Suddividere gli ospiti in gruppi

I grandi eventi hanno di rado un solo gruppo di ospiti: adulti, bambini, fornitori di servizi, musicisti. Con i Gruppi di ospiti registri questa suddivisione direttamente sull’evento. Importante: resta un solo numero di ospiti per evento — Univents continua a calcolare costi, fabbisogno di personale e documenti con quest’unico numero.

I gruppi di ospiti sono disponibili a partire dal piano Core.

Creare i gruppi una volta sola

1. Apri Impostazioni > Gruppi di ospiti.
2. Alla prima apertura Univents crea due gruppi per te: Adulti e Bambini. Puoi rinominarli o eliminarli.
3. Con Nuovo gruppo crei altri gruppi, ad esempio «Musicisti» o «Fornitori di servizi».

Ogni gruppo ha l’opzione Conta come ospite. Se è disattivata, il gruppo compare nella suddivisione, ma il suo numero non entra nel numero di ospiti. È il caso giusto per musicisti, fotografi o dipendenti.

Prezzo per gruppo

Ogni gruppo ha un tipo di prezzo. Vale per tutti gli articoli a persona e si trova nello stesso elenco, nella colonna Price:

• Prezzo pieno — il gruppo paga quanto costa l’articolo.
• Percentuale del prezzo — una quota invece di uno sconto: 50 significa metà prezzo. La percentuale si applica al prezzo dopo il gruppo di prezzo del cliente.
• Gratuito — il gruppo riceve una riga da 0,00 € con il suo numero di ospiti.
• Non addebitare — per il gruppo non nasce alcuna riga. È il caso giusto per musicisti e fornitori di servizi.

I gruppi che non contano come ospiti partono con Non addebitare.

Prezzi per gruppo di ospiti sull’articolo

Il tipo di prezzo del gruppo vale ovunque. Un singolo articolo può sostituirlo: apri Inventario, apri l’articolo e scorri fino a Prezzo e giacenza → Prezzi per gruppo di ospiti. Per ogni gruppo c’è un campo prezzo.

• Vuoto significa: vale il tipo di prezzo del gruppo.
• Un prezzo inserito vale solo per questo articolo e questo gruppo — anche se il cliente ha un gruppo di prezzo. Un buffet bambini a 18 € resta 18,00 €.
• Prodotti per la retribuzione, ticket e pacchetti mantengono il loro prezzo — i gruppi di ospiti non valgono per loro.

I prezzi per gruppo di ospiti richiedono lo stesso piano dei gruppi di ospiti stessi.

Suddividere un evento

1. Apri un evento e scorri fino alla scheda Ospiti in gruppi.
2. Clicca su Suddividi in gruppi.
3. Inserisci la quantità per ogni gruppo. I gruppi che lasci vuoti non fanno parte della suddivisione.
4. Il totale è bloccato e risulta dai gruppi che contano come ospiti.
5. Salva.

La scheda mostra poi la suddivisione e il totale dell’evento. Con Modifica suddivisione la cambi, con Rimuovi suddivisione torni a un singolo numero di ospiti.

Suddivisione in fase di creazione, copia e nelle serie

• In fase di creazione: nella procedura guidata, nel passaggio dedicato agli ospiti compare il blocco Suddividi in gruppi, non appena hai creato dei gruppi. Se vi inserisci dei numeri, il totale ne deriva ed è bloccato. Se lasci il blocco chiuso, il numero di ospiti resta libero.
• Copia: se copi un evento, la copia riprende la suddivisione dell’originale, compreso il numero per ogni gruppo.
• Serie: se inserisci una suddivisione durante la creazione di una serie, ogni evento della serie riceve la stessa suddivisione.

Una riga per gruppo

Non appena un gruppo ha un proprio tipo di prezzo o l’articolo porta un prezzo di gruppo fisso, Univents crea un articolo a persona per gruppo — una riga di prenotazione per gruppo, nell’ordine dei tuoi gruppi. Un «Menu» da 40,00 € con il 50 % per i bambini diventa, con 60 adulti, 12 bambini e 5 musicisti:

• Menu – Adulti, 60 ospiti × 40,00 €
• Menu – Bambini, 12 ospiti × 20,00 €
• Menu – Musicisti, 5 ospiti × 40,00 €

Per ognuna di queste righe:

• Il numero del gruppo sta sull’asse ospiti della riga, non nella quantità — la catena dei fattori mostra «12 ospiti × 20,00 €».
• Un gruppo con 0 ospiti non riceve alcuna riga.
• Un gruppo su Gratuito riceve una riga da 0,00 € con il suo numero di ospiti.
• Un prezzo di gruppo fisso sull’articolo sostituisce il prezzo base; una percentuale si applica al prezzo dopo il gruppo di prezzo del cliente.
• Le condizioni di prezzo come «weekend +10 %» colpiscono ogni riga di gruppo allo stesso modo; uno sconto di riga vale per riga.

Nel preventivo ogni riga di gruppo è una posizione propria con il nome del gruppo — nel PDF e nella fattura elettronica allo stesso modo. Nelle prenotazioni e nell’editor ogni riga porta inoltre un’etichetta con il nome del gruppo.

Niente impostato? Allora tutto resta come prima: una posizione per articolo, un prezzo, lo stesso numero di ospiti. Chi non gestisce prezzi per gruppo di ospiti non nota alcuna differenza.

Quando la suddivisione cambia

Se modifichi il numero di un gruppo sull’evento, le sue righe seguono:

• I numeri seguono: la riga del gruppo compare poi nelle prenotazioni e nelle bozze di preventivo aperte con il nuovo numero di ospiti — ricalcolata con il prezzo, non con l’importo vecchio moltiplicato per il nuovo numero.
• Gruppo a 0: la riga scompare, anche se era l’ultima del suo tipo.
• Nuovo gruppo (0 → 3 adolescenti): nessuna riga nasce da sola. Le prenotazioni mostrano «Manca una riga per Adolescenti (3): Menu, Buffet — aggiungere»; Aggiungere la crea con un clic.
• Modificata da te: se hai adattato tu stesso il numero di una riga di gruppo o hai eliminato la riga, resta così. Univents non sovrascrive il tuo numero e non ricrea una riga eliminata.
• Documenti inviati e accettati restano invariati e portano la solita nota «obsoleto» — come per ogni altra modifica all’evento.
• Lo stesso articolo due volte nello stesso giorno con gruppi: Univents non modifica nulla e ti chiede di controllare le righe.

Prezzo di gruppo fisso impostato in un secondo momento? Una riga non suddivisa esistente resta in piedi; le prenotazioni mostrano «Menu non è ancora suddiviso per gruppo di ospiti — suddividere». Un clic la suddivide, finché non è stato inviato un preventivo. Se togli di nuovo il prezzo di gruppo, le righe di gruppo esistenti restano come sono.

Importazione e Chat IA

• Importazione: il modello di importazione per gli eventi ha una colonna Ospiti <Gruppo> per ogni gruppo — «Ospiti Adulti», «Ospiti Bambini» e così via. I numeri inseriti qui creano subito anche la suddivisione. La colonna Numero di ospiti può restare vuota; se contiene un numero diverso dalla somma dei gruppi, il controllo segnala un errore per quella riga. Un gruppo che non esiste nel tuo account l’importazione non lo crea — la riga resta ferma con un errore che indica il nome. Dettagli: Importazione Excel: prodotti, contatti ed eventi.
• Chat IA: «Imposta i bambini a 10» oppure «Suddividi il matrimonio di sabato in 60 adulti e 12 bambini». Univents cerca l’evento (o la richiesta), associa il nome al gruppo corretto e nella risposta indica il nuovo numero di ospiti e l’intera suddivisione. I gruppi che ometti scompaiono dalla suddivisione; «Rimuovi la suddivisione» riporta l’evento a un singolo numero di ospiti. Se aggiungi un articolo a persona dalla chat, le righe di gruppo nascono come nelle prenotazioni; se chiedi il prezzo di un evento, Univents calcola per gruppo e indica il totale.

Portale clienti e lista ospiti

Nel portale clienti i gruppi compaiono con il loro numero sotto il numero di ospiti. Il tuo cliente può proporre un nuovo numero per ogni gruppo; viene applicato solo quando accetti la richiesta di modifica — come ogni altra richiesta nel backoffice.

Se la lista ospiti porta un nuovo numero con Applica numero di ospiti, la differenza confluisce nel primo gruppo che conta, e il messaggio ti indica quale gruppo. Se il numero desiderato non è raggiungibile a causa degli altri gruppi, Univents te lo segnala allo stesso modo.

Cosa succede al numero di ospiti

Il totale resta il numero dell’evento. Compare ad esempio nella riga dei KPI e viene riutilizzato ovunque: righe per ospite in preventivi e fatture, fabbisogno di personale, fabbisogno di materiale.

• Se il numero di ospiti cambia altrove, ad esempio modificando l’evento, la differenza confluisce nel primo gruppo che conta. La somma dei gruppi corrisponde così sempre al totale.
• Se il totale cambia, Univents controlla i documenti finanziari dell’evento. Le bozze vengono ricalcolate; per i preventivi e le fatture già inviati, Univents ti chiede conferma.
• Solo gruppi che non contano: se inserisci esclusivamente gruppi che non contano come ospiti, il numero di ospiti resta vuoto. La suddivisione rimane comunque sull’evento.

Cosa resta una sola riga

• I pacchetti non vengono suddivisi: un pacchetto resta una posizione, anche se i suoi componenti hanno prezzi a persona.
• I prodotti per la retribuzione e i ticket mantengono il loro prezzo — i prezzi di gruppo non valgono per loro.
• Il calcolo resta una riga per articolo. Calcola con il proprio prezzo calcolato, non con il prezzo del gruppo di ospiti.
• La pagina di prenotazione pubblica mostra ancora una posizione per articolo. La suddivisione vale nelle prenotazioni, nell’editor e nei preventivi e fatture che ne derivano.

Archiviare un gruppo invece di eliminarlo

Un gruppo che non ti serve più puoi archiviarlo con Archivia. Non compare più per i nuovi eventi; i numeri già inseriti restano e continuano a contare. Le righe di gruppo esistenti mantengono il loro prezzo.

Elimina funziona solo finché nessun evento usa il gruppo e non compare in alcuna riga di prenotazione o documento — altrimenti Univents segnala che il gruppo è ancora in uso. Rimuovi prima la suddivisione dall’evento, archivia il gruppo oppure elimina la riga.