Importar produtos

É possível importar todo o catálogo de produtos para o Univents através de um ficheiro Excel — com um assistente guiado, diretamente no Inventário e sem pedido de suporte. Compensa sobretudo na configuração inicial, quando se pretende criar muitos artigos, receitas e pacotes de uma só vez. O mesmo assistente funciona também para contactos e eventos — mais informações no artigo geral Importar eventos, produtos e contactos através de Excel.

Iniciar a importação

1. Navegar, no menu, até Inventário.
2. Clicar em Importar, no canto superior direito.
3. O assistente conduz a importação em cinco passos: Modelo → Carregar → Associação → Verificação → Importação.

Passo 1: Transferir o modelo

Através de Transferir modelo (.xlsx), transferir o modelo Excel. Já inclui os cabeçalhos de coluna adequados, algumas linhas de exemplo e uma folha Notas com todos os valores permitidos por coluna. Não é preciso começar do zero: basta preencher os produtos nas linhas existentes.

Já existe uma lista própria, com colunas diferentes? Também funciona — no passo seguinte, as colunas são associadas manualmente aos campos de destino.

Passo 2: Carregar o ficheiro

Arrastar o ficheiro Excel ou CSV para a área indicada ou selecioná-lo através da caixa de diálogo de ficheiros. São suportados .xlsx, .xls e .csv, com um máximo de 10 MB e até 5000 linhas por importação.

Passo 3: Associar colunas

O assistente reconhece automaticamente os cabeçalhos das colunas e sugere uma associação. Apenas dois campos são realmente obrigatórios:

Todas as restantes colunas (SKU, Número de artigo do fornecedor, descrição, alergénios, stock, Stock mínimo, dimensões, campos de produção para o monitor de cozinha e mais) são opcionais — a lista completa com os valores permitidos encontra-se na folha Notas do modelo transferido. Se um produto não tiver stock indicado, é criado automaticamente com disponibilidade ilimitada.

Se for indicado um valor na coluna Stock mínimo, o produto aparece automaticamente na vista de reposição assim que o respetivo stock desce abaixo desse valor — prático para gerir o ponto de reposição de um catálogo inteiro de uma só vez, em vez de abrir cada produto individualmente no formulário. Mais detalhes em Stock mínimo e reposição.

Unidade, conteúdo e embalagem — o que é o quê?

Um produto tem exatamente três níveis, e o Univents não converte automaticamente entre eles em lado nenhum (sem ml↔l, sem g↔kg):

• Unidade — o que é «1» deste produto: 1 g, 1 ml, 1 garrafa, 1 peça. O preço de compra, o stock, a vista de material, a lista de carga, a reposição e a unidade no orçamento e na fatura referem-se a ela.
• Conteúdo por unidade (novo, 29/09/2026) — quanto cabe numa unidade, p. ex. 1 garrafa = 750 ml. Só é relevante se as receitas devem registar este ingrediente em mililitros ou gramas em vez de garrafas — ver Criar e utilizar receitas. Vazio = as receitas continuam a contar na unidade, como até aqui.
• embalagem — a embalagem em que se compra, com o número de unidades que contém (p. ex. grade de 6 garrafas). Serve apenas para introduzir o preço de compra por embalagem e para arredondar as listas de carga, de produção e de encomenda para embalagens inteiras.

Linha de exemplo do modelo: Prosecco — Unidade Flasche, Conteúdo por unidade 750, Unidade base ml, embalagem Kiste, Unidades por embalagem 6.

Os nomes antigos das colunas (Unidade alternativa, Unidade de embalagem, Quantidade de embalagem) continuam a funcionar como alias — um ficheiro de importação existente não precisa de ser adaptado.

No passo de associação do assistente existe ainda o destino Unidade (antiga) — é a antiga coluna de unidade, oculta, de modelos anteriores a 24/09/2026; deixá-la vazia, a menos que se queira geri-la deliberadamente. Se um ficheiro antigo tiver ambas as colunas, Unidade e Unidade alternativa, continua a valer, como antes, Unidade alternativa como unidade.

Preço de compra por unidade ou por embalagem

O preço de compra pode ser indicado de duas formas — tal como no formulário de produto:

• Preço de compra sem IVA é o preço de uma unidade. Ao calcular em gramas ou mililitros, são necessários valores pequenos; a importação aceita-os com até 6 casas decimais (0,000645 € por ml mantém-se 0,000645, não 0,0006). Os preços de venda continuam a ser arredondados a 4 casas.
• Preço de compra por embalagem é o preço que consta da fatura de fornecedor para uma grade, uma caixa de cartão ou um saco. Exemplo com limas: unidade g, embalagem Kiste, unidades por embalagem 5000, preço de compra por embalagem 23,05 → o Univents guarda 0,00461 € por g e memoriza os 23,05 € como valor introduzido por embalagem. Ao abrir depois o produto no formulário, o preço de compra aparece como «por embalagem».

Regras em resumo:

• Se faltar na linha Unidades por embalagem (ou se o valor for 0), o preço de compra por embalagem é ignorado e a verificação mostra um aviso. Se a linha tiver também um Preço de compra sem IVA, é esse que vale.
• Se ambas as colunas estiverem preenchidas na linha e não coincidirem, prevalece o preço de compra por embalagem — é a indicação mais exata. A verificação assinala a diferença. Se ambas coincidirem (7,50 € por garrafa, 45,00 € por grade de seis), não há aviso.
• Num produto existente, o preço de compra é, por defeito, como qualquer outro valor, só preenchido se estiver ainda vazio. Um preço de compra que tenha sido gerido por embalagem no formulário nunca é revertido para «por unidade» por uma nova importação.

Importar também o conteúdo por unidade

Para que as receitas registem este ingrediente em mililitros ou gramas em vez de na unidade, preencher Conteúdo por unidade e Unidade base em conjunto — p. ex. 750 e ml numa garrafa. As duas colunas funcionam em conjunto:

• Se só uma das duas colunas estiver preenchida, a verificação mostra o aviso «Conteúdo por unidade e Unidade base têm de ser indicados em conjunto» e o produto é criado sem conteúdo — a linha não é ignorada por esse motivo, apenas o conteúdo fica vazio.
• Num produto existente, o conteúdo é, por defeito, como qualquer outro campo, só preenchido se ainda não houver nenhum (o comportamento muda com a opção «Substituir os valores existentes pelos do ficheiro», ver abaixo).
• Se ambas as colunas ficarem vazias, nada muda — o ingrediente continua a contar na sua unidade, como antes desta atualização.

Importar também receitas e pacotes

O modelo de produtos inclui uma segunda folha Receitas e pacotes (em modelos antigos, «Receitas e bundles» — esses ficheiros continuam a ser importados). Aí associam-se ingredientes e componentes de pacotes ao produto principal — deixa de ser necessário recriá-los manualmente após a importação.

Produto e componente são referenciados por nome ou SKU — ambos têm de existir já no Univents ou constar da mesma importação. Se o ficheiro tiver linhas nesta folha, o assistente mostra automaticamente, no passo Associação, uma nota «Receitas e pacotes detetados».

Sem coluna de unidade própria para ingredientes: a quantidade de um ingrediente conta, nesta folha, sempre na Unidade do seu próprio produto (coluna Unidade, antes «Unidade alternativa») — não na sua embalagem, não no seu conteúdo por unidade e não num valor por linha da receita. 8 num ingrediente com unidade g significa 8 g. Indicar a unidade uma só vez no produto-ingrediente (ver Criar e configurar produtos) e fica correta em todas as receitas que usam esse ingrediente. Se o ingrediente tiver conteúdo por unidade definido (p. ex. 1 garrafa = 750 ml) e se pretender registá-lo em ml, a quantidade introduz-se diretamente no editor de receitas da app — esta folha de importação só conhece a quantidade na unidade.

Importar também etiquetas

A coluna Etiquetas funciona como nos contactos e eventos: várias etiquetas introduzem-se separadas por vírgulas numa única célula, p. ex. Hauptgang, Fleisch. Uma etiqueta que ainda não exista é criada automaticamente na importação. Num produto existente, as etiquetas do ficheiro são acrescentadas, nunca substituídas — se um produto já tiver três etiquetas e o ficheiro mencionar apenas uma delas, as outras duas mantêm-se.

Associar locais

Através da coluna Locais, associa-se um produto a um ou mais espaços — separados por vírgulas, p. ex. Hauptküche, Eventscheune. Os locais têm de estar já criados no Univents; um nome desconhecido não é criado automaticamente, sendo assinalado como aviso na verificação e a associação ignorada.

Por defeito, um local é associado como «Disponível». Se o produto deve valer aí como linha obrigatória — passando a ser reservado automaticamente em todos os eventos nesse local — acrescenta-se (Pflicht) ao nome: Eventscheune (Pflicht). Fazê-lo só de forma deliberada: uma associação existente nunca é promovida posteriormente a «Obrigatório» numa nova importação, mesmo que o ficheiro agora o preveja — as associações a locais só são acrescentadas, nunca alteradas.

Contabilidade, disponibilidade, automatização e bilhética

Outras colunas opcionais cobrem quatro áreas do produto que até agora só eram acessíveis através do formulário no Inventário:

Se «Dias da semana disponíveis» ficar vazio, significa todos os dias — não é uma restrição, mas a ausência de restrição. Os valores permitidos exatos para cada coluna constam, como habitualmente, na folha Notas do modelo.

A Lotação de bilhetes só é aceite se o produto já estiver marcado como É um bilhete — num produto que (ainda) não é um bilhete, um número registado ficaria sem efeito, porque nenhum fluxo de bilhética o lê.

Passos 4 e 5: Verificação e Importação

Antes de guardar o que quer que seja, a Verificação mostra, para cada linha, se será criada, atualizada ou ignorada — e, na coluna Mensagens, o que não está correto numa linha. Se nenhuma linha passar, a verificação oferece diretamente Voltar à associação (normalmente uma coluna foi associada ao campo errado) e Carregar ficheiro corrigido. As linhas com erros não bloqueiam as restantes — a lista de erros pode ser transferida como ficheiro Excel e as linhas afetadas corrigidas em separado. Ao confirmar a verificação, executa-se a Importação propriamente dita, com indicador de progresso; no fim aparece um relatório com o número de produtos criados, atualizados e ignorados, bem como de associações de receitas/pacotes criadas.

Repetir uma importação existente em segurança

Ao carregar novamente o mesmo ficheiro, não surgem duplicados: o Univents reconhece os produtos existentes pela respetiva SKU (ou, se não houver SKU, pelo nome) e, por predefinição, completa apenas as informações em falta. Sem uma opção expressa, os valores existentes não são substituídos. Assim, é possível aperfeiçoar uma lista de forma iterativa e carregá-la várias vezes, sem perder nem duplicar produtos existentes.

Importante para listas de preços corrigidas: sem a opção, a importação não altera um valor já preenchido, nem mesmo o preço de venda. Se o ficheiro tiver um preço diferente do que consta no produto, a Verificação indica-o linha a linha («Diferente no ficheiro: Preço sem IVA …») e o valor existente mantém-se. Para que o ficheiro prevaleça, utilizar as opções da secção seguinte; em alternativa, é possível corrigir valores individuais diretamente no produto, no inventário.

Substituir produtos existentes pelos dados do ficheiro

A gama é mantida em Excel e esse ficheiro é a referência? Nesse caso, o passo Verificação inclui duas opções. Ambas estão Desativado por predefinição: sem qualquer intervenção, apenas os campos vazios são completados.

• Substituir os valores existentes pelos do ficheiro: Num produto existente, uma célula preenchida substitui o valor guardado, se este for diferente. A Verificação mostra, para cada linha, o que vai ser substituído — no caso de uma alteração de nome, como «antigo → novo». O nome só é alterado se o produto tiver sido encontrado através da Referência (SKU), e não se tiver sido encontrado pelo nome. Um preço de venda alterado aplica-se também aos rascunhos abertos, ainda não enviados de orçamentos e faturas.
• Células vazias limpam o campo (apenas em conjunto com a primeira opção): Uma célula vazia numa coluna atribuída apaga o valor guardado. Excetuam-se o nome, o preço, a taxa de imposto, a categoria, os alergénios, as indicações de regime alimentar e a Lotação de bilhetes: estes campos mantêm o valor quando a célula está vazia. As colunas que não foram atribuídas ficam sempre intactas.

O que a importação nunca altera, mesmo com a opção ativa: referência, imagens, interruptores (p. ex. É um bilhete, automatizações, produção da cozinha, interruptores de disponibilidade), base de preço (sem IVA/com IVA), stock e Tipo. Etiquetas, localizações e componentes de pacotes continuam a ser apenas completados.

A Lotação de bilhetes também não é substituída com a opção ativa — uma lotação vazia é apenas completada. A importação nunca grava uma quantidade de embalagem igual a 0.

O que a Verificação mostra: preço de venda e preço de compra como «antigo → novo», um aviso com contador quando um preço passaria a 0, alergénios removidos e um aviso quando a formatação de uma descrição se perde (o ficheiro contém apenas texto).

Quando é criado um novo artigo ou uma linha não é importada:

• Se a importação encontrar um artigo apenas pelo nome e o ficheiro e o artigo guardado tiverem referências diferentes, é criado um novo artigo — nada é substituído.
• Se mais do que uma linha do mesmo ficheiro corresponder ao mesmo artigo, cada linha adicional é um erro («ocorre várias vezes») e não é importada.
• Se existirem no inventário vários artigos com a mesma referência ou o mesmo nome, a linha é um erro («ambígua») — é necessário limpar primeiro o inventário.

Convém analisar com atenção a Verificação antes de importar: é a pré-visualização de tudo o que vai ser substituído ou apagado.

O mesmo aviso aparece também nas colunas de automatização e de venda de bilhetes (p. ex. É um bilhete, Criar turnos automaticamente): num produto existente, também nunca são alteradas automaticamente — se o ficheiro divergir do valor guardado, a Verificação chama a atenção para isso, em vez de o ignorar silenciosamente.

Perguntas frequentes

O meu produto vem da cozinha — tipo Receita ou coluna Produção? Ambos, com funções diferentes: o tipo Receita torna o produto numa receita com lista de ingredientes (folha Receitas e pacotes). Produção sim ativa, além disso, os campos do monitor de cozinha (antecedência de produção, durabilidade, categoria de produção). Um prato produzido pela própria cozinha fica, portanto, com o tipo Receita e Produção sim. Já um Artigo com Produção sim continua a ser um artigo normal — apenas aparece, adicionalmente, na produção da cozinha.

Qual é a diferença entre «Tipo» e «Modo de produção»? São duas informações distintas, fáceis de confundir. O Tipo indica o que o produto é: Artigo, Receita, Pacote, Aluguer, Serviço ou Produto digital. O Modo de produção indica apenas se a cozinha fabrica o produto (Produção própria) ou se o compra a terceiros (Externa) — no formulário do produto, o mesmo campo chama-se «Tipo de produção». Se na coluna Modo de produção constar um tipo de produto como Receita ou Aluguer, a Verificação assinala-o e indica como corrigir: na atribuição, associar a coluna ao campo Tipo.

A cozinha trabalha em gramas ou mililitros — onde se indica isso? Há dois caminhos, consoante o objetivo. Se o ingrediente deve ser gerido por completo em gramas ou mililitros (venda, stock, preço de compra, receita — tudo), introduz-se g no produto do ingrediente, na coluna Unidade (anteriormente «Unidade alternativa»; no formulário do produto: Preço e stock → Unidade; não na folha Receitas e pacotes). O editor de receitas, o monitor de cozinha e a lista de produção passam então a mostrar o ingrediente sempre em gramas. A quantidade em si (p. ex. 120) continua a ser indicada na folha «Receitas e pacotes».

Se, pelo contrário, o ingrediente deve ser vendido e armazenado na unidade original (p. ex. garrafa), mas as receitas devem continuar a calcular em mililitros, preenchem-se Conteúdo por unidade + Unidade base (ver acima, p. ex. 750 + ml) — assim, a unidade «garrafa» mantém-se para venda e stock, e a quantidade da receita em ml é introduzida diretamente no editor de receitas da aplicação (a folha de importação «Receitas e pacotes» só aceita quantidades na unidade).

Se a compra é feita em caixas, indica-se também a embalagem: Embalagem Caixa, Unidades por embalagem 5000. O preço de compra pode então ser indicado diretamente por caixa — na coluna Preço de compra por embalagem ou mais tarde no formulário do produto. O Univents converte-o para o preço por grama (23,05 € por caixa de 5.000 g = 0,00461 € por g).

É necessário criar previamente a categoria no Univents? Não. Se faltar uma categoria, a importação cria-a automaticamente.

O que acontece quando uma linha tem erros? Apenas essa linha é ignorada — o resto do ficheiro é importado normalmente. A Verificação mostra previamente qual é a linha afetada e porquê.

É possível atualizar produtos existentes através da importação? Sim. A importação reconhece os produtos existentes por SKU ou nome e, por predefinição, completa apenas os campos vazios. Com a opção Substituir os valores existentes pelos do ficheiro no passo Verificação, as células preenchidas substituem também os valores guardados, incluindo o preço de venda; a segunda opção, Células vazias limpam o campo, apaga valores através de uma célula vazia. Sem as opções, a Verificação lista, antes da importação, quais as informações que divergem e que, por isso, permanecem inalteradas.

Que formato de ficheiro é esperado? .xlsx, .xls ou .csv, com um máximo de 10 MB e até 5.000 linhas. Números com vírgula, bem como valores em alemão e em inglês (p. ex. «Por unidade» ou «Per Piece»), são reconhecidos automaticamente.

Leitura complementar

• Importar eventos, produtos e contactos através de Excel — visão geral do assistente, incluindo contactos e eventos
• Criar e configurar produtos — criar produtos manualmente e configurar os preços em detalhe
• Monitor de cozinha – a produção sob controlo — o que acontece no monitor de cozinha com os campos de produção da importação