Dividir convidados em grupos

Os grandes eventos raramente têm um único grupo de convidados: adultos, crianças, prestadores de serviços, músicos. Com os Grupos de convidados, esta divisão fica registada no evento. Importante: continua a existir um só número de convidados por evento — o Univents continua a calcular a estimativa de custos, as necessidades de pessoal e os documentos com este número único.

Os grupos de convidados estão disponíveis a partir do plano Core.

Criar os grupos uma única vez

1. Abrir Definições > Grupos de convidados.
2. Na primeira abertura, o Univents cria dois grupos: Adultos e Crianças. É possível renomeá-los ou eliminá-los.
3. Com Novo grupo, criam-se mais grupos, por exemplo «Músicos» ou «Prestadores de serviços».

Cada grupo tem a opção Conta como convidado. Quando está desativada, o grupo aparece na divisão, mas o respetivo número não entra no número de convidados. É a opção certa para músicos, fotógrafos ou colaboradores.

Preço por grupo

Cada grupo tem um tipo de Preço. Aplica-se a todos os artigos por convidado e está na mesma lista, na coluna Preço:

• Preço completo — o grupo paga o que o artigo custa.
• Percentagem do Preço — uma parte em vez de um desconto: 50 significa metade do Preço. A percentagem aplica-se ao Preço depois do grupo de preços do cliente.
• Gratuito — o grupo recebe uma linha de 0,00 € com o seu número de convidados.
• Não faturar — não é criada qualquer linha para o grupo. É a opção certa para músicos e prestadores de serviços.

Os grupos que não contam como convidados começam com Não faturar.

Preços por grupo de convidados no artigo

O tipo de Preço do grupo aplica-se em todo o lado. Um único artigo pode substituí-lo: abra Inventário, abra o artigo e desloque-se até Preço e stock → Preços por grupo de convidados. Existe um campo de Preço por grupo.

• Vazio significa: aplica-se o tipo de Preço do grupo.
• Um Preço introduzido só vale para este artigo e este grupo — mesmo quando o cliente tem um grupo de preços. Um buffet de crianças a 18 € mantém-se em 18,00 €.
• Produtos de salário, bilhetes e pacotes mantêm o seu Preço — os grupos de convidados não se aplicam a eles.

Os preços por grupo de convidados exigem o mesmo plano dos próprios grupos de convidados.

Dividir um evento

1. Abrir um evento e deslocar-se até ao cartão Convidados em grupos.
2. Clicar em Dividir em grupos.
3. Introduzir a quantidade de cada grupo. Os grupos deixados em branco não fazem parte da divisão.
4. O total está bloqueado e resulta dos grupos que contam como convidados.
5. Guardar.

O cartão mostra depois a divisão e o total do evento. Com Editar divisão, altera-se a divisão; com Remover divisão, volta-se a um único número de convidados.

Dividir ao criar, ao copiar e em séries

• Ao criar: no assistente, o passo dos convidados mostra o bloco Dividir em grupos assim que existirem grupos criados. Se forem introduzidos números aí, o total resulta deles e fica bloqueado. Se o bloco ficar fechado, o número de convidados continua livre.
• Cópia: ao copiar um evento, a cópia assume a divisão do original, incluindo o número de cada grupo.
• Série: se for introduzida uma divisão ao criar uma série, todos os eventos da série ficam com a mesma divisão.

Uma linha por grupo

Assim que um grupo tiver o seu próprio tipo de preço ou o artigo tiver um preço de grupo fixo, Univents cria um artigo por convidado por grupo — uma linha de reserva por grupo, na ordem dos seus grupos. Um «Menu» de 40,00 € com 50 % para crianças passa a ser, com 60 adultos, 12 crianças e 5 músicos:

• Menu – Adultos, 60 convidados × 40,00 €
• Menu – Crianças, 12 convidados × 20,00 €
• Menu – Músicos, 5 convidados × 40,00 €

Para cada uma destas linhas:

• O número do grupo está no eixo dos convidados da linha, não na quantidade — a cadeia de fatores mostra «12 convidados × 20,00 €».
• Um grupo com 0 convidados não recebe qualquer linha.
• Um grupo em Gratuito recebe uma linha de 0,00 € com o seu número de convidados.
• Um preço de grupo fixo no artigo substitui o preço base; uma percentagem aplica-se ao preço depois do grupo de preços do cliente.
• As condições de preço como «fim de semana +10 %» afetam cada linha de grupo da mesma forma; um desconto de linha aplica-se por linha.

No orçamento, cada linha de grupo é uma posição própria com o nome do grupo — no PDF e na fatura eletrónica da mesma forma. Nas reservas e no editor, cada linha tem ainda uma etiqueta com o nome do grupo.

Nada configurado? Então tudo fica como antes: uma posição por artigo, um preço, o mesmo número de convidados. Quem não mantém preços por grupo de convidados não nota diferença.

Quando a divisão muda

Se alterar o número de um grupo no evento, as suas linhas acompanham:

• Os números acompanham: a linha do grupo aparece depois nas reservas e nos rascunhos de orçamento abertos com o novo número de convidados — recalculada com o preço, e não o valor antigo vezes o novo número.
• Grupo a 0: a linha desaparece, mesmo que fosse a última do seu tipo.
• Novo grupo (0 → 3 adolescentes): nenhuma linha surge sozinha. As reservas mostram «Falta uma linha para Adolescentes (3): Menu, Buffet — acrescentar»; Acrescentar cria-a com um clique.
• Alterado por si: se ajustou o número de uma linha de grupo ou eliminou a linha, isso mantém-se. Univents não substitui o seu número nem recria uma linha eliminada.
• Documentos enviados e aceites permanecem inalterados e mantêm o conhecido aviso de «desatualizado» — como em qualquer outra alteração ao evento.
• O mesmo artigo duas vezes no mesmo dia com grupos: Univents não altera nada e pede-lhe para verificar as linhas.

Preço de grupo fixo definido mais tarde? Uma linha não dividida existente mantém-se; as reservas mostram «Menu ainda não está dividido por grupo de convidados — dividir». Um clique divide-a, desde que não tenha sido enviado um orçamento. Se retirar o preço de grupo, as linhas de grupo existentes ficam como estão.

Importação e Chat com IA

• Importação: o modelo de importação de eventos tem, para cada grupo, uma coluna Convidados <grupo> — «Convidados Adultos», «Convidados Crianças» e assim por diante. Os números aí indicados criam também a divisão. A coluna Número de convidados pode ficar vazia; se aí constar um número diferente da soma dos grupos, a verificação indica um erro na linha. Um grupo que não exista na conta não é criado pela importação — a linha fica pendente com um erro identificado. Detalhes: Importação Excel: produtos, contactos e eventos.
• Chat com IA: «Define as crianças para 10» ou «Divide 60 adultos e 12 crianças no casamento de sábado». O Univents procura o evento (ou o pedido), atribui o nome ao grupo correto e indica na resposta o novo número de convidados e a divisão completa. Os grupos omitidos desaparecem da divisão; «Remove a divisão» repõe o evento num único número de convidados. Se adicionar um artigo por convidado através do chat, as linhas de grupo surgem tal como nas reservas; se perguntar pelo preço de um evento, Univents calcula por grupo e indica o total.

Portal do cliente e lista de convidados

No portal do cliente, os grupos aparecem com o respetivo número por baixo do número de convidados. O cliente pode propor um novo número para cada grupo; este só é aplicado quando o pedido de alteração for aceite — como qualquer outro pedido no backoffice.

Quando a lista de convidados obtém um novo número com Aplicar número de convidados, a diferença passa para o primeiro grupo que conta, e a mensagem indica qual é o grupo. Se o número pretendido não for alcançável por causa dos restantes grupos, o Univents também o indica.

O que acontece ao número de convidados

O total continua a ser o número do evento. Aparece, por exemplo, na linha de KPI e é usado em todo o lado: linhas por convidado em orçamentos e faturas, necessidades de pessoal, necessidades de material.

• Se o número de convidados for alterado noutro local, por exemplo ao editar o evento, a diferença passa para o primeiro grupo que conta. A soma dos grupos corresponde assim sempre ao total.
• Se o total for alterado, o Univents verifica os documentos financeiros do evento. Os rascunhos são recalculados; nos orçamentos e faturas já enviados, o Univents pergunta primeiro.
• Apenas grupos que não contam: se forem introduzidos exclusivamente grupos que não contam como convidado, o número de convidados fica vazio. A divisão permanece, ainda assim, no evento.

O que continua uma única linha

• Os pacotes não são divididos: um pacote continua a ser uma posição, mesmo que os seus componentes tenham preços por convidado.
• Os produtos de salário e os bilhetes mantêm o seu preço — os preços de grupo não se aplicam a eles.
• O cálculo continua uma linha por artigo. Calcula com o seu próprio preço calculado, não com o preço do grupo de convidados.
• A página de reservas pública continua a mostrar uma posição por artigo. A divisão aplica-se nas reservas, no editor e nos orçamentos e faturas que delas resultam.

Arquivar um grupo em vez de eliminar

Um grupo que já não seja necessário pode ser arquivado. Deixa então de aparecer nos novos eventos; os números já introduzidos mantêm-se e continuam a contar. As linhas de grupo existentes mantêm o seu preço.

Eliminar só é possível enquanto nenhum evento utilizar o grupo e ele não constar de qualquer linha de reserva ou documento — caso contrário, o Univents informa que o grupo ainda está em uso. Remover primeiro a divisão nesse evento, arquivar o grupo ou eliminar a linha.