Gasten in groepen verdelen

Met gastgroepen verdeel je het aantal gasten van een evenement, bijvoorbeeld in volwassenen en kinderen. Elke groep kan een eigen prijs hebben — vol, als percentage, gratis of niet berekend; artikelen per gast worden dan per groep één regel. Groepen zoals leveranciers of muzikanten kun je wel of niet laten meetellen — het aantal gasten van het evenement blijft het ene getal waarmee overal wordt gerekend.

Grote evenementen hebben zelden maar één gastgroep: volwassenen, kinderen, leveranciers, muzikanten. Met Gastgroepen leg je deze verdeling vast bij het evenement. Belangrijk: er blijft één aantal gasten per evenement — Univents blijft kalkulatie, personeelsbehoefte en documenten met dat ene getal berekenen.

Gastgroepen zijn beschikbaar vanaf het abonnement Core.

Groepen eenmalig aanmaken

Open Instellingen > Gastgroepen.
Bij de eerste keer openen maakt Univents twee groepen voor je aan: Volwassenen en Kinderen. Je kunt ze hernoemen of verwijderen.
Met Nieuwe groep maak je meer groepen aan, bijvoorbeeld „Muzikanten” of „Leveranciers”.

Bij elke groep hoort de optie Telt als gast. Staat die uit, dan verschijnt de groep wel in de verdeling, maar telt het aantal niet mee in het aantal gasten. Dat is de juiste keuze voor muzikanten, fotografen of medewerkers.

Prijs per groep

Elke groep heeft een prijssoort. Die geldt voor alle artikelen per gast en staat in dezelfde lijst in de kolom Prijs:

Volle prijs — de groep betaalt wat het artikel kost.
Percentage van de prijs — een aandeel in plaats van een korting: 50 betekent halve prijs. Het percentage werkt op de prijs na de klantenprijsgroep.
Gratis — de groep krijgt een regel van 0,00 € met zijn aantal gasten.
Niet berekenen — voor de groep ontstaat geen regel. Dat is de juiste keuze voor muzikanten en leveranciers.

Groepen die niet als gast meetellen, beginnen met Niet berekenen.

Prijzen per gastgroep op het artikel

De prijssoort van de groep geldt overal. Een enkel artikel kan die overrulen: open Inventaris, open het artikel en scrol naar Prijs & voorraad → Prijzen per gastgroep. Daar staat per groep een prijsveld.

Leeg betekent: de prijssoort van de groep geldt.
Een ingevulde prijs geldt alleen voor dit artikel en deze groep — ook als de klant een prijsgroep heeft. Een kinderbuffet van 18 € blijft 18,00 €.
Loonproducten, tickets en pakketten behouden hun prijs — gastgroepen gelden daar niet voor.

Prijzen per gastgroep vragen hetzelfde abonnement als de gastgroepen zelf.

Evenement verdelen

Open een evenement en scrol naar de kaart Gasten in groepen.
Klik op In groepen verdelen.
Vul per groep het aantal in. Groepen die je leeg laat, maken geen deel uit van de verdeling.
Het totaal is vergrendeld en volgt uit de groepen die als gast tellen.
Sla op.

De kaart toont daarna de verdeling en het totaal van het evenement. Via Verdeling bewerken wijzig je de verdeling, via Verdeling opheffen ga je terug naar één enkel aantal gasten.

Verdelen bij aanmaken, kopiëren en in reeksen

Bij het aanmaken: In de wizard verschijnt in de stap voor gasten het blok In groepen verdelen zodra je groepen hebt aangemaakt. Vul je daar aantallen in, dan volgt het totaal daaruit en is het vergrendeld. Laat je het blok dicht, dan blijft het aantal gasten vrij in te vullen.
Kopie: Kopieer je een evenement, dan neemt de kopie de verdeling van het origineel over — inclusief het aantal per groep.
Reeks: Vul je bij het aanmaken van een reeks een verdeling in, dan krijgt elk evenement in de reeks dezelfde verdeling.

Eén regel per groep

Zodra minstens één groep een eigen prijssoort heeft of het artikel een vaste groepsprijs draagt, maakt Univents van een artikel per gast per groep een regel — één boekingsregel per groep, in de volgorde van je groepen. Van een „Menu” van 40,00 € met 50 % voor kinderen wordt bij 60 volwassenen, 12 kinderen en 5 muzikanten:

Menu – Volwassenen, 60 gasten × 40,00 €
Menu – Kinderen, 12 gasten × 20,00 €
Menu – Muzikanten, 5 gasten × 40,00 €

Voor elk van deze regels geldt:

Het aantal van de groep staat op de gasten-as van de regel, niet in de hoeveelheid — de factorregel toont „12 gasten × 20,00 €”.
Een groep met 0 gasten krijgt geen regel.
Een groep op Gratis krijgt een regel van 0,00 € met zijn aantal gasten.
Een vaste groepsprijs op het artikel vervangt de basisprijs; een percentage werkt op de prijs na de klantenprijsgroep.
Prijsvoorwaarden zoals „weekend +10 %” treffen elke groepsregel gelijk; een regelkorting geldt per regel.

Op de offerte staat elke groepsregel als eigen regel met de groepsnaam — in de PDF en op de e-factuur net zo. In de boekingen en in de editor draagt elke regel bovendien een label met de groepsnaam.

Niets ingesteld? Dan blijft alles zoals het was: één regel per artikel, één prijs, hetzelfde aantal gasten. Wie geen prijzen per gastgroep onderhoudt, merkt geen verschil.

Als de verdeling verandert

Pas je het aantal van een groep op het evenement aan, dan volgen de regels van die groep:

Aantallen volgen: de groepsregel staat daarna in de boekingen en in openstaande offerteconcepten met het nieuwe aantal gasten — opnieuw berekend met de prijs, niet het oude bedrag keer het nieuwe aantal.
Groep op 0: de regel verdwijnt, ook als het de laatste van zijn soort was.
Nieuwe groep (0 → 3 tieners): er ontstaat geen regel vanzelf. De boekingen tonen „Voor Tieners (3) ontbreekt een regel bij: Menu, Buffet — aanvullen”; met Aanvullen maak je hem met één klik aan.
Zelf gewijzigd: heb je het aantal van een groepsregel zelf aangepast of de regel verwijderd, dan blijft dat zo. Univents overschrijft je aantal niet en maakt een verwijderde regel niet opnieuw aan.
Verzonden en geaccepteerde documenten blijven ongewijzigd en houden de bekende melding „verouderd” — zoals bij elke andere wijziging aan het evenement.
Hetzelfde artikel twee keer op dezelfde dag met groepen: Univents wijzigt niets en vraagt je de regels te controleren.

Achteraf een vaste groepsprijs ingesteld? Een bestaande niet-verdeelde regel blijft staan; de boekingen tonen „Menu is nog niet per gastgroep verdeeld — verdelen”. Eén klik verdeelt hem, zolang er geen offerte voor is verzonden. Haal je de groepsprijs weer weg, dan blijven bestaande groepsregels zoals ze zijn.

Import en AI-chat

Import: Het importsjabloon voor evenementen heeft per groep een kolom Gasten <Groep> — „Gasten Volwassenen”, „Gasten Kinderen” enzovoort. Aantallen daarin leggen meteen de verdeling vast. De kolom Aantal gasten mag daarbij leeg blijven; staat daar een ander getal dan de som van de groepen, dan meldt de controle een fout voor die rij. Een groep die niet in jouw account bestaat, maakt de import niet aan — de rij blijft staan met een foutmelding waarin de groep wordt genoemd. Details: Excel-import: producten, contacten en evenementen.
AI-chat: „Zet de kinderen op 10” of „Verdeel 60 volwassenen en 12 kinderen over de bruiloft van zaterdag”. Univents zoekt het evenement (of de aanvraag), koppelt de naam aan de juiste groep en noemt in het antwoord het nieuwe aantal gasten en de hele verdeling. Groepen die je weglaat, verdwijnen uit de verdeling; „Hef de verdeling op” zet het evenement terug op één enkel aantal gasten. Voeg je via de chat een artikel per gast toe, dan ontstaan de groepsregels net als in de boekingen; vraag je naar de prijs van een evenement, dan rekent Univents per groep en noemt het totaal.

Klantenportaal en gastenlijst

In het klantenportaal staan de groepen met hun aantal onder het aantal gasten. Je klant kan per groep een nieuw aantal voorstellen; dat wordt pas overgenomen als je het wijzigingsverzoek accepteert — net als elke andere aanvraag in de backoffice.

Haalt de gastenlijst met Aantal gasten overnemen een nieuw aantal binnen, dan gaat het verschil naar de eerste groep die meetelt, en het bericht noemt die groep. Is het gewenste aantal niet haalbaar vanwege de overige groepen, dan meldt Univents dat ook.

Wat er met het aantal gasten gebeurt

Het totaal blijft het aantal van het evenement. Het staat bijvoorbeeld in de KPI-rij en wordt overal verder gebruikt: regels per gast in offertes en facturen, personeelsbehoefte, materiaalbehoefte.

Verandert het aantal gasten elders, bijvoorbeeld bij het bewerken van het evenement, dan gaat het verschil naar de eerste groep die meetelt. De som van de groepen klopt zo altijd met het totaal.
Verandert het totaal, dan controleert Univents de financiële documenten van het evenement. Concepten worden opnieuw berekend; bij al verzonden offertes en facturen vraagt Univents eerst om bevestiging.
Alleen groepen die niet meetellen: Vul je uitsluitend groepen in die niet als gast tellen, dan blijft het aantal gasten leeg. De verdeling staat dan toch bij het evenement.

Wat één regel blijft

Pakketten worden niet verdeeld: een pakket blijft één regel, ook als de onderdelen prijzen per gast hebben.
Loonproducten en tickets behouden hun prijs — groepsprijzen gelden daar niet voor.
De kalkulatie blijft één regel per artikel. Ze rekent met haar eigen berekende prijs, niet met de prijs van de gastgroep.
De openbare boekingspagina toont nog steeds één regel per artikel. De verdeling geldt in de boekingen, in de editor en in de offertes en facturen die daaruit ontstaan.

Groep archiveren in plaats van verwijderen

Een groep die je niet meer nodig hebt, kun je Archiveren. Hij verschijnt dan niet meer bij nieuwe evenementen; al ingevulde aantallen blijven staan en tellen gewoon mee. Bestaande groepsregels behouden hun prijs.

Verwijderen kan alleen zolang geen enkel evenement de groep gebruikt en hij in geen boekings- of documentregel staat — anders meldt Univents dat de groep nog wordt gebruikt. Hef de verdeling daar eerst op, archiveer de groep of verwijder de regel.