Dividir a los invitados en grupos

Los eventos grandes rara vez tienen un único grupo de invitados: adultos, niños, proveedores de servicios, músicos. Con Grupos de invitados dejas registrada esta división en el evento. Importante: sigue habiendo un único número de invitados por evento; Univents continúa calculando con esa única cifra la escandalla, las necesidades de personal y los documentos.

Los grupos de invitados están disponibles a partir del plan Core.

Crear los grupos una sola vez

1. Abre Ajustes > Grupos de invitados.
2. La primera vez que lo abres, Univents crea dos grupos por ti: Adultos y Niños. Puedes cambiarles el nombre o eliminarlos.
3. Con Nuevo grupo creas más grupos, por ejemplo «Músicos» o «Proveedores de servicios».

Cada grupo tiene la opción Cuenta como invitado. Si está desactivada, el grupo aparece en la división, pero su cifra no se incluye en el número de invitados. Es lo adecuado para músicos, fotógrafos o empleados.

Prezzo por grupo

Cada grupo tiene un tipo de precio. Vale para todos los artículos por invitado y aparece en la misma lista, en la columna Prezzo:

• Precio completo — el grupo paga lo que cuesta el artículo.
• Porcentaje del precio — una parte en lugar de un descuento: 50 significa mitad de precio. El porcentaje se aplica al precio después del grupo de precios del cliente.
• Gratuito — el grupo recibe una línea de 0,00 € con su número de invitados.
• No facturar — para el grupo no se crea ninguna línea. Es lo adecuado para músicos y proveedores de servicios.

Los grupos que no cuentan como invitados empiezan con No facturar.

Precios por grupo de invitados en el artículo

El tipo de precio del grupo vale en todas partes. Un solo artículo puede sustituirlo: abre Inventario, abre el artículo y desplázate hasta Precio y existencias → Precios por grupo de invitados. Hay un campo de precio por grupo.

• Vacío significa: vale el tipo de precio del grupo.
• Un precio introducido solo vale para este artículo y este grupo — también cuando el cliente tiene un grupo de precios. Un bufé infantil de 18 € sigue en 18,00 €.
• Productos de salario, tickets y paquetes mantienen su precio — los grupos de invitados no se aplican a ellos.

Los precios por grupo de invitados requieren el mismo plan que los propios grupos de invitados.

Dividir un evento

1. Abre un evento y desplázate hasta la tarjeta Invitados en grupos.
2. Haz clic en Dividir en grupos.
3. Introduce la cantidad de cada grupo. Los grupos que dejes vacíos no forman parte de la división.
4. El total está bloqueado y resulta de los grupos que cuentan como invitados.
5. Guarda.

A continuación, la tarjeta muestra la división y el total del evento. Con Editar división la modificas y con Quitar división vuelves a un único número de invitados.

Dividir al crear, al copiar y en series

• Al crear: en el asistente, en el paso de invitados, aparece el bloque Dividir en grupos en cuanto hayas creado grupos. Si introduces cifras ahí, el total resulta de ellas y queda bloqueado. Si dejas el bloque cerrado, el número de invitados sigue siendo libre.
• Copia: si copias un evento, la copia adopta la división del original, incluida la cifra de cada grupo.
• Serie: si introduces una división al crear una serie, todos los eventos de la serie reciben la misma división.

Una línea por grupo

En cuanto un grupo tiene su propio tipo de precio o el artículo lleva un precio de grupo fijo, Univents crea un artículo por invitado por grupo — una línea de reserva por grupo, en el orden de tus grupos. Un «Menú» de 40,00 € con un 50 % para niños pasa a ser, con 60 adultos, 12 niños y 5 músicos:

• Menú – Adultos, 60 invitados × 40,00 €
• Menú – Niños, 12 invitados × 20,00 €
• Menú – Músicos, 5 invitados × 40,00 €

Para cada una de estas líneas:

• La cifra del grupo está en el eje de invitados de la línea, no en la cantidad — la cadena de factores muestra «12 invitados × 20,00 €».
• Un grupo con 0 invitados no recibe ninguna línea.
• Un grupo en Gratuito recibe una línea de 0,00 € con su número de invitados.
• Un precio de grupo fijo en el artículo sustituye al precio base; un porcentaje se aplica al precio después del grupo de precios del cliente.
• Las condiciones de precio como «fin de semana +10 %» afectan por igual a cada línea de grupo; un descuento de línea vale por línea.

En el presupuesto, cada línea de grupo es una posición propia con el nombre del grupo — en el PDF y en la factura electrónica igual. En las reservas y en el editor, cada línea lleva además una etiqueta con el nombre del grupo.

¿Nada configurado? Entonces todo queda como antes: una posición por artículo, un precio, el mismo número de invitados. Quien no mantiene precios por grupo de invitados no nota ninguna diferencia.

Cuando cambia la división

Si cambias la cifra de un grupo en el evento, sus líneas le siguen:

• Las cifras siguen: la línea del grupo aparece después en las reservas y en los borradores de presupuesto abiertos con el nuevo número de invitados — recalculada con el precio, no con el importe antiguo multiplicado por el nuevo número.
• Grupo a 0: la línea desaparece, aunque fuera la última de su tipo.
• Grupo nuevo (0 → 3 adolescentes): no aparece ninguna línea por sí sola. Las reservas muestran «Falta una línea para Adolescentes (3): Menú, Bufé — añadir»; Añadir la crea con un clic.
• Modificado por ti: si has ajustado tú mismo la cifra de una línea de grupo o has borrado la línea, eso se mantiene. Univents no sobrescribe tu cifra ni vuelve a crear una línea borrada.
• Documentos enviados y aceptados permanecen sin cambios y llevan el conocido aviso de «desactualizado» — como en cualquier otro cambio del evento.
• El mismo artículo dos veces el mismo día con grupos: Univents no modifica nada y te pide que revises las líneas.

¿Precio de grupo fijo añadido después? Una línea sin dividir existente se queda como está; las reservas muestran «Menú aún no está dividido por grupo de invitados — dividir». Un clic la divide, siempre que no se haya enviado un presupuesto. Si vuelves a quitar el precio de grupo, las líneas de grupo existentes se quedan como están.

Importación y chat con IA

• Importación: la plantilla de importación de eventos tiene una columna Invitados <grupo> por cada grupo: «Invitados Adultos», «Invitados Niños», etc. Las cifras que pongas ahí crean también la división. La columna Número de invitados puede quedar vacía; si contiene una cifra distinta de la suma de los grupos, la comprobación notifica un error en esa fila. Un grupo que no existe en tu cuenta no lo crea la importación: la fila se queda detenida con un error que lo nombra. Más detalles: Importación desde Excel: productos, contactos y eventos.
• Chat con IA: «Pon los niños en 10» o «Divide la boda del sábado en 60 adultos y 12 niños». Univents busca el evento (o la solicitud), asigna el nombre al grupo correcto y en la respuesta indica el nuevo número de invitados y toda la división. Los grupos que omitas desaparecen de la división; «Quita la división» devuelve el evento a un único número de invitados. Si añades un artículo por invitado desde el chat, las líneas de grupo aparecen igual que en las reservas; si preguntas por el precio de un evento, Univents calcula por grupo e indica el total.

Portal de clientes y lista de invitados

En el portal de clientes, los grupos aparecen con su cifra debajo del número de invitados. Tu cliente puede proponer una nueva cifra para cada grupo; solo se aplica cuando aceptas la solicitud de cambio, como cualquier otra solicitud en el backoffice.

Si la lista de invitados trae una nueva cifra con Aplicar número de invitados, la diferencia pasa al primer grupo que cuenta, y el mensaje te indica cuál es. Si la cifra deseada no se puede alcanzar por culpa de los demás grupos, Univents también te lo dice.

Qué pasa con el número de invitados

El total sigue siendo la cifra del evento. Aparece, por ejemplo, en la fila de KPI y se sigue usando en todas partes: líneas por invitado en presupuestos y facturas, necesidades de personal y de material.

• Si el número de invitados cambia en otro sitio, por ejemplo al editar el evento, la diferencia pasa al primer grupo que cuenta. Así, la suma de los grupos siempre coincide con el total.
• Si cambia el total, Univents revisa los documentos financieros del evento. Los borradores se recalculan; en el caso de presupuestos y facturas ya enviados, Univents te consulta antes.
• Solo grupos que no cuentan: si introduces únicamente grupos que no cuentan como invitados, el número de invitados queda vacío. La división se conserva igualmente en el evento.

Lo que sigue siendo una sola línea

• Los paquetes no se dividen: un paquete sigue siendo una posición, aunque sus componentes tengan precios por invitado.
• Los productos de salario y los tickets mantienen su precio — los precios de grupo no se aplican a ellos.
• El cálculo sigue siendo una línea por artículo. Calcula con su propio precio calculado, no con el precio del grupo de invitados.
• La página de reservas pública sigue mostrando una posición por artículo. La división vale en las reservas, en el editor y en los presupuestos y facturas que surgen de ellas.

Archivar un grupo en lugar de eliminarlo

Un grupo que ya no necesitas lo puedes Archivar. Deja de aparecer en los eventos nuevos; las cifras ya introducidas se mantienen y siguen contando. Las líneas de grupo existentes conservan su precio.

Eliminar solo es posible mientras ningún evento use el grupo y no figure en ninguna línea de reserva o documento; de lo contrario, Univents avisa de que el grupo sigue en uso. Quita primero la división en ese evento, archiva el grupo o elimina la línea.