Artigos com variantes: um artigo, várias versões

Depois de ler, consegue manter um artigo uma única vez e criar várias versões por baixo, sabe o que cada versão herda e o que traz consigo, e pode agrupar cópias existentes num artigo principal com variantes — incluindo anular — e montar pacotes como um gelado em taça, no copo ou no cone, cada versão com o seu próprio conteúdo.

Se vende cola em 0,33 l, em 0,5 l e em garrafa de 1,0 l, isso é um artigo com três versões. Tudo o que todos os tamanhos partilham — nome, descrição, categoria, taxa de IVA, imagem — mantém-se uma única vez. O que difere de tamanho para tamanho — preço, preço de compra, stock, número de artigo — cada versão traz consigo.

Ao verificar o nome e a designação, encontra cada variante em todo o lado onde antes a teria como artigo próprio: no orçamento, no monitor de cozinha, na lista de carga e na página de reservas.

O que é uma variante?

Uma variante é, tecnicamente, uma linha de artigo própria que aponta para um artigo principal. O artigo principal reúne os dados base; as versões são o que os convidados reservam. Por isso, tudo o que já é calculado por artigo continua válido sem exceção: grupos de preços, preço a partir de uma data, preço de compra por fornecedor, diário de stock, limite de stock, regra de quantidade, disponibilidade de aluguer — está associado à linha, e a linha é única.

O artigo principal não é reservável. Assim que um artigo tem versões, deixa de poder ser selecionado em qualquer sítio: nem na página de reservas, nem numa linha de documento, nem numa reserva. O que se seleciona é sempre uma versão.

O que uma versão herda — e o que traz consigo

Estes dados mantêm-se uma única vez no artigo principal; as versões acompanham automaticamente e não podem ser alteradas individualmente:

Nome — a versão chama-se «nome principal · designação», por exemplo «Cola · 0,5 l». A designação em si mantém-se por versão (ver abaixo).
Descrição, incluindo a versão formatada
Categoria com a visibilidade nas páginas de reservas
Taxa de IVA e Unidade
Imagens, incluindo a marcação para imagens geradas por IA
Etiquetas, indicações alimentares e tipo de carne
Tipo de artigo (artigo, aluguer, serviço) e modelo de faturação
Traduções do nome e da descrição, com o selo de verificação

Estes dados cada versão traz consigo:

Designação por idioma, por exemplo «0,5 l» ou «Bottle»
Preço e Preço de compra
Stock, stock mínimo, local de armazenamento e Stock ilimitado
Número de artigo, número de artigo do fornecedor e código de barras
Conteúdo por unidade e embalagem
Disponibilidade: ativo ou inativo, época, dias da semana, horários, quantidade mínima e máxima, limites de convidados
Rascunho ou publicado

Os alergénios seguem inicialmente o artigo principal. Se uma versão diferir — por exemplo um «com frutos secos» numa forma de preparação — abre a versão como artigo próprio, ativa Alergénios próprios nos alergénios e mantém a lista; a lista passa então a mostrar a indicação Difere do artigo principal. Repor do artigo principal recupera a lista do artigo principal. Não é preciso alinhar nada à mão: se a lista de alergénios do artigo principal mudar, todas as versões sem lista própria acompanham. Os alergénios calculados a partir de ingredientes de receitas não são afetados. Se uma versão for um pacote, contam também os alergénios dos seus componentes — «no cone» tem glúten, «no copo» não.

As regras de quantidade são copiadas do artigo principal ao criar uma versão e passam depois a viver de forma autónoma — uma regra «0,5 por convidado» não se aplica a uma garrafa. No artigo principal, na secção Regras de quantidade, encontra o botão Aplicar a todas as variantes se quiser definir as regras mais tarde para todas as versões. Mais em Quantidade a partir do número de convidados.

Criar uma variante

Abra o artigo no inventário e escolha Variantes na barra lateral.
Clique em Adicionar variante.
Introduza a Designação que identifica o tamanho — é o único valor obrigatório. Indique também o Preço, o Stock e, se usar, o Número de artigo.
Em Valores iniciais escolhe de onde vêm os grupos de preços, fornecedores e regras de quantidade para a nova linha: Do artigo principal ou de uma versão já existente.
Guarde com Criar.

A designação é traduzível: na caixa de diálogo Adicionar variante, muda o idioma no seletor de idioma e introduz aí a designação. Com a designação em inglês preenchida, o documento inglês e a página de reservas inglesa imprimem «Cola · 0.5 l» em vez de apenas «Cola». O preço, o stock e o número de artigo de uma versão existente altera-se diretamente na respetiva linha; a designação em si altera-se através das ferramentas de IA ou da importação.

Cada linha da secção Variantes mostra designação, preço, preço de compra, stock e número de artigo; o preço, o stock e o número de artigo altera-se diretamente na linha. Se abrir uma versão como artigo próprio, aparece no topo a que artigo principal pertence — é aí que a separa com Separar do artigo principal. Alergénios, disponibilidade e tudo o resto que uma versão traz consigo mantêm-se no editor da versão.

Eliminar: um artigo principal elimina-se como até agora; as suas versões desaparecem com ele. A caixa de diálogo de confirmação indica antes quantas versões são afetadas. Uma versão individual elimina-se como qualquer outro artigo — os documentos que já a contêm mantêm-se inalterados.

Transformar um artigo já utilizado na primeira versão

Tem um artigo que já aparece em orçamentos, modelos, produtos obrigatórios de espaços ou páginas de reservas — e agora quer torná-lo um tamanho? Clique em Adicionar variante mesmo assim. O inventário verifica primeiro se o artigo já está a ser utilizado. Se estiver, a caixa de diálogo mostra, em vez do formulário, a indicação Este artigo já está a ser utilizado com a linha Para que nada se quebre, passa a ser a primeira versão e lista as utilizações com o respetivo número, por exemplo «Utilizado em: documentos: 12, modelos de linhas: 2».

O artigo passa então a ser a primeira versão: o inventário cria um novo artigo principal à frente, assume os dados base do seu artigo e pede dois dados — Como se chama esta variante? para o tamanho existente e o Nome do artigo principal. Com Utilizar como primeira variante o passo fica concluído: o artigo continua reservável, os seus documentos continuam a apontar para ele e a nova variante pretendida é criada diretamente no novo artigo principal.

Nada é reencaminhado de propósito — é exatamente por isso que este caminho existe. Se a base de dados não fornecer as utilizações, a caixa de diálogo indica-o e não cria nada.

Agrupar cópias existentes

Muitos negócios mantêm hoje os tamanhos como artigos próprios: «Cola 0,33», «Cola 0,5», «Cola garrafa». Estas cópias agrupam-se num único passo num grupo.

Abra Inventário → Catálogo e selecione dois ou mais artigos.
Na barra de seleção escolha Agrupar em variantes.
Origem dos dados base: escolha o artigo de onde devem vir a descrição, a categoria, a taxa de IVA, as imagens e os alergénios. Está previamente selecionado o primeiro artigo da lista que possa servir de origem. Os artigos que não podem ser origem — por exemplo uma versão já existente ou um artigo de salário — estão bloqueados, com o motivo. Os pacotes podem servir de origem mesmo que o seu preço seja calculado automaticamente.
Nome e designações: o Univents reconhece automaticamente o início comum do nome («Cola») e introduz o resto como designação («0,33»). Pode alterar ambos, o nome principal e cada designação por idioma.
Pré-visualização: por artigo vê o que muda (antigo → novo), se os alergénios diferem, quantos documentos e reservas apontam para ele e que grupos de preços, fornecedores, regras de quantidade e regras de preço lhe estão associados.
Confirme com Unir. É criado um novo artigo principal; todos os artigos selecionados passam a versões.

Porquê um novo artigo principal? Para que nenhum número de artigo existente desapareça. Documentos, stock, diário de stock, histórico de vendas e todas as referências — modelos, produtos obrigatórios de espaços, páginas de reservas, configuradores, componentes de pacotes — ficam na respetiva versão e continuam a apontar para um artigo reservável. Nada é reencaminhado, nada é eliminado; o novo artigo principal não tem stock, nem documentos, nem diário.

Os nomes das cópias, incluindo as respetivas traduções, são guardados antes. Se os alergénios de uma cópia diferirem dos da origem, a cópia mantém a sua própria lista — alinhá-los seria uma afirmação de segurança que só uma pessoa pode fazer.

Precisa de pelo menos dois e no máximo 500 artigos por execução.

Anular o agrupamento ou separar uma versão

Depois do agrupamento, o inventário mostra Anular. Isto reverte a execução por completo: os nomes, descrições, alergénios e traduções guardados antes voltam, as ligações são desfeitas e cada artigo volta a ser autónomo. O novo artigo principal desaparece quando deixa de ter versões.

Uma versão individual separa-se a qualquer momento no editor da versão com Separar do artigo principal — a mesma operação sem registo, o caso do dia a dia após um clique errado. Volta a ser um artigo normal; preço, stock e histórico de vendas ficam onde estão.

Pacotes com variantes

Um gelado serve-se em taça, em copo ou em cone — de cada vez de forma diferente e com outro conteúdo. Isso é um artigo principal «Gelado» com três versões, e cada versão é um pacote próprio com os seus próprios componentes: na taça duas bolas e uma taça, no copo duas bolas e um copo, no cone duas bolas e um cone.

O artigo principal não tem nenhum componente. O conteúdo é mantido por versão; no artigo principal, a secção Variantes apenas indica que os componentes estão nas versões.

Criar uma versão a partir de outra

Abra a versão mais próxima da nova — por exemplo «na taça».
Escolha Adicionar variante e introduza a designação, por exemplo «no copo».
Em Valores iniciais essa versão já está pré-selecionada por ser um pacote: a nova assume os seus componentes com as quantidades e a definição que calcula automaticamente o preço e o preço de compra a partir dos componentes.
No novo pacote, troque apenas o que é diferente — a taça pelo copo.
Guarde com Criar.

O preço e o preço de compra passam então a ser calculados a partir dos componentes da própria versão: se o preço do copo mudar, só «no copo» muda.

Um pacote existente passa a ser a primeira versão. Se já usa o pacote em documentos, modelos ou páginas de reservas, Adicionar variante torna-o a primeira versão — com todos os componentes tal como estão. Depois cria as outras versões e troca em cada uma o que é diferente.

Agrupar. Os pacotes também podem ser agrupados num artigo principal quando o seu preço é calculado automaticamente; os componentes e a automatização ficam na respetiva versão.

As receitas continuam sem variantes — uma receita continua a ser uma receita com uma lista de ingredientes.

Onde as variantes aparecem

Lista de inventário: o artigo principal aparece como linha de grupo, com intervalo de preços e o número de variantes. Mostrar variantes expande as versões. O bloco Total de produtos conta os grupos e indica abaixo «dos quais X variantes».
Editor de documentos e linha de reserva: o artigo principal aparece como grupo. Ao selecioná-lo, aparece Escolher variante e adota uma versão. Um artigo principal nunca fica num documento.
Pacotes: um componente de pacote é um artigo autónomo ou uma versão — nunca um artigo principal —, caso contrário o planeamento de materiais calcularia com um artigo que nunca é reservado. Uma versão pode ser ela própria um pacote; traz então os seus próprios componentes.
Página de reservas: um cartão por grupo, com imagem e descrição do artigo principal, bem como os alergénios e o conteúdo da versão escolhida. Por baixo, o convidado escolhe a versão; preço, disponibilidade e regra de quantidade aplicam-se à versão escolhida, e a linha do carrinho é a versão. Se uma versão estiver esgotada ou indisponível na data, continua visível, mas o respetivo chip está bloqueado. Se apenas uma versão estiver visível, o cartão mantém a escolha — para o layout não saltar quando algo esgota.

Importação e exportação

O modelo de importação tem duas novas colunas:

Variante de (número de artigo) — o número de artigo do artigo principal. Vazio significa: a linha é um artigo individual ou ela própria um artigo principal.
Designação da variante — a designação, por exemplo «1,0 l». Obrigatória assim que a primeira coluna estiver preenchida.

Os artigos são criados em duas passagens: primeiro todas as linhas sem a coluna de variantes, depois as variantes — o artigo principal tem de existir. Se faltar, a verificação assinala a linha; esta não é criada como artigo individual. Sem número de artigo próprio, uma variante só volta a ser encontrada na importação seguinte pelo artigo principal e pela designação — a verificação chama a atenção para isso. Mais em Importar produtos.

A exportação contém as mesmas duas colunas, pelo que o ficheiro pode ser importado novamente sem que as variantes se tornem artigos individuais. Detalhes em Imprimir ou exportar a lista de artigos.

Duplicar copia os dados base de um artigo, mas não as versões: a cópia de um grupo é um artigo individual — caso contrário, cada duplicação criaria um segundo grupo com as mesmas designações.

Tarifário

As variantes de artigos estão incluídas a partir do tarifário Growth. Está bloqueada apenas a criação — Adicionar variante, Unir, as colunas de importação e a criação pelo chat de IA. Após uma mudança de tarifário, os grupos existentes continuam legíveis e reserváveis, e pode continuar a separar versões e a anular execuções.

Continuar a ler

Criar e configurar produtos — dados base, preços, disponibilidade
Grupos de preços para clientes e canais — preços por grupo de clientes em cada versão
Criar e configurar páginas de reservas — o que os convidados veem e escolhem