Importación desde Excel: productos, contactos y eventos

Desde el 10 de julio, Univents cuenta con un asistente de importación de Excel unificado para tres tipos de datos: productos (incluidas recetas y paquetes), contactos y eventos. En lugar de teclear listas a mano, descargas una plantilla, la rellenas y dejas que el asistente haga el resto. Este artículo te da una visión general de los tres flujos de importación; los pasos detallados de cada tipo de dato los encontrarás en los artículos enlazados.

Qué puedes importar

Las tres áreas usan el mismo asistente y el mismo proceso de cinco pasos; solo cambian la plantilla y los campos de destino según el tipo de dato.

Iniciar la importación

1. Abre el área correspondiente en el menú: Inventario, Contactos o Eventos.
2. Haz clic en Importar, arriba a la derecha.
3. El asistente te guía en cinco pasos: Plantilla → Subir → Asignación → Revisión → Importación.

Cómo funciona la importación

Plantilla. Con Descargar plantilla (.xlsx) te descargas la plantilla de Excel adecuada: incluye los encabezados de columna correctos, filas de ejemplo y una hoja Notas con todos los valores permitidos. También puedes usar tu propia lista con columnas distintas; en el siguiente paso las asignarás manualmente.

Subir. Arrastra tu archivo al recuadro o selecciónalo desde tu equipo. Se admiten .xlsx, .xls y .csv, con un máximo de 10 MB.

Asignación. El asistente reconoce automáticamente los encabezados de tus columnas y te propone una asignación a los campos de destino. Los campos obligatorios aparecen marcados; las columnas que no necesites, ponlas en Ignorar. En el caso de los productos, el asistente también detecta automáticamente una hoja con filas de recetas y paquetes y te muestra una nota al respecto (los archivos antiguos con la hoja «Rezeptur & Bundles» se siguen reconociendo).

Revisión. Antes de guardar, un resumen te muestra, fila por fila, si se creará como Nuevo, si se marcará como Actualizados o si será Omitido. Los errores solo bloquean la fila afectada, no todo el archivo. Puedes descargar las filas con errores como archivo de Excel.

Importación. Cuando confirmas la revisión, la importación se ejecuta con una barra de progreso. Al final verás un informe con el número de registros creados, actualizados y omitidos.

Campos obligatorios según el tipo de dato

El resto de las columnas son opcionales. Si en los eventos falta la fecha de fin, Univents establece automáticamente las 23:59 del día de inicio; si falta el estado, se usa Borrador.

Cómo detecta Univents las entradas duplicadas

Cada tipo de dato trata de forma distinta las importaciones repetidas:

El último punto es importante: en los eventos, una importación nunca modifica un evento existente, porque sería arriesgado con eventos que ya están en marcha. Si quieres editar un evento después de importarlo, ábrelo directamente en Eventos.

Errores típicos

• Campo obligatorio vacío o valor incorrecto. Las filas sin nombre o fecha de inicio (eventos), sin tipo o correo electrónico (contactos) o sin nombre o precio (productos) se marcan como error y se omiten; el resto del archivo se importa igualmente.
• Valor de estado o de tipo desconocido. En los eventos, el estado debe ser uno de los valores permitidos (Borrador, Opción, Solicitado, Confirmado, Cancelado, Completado); una errata provoca un error en lugar de una asignación incorrecta silenciosa.
• Archivo demasiado grande o formato incorrecto. Solo se aceptan .xlsx, .xls y .csv de hasta 10 MB.
• Fila de receta o paquete sin producto correspondiente. El producto y el componente deben existir ya en Univents o estar incluidos en la misma importación; de lo contrario, se omite el vínculo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar varios tipos de datos a la vez con un solo archivo? No. Cada importación se hace para un único tipo de dato (productos, contactos o eventos) desde el área correspondiente.

¿Qué pasa si vuelvo a subir el mismo archivo de Excel? En productos y contactos se reconocen las entradas existentes y solo se completan con los datos que faltan. En eventos, un evento que ya existe (mismo nombre, misma fecha de inicio con hora y mismo espacio) simplemente se omite. Así, el mismo curso el mismo día en cuatro espacios da como resultado cuatro eventos; para ello, el valor de la columna Espacio debe coincidir exactamente con el nombre del espacio en Univents.

¿Tengo que usar la plantilla exactamente como se descargó? No. También funcionan tus propios archivos con encabezados de columna distintos: en el paso Asignación los asignas manualmente a los campos de destino.

¿Se reconocen los números con coma y los valores en otro idioma? Sí. La importación reconoce automáticamente los formatos numéricos alemán e inglés, así como valores en alemán y en inglés (p. ej. «pro Stück» o «Per Piece»). Esto vale por igual para archivos de Excel y CSV.

¿Qué pasa con un valor como 1.500? El punto puede ser un separador de miles (1500) o un separador decimal (1,5). La importación lo decide a partir de los demás valores de la misma columna: si en algún sitio aparece una coma, se aplica la lectura alemana. Si aparece un valor como 2.5 o 0.75, el punto se considera separador decimal. Si todos los valores de una columna son ambiguos, se aplica la lectura alemana. Lo más seguro es escribir en el archivo los números con decimales usando coma.

He calculado los valores en Excel, ¿llegan bien? Sí. Si haces cálculos en el archivo (p. ej. metros por 100 para obtener centímetros), Excel guarda internamente un número con un resto minúsculo que nunca te muestra: 7,2 pasa a ser 7,199999999999999. La importación recorta ese resto sin modificar ningún valor real. Los precios que proceden de una división (p. ej. precio de la caja dividido entre 24) se redondean además a cuatro decimales, una precisión suficiente para precios unitarios como 0,0125 €.

Sigue leyendo

• Importar productos — pasos detallados para productos, incluidas recetas y paquetes
• Importar contactos — pasos detallados de la importación de contactos
• Crear un evento con el asistente de creación — crear un único evento manualmente en lugar de mediante importación