blatt“.
8. Ablaufplan mit Punkten an mehreren Tagen: Überschrift je Tag zeigen. Schichten an verschiedenen Tagen. Kalender-Tagesansicht.
9. Kurz Webshop: Schalter „Warenkorb pro Tag aufteilen“ und das Angebot mit Tagesabschnitten.
10. Outro: die drei Fehler als Merkzettel. -->

Um cliente reserva os seus serviços para três dias: uma feira, um congresso, um fim de semana de casamento. A regra mais importante é esta:

Uma encomenda de vários dias é UM evento com UM orçamento e UMA guia de remessa por dia.

Por isso, não se cria um evento próprio por dia, nem se elabora um orçamento próprio por dia. O cliente faz uma encomenda, logo recebe um orçamento. A cozinha e os motoristas trabalham, porém, dia a dia, e é por isso que existe uma guia de remessa por dia.

Este artigo mostra, passo a passo, como fazer isto no Univents e quais são os erros que vemos com mais frequência.

Passo a passo

1. Um evento para todo o período

1. Crie o evento como habitualmente. No passo Data e local, em Data principal, defina o Início no primeiro dia e o Fim no último dia.
2. Guarde. O evento passa a aparecer no calendário em cada um dos seus dias, também na vista diária (ver Calendário: ano, mês, semana e dia).

Um fim exatamente às 00:00 ainda conta como o dia anterior: das 18:00 às 00:00 é uma noite, não são dois dias.

2. Registar os horários por dia

1. Abra a vista geral do evento. A partir de dois dias, aparece aí o cartão Horários por dia.
2. Introduza, para cada dia, uma Hora de início e uma Hora de fim próprias, por exemplo: dia 1 montagem a partir das 8h, dias 2 e 3 das 10h às 18h.

Compensa duplamente: as linhas calculadas Por hora passam a usar a soma dos horários por dia, em vez de todo o período entre o primeiro início e o último fim. Enquanto faltar um dia, o cartão mostra um aviso. Mais informações em Horários por dia em eventos de vários dias.

3. Um orçamento com uma secção por dia

1. Crie um orçamento no evento.
2. No editor de linhas, clique em Adicionar secção e dê à secção o nome do dia, por exemplo «Dia 1 – sexta-feira, 06/11». Crie assim uma secção para cada dia.
3. Atribua cada linha ao respetivo dia. Uma linha existente pode ser movida com Mover para secção ou arrastada para o sítio certo.
4. Introduza as quantidades por dia: 120 almoços no dia 1 e 80 no dia 2 são duas linhas, não uma com 200.
5. Para que o PDF mostre a mesma ordem, ative nas definições de PDF do documento a opção Ordenar linhas por secções + ordem (em vez de categorias). Cada secção passa então a ter o seu subtotal.

O funcionamento geral das secções está explicado em Documentos financeiros: orçamentos, faturas e guias de remessa.

4. Uma guia de remessa por dia

As guias de remessa são criadas manualmente, depois de o orçamento estar fechado:

1. Crie no evento uma Nova guia de remessa.
2. No cabeçalho, defina o Início do período da prestação como o dia de entrega, de preferência com a hora. Esta data é a data de entrega e aparece mais tarde também na lista de produção.
3. Abra em baixo a área Importar linhas. Em De outros documentos encontra o seu orçamento. Selecione apenas as linhas desse dia e clique em … inserir linhas selecionadas.
4. Repita o processo para cada um dos restantes dias.

As linhas importadas continuam associadas ao orçamento. Se alterar a quantidade apenas para uma entrega, escolha Alterar só nesta guia de remessa. Os detalhes estão em Converter um orçamento em guia de remessa ou fatura.

5. Abastecer a cozinha e o armazém dia a dia

1. No separador Reservas, restrinja a vista Material a um dia com o filtro Guia de remessa….
2. Ao imprimir a Lista de produção, selecione as guias de remessa na janela Lista de produção para guia(s) de remessa. Com Uma folha própria por guia de remessa, cada dia recebe uma folha própria, com a respetiva data de entrega no cabeçalho.

A lista de carga aplica-se a todo o evento e não é dividida por guias de remessa. Mais informações em Criar listas de encomenda, de carga, de entrega e de produção.

6. Programa, Function Sheet e pessoal

• Programa: crie os pontos do programa com data e hora. Se um programa se estender por vários dias, a vista de detalhe mostra um título próprio acima de cada dia. Ver Criar e partilhar programas.
• Function Sheet: basta um Function Sheet para todo o evento. Se uma reserva tiver uma janela horária própria (Início e Fim na reserva), nos eventos de vários dias a coluna Nota mostra a data com a hora. Assim, a equipa vê em que dia a linha é executada. Ver Criar e utilizar um Function Sheet.
• Turnos: cada turno tem a sua própria Hora de início e Hora de fim com data. Crie, por isso, os turnos diretamente no dia certo. Ver Criar turnos e trabalhos e definir preços.

Os três erros mais frequentes

Um evento próprio por dia

Consequência: o cliente recebe vários orçamentos, a faturação e a margem dispersam-se por vários eventos e o programa fica separado, embora se trate de uma única encomenda.

Como fazer: criar um único evento com Início no primeiro dia e Fim no último, e representar os dias através dos Horários por dia e das secções no orçamento.

Uma guia de remessa para tudo

Consequência: a cozinha e os motoristas não veem o que sai em cada dia e, no pior dos casos, produzem o dia 3 logo no dia 1.

Como fazer: criar uma guia de remessa por dia, com data de entrega própria, e importar apenas as linhas desse dia.

Quantidade total sem referência ao dia no orçamento

Consequência: se o orçamento indicar apenas «200 almoços», a quantidade não pode ser atribuída a nenhum dia, e a lista de produção e as guias de remessa ficam incorretas por dia.

Como fazer: criar, por dia, uma linha própria com a quantidade desse dia, na secção correspondente.

Caso especial loja online: dividir carrinho por dia

Se o cliente reservar através de uma página de reservas com o Design Webshop, pode separar os dias por conta própria:

1. Abra a página de reservas e, na secção Reservas, ative Dividir carrinho por dia.
2. Nas reservas de vários dias, o cliente vê acima dos produtos uma barra Dia 1, Dia 2, etc., e coloca cada produto no carrinho do dia selecionado.
3. Ao aceitar o pedido, o orçamento recebe automaticamente uma secção própria por dia («Tag 1 – 04.03.2027», etc.). Depois, crie uma guia de remessa por dia, como descrito acima.

Mais informações em Criar e configurar páginas de reservas.

Perguntas frequentes

É possível juntar posteriormente uma encomenda existente com vários eventos? Não, não existe uma função para juntar. Alargue o primeiro evento a todo o período, importe as linhas dos outros dias para o respetivo orçamento e cancele os restantes eventos.

É obrigatório registar os horários por dia? Não é obrigatório. Sem eles, porém, as linhas calculadas por hora usam todo o período entre o primeiro início e o último fim, o que, com vários dias, é quase sempre demasiado.