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Excel-Import: Produkte, Kontakte und Events

Nach dem Lesen weißt du, welche Daten sich per Excel-Assistent importieren lassen, wie der fünfstufige Ablauf funktioniert und wie Univents doppelte Einträge je Datentyp erkennt.

Seit dem 10.07. hat Univents einen einheitlichen Excel-Import-Assistenten für drei Datentypen: Produkte (inklusive Rezepturen und Bundles), Kontakte und Events. Statt Listen manuell abzutippen, lädst du eine Vorlage herunter, füllst sie aus und lässt den Assistenten den Rest erledigen. Dieser Artikel gibt dir den Überblick über alle drei Import-Flows — die Detailschritte pro Datentyp findest du in den verlinkten Einzelartikeln.

Was du importieren kannst

DatentypWo der Import startetBesonderheit
ProdukteInventar → ImportierenZweites Vorlagenblatt für Rezepturen & Bundles
KontakteKontakte → ImportierenPersonen und Firmen in einer Datei
EventsEvents → ImportierenKunde wird per E-Mail, Location per Name verknüpft

Alle drei Bereiche nutzen denselben Assistenten und denselben Fünf-Schritte-Ablauf — nur die Vorlage und die Zielfelder unterscheiden sich je Datentyp.

Import starten

  1. Öffne den passenden Bereich im Menü: Inventar, Kontakte oder Events.
  2. Klicke oben rechts auf Importieren.
  3. Der Assistent führt dich in fünf Schritten durch: Vorlage → Hochladen → Zuordnung → Prüfung → Import.

So läuft der Import ab

Vorlage. Lade über Vorlage herunterladen (.xlsx) die passende Excel-Vorlage herunter — sie enthält die richtigen Spaltenüberschriften, Beispielzeilen und ein Blatt Hinweise mit allen erlaubten Werten. Eine eigene Liste mit abweichenden Spalten funktioniert ebenfalls, du ordnest sie im nächsten Schritt manuell zu.

Hochladen. Ziehe deine Datei in das Feld oder wähle sie aus. Unterstützt werden .xlsx, .xls und .csv, maximal 10 MB.

Zuordnung. Der Assistent erkennt deine Spaltenüberschriften automatisch und schlägt eine Zuordnung zu den Zielfeldern vor. Pflichtfelder sind markiert; nicht benötigte Spalten setzt du auf Ignorieren. Bei Produkten erkennt der Assistent zusätzlich ein Blatt mit Rezeptur-/Bundle-Zeilen automatisch und zeigt einen Hinweis dazu an.

Prüfung. Bevor gespeichert wird, zeigt dir eine Übersicht pro Zeile, ob sie Neu angelegt, Aktualisiert oder Übersprungen wird — Fehler blockieren nur die betroffene Zeile, nicht die ganze Datei. Fehlerzeilen kannst du als Excel-Datei herunterladen.

Import. Bestätigst du die Prüfung, läuft der Import mit Fortschrittsanzeige. Am Ende siehst du einen Bericht mit der Anzahl neu angelegter, aktualisierter und übersprungener Datensätze.

Pflichtfelder je Datentyp

DatentypPflichtfelder
ProdukteName, Preis netto
KontakteTyp (Person/Firma), E-Mail — zusätzlich Vor- oder Nachname bei Person bzw. Firmenname bei Firma
EventsName, Startdatum

Alle anderen Spalten sind optional. Fehlt bei Events das Enddatum, setzt Univents automatisch 23:59 Uhr des Starttags an; fehlt der Status, wird Entwurf verwendet.

Wie Univents doppelte Einträge erkennt

Die drei Datentypen behandeln wiederholte Importe unterschiedlich:

DatentypErkennungVerhalten bei Treffer
ProdukteSKU, sonst NameFehlende Felder werden ergänzt, vorhandene nie überschrieben
KontaktePrimär E-Mail (auch alternative E-Mails), sonst Name + TypFehlende Felder werden ergänzt, vorhandene nie überschrieben
EventsName + Kalendertag des StartdatumsZeile wird als Übersprungen markiert — es findet keine Aktualisierung statt

Der letzte Punkt ist wichtig: Bei Events wird ein bestehendes Event nie per Import verändert, weil das bei bereits laufenden Veranstaltungen riskant wäre. Willst du ein Event nach dem Import bearbeiten, öffne es direkt in den Events.

Typische Fehler

  • Pflichtfeld leer oder falscher Wert. Zeilen mit fehlendem Namen/Startdatum (Events), fehlender Typ/E-Mail (Kontakte) oder fehlendem Namen/Preis (Produkte) werden als Fehler markiert und übersprungen — der Rest der Datei importiert trotzdem.
  • Unbekannter Status- oder Typ-Wert. Bei Events muss der Status einer der erlaubten Werte sein (Entwurf, Option, Angefragt, Bestätigt, Abgesagt, Abgeschlossen); ein Tippfehler führt zu einem Fehler statt einer stillen Fehlzuordnung.
  • Datei zu groß oder falsches Format. Nur .xlsx, .xls und .csv bis 10 MB werden akzeptiert.
  • Rezeptur-/Bundle-Zeile ohne passendes Produkt. Produkt und Komponente müssen entweder bereits in Univents existieren oder im selben Import enthalten sein — sonst wird die Verknüpfung übersprungen.

Häufige Fragen

Kann ich mit einer Datei mehrere Datentypen gleichzeitig importieren? Nein. Jeder Import läuft für genau einen Datentyp (Produkte, Kontakte oder Events) über den jeweils passenden Bereich.

Was passiert, wenn ich dieselbe Excel-Datei erneut hochlade? Bei Produkten und Kontakten werden bestehende Einträge erkannt und nur um fehlende Angaben ergänzt. Bei Events wird ein bereits vorhandenes Event (gleicher Name, gleicher Tag) einfach übersprungen.

Muss ich die Vorlage exakt so verwenden, wie sie heruntergeladen wurde? Nein. Eigene Dateien mit abweichenden Spaltenüberschriften funktionieren ebenfalls — im Schritt Zuordnung ordnest du sie manuell den Zielfeldern zu.

Werden Zahlen mit Komma und fremdsprachige Werte erkannt? Ja. Der Import erkennt deutsche und englische Zahlenformate sowie deutsche und englische Werte (z. B. „pro Stück" oder „Per Piece") automatisch.

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