Produkte importieren

Du kannst dein gesamtes Produktsortiment per Excel-Datei in Univents einpflegen — mit einem geführten Assistenten direkt im Inventar, ohne Support-Anfrage. Das lohnt sich besonders beim Erstaufbau, wenn du viele Artikel, Rezepturen und Bundles auf einmal anlegen willst. Der gleiche Assistent funktioniert auch für Kontakte und Events — mehr dazu im Überblicksartikel Events, Produkte und Kontakte per Excel importieren.

Import starten

1. Navigiere im Menü zu Inventar.
2. Klicke oben rechts auf Importieren.
3. Der Assistent führt dich in fünf Schritten durch den Import: Vorlage → Hochladen → Zuordnung → Prüfung → Import.

Schritt 1: Vorlage herunterladen

Lade über Vorlage herunterladen (.xlsx) die Excel-Vorlage herunter. Sie enthält bereits die passenden Spaltenüberschriften, ein paar Beispielzeilen und ein Blatt Hinweise mit allen erlaubten Werten pro Spalte. Du musst nicht bei null anfangen: Fülle einfach deine Produkte in die vorhandenen Zeilen ein.

Hast du bereits eine eigene Liste mit abweichenden Spalten? Die funktioniert auch — im nächsten Schritt ordnest du deine Spalten manuell den Zielfeldern zu.

Schritt 2: Datei hochladen

Ziehe deine Excel- oder CSV-Datei in das Feld oder wähle sie über den Dateidialog aus. Unterstützt werden .xlsx, .xls und .csv, maximal 10 MB und bis zu 5.000 Zeilen pro Import.

Schritt 3: Spalten zuordnen

Der Assistent erkennt deine Spaltenüberschriften automatisch und schlägt eine Zuordnung vor. Nur zwei Felder sind wirklich Pflicht:

Alle weiteren Spalten (SKU, Artikelnummer Lieferant, Beschreibung, Allergene, Lagerbestand, Mindestbestand, Maße, Produktionsfelder für den Küchenmonitor und mehr) sind optional — die vollständige Liste mit erlaubten Werten findest du im Hinweise-Blatt deiner heruntergeladenen Vorlage. Fehlt bei einem Produkt der Lagerbestand, wird es automatisch als unbegrenzt verfügbar angelegt.

Trägst du in der Spalte Mindestbestand einen Wert ein, taucht das Produkt automatisch in der Nachbestell-Ansicht auf, sobald sein Bestand darunter fällt — praktisch, um den Nachbestellpunkt für ein ganzes Sortiment auf einmal zu pflegen, statt jedes Produkt einzeln im Formular zu öffnen. Details dazu in Mindestbestand & Nachbestellung.

Einheit, Verpackungseinheit und Alternative Einheit — was ist was?

Die Einheiten-Spalten sehen ähnlich aus, steuern aber unterschiedliche Dinge. Trage nicht überall denselben Wert ein — im Zweifel lässt du beide leer.

Rezepturen und Bundles mitimportieren

Die Produkt-Vorlage enthält ein zweites Blatt Rezeptur & Bundles. Dort verknüpfst du Zutaten und Paket-Bestandteile mit dem übergeordneten Produkt — das manuelle Nachbauen nach dem Import entfällt.

Produkt und Komponente referenzierst du per Name oder SKU — beide Seiten müssen entweder bereits in Univents existieren oder im selben Import enthalten sein. Enthält deine Datei Zeilen in diesem Blatt, zeigt dir der Assistent im Schritt Zuordnung automatisch einen Hinweis „Rezeptur & Bundles erkannt" an.

Keine eigene Einheit-Spalte für Zutaten: Univents rechnet nirgends zwischen Einheiten um, deshalb kommt die Mengeneinheit einer Zutat immer von der Verpackungseinheit ihres eigenen Produkts — nicht von einem Wert je Rezeptzeile. Pflege sie einmal am Zutat-Produkt (siehe Produkte erstellen & konfigurieren), dann stimmt sie in jedem Rezept, das diese Zutat verwendet.

Tags mitimportieren

Die Spalte Tags funktioniert wie bei Kontakten und Events: mehrere Tags trägst du kommagetrennt in eine Zelle ein, z. B. Hauptgang, Fleisch. Ein Tag, das es noch nicht gibt, wird beim Import automatisch angelegt. Bei einem bestehenden Produkt werden die Tags aus der Datei ergänzt, nie ersetzt — trägt ein Produkt bereits drei Tags und deine Datei nennt nur eines davon, bleiben die anderen zwei erhalten.

Standorte verknüpfen

Über die Spalte Standorte verknüpfst du ein Produkt mit einer oder mehreren Räumlichkeiten — kommagetrennt, z. B. Hauptküche, Eventscheune. Die Standorte müssen bereits in Univents angelegt sein; ein unbekannter Name wird nicht automatisch erstellt, sondern in der Prüfung als Hinweis gemeldet und die Zuordnung übersprungen.

Standardmäßig wird ein Standort als „verfügbar" verknüpft. Soll das Produkt dort als Pflichtposition gelten — es wird dann automatisch zu jeder Veranstaltung an diesem Standort gebucht — hängst du (Pflicht) an den Namen an: Eventscheune (Pflicht). Setze das nur bewusst: eine bestehende Verknüpfung wird beim erneuten Import nie nachträglich auf „Pflicht" hochgestuft, auch wenn deine Datei das jetzt so vorsieht — Standort-Zuordnungen werden nur ergänzt, nie verändert.

Buchhaltung, Verfügbarkeit, Automatisierung und Ticketing

Weitere optionale Spalten decken vier Bereiche des Produkts ab, die bislang nur über das Formular im Inventar erreichbar waren:

„Verfügbare Wochentage" leer gelassen bedeutet alle Tage — es ist keine Einschränkung, sondern die Abwesenheit einer. Die genauen erlaubten Werte für jede Spalte stehen wie gewohnt im Hinweise-Blatt der Vorlage.

Ticket-Kontingent wird nur übernommen, wenn das Produkt bereits als Ist ein Ticket markiert ist — bei einem Produkt, das (noch) kein Ticket ist, bliebe eine hinterlegte Zahl sonst ohne Wirkung, weil kein Ticketing-Ablauf sie liest.

Schritt 4 & 5: Prüfung und Import

Bevor irgendetwas gespeichert wird, zeigt dir die Prüfung für jede Zeile, ob sie neu angelegt, aktualisiert oder übersprungen wird. Zeilen mit Fehlern blockieren nicht den Rest — du kannst die Fehlerliste als Excel-Datei herunterladen und die betroffenen Zeilen separat korrigieren. Bestätigst du die Prüfung, läuft der eigentliche Import mit Fortschrittsanzeige; am Ende siehst du einen Bericht mit der Anzahl neu angelegter, aktualisierter und übersprungener Produkte sowie erstellter Rezeptur-/Bundle-Verknüpfungen.

Bestehenden Import sicher wiederholen

Lädst du dieselbe Datei erneut hoch, entstehen keine Duplikate: Univents erkennt bestehende Produkte anhand ihrer SKU (oder, falls keine SKU vorhanden ist, anhand des Namens) und ergänzt nur fehlende Angaben — vorhandene Werte werden nie überschrieben. So kannst du eine Liste iterativ verfeinern und mehrfach hochladen, ohne bestehende Produkte zu verlieren oder zu duplizieren.

Wichtig für korrigierte Preislisten: einen bereits gefüllten Wert kann der Import nicht ändern — auch nicht den Verkaufspreis. Steht in deiner Datei ein anderer Preis als am Produkt, sagt dir die Prüfung das jetzt Zeile für Zeile („Abweichend in deiner Datei: Preis netto …"), und der bestehende Wert bleibt stehen. Korrigieren kannst du ihn direkt am Produkt im Inventar.

Dieselbe Meldung bekommst du auch bei den Automatisierungs- und Ticketing-Spalten (z. B. Ist ein Ticket, Automatisch Schichten erstellen): Sie werden bei einem bestehenden Produkt ebenfalls nie automatisch geändert — weicht deine Datei vom hinterlegten Wert ab, weist die Prüfung dich darauf hin, statt es stillschweigend zu ignorieren.

Häufige Fragen

Mein Produkt kommt aus der Küche — Typ Rezept oder Spalte Produktion? Beides, mit unterschiedlicher Aufgabe: Typ Rezept macht das Produkt zum Rezept mit Zutatenliste (Blatt Rezeptur & Bundles). Produktion ja schaltet zusätzlich die Küchenmonitor-Felder frei (Produktionsvorlauf, Haltbarkeit, Produktionskategorie). Ein Gericht, das eure Küche selbst produziert, bekommt also Typ Rezept und Produktion ja. Ein Artikel mit Produktion ja bleibt dagegen ein normaler Artikel — er taucht nur zusätzlich in der Küchenproduktion auf.

Meine Küche rechnet in Gramm oder Milliliter — wo trage ich das ein? Am Zutat-Produkt, in der Spalte Verpackungseinheit (Abschnitt „Lagerung & Verpackung" im Produktformular; nicht im Blatt Rezeptur & Bundles). Trägst du dort z. B. g ein, zeigen Küchenmonitor, Function Sheet und Produktionsliste diese Zutat in jedem Rezept, das sie verwendet, in Gramm an. Die Menge selbst (z. B. 120) trägst du weiterhin im Blatt „Rezeptur & Bundles" ein — nur die Einheit dazu kommt jetzt vom Zutat-Produkt.

Davon getrennt: Was auf Angebot und Rechnung statt „Stück" stehen soll, trägst du am Produkt unter Alternative Einheit ein. Die Spalte „Einheit" lässt du dabei leer — Produkte laufen in Univents intern immer auf Stück.

Muss ich die Kategorie vorher in Univents anlegen? Nein. Fehlt eine Kategorie, legt der Import sie automatisch an.

Was passiert, wenn eine Zeile fehlerhaft ist? Nur diese Zeile wird übersprungen — der Rest der Datei importiert normal weiter. Die Prüfung zeigt dir vorab, welche Zeile betroffen ist und warum.

Kann ich bestehende Produkte über den Import aktualisieren? Teilweise. Der Import erkennt vorhandene Produkte per SKU oder Name und ergänzt leere Felder. Einen Wert, der schon am Produkt steht, überschreibt er nicht — dazu gehört auch der Verkaufspreis. Die Prüfung listet dir vor dem Import auf, welche Angaben abweichen und deshalb unverändert bleiben; ändern kannst du sie direkt am Produkt.

Welches Dateiformat wird erwartet? .xlsx, .xls oder .csv, maximal 10 MB und bis zu 5.000 Zeilen. Zahlen mit Komma sowie deutsche und englische Werte (z. B. „pro Stück" oder „Per Piece") werden automatisch erkannt.

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• Events, Produkte und Kontakte per Excel importieren — der Assistent im Überblick, inkl. Kontakte und Events
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