Import Excel : produits, contacts et événements
Après la lecture, vous saurez quelles données peuvent être importées avec l’assistant Excel, comment fonctionne le processus en cinq étapes et comment Univents détecte les doublons selon le type de données.
Depuis le 10 juillet, Univents propose un assistant d’import Excel unique pour trois types de données : les produits (recettes et packs inclus), les contacts et les événements. Plutôt que de saisir des listes à la main, vous téléchargez un modèle, vous le remplissez et l’assistant s’occupe du reste. Cet article vous donne une vue d’ensemble des trois imports. Les étapes détaillées pour chaque type de données figurent dans les articles dédiés, accessibles par les liens.
Ce que vous pouvez importer
| Type de données | Point de départ de l’import | Particularité |
|---|---|---|
| Produits | Inventaire → Importer | Deuxième feuille de modèle pour les recettes et les packs |
| Contacts | Contacts → Importer | Particuliers et sociétés dans un même fichier |
| Événements | Événements → Importer | Le client est associé par e-mail, le lieu par son nom |
Les trois sections utilisent le même assistant et le même processus en cinq étapes. Seuls le modèle et les champs cibles diffèrent selon le type de données.
Lancer un import
- Ouvrez la section concernée dans le menu : Inventaire, Contacts ou Événements.
- Cliquez sur Importer en haut à droite.
- L’assistant vous guide en cinq étapes : Modèle → Importer → Correspondance → Vérification → Import.
Déroulement de l’import
Modèle. Téléchargez le modèle Excel adapté via Télécharger le modèle (.xlsx). Il contient les bons en-têtes de colonnes, des lignes d’exemple et une feuille Remarques avec toutes les valeurs autorisées. Vous pouvez aussi utiliser votre propre liste avec des colonnes différentes : vous la faites correspondre manuellement à l’étape suivante.
Importer. Faites glisser votre fichier dans la zone prévue ou sélectionnez-le. Les formats pris en charge sont .xlsx, .xls et .csv, avec une taille maximale de 10 Mo.
Correspondance. L’assistant reconnaît automatiquement les en-têtes de vos colonnes et propose une correspondance avec les champs cibles. Les champs obligatoires sont signalés ; les colonnes dont vous n’avez pas besoin se règlent sur Ignorer. Pour les produits, l’assistant détecte en outre automatiquement une feuille contenant des lignes de recettes ou de packs et affiche une remarque à ce sujet (les anciens fichiers avec la feuille «Rezeptur & Bundles» continuent d’être reconnus).
Vérification. Avant l’enregistrement, un aperçu vous indique, ligne par ligne, si elle sera créée comme Nouveau, Mis à jour ou Ignoré. Les erreurs ne bloquent que la ligne concernée, pas tout le fichier. Vous pouvez télécharger les lignes en erreur sous forme de fichier Excel.
Import. Une fois la vérification confirmée, l’import s’exécute avec une barre de progression. À la fin, vous obtenez un rapport indiquant le nombre d’enregistrements créés, mis à jour et ignorés.
Champs obligatoires selon le type de données
| Type de données | Champs obligatoires |
|---|---|
| Produits | Nom, prix HT |
| Contacts | Type (particulier/société), e-mail, ainsi que le prénom ou le nom pour un particulier, ou la raison sociale pour une société |
| Événements | Nom, date de début |
Toutes les autres colonnes sont facultatives. Si la date de fin d’un événement est absente, Univents fixe automatiquement 23 h 59 le jour du début ; si le statut est absent, Brouillon est utilisé.
Comment Univents détecte les doublons
Les trois types de données traitent différemment les imports répétés :
| Type de données | Détection | Comportement en cas de correspondance |
|---|---|---|
| Produits | SKU, à défaut le nom | Les champs manquants sont complétés, les valeurs existantes ne sont jamais écrasées |
| Contacts | Principalement l’e-mail (y compris les e-mails alternatifs), à défaut nom + type | Les champs manquants sont complétés, les valeurs existantes ne sont jamais écrasées |
| Événements | Nom + date de début avec heure + lieu | La ligne est marquée comme Ignoré : aucune mise à jour n’est effectuée |
Le dernier point est important : un import ne modifie jamais un événement existant, car ce serait risqué pour des événements déjà en cours. Si vous souhaitez modifier un événement après l’import, ouvrez-le directement dans les événements.
Erreurs fréquentes
- Champ obligatoire vide ou valeur incorrecte. Les lignes sans nom ou date de début (événements), sans type ou e-mail (contacts) ou sans nom ou prix (produits) sont marquées comme erreurs et ignorées. Le reste du fichier est tout de même importé.
- Valeur de statut ou de type inconnue. Pour les événements, le statut doit être l’une des valeurs autorisées (Brouillon, Option, Demandé, Confirmé, Annulé, Terminé) ; une faute de frappe provoque une erreur au lieu d’une attribution erronée passée sous silence.
- Fichier trop volumineux ou format incorrect. Seuls les fichiers
.xlsx,.xlset.csvjusqu’à 10 Mo sont acceptés. - Ligne de recette ou de pack sans produit correspondant. Le produit et le composant doivent soit exister déjà dans Univents, soit figurer dans le même import ; sinon, la liaison est ignorée.
Questions fréquentes
Puis-je importer plusieurs types de données à la fois avec un seul fichier ? Non. Chaque import porte sur un seul type de données (produits, contacts ou événements) et se fait depuis la section correspondante.
Que se passe-t-il si j’importe à nouveau le même fichier Excel ? Pour les produits et les contacts, les entrées existantes sont reconnues et seulement complétées avec les informations manquantes. Pour les événements, un événement déjà présent (même nom, même date de début avec la même heure, même lieu) est simplement ignoré. Le même cours donné le même jour dans quatre lieux donne donc quatre événements ; pour cela, la colonne Lieu doit porter exactement le même nom que le lieu dans Univents.
Dois-je utiliser le modèle exactement tel qu’il a été téléchargé ? Non. Vos propres fichiers avec des en-têtes de colonnes différents fonctionnent également : à l’étape Correspondance, vous les associez manuellement aux champs cibles.
Les nombres avec virgule et les valeurs en langue étrangère sont-ils reconnus ? Oui. L’import reconnaît automatiquement les formats de nombres allemand et anglais, ainsi que les valeurs allemandes et anglaises (p. ex. «Par pièce» ou «Per Piece»). Cela vaut aussi bien pour les fichiers Excel que pour les fichiers CSV.
Que se passe-t-il avec une valeur comme 1.500 ? Le point peut être un séparateur de milliers (1500) ou un séparateur décimal (1,5). L’import en décide d’après les autres valeurs de la même colonne : si une virgule apparaît quelque part, la lecture allemande s’applique. Si une valeur comme 2.5 ou 0.75 apparaît, le point est considéré comme séparateur décimal. Si toutes les valeurs d’une colonne sont ambiguës, la lecture allemande s’applique. Le plus sûr est d’écrire les nombres décimaux avec une virgule dans le fichier.
J’ai calculé les valeurs dans Excel : arrivent-elles correctement ? Oui. Lorsque vous effectuez des calculs dans le fichier (p. ex. des mètres multipliés par 100 pour obtenir des centimètres), Excel enregistre en interne un nombre avec un infime reste qu’il ne vous affiche jamais : 7,2 devient 7,199999999999999. L’import supprime ce reste sans modifier aucune valeur réelle. Les prix issus d’une division (p. ex. le prix d’une caisse divisé par 24) sont en outre arrondis à quatre décimales, ce qui est suffisamment précis pour des prix unitaires comme 0,0125 €.
Pour aller plus loin
- Importer des produits : étapes détaillées pour les produits, y compris les recettes et les packs
- Importer des contacts : étapes détaillées pour l’import de contacts
- Créer un événement avec l’assistant de création : créer un événement isolé manuellement plutôt que par import